5 passaggi per massimizzare il valore del progetto

Qualcosa che tutte le piccole imprese hanno in comune è il desiderio di crescita e la spinta a realizzare i propri sogni. Ma il percorso verso il successo non è sempre chiaro. In questo articolo esploreremo come l'adozione di un approccio alla crescita basato su progetti può massimizzare il valore del progetto e offrire rapidamente vantaggi alla tua azienda.

1. Concentrazione

Quando inizia la crescita, è normale che i proprietari di piccole imprese si lascino prendere dalle attività quotidiane o lancino con entusiasmo troppi progetti contemporaneamente. Ma nessuno di questi approcci favorisce una crescita sostenibile.

Far crescere un’impresa in modo sostenibile è come salire una scala: devi andare avanti intenzionalmente, un passo alla volta. Inizia facendo un elenco delle diverse opzioni di progetto a tua disposizione. Quindi, esamina attentamente ogni progetto per tre cose:

• Quanto è importante questo progetto per la mia azienda?
• Quanto è fattibile questo progetto?
• Se non realizzo questo progetto, quali saranno le conseguenze?

In cima all'elenco, posiziona i progetti più fattibili, importanti e che hanno le maggiori conseguenze se non vengono portati a termine. In questo modo avrai chiaro il percorso da seguire.

2. Comprensione

Affinché un progetto sia significativo, devi capire come fornirà valore alla tua organizzazione. Quindi, inizia definendo un obiettivo aziendale con cui allineare il progetto. Scrivere un obiettivo a volte può richiedere diverse iterazioni, quindi prova a iniziare con affermazioni come:

• Stiamo intraprendendo questo progetto per raggiungere l'obiettivo x ed evitare il rischio y .
• Stiamo intraprendendo questo progetto per fornire un valore x perché questo posiziona la nostra organizzazione per z .
• Stiamo intraprendendo questo progetto perché se non lo facciamo, si verificheranno x conseguenze.
• Stiamo intraprendendo questo progetto per migliorare questa parte della nostra organizzazione in modo da poter poi intraprendere z .

Stabilire buoni obiettivi aziendali per guidare i tuoi progetti ti aiuterà a determinare come misurare il successo. Considera quali risultati possono essere misurati per determinare se hai raggiunto i tuoi obiettivi. I progetti sono più potenti quando il tuo team ne comprende il valore e l'impatto del loro successo o fallimento. È più probabile che questi progetti abbiano alle spalle un team motivato, con un impegno maggiore verso il successo del progetto.

3. Pianificazione

È facile entusiasmarsi per un progetto e per il suo obiettivo, soprattutto quando lo si esegue da soli o con un piccolo team. Ciò rende immensamente allettante iniziare il prima possibile.

Sebbene creare un piano possa sembrare una perdita di tempo, trascurare questo passaggio è un errore fondamentale. La realtà è che un piano ben strutturato fornisce dati essenziali per valutare successivamente le prestazioni del progetto. In un'organizzazione giovane con un'esperienza di progetto limitata, questi dati sono fondamentali per aiutarti a migliorare continuamente la consegna del progetto. E quando i progetti sono collegati al valore, migliori anche la tua capacità di realizzare valore.

I piani sono essenziali anche per valutare se un progetto è sulla buona strada e identificare i rischi che potrebbero influenzarne la realizzazione e il successo.

Elementi chiave da includere in un piano di progetto

• Budget: scopri che tipo di investimento la tua azienda può impegnare in un progetto e confrontalo con i rendimenti attesi. Considera quanto tempo ci vorrà per recuperare l'investimento, poiché ciò potrebbe influenzare la tempistica per la realizzazione del progetto.
• Cronologia: identifica le tappe fondamentali necessarie per realizzare il tuo progetto e fissa gli obiettivi per quando verranno raggiunti. Analizzare le condizioni di mercato e altre esigenze aziendali che determineranno quando il progetto potrà avere successo. Esamina se la pianificazione delle tappe fondamentali è in linea con le esigenze aziendali a lungo termine e perfeziona la sequenza temporale utilizzando queste informazioni.
• Analisi del rischio – Discuti le seguenti domande con il tuo team di progetto e rivisitale man mano che il progetto avanza:
  • Cosa potrebbe andare storto?
  • Con quale probabilità si verificano questi problemi?
  • Quali sono i loro potenziali impatti?
  • Quali misure possiamo adottare per mitigare questi rischi?
  • Qualcuno di questi passaggi dovrebbe essere implementato immediatamente?
• Comunicazione – Ponetevi queste domande per garantire una comunicazione efficace durante tutto il progetto:
  • Chi ha bisogno di sapere di questo progetto?
  • Quali informazioni sono importanti per loro?
  • Con quale frequenza hanno bisogno di aggiornamenti?
  • Qual è il modo più efficace per fornire queste informazioni?
  • Come supportare al meglio queste esigenze di comunicazione?
• Ambito: determinare l'elenco minimo di attività richiesto per raggiungere l'obiettivo aziendale. L'ambito può essere documentato in diversi modi, spesso iniziando con una dichiarazione sull'ambito, ovvero un breve paragrafo che descrive i risultati attesi dal progetto. Questo dovrebbe essere seguito da un elenco di ciò che non è incluso nel campo di applicazione. L'ambito può anche essere definito utilizzando:
  • Backlog: un elenco in ordine di priorità di tutte le attività necessarie per completare il progetto.
  • Struttura di suddivisione del lavoro – Una matrice sequenziale di attività disposte in ordine di completamento.

4. Esecuzione

Considerare il tipo di competenze necessarie affinché il progetto abbia successo e chi può fornirle. Quindi, mira a creare una squadra quanto più diversificata possibile. La diversità, se abbinata a un supporto adeguato e a un ambiente che favorisce il dibattito e la discussione aperti, produrrà team ad alte prestazioni.

Le risorse del progetto saranno dedicate a questo progetto o avranno altri compiti? Se hanno altri compiti, assicurati che la tua sequenza temporale includa imprevisti, come:

• Con quale frequenza dovrà incontrarsi il team di progetto?
• Utilizzerai la tecnologia per aiutarti a gestire il lavoro svolto?
• Come saprai che il lavoro viene svolto?
• Chi sarà responsabile del progetto?

5. Apprendimento

I progetti che forniscono valore offrono anche preziose opportunità di apprendimento. Quindi, assicurati di condurre una retrospettiva o un post mortem del progetto con un gruppo eterogeneo di membri del team e parti interessate. Valuta cosa è andato bene, identifica le aree di miglioramento, riconosci i risultati del team e rivedi le metriche del progetto.

Riassumi i risultati in un rapporto e mantienilo facilmente accessibile per riferimento futuro. Questo passaggio è fondamentale per massimizzare il valore che la tua organizzazione ottiene dai progetti. Migliorando continuamente in base alle lezioni apprese, puoi accelerare il ritorno sull'investimento per i progetti futuri.

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