Come ridurre al minimo i costi nel tuo prossimo progetto IT

Pubblicato: 2022-07-14

come ridurre i costi del progetto IT

Intraprendere un progetto IT può essere costoso. Mentre molti imprenditori e project manager mirano sempre a finire il progetto in tempo e rispettando il budget, nel processo si verificano problemi imprevisti che potrebbero aumentare le spese. Un approccio intelligente per evitarlo è mantenere il budget ridotto fin dall'inizio. Può sembrare una cosa facile da fare, ma è molto più difficile da implementare.

La maggior parte dei consigli che esistono sugli Internet puntano a seguire la strada più economica: forniture più economiche, software più economici e infrastrutture più economiche. Anche se questo ovviamente ridurrà i tuoi costi, quello che ho scoperto è che non è un consiglio davvero utile... soprattutto se vuoi mantenere il tuo progetto IT competitivo e all'avanguardia.

Quindi, ci sono altri modi per ridurre i costi IT senza dover sopportare l'utilizzo di materiali scadenti?

Come ridurre al minimo i costi nel tuo prossimo progetto IT

Ecco alcuni suggerimenti attuabili che ho testato per essere efficaci nel corso degli anni.

1. Dai la priorità ai bisogni rispetto ai desideri

È nella natura umana volere il prodotto più avanzato, più bello o più high-tech là fuori. Che tu stia acquistando un'auto, una lavatrice o un software per il tuo prossimo progetto IT, la tendenza è quella di scegliere il modello con le migliori specifiche che puoi permetterti. È facile rimanere accecati da tutti i campanelli e i fischietti, specialmente se ti trovi di fronte a un venditore esperto. Sono già caduto vittima di queste trappole un certo numero di volte, pensando di ottenere i miei soldi ottenendo questi componenti aggiuntivi.

Quello che ho capito, tuttavia, è che queste innovazioni tecnologiche aggiuntive che costano un sacco di soldi finiscono per non essere utilizzate alla fine del progetto. Solo perché non rientra nel tuo budget non significa necessariamente che dovresti provarci se non ne hai effettivamente bisogno. Un buon esercizio è chiedere a te stesso e ai membri del tuo team almeno tre volte se hai davvero bisogno di qualcosa. Se ricevi una richiesta per l'acquisto di un dispositivo costoso, valuta attentamente come questo possa avvantaggiare concretamente il progetto.

2. Utilizzo flessibile della tecnologia cloud

Spostare alcuni o tutti i tuoi dati nel cloud è un'altra mossa ovvia quando si cerca di ridurre i costi. L'uso della tecnologia cloud è molto più pratico dell'acquisizione di server fisici e altri componenti hardware per il tuo progetto. Per questo motivo, il cloud computing ha consentito alle aziende più piccole di diventare competitive quando si tratta di progetti IT.

Dopo aver provato diversi fornitori di servizi cloud, una lezione preziosa che ho acquisito è stata quella di sfruttare le opzioni di archiviazione flessibili offerte da queste aziende. Evita di sottoscrivere un contratto annuale o un piano di archiviazione fisso "per risparmiare denaro" perché questo può essere uno svantaggio quando il progetto è in corso.

Tieni presente che i progetti IT sono molto dinamici e le tue esigenze potrebbero cambiare in un batter d'occhio. Quando sei bloccato con un piano che non ti serve più, questo ti farà perdere di più. Invece, scegli un piano flessibile che potrebbe costarti un po' di più ma ti offre più possibilità di aggiornare, eseguire il downgrade o annullare del tutto il piano con pochissime conseguenze monetarie.

3. Ridurre al minimo i costi non necessari

Un paio di anni fa, il mio team stava lavorando a un aggiornamento per uno dei nostri siti web. Tutto stava andando bene e abbiamo finito il progetto entro la scadenza. Durante la valutazione post-progetto, sono stato sorpreso di scoprire che stavamo spendendo troppo per la stampa e i costi della carta. Dopo aver controllato i registri, si scopre che il mio staff stava stampando ogni singolo aggiornamento del progetto, e-mail e qualsiasi cosa stampabile senza rendersi conto che ciò sta già incidendo sul budget complessivo del progetto.

Il più delle volte, i dipendenti stampano documenti senza pensare che solo perché sono in ufficio, questo è un servizio gratuito di cui possono usufruire. Anche se stampare su carta non costa nulla ai dipendenti, questi tipi di costi possono aumentare per l'imprenditore. Riduci questi costi inutili incoraggiando il tuo personale a utilizzare strumenti digitali per collaborare. Oltre a risparmiare sui costi, la riduzione dell'utilizzo della carta può anche aiutare ad affrontare problemi ambientali come la deforestazione e il cambiamento climatico. Questa è un'importante promozione sociale aziendale di cui la tua azienda può far parte.

4. Esternalizzare gli specialisti

Gli esperti di tecnologia possono essere molto costosi da assumere. Ciò costringe molti project manager ad accontentarsi di dipendenti mediocri perché non possono permettersi di soddisfare le aspettative salariali di un aiuto tecnico di prim'ordine. Molti anni fa, ho commesso l'errore di assumere personale inesperto, solo per pentirmene alla fine perché i progetti hanno richiesto il doppio del tempo che avrebbero dovuto. Ma non importa quante volte mi dico di non farlo di nuovo, ho finito per farlo più volte di quanto mi possa permettere.

Fu solo quando mi imbattei in uno dei miei ex dipendenti, che era un genio della tecnologia, che scoprii un approccio alternativo. Questo dipendente ha offerto i suoi servizi per uno dei miei progetti. Invece di assumerlo come impiegato a tempo pieno, è stato assunto a progetto. L'ho assunto come se stessi assumendo un fornitore di terze parti, ma in base al progetto. A prima vista, potrebbe sembrare più costoso, ma si è rivelata una delle migliori decisioni che ho preso. Ora, se ho bisogno di uno specialista per gestire un compito particolare, scelgo l'outsourcing perché mi fa risparmiare tempo sulle spese di formazione e assunzione. Soprattutto, ottengo i risultati di cui ho bisogno.

5. Assumi personale remoto

I costi generali come l'affitto di uffici, le bollette e altre infrastrutture di supporto relative ai dipendenti interni possono essere ridotti al minimo se si considera l'assunzione di personale remoto. La tecnologia ha permesso alle persone di lavorare insieme anche se si trovano in diverse parti del globo. Ora ci sono molti strumenti di gestione dei progetti e innovazioni che possono supportare questo tipo di configurazione in modo che i membri del tuo team possano comunicare bene anche se non siete tutti in una stanza.

L'assunzione di dipendenti remoti riduce anche la probabilità di affrontare la politica e il dramma dell'ufficio, consentendoti di concentrarti esclusivamente sul lavoro da svolgere. Ciò significherà un uso migliore del tuo tempo e delle tue risorse. Un altro vantaggio è che non sarai limitato ai dipendenti disponibili nella tua zona. Avrai un campo molto più grande tra cui scegliere.

6. La sicurezza è fondamentale

Una delle cose peggiori che possono accadere in un progetto IT è perdere lavoro prezioso a causa di ransomware, hack dannosi e altri problemi di sicurezza. Mentre ho menzionato ripetutamente in questo articolo di andare solo per i requisiti di base e ridurre al minimo i costi inutili, la sicurezza è qualcosa su cui non dovresti mai lesinare. Il vecchio cliché "meglio prevenire che curare" è qualcosa che dovresti sempre tenere a mente quando esegui un progetto IT, grande o piccolo che sia.

Anche se sei solo una piccola azienda, l'implementazione di misure di sicurezza sul tuo progetto è molto importante. Secondo uno studio, l'82% dei proprietari di piccole imprese ritiene di non essere a rischio di attacchi informatici. Ciò che molti non si rendono conto è che i criminali informatici spesso prendono di mira le piccole e medie imprese perché i loro protocolli di sicurezza sono più flessibili.

Diventa più intelligente, non più economico con i tuoi progetti IT

Quando si cerca di ridurre i costi dei progetti IT, la strada più economica non è sempre l'opzione migliore. L'adozione di strategie più intelligenti come quelle menzionate in questo articolo può aiutare a ridurre le spese senza sacrificare la qualità dell'output del progetto.

Richard-Kao200 Richard Kao è il direttore vendite di COS Sales, fornitore di soluzioni tecnologiche e per ufficio con sede nel Regno Unito. Le sue attività quotidiane comprendono la gestione degli account dei clienti, l'assistenza ai clienti con le domande e la direzione del suo team per garantire i migliori risultati. Ha una vasta esperienza nel mondo B2B e molte conoscenze da condividere di conseguenza. Puoi trovarlo su Twitter @cos_sales.