7 consigli sulla produttività per i proprietari di piccole imprese per migliorare le tue prestazioni

Gestire un'impresa è difficile. C'è un elenco infinito di attività che devi completare. Sfortunatamente, ci sono solo così tante ore in un giorno. Questo è un grosso problema perché provare a fare tutto ti lascerà sopraffatto.

Devi massimizzare la tua produzione.

Fortunatamente, ci sono alcuni semplici modi per potenziare la produttività della tua azienda. Ecco un utile set di suggerimenti per la produttività che puoi provare subito, offrendoti un controllo e una pianificazione migliori delle tue attività lavorative e del tuo team.

Iniziamo.

1. Un compito alla volta

Sovraccaricare te stesso e la tua forza lavoro con lavori, scadenze e progetti in competizione non fa bene a nessuno e porta a livelli elevati di stress e confusione.

Nonostante alcune persone si vantino di essere multitasking, la scienza non supporta le loro affermazioni. Uno studio sulla produttività condotto dalla Cleveland Clinic ha mostrato che solo il 2,5% delle persone può svolgere efficacemente il multitasking, rendendole la stragrande minoranza. Il multitasking può anche ostacolare le prestazioni anziché aiutarle, rendendo i dipendenti meno efficienti.

Invece di portare il tuo team al multitasking, prova a consigliare loro di scrivere elenchi di cose da fare, dando la priorità alle attività critiche prima ma assicurandoti che tutto venga svolto a suo tempo. Rafforza l'importanza di finire un'attività correttamente prima di passare a quella successiva.

I suggerimenti sulla produttività dovrebbero spingere i lavoratori verso una direzione più efficiente, a vantaggio del funzionamento della tua piccola impresa. Ma, naturalmente, i suggerimenti per la produttività sono solo la punta dell'iceberg se vuoi dare una spinta alla tua piccola impresa .

2. Migliora la collaborazione all'interno dei team

Il lavoro di squadra fa funzionare il sogno, come si suol dire! Con questo in mente, è sempre una buona idea snellire i processi di condivisione e collaborazione del tuo piccolo team a vantaggio di tutti.

Un modo semplice per agire su questo livello avanzato di collaborazione è investire in un software che fa molto del tuo duro lavoro. Gli esempi includono il software di messaggistica istantanea (Microsoft Teams ha un'eccellente funzione di "chat") e l'accesso affidabile a documenti che possono essere modificati in tempo reale (come Fogli Google e Documenti Google). Puoi anche implementare un software di videoconferenza affidabile per i lavoratori remoti o il personale che si autoisola (MS Teams, Google Meet e Zoom funzionano tutti bene).

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La collaborazione non aumenta solo i livelli di produttività; aumenta anche i livelli di soddisfazione del personale. Uno studio della Queens University di Charlotte ha mostrato che il 75% dei datori di lavoro ha valutato il lavoro di squadra e la collaborazione come "molto importanti", ma solo il 18% dei dipendenti riceve valutazioni della comunicazione durante le revisioni delle prestazioni.

Non diventare quest'ultima statistica e investi nella tecnologia giusta per la tua squadra. Ad esempio, disporre di sistemi in atto per i lavoratori remoti garantendo al contempo che la collaborazione sia un processo il più agevole possibile. Questi suggerimenti sulla produttività andranno a beneficio della tua piccola impresa a breve, medio e lungo termine e rappresentano una piccola parte del piano generale per fissare obiettivi aziendali SMART .

3. Prova l'automazione

Molte persone sembrano pensare che l'automazione significhi sostituire l'intera forza lavoro con i robot. Invece, al giorno d'oggi ci sono alcuni eccellenti strumenti di automazione che possono svolgere tutti i lavori noiosi mentre la tua forza lavoro va avanti con le cose importanti, come la generazione di lead .

La pianificazione dei post di marketing sui social media e la raccolta delle note spese sono esempi di attività che un particolare software può facilmente gestire. I sistemi di gestione della forza lavoro come Asana o Slack possono semplificare la pianificazione dei lavori e mantenere tutti sulla stessa pagina con orari e file necessari per i progetti.

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La tecnologia può essere una cosa meravigliosa e, se utilizzata nel modo giusto, può trasformare la produttività della tua azienda in pochi semplici passaggi.

4. Evita le distrazioni

Come esseri umani, non siamo così bravi a concentrarci sui compiti per ore alla volta. Studi ripetuti hanno evidenziato quanto la maggior parte delle persone faccia fatica a concentrarsi nelle riunioni per un lungo periodo di tempo.

Con questo in mente, è fin troppo facile consentire distrazioni sul posto di lavoro per impedire al tuo team di portare a termine il lavoro. Non stiamo dicendo che è necessario implementare misure draconiane come bloccare la forza lavoro in una stanza, ma alcuni suggerimenti sulla produttività qua e là fanno la differenza.

Ad esempio, prova a limitare l'invio di e-mail solo in momenti specifici della giornata, come la prima o l'ultima cosa: in questo modo, tutti possono dimenticare le e-mail nel bel mezzo della giornata lavorativa. Allo stesso modo, limitare l'accesso ai social media potrebbe fare la differenza, riducendo il numero di inutili riunioni di squadra.

Riunioni che non sono rilevanti per tutti possono far perdere la concentrazione ad alcuni lavoratori, permettendo loro di scivolare in cattive abitudini riguardanti la loro capacità di concentrazione. Quindi, invece, prova a tenere un solo incontro al giorno, alla stessa ora: in questo modo, i dettagli essenziali vengono appianati, lasciando il resto della giornata per compiti individuali.

Secondo uno studio condotto da Udemy e Toluna, la principale distrazione più fastidiosa dell'ufficio erano i colleghi loquaci! Pensa a come aggirare questo problema parlando con alcuni dei membri più rumorosi della tua squadra. Puoi anche posizionarli in stanze diverse.

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Anche la riduzione del rumore in ufficio è una considerazione fondamentale da fare. Perché non programmare in "ore tranquille" in cui tutti accettano di lavorare in silenzio per un periodo specifico. Se vengono rispettate correttamente, sessioni di messa a fuoco come queste potrebbero essere i momenti più produttivi della giornata.

Prova alcune idee diverse e scopri quali suggerimenti sulla produttività funzionano meglio per il tuo particolare team.

5. Gestisci bene il tuo tempo

La gestione del tempo è fondamentale per completare le attività in modo efficace, indipendentemente dal settore di lavoro in cui sei coinvolto. L'utilizzo di software per flussi di lavoro come Asana ti aiuterà a semplificare le attività che le persone devono svolgere nella tua azienda. Ma per ottenere il massimo da questi strumenti, esistono best practice per la produttività che puoi implementare all'interno del tuo team.

Ad esempio, puoi utilizzare la Tecnica del Pomodoro sul posto di lavoro. Un efficace sistema di gestione del tempo creato per la prima volta negli anni '80 dall'italiano Francesco Cirillo, la tecnica del pomodoro (dal nome dell'italiano per pomodoro), può essere eseguito in sei semplici passaggi.

1. Scegli il progetto di lavoro che devi completare.
2. Imposta un timer tra 25 e 30 minuti e inizia a lavorare.
3. Dopo che il timer suona, fai una pausa di due o tre minuti.
4. Ripetere i passaggi due e tre.
5. Dopo quattro sessioni, fai una pausa più lunga.
6. Infine, registra ogni sessione di lavoro completata con un segno di spunta o segno di spunta in un formato elenco.

Questa tecnica è la migliore per compiti specifici, come scrivere o scrivere codice, e per compiti noiosi e ripetitivi in ​​cui la concentrazione può diminuire rapidamente.

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La Tecnica del Pomodoro ti insegna la disciplina, l'importanza di fare pause regolari e una comprensione più completa della gestione efficace del tuo tempo. Il ricercatore Jonathan Schooler ha scoperto nel 2007 che la mente media vaga dal 15 al 20% delle volte, quindi l'obbligo di pause regolari aiuta in questo.

Prendi in considerazione l'implementazione della Tecnica del Pomodoro con i tuoi colleghi per un periodo di prova di circa un mese e registra i risultati nei livelli di produttività e nella gestione del tempo. Puoi anche sperimentare diversi modelli di lavoro. Ad esempio, un modello di setacciatura rotante è un approccio che può aumentare i livelli di produttività.

6. Creare uno spazio di lavoro favorevole

Le postazioni di lavoro disordinate e scomode rendono i lavoratori infelici. D'altra parte, i tuoi lavoratori hanno bisogno di uno spazio di lavoro efficiente per svolgere il loro lavoro in modo efficace, quindi considera di investire in attrezzature adatte a ciascun lavoratore e alle sue esigenze specifiche.

Per il personale che lavora con molte figure (contabili, ad esempio), un secondo monitor li aiuterà a essere più produttivi con i fogli di calcolo. I lavoratori remoti come i marketer digitali hanno bisogno di accedere a una forte connessione Internet e a un computer con una webcam per le videochiamate. Nel frattempo, i grafici hanno bisogno di software e strumenti di disegno specializzati come uno stilo.

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Prova a sederti con ciascun dipendente e chiedi loro di cosa hanno bisogno per farli sentire più produttivi, calcolando il budget per ciò che chiedono e vedi se riesci a mettere in pratica questi passaggi.

7. Stabilisci obiettivi realistici

È essenziale stabilire obiettivi realistici per te e il tuo team come piccola impresa. Suddividi i grandi lavori in porzioni quotidiane realizzabili invece di bombardare i tuoi dipendenti con compiti che li sopraffanno. In questo modo, tutti sono sulla stessa pagina e si sentono come se stessero lavorando costantemente verso il risultato desiderato, piuttosto che sentirsi sommersi.

Inizia definendo il risultato desiderabile di un lavoro, quindi lavora a ritroso, suddividendo il risultato in piccoli lavori realizzabili che contribuiscono al raggiungimento dell'obiettivo finale.

Questo approccio rende tutti consapevoli di cosa è necessario fare e quando e garantisce un processo regolare per completare il grande lavoro in tempo. La pianificazione è tutto, soprattutto in una piccola impresa che potrebbe non accedere alle stesse risorse di cui dispongono le aziende più grandi.

In chiusura

I miglioramenti delle prestazioni sono fondamentali per il successo e la crescita continui di qualsiasi azienda. Tuttavia, solo perché la tua è una piccola impresa non significa che dovresti trovarla più difficile delle grandi aziende.

La ricerca ha dimostrato che le piccole imprese possono essere più intraprendenti ed efficienti di quelle più grandi, quindi usa le tue piccole dimensioni a tuo vantaggio quando stabilisci obiettivi realistici.

Prendi in considerazione questi suggerimenti per la produttività, provali e misura il risultato in base al tuo aumento delle prestazioni e alla felicità generale della tua forza lavoro.

Ti auguriamo buona fortuna per il futuro della tua piccola impresa!