7 migliori pratiche per le licenze e la conformità della flotta

Il mondo delle licenze e della conformità della flotta può essere complicato in quanto è in continua evoluzione. È come il marketing le cui dinamiche continuano a cambiare. La maggior parte delle flotte comprende furgoni, piccoli camion e altri veicoli utilizzati per il trasporto di merci o persone. Fortunatamente, puoi seguire molte best practice per assicurarti di essere sempre conforme alla legge.

Per aiutarti a stare al passo con i tempi, il seguente pezzo copre 7 pratiche principali per le licenze e la conformità della flotta. Ma prima, diamo un'occhiata ai vantaggi delle licenze per la flotta e della conformità.

I vantaggi delle licenze e della conformità della flotta

Ci sono molti vantaggi nell'avere una licenza per la flotta e garantire che i tuoi veicoli siano conformi a tutte le normative necessarie. Ecco alcuni dei vantaggi:

• Ti aiuta a evitare costose multe e sanzioni.
• Ti aiuta a rimanere organizzato e a garantire che i tuoi veicoli siano aggiornati con i più recenti standard di sicurezza.
• Tranquillità sapendo che i tuoi veicoli operano in modo sicuro e legale.
• Ti aiuta a costruire la fiducia con i tuoi clienti e dipendenti. Sapranno che ti impegni a seguire le regole e a tenerli al sicuro.

È sempre possibile migliorare la manutenzione della flotta con un sistema telematico della flotta . Secondo Teletrac Navman, l' 86% delle flotte utilizza attualmente la telematica. Con esso, puoi sempre ricevere dati in tempo reale, aiutandoti a rispondere rapidamente alle emergenze. Aumenta anche la sicurezza della tua flotta .

Le 7 pratiche principali per le licenze e la conformità della flotta

1. Tieni traccia dei tuoi veicoli

Se hai un'azienda che possiede più veicoli, è importante tenerne traccia. Questo può essere fatto con un sistema di localizzazione dei veicoli.

Un sistema di localizzazione dei veicoli utilizza il GPS per tracciare la posizione di un veicolo. Può anche tenere traccia di velocità, chilometraggio e altri dati. Questi dati possono essere utilizzati per migliorare la gestione della flotta.

Esistono molti tipi diversi di sistemi di tracciamento dei veicoli. Alcuni sono semplici e tracciano solo la posizione. Altri sono più complessi e possono tracciare una varietà di punti dati.

La scelta del giusto sistema di tracciamento dei veicoli dipende dalle tue esigenze. Considera il tipo di dati che desideri raccogliere, le dimensioni della tua flotta e il tuo budget.

Un sistema di localizzazione dei veicoli è un buon investimento se vuoi migliorare la gestione della tua flotta. Può aiutarti a risparmiare denaro e aumentare l'efficienza.

2. Rispettare tutte le norme e i regolamenti locali relativi alle operazioni della flotta.

Conformità DOT è un termine che descrive la conformità a tutte le norme e regolamenti locali, statali e federali. Ciò include il rispetto dei limiti di velocità, degli orari di apertura e delle restrizioni di parcheggio. È richiesto per tutte le flotte commerciali negli Stati Uniti .

Devi sapere che la conformità al DOT (dipartimento dei trasporti) è un'area del diritto complessa e in continua evoluzione. Dovresti monitorare il numero di ore che i tuoi autisti trascorrono sulla strada. Il sovraccarico di lavoro del conducente potrebbe portare alla stanchezza e qui si rischia la vita di diverse persone.

È importante consultare un avvocato esperto specializzato in questo settore. Un avvocato esperto può aiutarti a navigare nella complessa rete di leggi e regolamenti e garantire che la tua flotta sia conforme a tutte le leggi applicabili.

3. Mantenere registri aggiornati.

Il mantenimento di registri accurati e aggiornati è essenziale per la conformità. Tieni traccia di tutte le modifiche alla tua flotta, incluse nuove aggiunte, eliminazioni e modifiche ai dettagli del veicolo.

I registri di manutenzione ti aiutano a tenere traccia del lavoro svolto da un determinato veicolo e di tutto ciò di cui avrà bisogno in futuro. Puoi assicurarti che ogni veicolo sia in ottima forma prima di rilasciarlo per una particolare commissione.

I registri ti consentono di rilasciare solo veicoli idonei alla circolazione su strada. I tuoi conducenti devono compilare i rapporti di ispezione del veicolo del conducente (DVIR) prima e dopo ogni viaggio. O meglio, durante l'inizio e la fine di ogni giornata lavorativa.

Il DVIR copre tutto ciò che consente una guida sicura, incluso

• Sistemi frenanti
• Sistemi di guida,
• Luci
• Specchi retrovisori e laterali
• Dispositivi di sicurezza e di emergenza,
• Quinte ruote.

I conducenti devono anche registrare le miglia percorse, il carburante acquistato e il luogo di acquisto.

Inoltre, aggiorna costantemente i punteggi di conformità, sicurezza e responsabilità (CSA). I punteggi vanno da (0 a 100), dove 0 è il migliore e 100 il peggiore.

I punteggi si basano sulle seguenti categorie:

• Idoneità del conducente,
• Manutenzione veicolo
• Guida non sicura
• Rispetto degli orari di servizio richiesti
• Frequenza delle collisioni
• Sostanza controllata o alcool.

Se il tuo conducente e il veicolo non rientrano nel punteggio CSA accettabile, possono essere messi fuori servizio. Anche la tua attività potrebbe essere penalizzata. Essere dalla parte giusta della legge è fantastico se vuoi ridimensionare la tua attività.

4. Assicurarsi che i veicoli siano adeguatamente assicurati.

È importante assicurarsi che tutti i veicoli siano adeguatamente assicurati. Ciò include sia i veicoli personali che quelli aziendali. Nessuno sa quando si verificherà un incidente. Pertanto, senza assicurazione, potresti essere responsabile per eventuali danni, che potrebbero costarti un sacco di soldi.

Dovresti essere a conoscenza dei diversi tipi di assicurazione. Questi includono:

• L'assicurazione di responsabilità civile coprirà eventuali danni causati a un'altra persona o alla sua proprietà.
• L'assicurazione collisione coprirà tutti i danni che il tuo veicolo subirà in un incidente.
• Un'assicurazione completa coprirà eventuali danni al tuo veicolo dovuti a fattori diversi da un incidente, come il maltempo o il furto.

Assicurati di parlare con il tuo agente assicurativo per determinare quale copertura è giusta per te. È inoltre essenziale rivedere regolarmente la tua polizza per garantire che la tua flotta sia adeguatamente coperta.

5. Avere accesso a un database dettagliato.

Devi creare un database dettagliato. In alternativa, poiché è molto impegnativo, puoi assumere un'organizzazione di flotte che abbia il database in atto. Il database deve avere:

• Le informazioni su ogni targa
• La targa in scadenza
• Il nome del conducente è attaccato al veicolo
• Il peso del veicolo
• Identificazione della registrazione del territorio

Un database dettagliato è un ottimo modo per tenere traccia di tutti i veicoli e dei requisiti di licenza della tua flotta. Poiché ogni stato ha le sue normative, acquisirai familiarità con le leggi nelle diverse aree in cui opera la tua flotta.

6. Condurre audit regolari

Controlli regolari della tua flotta ti aiuteranno a identificare eventuali aree di non conformità. Gli audit dovrebbero essere condotti almeno una volta l'anno e più frequentemente se la tua flotta subisce cambiamenti significativi.

Una parte essenziale di qualsiasi programma di gestione della flotta commerciale è il controllo continuo per garantire la conformità alle linee guida del programma. Controlli regolari proteggono la tua organizzazione da rischi legali e finanziari e aiutano a garantire la sicurezza della tua flotta e delle persone che la gestiscono.

Esistono molti modi diversi per controllare una flotta, ma alcuni dei metodi più comuni includono ispezioni dei veicoli, controlli dei registri di manutenzione e controlli della cronologia dei conducenti. A seconda delle dimensioni e della portata della tua flotta, potrebbe essere necessario assumere una società di gestione della flotta professionale per aiutarti con le tue esigenze di auditing.

Puoi anche utilizzare il software di gestione della flotta per aiutarti a facilitare il lavoro. Scopri di più qui.

Inoltre, conduci una valutazione del rischio per assicurarti che tutti i tuoi autisti siano idonei al lavoro. Se non lo sono, vedi come puoi aiutarli. Dovrebbero eseguire annualmente esami della vista e controlli sanitari generali.

Indipendentemente da come scegli di farlo, un controllo regolare della tua flotta è essenziale per il successo del tuo programma di gestione della flotta.

Domande frequenti FAQ

Di seguito sono riportate le domande frequenti relative alla licenza della flotta e alla conformità.

1. Come si inizia con le licenze e la conformità della flotta?

Innanzitutto, dovrai assicurarti che tutti i tuoi veicoli siano registrati e autorizzati. Dovrai inoltre assicurarti che i tuoi conducenti siano adeguatamente autorizzati e assicurati. Quindi, dovrai sviluppare un piano di conformità che delinei come garantire che la tua flotta soddisfi tutte le normative applicabili.

Una volta che è a posto, sarai pronto per iniziare a gestire la tua flotta. Ricorda solo di rimanere conforme e starai bene.

2. Come posso migliorare la gestione della mia flotta?

Ci sono molti modi per migliorare la gestione della flotta. Alcuni passaggi possono essere più efficaci di altri, a seconda delle esigenze specifiche della tua attività. Tuttavia, alcune attività chiave dovrebbero essere prese per migliorare la gestione della propria flotta:

• Rivedi il tuo attuale sistema di gestione della flotta.
• Identificare le aree di miglioramento.
• Implementare modifiche e nuovi processi.
• Valuta i risultati delle tue modifiche.

3. Quali sono gli elementi chiave di una gestione efficace della flotta?

Il sistema di gestione della flotta è una parte fondamentale di qualsiasi operazione di flotta. È responsabile del monitoraggio e della gestione della flotta di veicoli e svolge un ruolo fondamentale nel garantire la sicurezza e l'efficienza della flotta.

Diversi elementi chiave costituiscono il sistema di gestione della flotta, ciascuno essenziale per il corretto funzionamento del sistema.

Questi sono:

• Sistema di tracciamento GPS Consente al gestore della flotta di monitorare la posizione dei veicoli in ogni momento.
• Sistema di manutenzione del veicolo . Garantisce che i veicoli siano adeguatamente mantenuti e che eventuali riparazioni vengano effettuate in tempo.
• Sistema di gestione del conducente . Garantisce che i conducenti siano adeguatamente formati e seguano tutti i protocolli di sicurezza.

Colpo d'addio

Tenere traccia di ogni veicolo, tag e targa può essere molto. Molte aziende si affidano ai veicoli della flotta per mantenere le loro operazioni senza intoppi. Ma la gestione di una flotta può essere una sfida, soprattutto quando si tratta di licenze e conformità.

Seguendo queste pratiche, puoi evitare molte insidie ​​comuni che possono portare a problemi lungo la strada.