5 must per la creazione di un ambiente di lavoro virtuale da brivido

Lavoro in una camera da letto (beh... non c'è un letto e nemmeno un divano per quella materia – è una camera da letto trasformata in un ufficio, quindi in realtà devo lasciare l'ufficio per intrufolarmi in un pisolino pomeridiano).

PMG è un luogo di lavoro interamente virtuale , quindi i nostri 19 dipendenti lavorano esclusivamente nelle loro case. Non abbiamo spazi per uffici. E lo abbiamo fatto funzionare per 10 anni e il nostro team apprezza sicuramente l'accordo. Sappiamo anche che non siamo soli, poiché molte altre piccole e medie imprese gestiscono luoghi di lavoro virtuali e un numero crescente di aziende più grandi sta abbracciando l'idea del telelavoro o di una situazione ibrida in cui i dipendenti lavorano da casa per almeno un paio di giorni durante il settimana.

Lo studio nazionale sui datori di lavoro del 2014 del Families and Work Institute ha riportato che dall'ultimo studio, condotto nel 2009, c'è stato un aumento del 17% nel numero di datori di lavoro che hanno consentito ad almeno alcuni dei loro dipendenti di lavorare da casa occasionalmente e un aumento del 15%. nel numero di datori di lavoro che consentivano ai propri dipendenti di lavorare regolarmente da casa.

Indipendentemente dal fatto che la tua azienda sia un luogo di lavoro virtuale di tanto in tanto o ogni giorno, è fondamentale capire che queste impostazioni richiedono un'attenzione speciale. La nostra collega e amica Nancy Settle-Murphy ha dedicato tutta la sua attività ad aiutare le aziende a gestire con successo i team virtuali e il suo elenco di clienti include nomi come Procter & Gamble, IBM e Partners Healthcare, quindi è chiaro che vale la pena prenderne nota! Nancy è stata anche contattata di recente da Sue Shellanbarger del Wall Street Journal per uno dei suoi articoli sul lavoro e sulla famiglia. (Nota: solo gli abbonati WSJ vedranno l'articolo completo.)

Alcuni dei principali vantaggi di cui si può godere in un ambiente di lavoro virtuale di successo includono:

• Attrarre e trattenere i migliori talenti
• Creare una cultura che riconosca veramente l'equilibrio tra lavoro e vita privata
• Meno spese generali e maggiore capacità di scalabilità senza dover espandere lo spazio dell'ufficio e le relative spese
• Maggiore produttività tra individui e team

Naturalmente, il lavoro virtuale non è privo di potenziali insidie, sia per i datori di lavoro che per i dipendenti. Quando stiamo intervistando i candidati, sottolineiamo sempre che un posto di lavoro virtuale non è per tutti.

Alcune delle sfide più comuni che possono sorgere dal lavoro virtuale includono:

• Un senso di isolamento, soprattutto per gli estroversi che sono energizzati dagli altri
• Sensazione di minor controllo per i manager a cui piace avere le proprie squadre presenti fisicamente.
• Meno capacità di tenere il dito sul polso dell'attività (non c'è un refrigeratore d'acqua fisico, una sala pausa o chiacchiere nei cubicoli).
• Mancanza di comunicazioni sui progetti.
• Distrazioni e linee sfocate tra lavoro e vita domestica. Potresti sentirti come se non fossi mai lontano dal tuo lavoro o, al contrario, non ti senti mai in grado di concentrarti completamente sul lavoro.

Dopo aver gestito un posto di lavoro virtuale per oltre 15 anni, ci sentiamo come se avessimo imparato molto e abbiamo una solida idea di ciò di cui questo tipo di attività ha bisogno per sfruttare i vantaggi ed evitare le insidie. Abbiamo anche vinto uno Stevie Award 2015 per il miglior posto di lavoro gestito da donne di cui siamo piuttosto orgogliosi, soprattutto perché tutti i nostri dipendenti hanno contribuito alla nostra nomination!

Ecco i cinque must-have di cui un'azienda ha bisogno per creare un ottimo posto di lavoro virtuale:

1. Tecnologia

La comunicazione e la collaborazione sono fondamentali quando i team sono parzialmente o completamente virtuali, quindi i tuoi strumenti tecnologici devono essere di prim'ordine. Fortunatamente, ce ne sono di fantastici disponibili: da Trello a Dropbox, da Zoom a Slack.

Gli strumenti tecnologici giusti funzioneranno per mantenere i membri del tuo team in contatto, mantenere i progetti in esecuzione senza intoppi e rendere tutti i documenti e le informazioni rapidamente accessibili. Possono aiutare i manager a raccogliere feedback e tenere sotto controllo l'attività. Possono anche aiutare a sostenere una forte cultura aziendale: sì, è possibile (e importante!) in un ambiente di lavoro virtuale, anche quando le persone non lavorano fianco a fianco.

2. Fiducia

Se un manager o un imprenditore non può fidarsi dei propri dipendenti per svolgere il proprio lavoro in remoto, un posto di lavoro virtuale fallirà. È necessario un consenso completo da parte dei vertici dell'organizzazione che supporti un ambiente di lavoro flessibile.

In PMG, diciamo ai nostri candidati al lavoro che assumiamo professionisti che non hanno bisogno di microgestione perché si impegnano a raggiungere l'eccellenza nelle loro posizioni. Non abbiamo bisogno di sapere dove si trovano i membri del nostro team in ogni momento della giornata lavorativa.

Ora, abbiamo anche appreso che è necessario rispettare il normale orario di lavoro: non vorremmo assumere qualcuno che volesse lavorare dalle 23:00 alle 7:00 tutti i giorni o lavorare solo nei fine settimana poiché ciò non consentirebbe un cliente ragionevolmente programmato incontri, ecc.

Devono inoltre essere stabilite aspettative specifiche per i dipendenti sul loro ruolo nell'azienda, sul lavoro che possiedono e su come verranno misurate le prestazioni. Se queste informazioni sono chiare per tutte le parti coinvolte, i dettagli logistici su come svolgono il proprio lavoro sono meno importanti.

3. Gestione del tempo

Lavorare virtualmente non va bene per tutti. Alcune persone troveranno troppo difficile separare il lavoro dalla vita personale e di conseguenza saranno distratte dalla vita domestica durante la giornata lavorativa e viceversa. Aiutare il tuo team a stabilire dei limiti per se stesso in modo che possano concentrarsi in modo produttivo durante il loro tempo di lavoro e poi interromperlo in modo che possano avere una ricca vita personale aumenterà il successo del tuo posto di lavoro virtuale e ti aiuterà a trattenere ottimi dipendenti.

Avere uno spazio di lavoro designato in casa è fondamentale, così come avere accesso alla tecnologia e agli strumenti giusti. È anche utile creare un piano per la giornata lavorativa e la settimana in generale. Alcuni membri del nostro team trovano utile inviare un messaggio virtuale "occupato" o "fuori sede" se hanno bisogno di tempo concentrato per scrivere, progettare, analizzare o altro lavoro mirato. Li ho anche incoraggiati a annotare nel loro stato Skype se hanno a disposizione "orario d'ufficio" durante il giorno in modo che i loro compagni di squadra sappiano quando possono contattare per un breve brainstorming o semplicemente per fare una pausa virtuale insieme per chattare.

4. Budget di viaggio

È assolutamente possibile creare una grande cultura e ottenere un'elevata produttività in un ambiente di lavoro completamente virtuale. Ma non c'è modo di aggirare il fatto che il tempo faccia a faccia deve accadere per i migliori risultati. È necessario disporre di un budget di viaggio per riunire le persone, sia per una riunione aziendale semestrale che trimestrale, poiché questi eventi dal vivo aiuteranno a creare connessioni ancora più forti.

Abbiamo imparato che quando investi per riunire tutti, avrai più successo se pianifichi il tempo per gli affari e per i social. Pianifica un'agenda solida per il tuo tempo di lavoro e poi concediti un po' di tempo per una cena o una gita informale in cui i colleghi possono visitare e connettersi.

5. Senso di unione

Anche se i tuoi dipendenti non stanno insieme tutto il giorno, e anche se si vedono solo poche volte all'anno, possono comunque godere di un grande senso di unione e funzionare in modo eccellente come una squadra. I suggerimenti di cui sopra aiuteranno molto: fidarsi di loro, fornire la giusta tecnologia e dare loro il tempo di costruire solide connessioni.

È anche positivo, e abbiamo appena iniziato a farlo, utilizzare il più possibile i video per le chiamate di gruppo e le riunioni virtuali. Siamo tutti vittime del multitasking quando siamo in teleconferenza, ma è molto più difficile da fare quando sei davanti alla telecamera. Inoltre, la tua squadra creerà connessioni molto più forti quando potranno vedersi.

Abbiamo anche scoperto che celebrare i successi via e-mail o durante le riunioni è un ottimo modo per evidenziare tutte le cose buone che stanno accadendo in azienda. Ci piace ringraziare i membri del team che hanno ottenuto una bella vittoria e apprezzano il riconoscimento. Dedichiamo anche del tempo ai team di account per programmare brainstorming virtuali sui progetti dei clienti o per condividere un case study che potrebbe avvantaggiare un altro team.

Condividere regolarmente notizie e informazioni aziendali è utile anche per aiutare tutti a ricordare che fanno parte di qualcosa di più grande, anche mentre lavorano duramente nel loro ufficio a casa.

Con la tecnologia giusta, la fiducia immancabile nelle persone, l'impegno nella gestione del tempo, i viaggi periodici per le riunioni dal vivo e un senso di squadra e un quadro più ampio, il tuo posto di lavoro virtuale prospererà.