5 errori di fatturazione comuni

Gli errori sono inevitabili. Quando si emettono fatture, tendono ad accadere di tanto in tanto. Quali sono gli errori di fatturazione più frequenti? Come evitare errori di fatturazione? Quali conseguenze possono avere? Se vuoi conoscere le risposte a queste domande, leggi il nostro articolo sui 5 errori di fatturazione comuni.

5 errori di fatturazione comuni: indice

1. Numero di fattura errato
2. Dati della controparte errati
3. Nessuna informazione sul metodo di pagamento
4. Descrizione errata di beni o servizi
5. Errori di fatturazione
6. Riepilogo

Numero di fattura errato

Ogni fattura deve avere un numero univoco. Questo è qualcosa di ovvio, ma in alcune situazioni è facile commettere questi errori di fatturazione. Ciò è particolarmente vero se si utilizzano programmi come Word o Excel o equivalenti per emettere fatture. A prima vista, può sembrare che questo semplificherà il tuo lavoro di fatturazione. In tali programmi puoi preparare modelli di fattura già pronti, in cui devi solo modificare i dati durante l'emissione di documenti successivi. Ma questa soluzione ha un grosso svantaggio.

La sovrascrittura dei file successivi potrebbe farti perdere la numerazione. E anche il salvataggio delle fatture come pagine successive in un documento Word o fogli successivi in ​​Excel può causare imprecisioni.

Quali sono gli errori di fatturazione più comuni nella numerazione delle fatture? Esistono due tipi: numeri di fattura duplicati e lacune nella numerazione. Entrambi questi errori di fatturazione possono avere spiacevoli conseguenze quando le autorità fiscali li controllano. La numerazione che contiene lacune può indicare che non tutte le fatture emesse sono incluse nei calcoli delle tasse. Le lacune nella numerazione solleveranno seri dubbi anche se accidentali e non volte a fuorviare le autorità fiscali.

Il secondo tipo di errore, cioè due o più fatture con lo stesso numero ma contenuto diverso, può anche suggerire che siano state emesse deliberatamente in questo modo per evadere le tasse. In questo caso potrebbe esserci anche un problema con la registrazione di tali fatture, perché il software di contabilità potrebbe non consentire di inserire due o più documenti con lo stesso numero.

Correggere tali sviste potrebbe non essere facile, soprattutto se hai già inviato fatture così errate ai tuoi clienti e solo in seguito ti sei reso conto di avere la numerazione sbagliata. Non contano molto per i tuoi appaltatori, perché non controllano la corretta numerazione delle tue fatture. Pertanto, possono pagare tali fatture senza alcun problema. Ma in caso di verifica fiscale potresti essere penalizzato per questo. Ecco perché è meglio prevenirli, ad esempio, utilizzando un programma di fatturazione o un'app dove la numerazione verrà assegnata automaticamente. In questo modo eviterai errori di fatturazione e sarai sicuro di non aver emesso fatture con numeri sbagliati.

Dati della controparte errati

Siamo solo esseri umani e di tanto in tanto accadono passi falsi a tutti noi. Potrebbe essere un errore di battitura nel nome della società che hai fatturato o un errore di ortografia del nome del tuo cliente. Uno tipico è anche l'indirizzo sbagliato dell'appaltatore. In tal caso, possono esserci una serie di errori: numero di edificio errato, codice postale errato, nome della via errato o persino una città errata della sede dell'azienda. Può anche succedere che tu scriva sulla fattura il codice fiscale errato del tuo cliente.

Sembrerebbe che queste siano solo piccole cose. Ma a nessuno piace quando il loro nome o cognome contiene errori di ortografia. Inoltre, possono portare a conseguenze fiscali. Dati errati dell'appaltatore potrebbero impedirgli di riconoscere tale fattura come un costo della sua attività. In tal caso sarà necessario correggere i dati. Ciò prolungherà il tempo che dovrai attendere per il pagamento di tale fattura, perché il tuo cliente potrebbe trattenere il pagamento fino a quando non riceverà il documento con i dati corretti.

Un altro tipo di difetto è l'emissione di una fattura con i dati di un destinatario completamente diverso. Ciò può accadere soprattutto quando le fatture vengono create manualmente sovrascrivendo i dati in un file. In questo caso, le quantità corrette di beni o servizi venduti sono incluse nella fattura, ma i dati del destinatario rimangono della fattura precedente.

Questo errore può farti inviare tale fattura al destinatario sbagliato, che non ha acquistato da te gli articoli in essa elencati. Puoi anche inviarlo a un appaltatore che ha acquistato da te, ma le informazioni del destinatario saranno errate su quella fattura. Fino a quando non li correggi, non puoi certo contare sulla ricezione del pagamento per una fattura del genere.

Come evitarli? È qui che un programma di fatturazione può venire in tuo aiuto. Puoi usarlo per creare un database dei tuoi clienti. Devi solo controllare i loro dati una volta, in modo da poter fatturare in modo impeccabile in seguito. Alcuni programmi ti consentono di scaricare i dati aziendali dai registri del governo, in modo da poter evitare questi errori durante l'emissione delle fatture.

Nessuna informazione sul metodo di pagamento

A tutti piace avere soldi depositati sul proprio conto. Ma la mancanza di informazioni su come pagare può rendere impossibile il pagamento di una fattura.

È qui che possono verificarsi una serie di errori, dal non avere un numero di conto bancario a un numero di conto errato al non sapere quando e come pagare una fattura. Le imprecisioni qui possono avere una serie di conseguenze. Il mancato rispetto della data di scadenza comporterà probabilmente il pagamento da parte del cliente della fattura entro il termine legale. Ma un numero di conto errato o addirittura la mancanza di uno comporterà l'impossibilità da parte dell'appaltatore di pagarti. Solo quando correggi o completi questi dati puoi contare sul pagamento della fattura.

Descrizione errata di beni o servizi

Le fatture devono contenere descrizioni accurate di beni e servizi venduti. Mentre nel caso delle merci gli errori sono molto meno comuni, una buona descrizione dei servizi può causare molti problemi. Il tuo cliente non deve dubitare di pagare per ciò che ha ordinato. Ecco perché i dati sulla fattura devono corrispondere ai dati sull'ordine.

A seconda delle procedure che hanno i tuoi appaltatori, alcuni potrebbero richiedere descrizioni più dettagliate dei servizi che fornisci, mentre altri potrebbero no. Tuttavia, è una buona idea garantire l'accuratezza in modo da non avere problemi a ricevere il pagamento in seguito. Una descrizione errata dovrà essere corretta, operazione che probabilmente richiederà del tempo. Di conseguenza, potresti ricevere il pagamento di tale fattura più tardi del previsto. Una soluzione a questo problema potrebbe essere la creazione di un catalogo di beni venduti e descrizioni accurate dei singoli servizi. In questo modo avrai sempre in fattura descrizioni chiare e leggibili della tua offerta.

Errori di fatturazione

Una fattura non deve contenere errori contabili, ma queste situazioni possono verificarsi. Ci sono diversi posti in cui compaiono più spesso. Questi includono l' importo totale da pagare. Potrebbe essere sommato in modo errato, rendendo la fattura sottovalutata o sopravvalutata. Nessuna di queste opzioni è vantaggiosa. Come mai? Perché si riflette male sulla persona che ha emesso la fattura.

Può accadere che il cliente non controlli attentamente se il documento da te emesso non contiene errori contabili e paghi tale fattura. Ma di conseguenza, potresti ricevere troppo poco o troppo denaro. Nel primo caso dovrai chiedere al cliente di pagare un extra, il che potrebbe metterti in cattiva luce. Nel secondo caso, il cliente può richiedere il rimborso del pagamento in eccesso, che potrebbe riflettersi negativamente sulla reputazione della tua azienda. In entrambi i casi, una fattura del genere può essere impugnata da una verifica fiscale, quindi è meglio evitarla.

Un altro punto in cui si verificano errori contabili su una fattura è nel calcolo del valore delle merci vendute. In questo caso, potrebbe esserci un errore nel moltiplicare il numero di pezzi di merce e il prezzo per un singolo pezzo. Ciò accade più spesso quando i calcoli vengono eseguiti manualmente. Un errore può verificarsi anche durante il calcolo del valore dell'IVA. L'uso di un programma di fatturazione ti aiuterà a evitare tali errori di fatturazione perché i calcoli vengono eseguiti automaticamente lì.

Errori di fatturazione – riepilogo

Gli errori di fatturazione accadono a tutti. Tuttavia, dovresti essere consapevole che possono avere conseguenze legali. Anche gli errori di fatturazione contribuiscono a ritardi nei pagamenti e possono avere un impatto negativo sulla credibilità della tua azienda. Una delle soluzioni è utilizzare piattaforme di fatturazione dedicate che automatizzano molti processi e allo stesso tempo consentono di evitare errori di base.

Leggi anche: Cosa dovrebbe includere una fattura? – 12 elementi essenziali

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Autore: Andy Nichols

Un risolutore di problemi con 5 diversi gradi e infinite riserve di motivazione. Questo lo rende un perfetto imprenditore e manager. Quando cerca dipendenti e partner, l'apertura e la curiosità del mondo sono le qualità che apprezza di più.

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