4P del management: progetto, prodotto, programma e portfolio | # 24 Iniziare con la gestione dei progetti

La gestione delle 4P ha molto in comune: richiede capacità organizzative e interpersonali, nonché flessibilità e capacità di motivare un team. Ma cosa si nasconde sotto le quattro lettere P?

4P di gestione – sommario:

1. introduzione
2. 4P – Progetto, prodotto, programma, portfolio
3. Gestione del progetto
4. Gestione del prodotto
5. Gestione del programma
6. Gestione del portafoglio
7. Riepilogo

introduzione

Le aziende più piccole spesso implementano un singolo progetto o creano un singolo prodotto. In tali casi, questi sono gli unici obiettivi dell'organizzazione. Tuttavia, quando l'azienda cresce, la sua strategia richiede una visione più ampia per il futuro e i suoi obiettivi si diversificano, vale la pena considerare come organizzare al meglio la gestione del progetto per rendere la sua implementazione il più efficiente possibile.

4P – Progetto, prodotto, programma e portfolio

4P sta per gruppi di compiti leggermente diversi, spesso interconnessi. Questi sono:

• progetto
• Prodotto
• programma
• portafoglio

Di seguito, diamo un'occhiata più da vicino a cosa sono e perché è importante conoscerne le specifiche quando si passa alla pianificazione, all'organizzazione delle attività e all'esecuzione di un progetto.

Gestione del progetto

Ogni progetto può essere realizzato in modo indipendente. Può anche essere parte di un programma o di un portfolio. Ha un inizio e una fine designati e il suo obiettivo è produrre un prodotto, un servizio o un altro risultato unico.

Gli elementi caratteristici del progetto includono:

• ora di inizio e di fine specificate
• obiettivo definito
• una squadra temporanea appositamente istituita per svolgere questo compito

Molti Project Manager gestiscono più progetti contemporaneamente. Ciò è particolarmente vero per i progetti appartenenti a un singolo programma o portfolio. Ma in che modo un progetto è diverso da un prodotto?

Gestione del prodotto

La gestione del prodotto differisce dalla gestione del progetto principalmente perché non esiste un periodo di tempo prestabilito. I Product Manager devono conoscere bene il prodotto che supervisionano e pianificarne lo sviluppo. Stabiliscono le priorità, aggiungono nuove funzionalità, migliorano quelle esistenti e gestiscono il budget di sviluppo del prodotto bilanciando le capacità dell'azienda e le aspettative dei clienti.

Possiamo distinguere un prodotto da un progetto pensandolo come un oggetto fisico permanente. Questo perché un prodotto mantiene un'identità costante anche se subisce degli adattamenti. Un prodotto potrebbe essere uno smartphone che cambia a seconda delle applicazioni installate e di come è stato personalizzato.

A differenza di un progetto, un prodotto non ha un ciclo di vita definito. La gestione del prodotto è quindi caratterizzata da:

• miglioramento continuo in risposta alle mutevoli esigenze dei clienti
• continuità
• pianificazione dell'adattamento
• lavorare con un team di sviluppo prodotto permanente

Un prodotto può essere sviluppato attraverso progetti – temporanei e implementati nel tempo. Tornando all'esempio dello smartphone, un progetto di sviluppo prodotto potrebbe includere un aggiornamento software per rendere più semplice l'utilizzo notturno della fotocamera.

Gestione del programma

Secondo il PMBOK, il programma è:

Una raccolta di progetti correlati, e talvolta programmi più piccoli, gestiti insieme per creare valore che la gestione separata di ciascuno di essi non potrebbe fornire. (In versione: "Programma. Progetti correlati, programmi sussidiari e attività del programma gestiti in modo coordinato per ottenere vantaggi non disponibili dalla loro gestione individuale.")

La gestione del progetto e del prodotto comporta la pianificazione, l'organizzazione e l'esecuzione di attività che fanno parte del profilo dell'organizzazione e portano alla realizzazione di un obiettivo utile al cliente o all'azienda stessa. La gestione del programma, d'altra parte, comporta la determinazione di quali progetti devono essere implementati nell'organizzazione per raggiungere uno degli obiettivi strategici in modo efficace e puntuale. È la pianificazione a medio termine che decide quale priorità dare a ciascun progetto, così come la determinazione continua di quale dovrebbe essere il rapporto tra di loro.

Consideriamo l'esempio del Programma “Nuovo Ramo d'Azienda”. Può essere costituito da:

• Progetto A, per selezionare la location e arredare la nuova sede della
• Progetto B , per assumere una squadra nella nuova città
• Progetto C , per organizzare una festa di inaugurazione della casa aziendale
• Progetto D , per costruire una base di clienti locale

Tra l'altro, la gestione del programma deve tenere conto delle tempistiche dei progetti A, B e C. Gestire ogni progetto senza conoscere lo stato degli altri potrebbe finire, ad esempio, con l'organizzazione di una festa di inaugurazione della casa quando la ristrutturazione della sede non è stata completata , oppure... la squadra non è stata ancora assunta.

Ciascuno dei progetti che compongono il programma viene attuato separatamente e i loro risultati dipendono dai compiti svolti, che comportano rischi diversi. Pertanto, le principali differenze tra la gestione del progetto e quella del programma sono legate alla prospettiva della valutazione dei risultati e all'approccio alla variabilità. Questi sono:

• Presunta accettazione dell'incertezza dei risultati
• La necessità di una gestione efficace del cambiamento
• Attento adeguamento delle priorità allo stato attuale di ciascun progetto
• Una prospettiva a lungo termine nella valutazione dei benefici del programma.

Gestione del portafoglio

Il portafoglio di progetti è un termine usato un po' meno frequentemente di un programma, ma la separazione di un portafoglio di progetti in un'azienda è particolarmente utile quando periodicamente implementiamo progetti di natura simile. La finalizzazione dei singoli progetti appartenenti al portfolio non è dipendente l'una dall'altra, come nel caso di un programma.

Ad esempio, per un'azienda che sviluppa software per smartphone, i portafogli separati possono essere progetti che implementano:

• aggiornamenti, ad esempio:
• aggiornamenti del software della fotocamera,
• aggiornamenti di sicurezza per proteggere da vari tipi di attacchi,
• miglioramenti del software, ad esempio:
• consentendo all'utente di scegliere skin e icone,
• aggiungendo 3 funzionalità più frequentemente suggerite dagli utenti,
• refactoring, ad esempio:
• migliorare il codice delle parti modulari dell'applicazione,
• riscrivere il codice che mette a dura prova il dispositivo.

Un portfolio è una raccolta centralizzata di progetti e programmi in corso in un'azienda. La loro gestione è principalmente finalizzata al raggiungimento degli obiettivi strategici dell'organizzazione. Come progetti e programmi, il portfolio dovrebbe dettagliare:

• pietre miliari - per avere un quadro chiaro degli obiettivi secondari, del loro raggiungimento e un piano per affrontare il fallimento,
• un piano di gestione del rischio,
• stakeholder – cioè tutti coloro che sono interessati allo stato di implementazione del portfolio

Tuttavia, l'aspetto più importante della gestione del portafoglio progetti dell'azienda è stabilire uno schema di priorità. Garantisce che tutti i progetti, prodotti, programmi e portafogli implementati e pianificati in azienda trovino il loro posto nella gerarchia delle attività da completare.

Quali sono le differenze tra le 4P?

La gestione di ciascuna delle 4P – progetto, prodotto, programma e portafoglio – differisce per certi aspetti. Particolarmente importanti sono le differenze nelle aree di gestione e la natura della squadra.

I soggetti gestionali nelle 4P si differenziano per il livello di dettaglio delle mansioni svolte e per la vicinanza al cliente.

Nel caso di un progetto, il Project Manager e il Product Manager sovrintendono all'esecuzione delle attività e alla creazione di soluzioni rivolte direttamente al cliente. Nel caso di un programma, i progetti correlati e le loro relazioni sono oggetto di gestione. In un portfolio, la gestione si occupa di tutti i programmi e progetti dell'organizzazione relativi ai suoi obiettivi, quindi il ruolo e i compiti del Portfolio Manager si trovano più lontano dal cliente.

Tuttavia, i suoi compiti dovrebbero comunque incentrarsi sulla relazione tra la missione, gli obiettivi dell'organizzazione e le esigenze dei clienti.

Le differenze tra le 4P valgono anche per la squadra. In un progetto, il team è costituito per la durata di un determinato progetto, quindi l'attuazione del progetto è spesso solo una parte delle responsabilità dei partecipanti.

La situazione è diversa nel caso di un prodotto: qui viene creato un team permanente, il cui compito principale e spesso unico è lavorare sul prodotto. Ciò riduce il rischio di tempi di inattività tra i progetti che sviluppano il prodotto. Anche la necessità di trasferire le conoscenze, vale a dire l'implementazione dispendiosa in termini di tempo di nuovi membri del team, è meno frequente.

I team gestiti da Program e Portfolio Manager, invece, sono co-creati da Project e Product Manager di tutta l'organizzazione, oltre che da analisti, consulenti e specialisti aziendali di alto livello.

Riepilogo

Le 4P consistono nella gestione di progetti, prodotti, programmi e portfolio. La gestione di ciascuno differisce nei dettagli, nella natura del team e nelle responsabilità.

Un progetto è uno sforzo sottostante, limitato nel tempo, con una durata e uno scopo specifici. Un prodotto può essere sviluppato attraverso progetti, ma non ha un ciclo di vita definito e il suo sviluppo è strettamente legato alle aspettative del cliente. Un programma è una raccolta di progetti correlati di diverso tipo che hanno uno scopo comune. Un portfolio può essere definito come un insieme di progetti della stessa tipologia, realizzati ciclicamente o in parallelo, che servono ad allineare al meglio tutte le altre P agli obiettivi strategici dell'organizzazione.

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Autore: Carolina Becker

In qualità di Project Manager, Caroline è un'esperta nella ricerca di nuovi metodi per progettare i migliori flussi di lavoro e ottimizzare i processi. Le sue capacità organizzative e la capacità di lavorare sotto la pressione del tempo la rendono la persona migliore per trasformare progetti complicati in realtà.

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Iniziare con la gestione del progetto:

1. Cos'è un progetto?
2. Cos'è la gestione del progetto?
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4. Metodi di gestione del progetto
5. Tipi di progetti
6. 4 esempi di progetti
7. Priorità dei progetti
8. Aree di attività del progetto
9. Definizione di successo nella gestione dei progetti
10. Perché utilizzare un software di gestione dei progetti?
11. Come scegliere il miglior software di gestione dei progetti?
12. Panoramica del software di gestione dei progetti
13. Ciclo di vita del progetto
14. A cosa serve la visione del progetto?
15. Obiettivo del progetto. Cos'è e come definirlo bene?
16. Fase di avvio del progetto: a cosa prestare attenzione?
17. Il dominio della pianificazione nella gestione dei progetti
18. Che cos'è un programma di progetto e a cosa serve?
19. Come utilizzare le pietre miliari in un progetto?
20. Esecuzione del progetto
21. Come preparare un piano di emergenza per un progetto di successo?
22. Importanza della chiusura del progetto
23. Fallimento del progetto. 5 motivi per cui i progetti falliscono
24. 4P del management: progetto, prodotto, programma e portfolio
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