7 Suggerimenti per la gestione delle attività degli esperti per migliorare la tua produttività sul lavoro
Pubblicato: 2019-09-10Una gestione efficiente delle attività è fondamentale per garantire che tutto venga svolto in modo organizzato senza sacrificare la qualità o la creatività.
Con così tante cose da fare, perdere di vista i propri obiettivi richiede tempo. Tuttavia, puoi rimanere al top con le giuste strategie e raggiungere i tuoi obiettivi.
Questo articolo discuterà sette suggerimenti organizzativi di esperti per aiutarti a gestire le attività in modo più efficace e migliorare la tua produttività sul lavoro. Quindi, non importa quanto siano frenetiche le cose nella tua vita lavorativa, puoi utilizzare queste semplici strategie per portare a termine il lavoro.
7 Suggerimenti per la gestione delle attività e come implementarli
- Usa la matrice di Eisenhower
- Utilizza un software di gestione delle attività
- Automatizza le attività ripetitive
- Crea una lista di controllo quotidiana
- Delega compiti alle persone giuste
- Semplifica la comunicazione
- Fai delle pause e pratica la cura di te stesso
Ma prima bisogna porsi la domanda:
Perché la gestione delle attività è così importante?
La gestione delle attività è così importante perché ogni professione, indipendentemente dal settore, lo richiede. Gestendo il tuo tempo con saggezza, puoi fare di più in meno tempo, il che porta a una maggiore produttività e a una maggiore efficienza.
Oltre a darti il controllo sul tuo carico di lavoro, ti consente di pianificare in modo che le attività non si sovrappongano. Inoltre, una buona gestione delle attività incoraggia una migliore collaborazione tra i membri del team poiché tutti sanno su cosa devono lavorare e quando.
La gestione delle attività richiede capacità di pianificazione strategica, organizzazione e comunicazione e, tenendo presenti questi suggerimenti, dovresti essere in grado di gestire le tue attività come un professionista. Consideriamo la matrice di Eisenhower.
1. Utilizzo della matrice di Eisenhower
"Se ci vogliono meno di due minuti, fallo adesso." - David Allen, consulente per la produttività e autore di " Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity "
La matrice di Eisenhower è una tecnica potente per la gestione delle attività. Sviluppata dall'ex presidente degli Stati Uniti Dwight D. Eisenhower, la matrice è composta da quattro quadranti:
- Importante e urgente
- Importante ma non urgente
- Non importante ma urgente
- Non importante e non urgente
Dividendo le attività in queste categorie, puoi utilizzare la matrice per determinare su quali attività lavorare prima, seconda, ecc.
Come implementare
Annota le tue attività correnti su carta o software di gestione delle attività online . Assegna ogni compito per importanza e urgenza.
Completa quelli che non sono importanti o urgenti. Quindi crea un piano per completare ogni attività una alla volta.
Ad esempio, se sei un social media marketer che applica la matrice di Eisenhower dopo aver analizzato i dati sulle prestazioni dei post, potresti notare che i post visivi hanno prestazioni migliori rispetto ai post basati sul testo. Quindi, secondo il metodo, puoi creare contenuti visivi su post di solo testo.
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Utilizzando la matrice Eisenhower come parte della tua strategia organizzativa per la gestione delle attività aziendali, puoi ridurre i livelli di stress aumentando la produttività e raggiungendo il successo!
Nella sezione successiva, esamineremo come il software di gestione delle attività può aiutarti a portare la produttività della tua organizzazione a un livello superiore.
2. Utilizzare il software di gestione delle attività
"Crea un sistema che funzioni per te. Non forzarti in un sistema che non funziona." - Laura Vanderkam, esperta di gestione del tempo e autrice di " 168 ore: hai più tempo di quanto pensi "
Gestire più progetti contemporaneamente può essere impegnativo, specialmente quando le scadenze sono strette e il carico di lavoro sembra non finire mai.
Senza un'organizzazione e una comunicazione adeguate, la tua azienda potrebbe soffrire di scadenze mancate, dati persi e un servizio clienti scadente . Può costarti entrate e danneggiare la tua reputazione.
L'utilizzo degli strumenti giusti può rendere questo processo semplice e senza problemi per team e singoli. Il software di gestione delle attività è un potente strumento per le aziende di tutte le dimensioni per creare attività, assegnarle ai membri del team e monitorare i progressi in modo più efficace.
Il software ti consente di impostare scadenze per singole attività e ricevere promemoria quando tali scadenze si avvicinano in una dashboard centrale.
I membri del team possono anche collaborare e comunicare sui progetti senza passare da più app o piattaforme, riducendo la confusione.
Come implementare
Un marketer per la creazione di contenuti , ad esempio, può creare uno schema e assegnare parti di scrittura (ricerca/copywriting/ottimizzazione SEO) ai compagni di squadra.
Utilizzando un documento condiviso a cui tutti possono accedere, è facile tenere traccia degli aggiornamenti e vedere cosa ha realizzato ciascun membro nel completare le attività assegnate.
I popolari software di gestione delle attività come Trello, Asana o Basecamp spesso includono analisi che ti consentono di monitorare le prestazioni del tuo team nel tempo e identificare i miglioramenti.
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Quando scegli il software di gestione delle attività giusto per la tua azienda, considera le tue esigenze e il tuo budget.
Cerca software con funzionalità che corrispondano ai tuoi requisiti, come assegnazioni di attività, scadenze, monitoraggio dei progressi e condivisione di file.
Prova diverse opzioni software prima di impegnarti in una e assicurati che il tuo team sia addestrato e a suo agio nell'usarle.
3. Automatizza le attività ripetitive
Automatizza le attività che esegui frequentemente per risparmiare tempo e ridurre gli errori. Usa strumenti come macro, script e software di automazione per semplificare il tuo flusso di lavoro." - Laura Stack, esperta di produttività e gestione del tempo e autrice di " Cosa fare quando c'è troppo da fare: ridurre le attività, aumentare i risultati e risparmiare 90 minuti al giorno "
L'automazione delle attività ripetitive in aree come il servizio clienti, il marketing digitale o la gestione dei progetti può ottimizzare il tuo flusso di lavoro.
Con il software e la tecnologia, gli imprenditori possono automatizzare attività come l'inserimento dei dati, la fatturazione e l'e-mail marketing, risparmiando tempo e riducendo al minimo gli errori.
Gli strumenti automatizzati forniscono funzionalità come e-mail automatizzate, un sistema di ticketing , distribuzione delle chiamate e chatbot per aiutare i visitatori del sito Web o i clienti a trovare rapidamente risposte senza attendere in attesa o inviare più e-mail.
Inoltre, ti consentono di dare priorità alle richieste in base all'urgenza o all'importanza, in modo che il tuo team possa concentrarsi prima sugli elementi più urgenti.
Come implementare
Ad esempio, supponiamo che tu sia responsabile dell'invio di email di follow-up dopo una vendita andata a buon fine: invece di crearne manualmente ciascuna e digitare ripetutamente le stesse informazioni, puoi utilizzare uno strumento di automazione della posta elettronica .
Risparmierà tempo assicurando che i tuoi clienti ricevano comunicazioni tempestive dalla tua azienda.
Immagine dall'e-mail personale
L'automazione delle attività ripetitive può avere un impatto significativo sul miglioramento della gestione delle attività aziendali. Liberando tempo, i dipendenti possono concentrarsi su attività di livello superiore che richiedono attenzione umana, come la risoluzione dei problemi e il processo decisionale.
Detto questo, la creazione di una lista di controllo giornaliera è un passaggio fondamentale per assicurarsi che il tuo team rimanga sulla buona strada e raggiunga i suoi obiettivi.
4. Crea una lista di controllo giornaliera
"Gli elenchi di cose da fare dovrebbero essere dinamici, flessibili e dovrebbero essere adattati per adattarsi alle mutevoli priorità". - Julie Morgenstern, esperta di organizzazione e gestione del tempo e autrice di " Gestione del tempo dall'interno verso l'esterno "
Una mancanza di struttura e un piano chiaro possono rendere la tua giornata lavorativa caotica e improduttiva. Di conseguenza, potresti sentirti stressato e ansioso, portando a un calo della qualità del tuo lavoro.
Creando un elenco di controllo giornaliero, puoi garantire che nessuna attività venga trascurata e che tutti i membri del team siano sulla stessa pagina su ciò che deve essere realizzato.
Come implementare
Inizia elencando tutte le attività più urgenti della giornata. Quindi scomponili in compiti più piccoli e gestibili.
Successivamente, dai la priorità alle tue attività in base alla loro importanza e scadenza e includi note o dettagli per aiutarti a completarle. Infine, tieni traccia dei tuoi progressi durante la giornata. Questo passaggio può anche avere la matrice di Eisenhower.
Ad esempio, un marketer di contenuti potrebbe creare un elenco di controllo giornaliero che includa la scrittura di un post sul blog che può essere suddiviso in attività più piccole come: idee di brainstorming, delineare il post, condurre ricerche, scrivere una bozza, modificarlo e pubblicarlo.
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Tieni d'occhio eventuali nuove attività o scadenze durante il giorno. L'aggiunta di queste attività all'elenco in tempo può aiutarti a rimanere organizzato e impedire loro di scivolare attraverso le fessure.
Rivedi la tua lista di controllo alla fine di ogni giornata per valutare i tuoi progressi e modificare le tue priorità e le stime di tempo secondo necessità.
Una lista di controllo giornaliera ti assicura di prendere sul serio tutte le attività. Di conseguenza, è più facile delegare compiti alle persone giuste.
5. Delegare i compiti alle persone giuste
"La definizione delle priorità è fondamentale. Fai un elenco delle tue attività e concentrati su quelle che avranno il maggiore impatto sui tuoi obiettivi." - Brian Tracy, autore e oratore motivazionale noto per il suo lavoro sulla gestione del tempo e la produttività.
In qualsiasi professione che implichi il lavoro di squadra o la collaborazione, vuoi che i membri del tuo team gestiscano compiti in linea con i loro punti di forza e competenza.
Potresti sentirti sopraffatto e esaurito quando provi a fare tutto da solo. Puoi gestire il tuo carico di lavoro in modo efficiente delegando e assicurandoti che le attività siano completate secondo i tuoi standard.
Come implementare
Quando si delegano compiti, considerare innanzitutto le competenze e le competenze di ciascun membro del team. Identificando quale persona è più adatta per il lavoro, ti assicurerai che ogni membro del team utilizzi i propri punti di forza e lavori su compiti che può gestire.
Inoltre, assegnando il lavoro in base al livello di abilità, puoi ridurre il rischio che si verifichino errori e massimizzare la qualità dell'output del tuo team.
Delega compiti come la gestione dei social media a un membro del team con esperienza in quell'area e concentrati sulla creazione e sulla strategia dei contenuti.
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Fornire istruzioni chiare per delegare le attività è essenziale per garantire che i membri del team comprendano ciò che deve essere completato e le eventuali scadenze o aspettative associate.
Esploriamo come semplificare la comunicazione può migliorare ulteriormente il processo di gestione delle attività.
6. Semplifica la comunicazione
"La chiarezza è la chiave. Sii specifico e diretto nella tua comunicazione ed evita dettagli e gergo non necessari." - Erica Dhawan, esperta di comunicazione e collaborazione e autrice di " Linguaggio del corpo digitale: come creare fiducia e connessione, indipendentemente dalla distanza "
Quando la comunicazione potrebbe essere migliore, possono verificarsi errori nel completamento dell'attività e ritardi. D'altra parte, un lavoro di squadra efficace e una gestione delle attività dipendono da una buona comunicazione.
Come implementare
Innanzitutto, imposta le aspettative per i tempi di risposta e i canali di comunicazione in modo che tutti siano sulla stessa pagina. Quindi, utilizza un sistema di posta elettronica o di messaggistica istantanea per inviare informazioni e aggiornamenti per mantenere tutti connessi e informati.
In secondo luogo, programma ogni giorno un momento per una discussione di gruppo sui progressi compiuti durante la giornata. Il fatto che tutti discutano tra loro delle proprie sfide rende più facile risolvere i problemi più rapidamente. Oltre ai check-in giornalieri, incoraggia il dialogo aperto tra i membri del team per favorire la collaborazione.
Ad esempio, un team di project management potrebbe creare una bacheca Trello per assegnare e tenere traccia delle attività, programmare check-in regolari tramite Zoom o Slack e stabilire aspettative sui tempi di risposta.
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Ora che abbiamo discusso della gestione delle attività in team, passiamo a una parte spesso trascurata ma vitale della gestione delle attività aziendali: prendersi delle pause e praticare la cura di sé.
6. Fai delle pause e pratica la cura di te stesso
"Riposa quando sei stanco. Rinfrescati e rinnova te stesso, il tuo corpo, mente e spirito. Poi torna al lavoro." - Ralph Marston, oratore motivazionale e autore noto per il suo lavoro sullo sviluppo personale e sul successo.
Prendersi cura della propria salute fisica e mentale è necessario per raggiungere i propri obiettivi e dare il meglio di sé. Trascurare la cura di sé può portare a esaurimento, affaticamento e declino del benessere generale.
Come implementare
- Fai qualche breve pausa, come una passeggiata di 15 minuti all'aperto o una sessione di stretching
- Mangia pasti e spuntini sani
- Leggi un libro prima di andare a letto o medita per 10 minuti ogni mattina
- Dormi a sufficienza ogni notte. La privazione del sonno è correlata alla riduzione delle prestazioni durante il giorno.
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Incorporare queste attività nella propria routine quotidiana può avere benefici di vasta portata oltre la salute fisica.
I lavoratori che si avvicinano al lavoro energici, rilassati e fiduciosi sono meglio attrezzati per affrontare le sfide della giornata.
Conclusione
Una gestione efficace delle attività aziendali significa dare loro la priorità in base al loro livello di importanza e pianificare adeguatamente affinché tutto funzioni senza intoppi.
Incorporare questi suggerimenti nella tua routine quotidiana può richiedere un po' di dedizione e impegno, ma ne vale la pena. Non solo migliorerai il successo della tua attività, ma aumenterai anche la tua crescita e il tuo sviluppo personale.
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Biografia dell'autore:
Oliver Stasinszky è un responsabile del team di sensibilizzazione presso LiveAgent con esperienza nell'e-commerce e nel servizio clienti. È appassionato di scrivere, leggere e imparare a suonare qualsiasi strumento musicale.