9 passaggi di implementazione ERP per la fase successiva della crescita aziendale

Quali passaggi di implementazione ERP dovresti seguire se non vuoi finire tra le organizzazioni per le quali l'adozione di ERP è diventata un compito spinoso? Una strategia adeguata per l'implementazione di un nuovo sistema può aiutarti a ridurre al minimo i rischi dell'implementazione ERP e ad arrivare al cluster di successo. Il flusso di lavoro che suggeriamo è rilevante per qualsiasi sistema poiché, ad esempio, le fasi di implementazione di SAP ERP sono generalmente le stesse di Odoo, Oracle, ecc.

In questo articolo, il nostro Senior Business Analyst ha svelato i segreti di come creare il percorso più breve e agevole verso la visibilità e la gestione dei processi aziendali evitando dolorosi errori lungo il percorso.

Metodi di implementazione ERP: big bang, phased e parallel approach

Identificare come implementare un sistema ERP passo dopo passo è la spina dorsale dell'adozione di successo del sistema. Tuttavia, il processo sarà lo stesso per una startup e per un'organizzazione che opera su diversi sistemi legacy on-premise da 30 anni?

Sorprendentemente, sì! I passaggi per un'implementazione ERP efficace sono simili indipendentemente dalle dimensioni dell'organizzazione o dalla complessità delle attività. Ciò che rende specifico un percorso di implementazione ERP, tuttavia, è il metodo di implementazione che segui. Ci sono una serie di approcci tra cui scegliere, tra cui il big bang, l'implementazione graduale e il parallelo.

• Metodo del big bang. È il modo più veloce per implementare un ERP, ma anche il più difficile, in quanto è necessario gestire la formazione dei dipendenti, l'attivazione e la gestione dei bug, tutto allo stesso tempo. Pertanto, questo approccio funziona bene per le organizzazioni che cercano solo 1-2 moduli nel loro nuovo sistema.
• Approccio graduale. Questo metodo è meno rischioso del big bang poiché si distribuiscono nuovi moduli o unità aziendali uno per uno. Ci vuole più tempo per completare tutti i passaggi dell'implementazione ERP, ma è più facile per te controllare il processo e gestire i problemi man mano che si presentano. Tale approccio è appropriato se si dispone di un'azienda di medie dimensioni e si prevede di utilizzare molti moduli nel nuovo ERP.
• Lancio parallelo. È il metodo meno precario. Tutte le funzioni critiche rimangono protette poiché non abbandoni immediatamente i tuoi sistemi legacy ma esegui il nuovo ERP in parallelo con essi per proteggere le funzioni che devono funzionare continuamente. L'adozione parallela è il metodo che richiede più tempo, quindi ti muoverai lentamente... ma inesorabilmente.

Sostengo un approccio in cui, prima di tutto, implementiamo funzioni che il cliente conosce già dai suoi sistemi legacy. E poi aggiungi funzioni e moduli che non hanno mai usato prima ma che si aspettano di avere.

— Volha Homza, analista aziendale, *instinctools

Passaggi obbligatori da seguire per un'adozione agevole ed efficiente dell'ERP

Solo il 27% delle organizzazioni sfrutta la guida della strategia digitale durante l'implementazione di un ERP. Tuttavia, la pianificazione strategica è la spina dorsale di qualsiasi distribuzione software orientata ai risultati. In qualità di azienda che combina sia lo sviluppo ERP che i servizi di consulenza, abbiamo esaminato in dettaglio le fasi di un'implementazione ERP di successo.

1. Stabilire i requisiti

Uno dei passaggi più importanti dell'implementazione dell'ERP è la determinazione competente dei requisiti iniziali, che danno forma a ciò con cui ti ritroverai. Tuttavia, rivelare esigenze e limiti aziendali potrebbe essere piuttosto impegnativo, se non scoraggiante. Pertanto, è meglio affidare questa attività ad analisti aziendali professionisti, che possono ridurre al minimo il divario tra le tue aspettative e il risultato del progetto.

L'esempio più comune di un'esigenza del cliente è la possibilità di visualizzare tutti i processi aziendali in un unico posto. Avere a che fare con sistemi eterogenei – uno per scopi contabili, un altro per il monitoraggio delle vendite, un terzo per le operazioni di inventario, ecc. – ostacola questa tanto ambita visibilità.

L'elaborazione di molti documenti è un altro requisito comune. La quantità di dati che devi gestire quotidianamente, tra le altre cose, determinerà quale ERP scegliere.

Per quanto riguarda le limitazioni, possono includere, ad esempio, l'utilizzo solo di soluzioni on-premise e il rispetto delle normative locali.

— Volha Homza, analista aziendale, *instinctools

I requisiti del cliente si riferiscono anche comunemente alla configurazione e alla personalizzazione della soluzione pronta all'uso. Con questo in mente, è fondamentale definire le tue aspettative per le nuove funzionalità, connettività e prestazioni ERP, poiché anche questo influenza la scelta di un sistema rispetto a un altro.

2. Assemblare un team per lavorare al progetto di implementazione dell'ERP

Non sottovalutare l'importanza di costruire una squadra forte e ben coordinata. Di chi avrai bisogno al tuo fianco per compiere tutti i passaggi del ciclo di vita dell'implementazione dell'ERP? Come per qualsiasi progetto di sviluppo software, è probabile che tu richieda determinati membri del team principale, come un project manager, un analista aziendale, un designer UX/UI, sviluppatori e QA.

Ci sono anche esperti preferibili la cui partecipazione al progetto contribuirà a renderlo ancora più sicuro e solido. Poiché un ERP è uno dei sistemi mission-critical per qualsiasi azienda, i suoi tempi di inattività possono annullare la maggior parte dei vantaggi ottenuti dalla sua implementazione. Pertanto, puoi rafforzare il tuo core team con gli ingegneri DevOps che si occuperanno dell'agilità e della stabilità del sistema. Quando le distribuzioni del codice avvengono regolarmente, puoi individuare e correggere i difetti all'inizio dell'SDLC e avere la possibilità di implementare le modifiche aziendali più rapidamente.

Un altro membro preferibile del team di progetto è un consulente normativo. Questa persona garantisce che il tuo sistema ERP è conforme ai requisiti legali del paese in cui si trova la tua organizzazione.

La conformità ERP può anche essere gestita da un analista aziendale. Teniamo sempre conto non solo dei requisiti e delle restrizioni dei clienti, ma anche delle leggi del paese in cui gestiscono la loro attività.

— Volha Homza, analista aziendale, *instinctools

Oltre a questo, garantire l'impegno a livello dirigenziale per comunicare l'importanza dell'adozione del nuovo sistema ai dipendenti di base, indebolendo la loro resistenza al cambiamento e garantendo un'implementazione di successo.

3. Identifica l'ERP che si adatta alle esigenze e ai vincoli della tua azienda

La fase successiva dell'implementazione del software ERP consiste nell'analizzare le soluzioni disponibili e determinare quale copre le tue esigenze così com'è o può essere personalizzata per soddisfare le tue esigenze. Dovresti decidere il numero di utenti, i loro ruoli nel sistema e il flusso di documenti per comprendere il volume di operazioni al giorno e selezionare un ERP con prestazioni adeguate.

Fino a questo punto, hai già riflettuto sui tuoi limiti e sai quale ERP non funzionerà per te. Ad esempio, se i requisiti di privacy dei dati impongono la necessità di un software on-premise, la domanda sul cloud o sull'ERP on-premise non si pone nemmeno.

Un esempio simile si riferisce al livello di personalizzazione consentito da diversi sistemi. Se i tuoi processi aziendali non rientrano in quelli standard, avrai bisogno di un ERP flessibile in termini di personalizzazione. Nessuno vuole seguire le orme di Lidl, un'organizzazione che ha impiegato sette anni a personalizzare SAP in base ai suoi prezzi specifici. Tuttavia, alla fine il progetto è fallito e la società ha sprecato 500 milioni di euro.

Oltre alle limitazioni, la scelta dell'ERP è determinata dalle esigenze del cliente. Nella nostra pratica c'era un'organizzazione che aveva diverse persone giuridiche. Ed era imperativo trovare un ERP che consentisse ai clienti di vedere tutte le loro aziende in un unico sistema e passare da una all'altra senza dover effettuare nuovamente l'accesso. Abbiamo confrontato diversi ERP e suggerito Odoo in quanto ha una funzionalità multi-azienda che consente l'implementazione della funzionalità richiesta dal cliente.

— Volha Homza, analista aziendale, *instinctools

Ci sono un sacco di attori ERP sul mercato, dai giganti con quasi 50 anni di storia, come SAP, ai nuovi arrivati ​​innovativi, come Odoo o Salesforce. Abbiamo già discusso in dettaglio le differenze tra Odoo e SAP ERP con il nostro analista aziendale e sviluppatore capo del team ERP. E pensiamo sicuramente che valga la pena leggerlo!

4. Configura o personalizza il tuo sistema ERP

Solo il 3,6% delle aziende può essere totalmente soddisfatto di una soluzione già pronta. L'altro 96,4% richiede la personalizzazione o, almeno, la configurazione del sistema per adattarsi ai propri processi.

Per prima cosa configuriamo un ERP pronto all'uso per adattarlo il più possibile alle esigenze e ai requisiti del cliente. E se non è sufficiente e la funzionalità richiesta non è disponibile in una soluzione già pronta, offriamo la personalizzazione.

Ad esempio, è necessario un rapporto sui saldi delle scorte in una determinata data. Oppure, oltre alle colonne predefinite, come contatti e vendite, vuoi quella con lo stato della fattura. Queste sono le cose che richiedono personalizzazione.

— Volha Homza, analista aziendale, *instinctools

Durante questa fase dell'implementazione dell'ERP, dovresti occuparti anche delle integrazioni con i servizi di cui avrai bisogno. Questi possono includere servizi di pagamento e consegna, come PayPal e DHL, e servizi di Business Intelligence, come Power BI e Tableau.

Integriamo anche ERP con qualsiasi sistema tu abbia. Ad esempio, utilizzi un sistema di contabilità in cui vengono generati report fiscali, debito e credito, ecc. Oppure esegui già un CRM con canalizzazioni di vendita impostate che coprono completamente le tue esigenze. Quindi ha più senso integrarsi con questi sistemi piuttosto che sostituirli con uno nuovo che dovrebbe essere regolato da zero.

— Volha Homza, analista aziendale, *instinctools

5. Migra i tuoi dati

Oracle afferma che la migrazione dei dati può richiedere dal 10 al 25% del costo dell'intero progetto, rendendola la fase più critica nell'implementazione di ERP.

La migrazione di tutti i dati storici non è un'opzione. Ai tempi dei big data, le organizzazioni stanno annegando in un mare di dati non organizzati, non strutturati e incompleti. Pertanto, prendersi cura della qualità dei dati dovrebbe essere la priorità principale in questa fase. Determina i dati significativi e verifica la presenza di duplicati ed errori prima di iniziare la migrazione.

Durante uno dei nostri progetti, la migrazione dei dati è stata così estesa che abbiamo dovuto allocare un team dedicato per occuparsene. Dopo che i dati sono stati aggiornati, li abbiamo mappati, abbinando le entità dei vecchi sistemi alle entità corrispondenti nel nuovo ERP.

Ad esempio, nel vecchio sistema, l'entità si chiama "cliente" e ha un valore specifico nel codice. Ma nel nuovo sistema si chiama “contatto” e ha un valore diverso nel codice. Pertanto, il nostro scopo è descrivere accuratamente come abbinarli. È sempre la parte manuale dell'attività, ma la migrazione dei dati stessa può essere automatizzata.

— Volha Homza, analista aziendale, *instinctools

Dopo aver pulito e mappato i dati, è necessario testare il sistema prima del rilascio. Ad esempio, dovresti verificare se le sue prestazioni cambieranno quando si ha a che fare con il volume reale di dati.

La quantità di dati reali nella produzione potrebbe essere molto più grande dei dati di test sul banco di prova. Pertanto, i dati di output (ad esempio i report) o le semplici query del database possono essere eseguiti più lentamente in un ambiente reale rispetto al server di prova. Teniamo conto di questo aspetto durante il controllo del carico sul sistema.

— Volha Homza, analista aziendale, *instinctools

6. Eseguire i test

Il test delle prestazioni è un passaggio obbligatorio nell'implementazione di qualsiasi software. A meno che tu non voglia scoprire gravi difetti dopo il rilascio e pagare sei o sette volte di più per gestirli.

Prima si scoprono problemi in SDLC, minore è il costo per risolverli. Pertanto, ecco i primi 3 test delle prestazioni che dovresti eseguire per garantire la creazione di un solido sistema ERP.

• Test di regressione. Quando si lavora a livello di codice e si apportano modifiche ad esso, è fondamentale verificare che non abbiano influito negativamente sulle funzionalità esistenti.
• Test di sanità mentale. Questa tipologia mira a verificare la razionalità del sistema. Non ha senso passare ad altri test se, tecnicamente parlando, il sistema afferma che 2+2=5.
• Test del fumo. Viene condotto per verificare se il software è stabile e aiuta a rilevare i principali difetti di gravità e ostacoli.

Tutti i tipi di test possono essere automatizzati per semplificare e velocizzare il compito.

7. Forma i tuoi utenti finali

Secondo un sondaggio di McKinsey, il 70% dei progetti di implementazione del software fallisce a causa della resistenza dei dipendenti ad accettare nuovi sistemi. Una situazione così scoraggiante potrebbe essere evitata fornendo al personale una formazione adeguata. Questo è il motivo per cui la formazione per diversi gruppi di utenti non può essere ignorata nella roadmap di implementazione ERP. Può essere tenuto in due formati, e suggeriamo entrambi per ridurre al minimo la resistenza dei dipendenti al cambiamento.

• Fornire agli utenti finali guide per l'utente. Il tuo partner di implementazione ERP prepara manuali utente dettagliati per dipendenti di diversi reparti. Gli analisti aziendali spiegano passo dopo passo cosa, come, dove e quando fare. Con questo approccio, gli utenti finali si sentiranno a proprio agio a lavorare nel nuovo sistema sin dal primo giorno della sua implementazione.
• Conduzione di corsi di formazione di persona o e-learning. Abbracciare la nuova tecnologia è sempre stressante per i dipendenti che si attengono all'approccio "è-sempre-stato-così". In caso di forte resistenza al passaggio al nuovo sistema, il coinvolgimento dei dirigenti è la chiave per un cambio di paradigma nel pensiero del personale. Soprattutto se l'implementazione ERP è una delle fasi di trasformazione aziendale abilitate dalla tecnologia.

L'obiettivo principale della formazione è fornire una conoscenza al 100% su come utilizzare il nuovo sistema e trasformare i dipendenti da oppositori a sostenitori del software attuale.

Perché questa fase di implementazione del progetto ERP dovrebbe essere eseguita prima di andare in diretta con il nuovo sistema?

Se la formazione si svolge dopo l'implementazione, c'è un alto rischio che un'ondata di dipendenti insoddisfatti che non capiscono come lavorare nel nuovo sistema ti travolga. Formare il personale quando devi risolvere un post-rilascio urgente è un compito che non auguro a nessuno di gestire.

— Volha Homza, analista aziendale, *instinctools

8. Pianificare e avviare attività go-live

In questa fase dell'implementazione dell'ERP, l'intero team tiene d'occhio le prestazioni del sistema, la risoluzione dei bug e la messa a punto.

La data di implementazione del sistema è sempre approvata dal cliente, poiché l'implementazione dell'ERP implica un nuovo periodo per il reparto contabilità. È impossibile ricominciare tutto da zero il 1° gennaio. Per affidabilità, i nostri clienti eseguono i loro sistemi vecchi e nuovi in ​​parallelo per il primo mese o due.

— Volha Homza, analista aziendale, *instinctools

Suggeriamo inoltre di eseguire un follow-up post-live per garantire l'adozione completa del nuovo sistema da parte dell'utente finale.

9. Valuta il successo in base ai tuoi requisiti stabiliti

È tempo di tornare agli obiettivi che ti sei prefissato all'inizio del progetto e verificare se li hai raggiunti. Se volevi aumentare le vendite e il nuovo sistema ERP doveva gestire più vendite al giorno, può effettivamente farlo?

Un esempio concreto: un nostro cliente si è posto l'obiettivo di ridurre il tempo di elaborazione delle richieste da 20 minuti ad almeno 15. Pertanto, la conformità del nuovo sistema a questo KPI è stato uno dei criteri per valutare il successo del progetto. Abbiamo costruito un sistema che è riuscito a fare un report in 5 minuti, il che è stato un evidente successo. Andare oltre le aspettative: questo è ciò che ci spinge ad andare avanti.

— Volha Homza, analista aziendale, *instinctools

Seguendo una strategia di implementazione intelligente, il tuo ERP vale ogni dollaro

L'implementazione di ERP è uno degli investimenti che dovresti fare per mantenere i tuoi dati puliti e organizzati in un unico posto e semplificare la tua crescita. Tuttavia, come raggiungere questo obiettivo senza svuotare le tasche? Nel 2022, il 41,4% dei progetti di implementazione ERP ha superato i budget. I problemi principali con i superamenti del budget erano legati a problemi organizzativi, di dati e tecnici. L'ambizione richiede un'attenta pianificazione strategica. Le organizzazioni sono spesso così entusiaste dell'agilità del loro futuro ERP e dei vantaggi che ne trarranno grazie che trascurano di seguire correttamente tutti i passaggi coinvolti nell'implementazione dell'ERP. In qualità di partner di consulenza e sviluppo di software aziendale esperto, *instinctools può guidare la tua organizzazione lungo tutto il percorso dell'implementazione ERP, facendoti risparmiare un sacco di tempo e denaro e aiutandoti a evitare spiacevoli errori.

Questo articolo è stato originariamente pubblicato qui.