La guida facile per comprendere le fasi del ciclo di vita della gestione dei progetti

Tenere il tuo progetto in carreggiata dall'inizio alla fine, prevenendo l'uso improprio di risorse, tempo e denaro, dipende da quanto bene gestisci le fasi del ciclo di vita del progetto.

Ora, in base al tipo di progetto e ai suoi requisiti, il numero di fasi del ciclo di vita della gestione del progetto può cambiare; ma in questo post ne discuteremo tutti e cinque e i passaggi da seguire durante ciascuno.

Che cos'è il ciclo di vita del progetto?

Il ciclo di vita del progetto è un processo che i project manager seguono durante il completamento di un progetto. Comprende una sequenza di fasi che un progetto attraversa dall'inizio alla chiusura.

Quali sono le cinque fasi del ciclo di vita del progetto?

Suddividere i progetti in più fasi, in realtà, ne semplifica la gestione e il controllo e si lavora per migliorarne la qualità.

Inizio progetto

La prima fase di avvio getterà le basi per le prossime fasi della gestione del progetto. È qui che definirai il progetto a un livello più ampio.

Qui lo farai,

• Valutare il valore e la fattibilità del progetto per decidere se andare avanti con esso. Durante lo studio di fattibilità valuterai se puoi soddisfare i requisiti del progetto con le risorse disponibili e svilupperai un business case.

• Identificare gli stakeholder del progetto. Qui condurrai un'analisi delle parti interessate per identificare loro e le loro esigenze e dare loro la priorità in base alla loro influenza.

• Identificare i risultati finali del progetto. Puoi utilizzare le pietre miliari per suddividere risultati complessi in parti più piccole, quindi è più facile tenerne traccia.

• Definire lo scopo e i requisiti (come le risorse, il budget e il tempo necessario) del progetto. Creare una carta del progetto o un documento di avvio del progetto che includa queste informazioni. Dovrebbe anche elencare le esigenze aziendali, gli obiettivi, le parti interessate e i rischi del progetto.

Risorse utili

La guida facile alla gestione degli stakeholder

9 Strumenti visivi per raccogliere i requisiti per il tuo software

Pianificazione del progetto

Nella fase di pianificazione del ciclo di vita della gestione del progetto, elaborerai una strategia per eseguire le fasi del progetto o, in altre parole, determinerai cosa esattamente deve essere fatto per raggiungere gli obiettivi che hai definito in precedenza.

Qui lo farai,

• Inizia definendo chiaramente gli obiettivi del progetto e l'ambito del progetto. Puoi utilizzare i criteri SMART che ti guidano a fissare obiettivi specifici, misurabili, raggiungibili, realistici e tempestivi.

• Organizza ciò che deve essere fatto e crea una struttura di scomposizione del lavoro che ti aiuterà a suddividere il progetto in attività gestibili basate sui risultati del progetto.

• Creazione di grafici cardine o diagrammi di Gantt in cui è possibile visualizzare i cardini chiave e le roadmap dei prodotti delineando la sequenza temporale del progetto e i cardini del progetto per il team

Modello di pianificazione del progetto

Modello di roadmap del prodotto

• Stimare e allocare le risorse necessarie e mettere insieme un team competente e chiarire i loro ruoli e responsabilità.

• Crea un piano di gestione del rischio identificando i potenziali rischi che potrebbero ostacolare l'avanzamento del progetto e delineando i passaggi da intraprendere per mitigarli.
• Crea un piano di comunicazione che specifichi la tua strategia di comunicazione per le parti interessate.

• Fai un'analisi dei costi per assicurarti che tutto rientri nel tuo budget. E stabilire misure delle prestazioni basate sull'ambito del progetto, sui costi e sulla pianificazione per valutare i progressi e garantire che il progetto rimanga in linea.

Risorse utili;

La guida visiva alla pianificazione di un progetto

L'elenco definitivo delle tecniche di gestione del rischio visivo

La guida facile per creare un piano di comunicazione efficace

Utilizzo di diagrammi di Gantt e diagrammi di flusso nella pianificazione del progetto

Esecuzione del progetto

Nelle fasi di esecuzione si implementa quanto pianificato. Il compito del project manager qui è quello di tenere d'occhio gli errori e supervisionare il team assicurandosi che tutti rispettino il piano originale.

• Crea diagrammi di flusso di lavoro o mappe di processo che descrivono i passaggi che il team/l'individuo deve intraprendere per completare ciascuna pietra miliare e procurarsi le risorse necessarie.
  

• Tieni una riunione di avvio del progetto in cui puoi scorrere i diagrammi del flusso di lavoro, i grafici delle pietre miliari, le strutture di suddivisione del lavoro ecc. Che hai creato con il tuo team. Aiutali a capire cosa ci si aspetta esattamente da loro.
• Comunicare gli aggiornamenti del progetto alle parti interessate e tenere riunioni sullo stato, se necessario
• Tieni traccia dello stato di avanzamento e aggiorna le pianificazioni dei progetti e apporta le modifiche ai piani di progetto secondo necessità

Risorse utili;

La guida facile ai flussi di lavoro | Con modelli di flusso di lavoro modificabili

Monitoraggio del progetto

Questa fase richiede al project manager di monitorare le prestazioni del progetto e di comunicare lo stato alle parti interessate.

Puoi utilizzare gli indicatori chiave di prestazione (KPI) come attenersi alla sequenza temporale, tenere sotto controllo il budget, fornire con successo i risultati del progetto ecc. per misurare i progressi.

Se necessario, escogita modi per ottimizzare le prestazioni e apportare modifiche al piano di gestione del progetto per assicurarti di ottenere le migliori prestazioni.

Chiusura del progetto

Questa fase segna la chiusura del progetto al raggiungimento del risultato finale. Puoi sfruttare la lezione appresa per ottimizzare i processi di progetto e gli sforzi del team durante i progetti futuri.

Qui lo farai,

• Rilasciare le risorse che sono state utilizzate per il progetto e assegnarle, incluso ciò che resta del budget, per progetti futuri.
• Valutare il successo del progetto e condividere i report con le parti interessate. Identificare cosa ha funzionato e cosa no e documentare adeguatamente le informazioni per riferimento futuro.
• Valuta come si è comportato il team e informali su dove devono migliorare e riconoscerli per il loro successo.
• Rescindere formalmente tutti gli appaltatori che sono stati assunti per il progetto.
• Insieme al team, crea un piano per completare le attività che non sono state completate durante il progetto

La fine del ciclo di vita del progetto può essere contrassegnata da un incontro di chiusura o da una festa per celebrare il successo e congratularsi con il team.

Qual è la tua strategia di gestione del progetto?

Ogni progetto, grande o piccolo, semplice o complesso, passa attraverso queste poche fasi. È compito del project manager disporre di una solida strategia di gestione del ciclo di vita del progetto per mantenere tutto in pista.

Qual è la tua strategia? Condividi la tua esperienza con noi nella sezione commenti qui sotto.