Tutto quello che devi sapere sui contratti Zoho

I contratti sono documenti legali che regolano quasi ogni centesimo che entra o lascia un'impresa. Se le aziende sono dotate del giusto software di gestione dei contratti per gestirli, possono trasformare i contratti da documenti statici in asset strategici. In un panorama aziendale che cambia così rapidamente con l'evoluzione della tecnologia, vengono spesso introdotte misure normative.

Inoltre, le catene di approvvigionamento globali stanno diventando sempre più complesse e i modelli di marketing e vendita stanno diventando sempre più diversi. Questo è uno stato che ha portato alla necessità di contratti digitali facilmente accessibili e modificabili. C'è una crescente richiesta di una potente piattaforma CLM che ti permetta di gestire e ottenere il massimo dai tuoi contratti.

Un potente software di gestione del ciclo di vita dei contratti ti consente di automatizzare e semplificare i processi contrattuali e di sbloccare il reale potenziale al loro interno. Con un CLM come Zoho Contracts, i team legali possono risparmiare molto tempo che può essere investito in attività di alto valore.

In questo blog, daremo uno sguardo dettagliato ai contratti Zoho e alle funzioni offerte da questo software.

Cosa sono i contratti Zoho?

Zoho Contracts è una soluzione semplice per tutte le sfide contrattuali. Aiuta a semplificare in modo efficiente il processo di gestione del ciclo di vita del contratto con una piattaforma ricca di funzionalità, ottenendo al contempo la conformità su larga scala con costi ridotti.

L'implementazione di piattaforme CLM come Zoho Contracts consente di ridurre i tempi di ciclo dei contratti, mitigare i rischi aziendali e migliorare la governance dei contratti. È una soluzione contrattuale completa che elimina la necessità di più applicazioni.

Tutti i titolari di attività commerciali possono rimanere aggiornati sui loro contratti commerciali, indipendentemente da dove vadano. Le applicazioni Zoho Contracts creano un dashboard mobile personalizzato che offre approfondimenti sulle metriche chiave del contratto. L'applicazione include anche funzionalità necessarie quando sei lontano dalla tua scrivania.

Oltre a offrire efficienza nelle operazioni legali, il software Zoho Contracts facilita risultati aziendali migliori. Affronta gli aspetti sotto menzionati delle operazioni legali.

Semplificazione del ciclo di vita del contratto

Ci sono cinque fasi incluse nel ciclo di vita del contratto di cui si occupa Zoho Contracts e sono menzionate di seguito:

• Authoring : Zoho Contracts viene fornito con un'ampia libreria di modelli di contratto predefiniti e la possibilità di creare modelli personalizzati in Zoho Contracts, il che rende la creazione di contratti un gioco da ragazzi. I modelli del tipo di contratto insieme alla libreria di clausole in Zoho Contracts offrono un approccio sistematico alla creazione del contratto. Aiuta a risparmiare molto tempo nella fase di creazione, assicurando al contempo che ci sia coerenza linguistica in tutti i contratti. L'editor di documenti viene fornito con funzionalità avanzate di assemblaggio di documenti, funzionalità di modifica collaborativa, funzionalità di campo compilabili, commenti contestuali, ecc.
• Approvazioni : tutti i contratti sono documenti legalmente vincolanti, quindi il contenuto in essi incluso deve essere chiaro, conciso e accurato. Il processo di approvazione dei contratti può migliorare la conformità e ridurre i rischi assicurandosi che le parti interessate siano a conoscenza dell'ambito di un contratto prima che venga eseguito. Zoho Contracts può essere utilizzato dagli amministratori per impostare flussi di lavoro di approvazione sia sequenziali che paralleli e associarli a tipi di contratto. I responsabili dell'approvazione possono aggiungere commenti contestuali ai documenti e anche approvarli o rifiutarli.
• Negoziazioni : contrariamente all'approccio tradizionale in cui invii contratti avanti e indietro come allegati e-mail, Zoho Contracts ti aiuta con l'accesso controllato ai contatti della controparte con collegamenti protetti da password. I contatti della controparte possono collaborare tra loro in tempo reale, suggerire modifiche rilevanti da apportare al documento, fare commenti contestuali e impostare la visibilità. Questa funzione di monitoraggio della cronologia delle negoziazioni e confronto delle modifiche è estremamente utile quando ci sono vari round di negoziazione.
• Esecuzione: Zoho Contracts è un sistema CLM preintegrato con un software di firma elettronica chiamato Zoho Sign che rende questo importante passaggio del ciclo di vita del contratto estremamente rapido e semplice. I tempi di consegna dei cicli di invio di e-mail, stampa, firma e fax possono essere eliminati o ridotti considerevolmente. Puoi firmare e proteggere le firme elettroniche legalmente vincolanti in pochi minuti. È inoltre possibile specificare un ordine di firma che riguardi tutto il gruppo di firmatari, i firmatari dell'organizzazione, i firmatari della controparte, altri rappresentanti, ecc.
• Gestione post-esecuzione: l'uso di Zoho Contracts supporta anche le fasi post-esecuzione insieme a modifiche, estensioni, risoluzioni e rinnovi. Il software viene fornito con un modello di lettera predefinito personalizzabile per ciascuna di queste fasi. I modelli convenzionali offrono solo una struttura scheletrica del documento in cui tutti i membri possono modificare contestualmente il contenuto e completarlo. D'altra parte, Zoho Contracts consente a un utente di modificare un contratto apportando modifiche al contratto poiché la lettera di modifica che viene generata acquisisce automaticamente le modifiche correnti insieme all'intera cronologia del contratto. Questa estrema riduzione di qualsiasi intervento manuale nella generazione dei documenti rende estremamente semplice e lineare la gestione del ciclo di vita dei contratti post-esecuzione.

Creazione di contratti a prova di rischio

Zoho Contracts è un eccellente software di gestione dei contratti che può aiutare ad ottenere l'accesso a modelli predefiniti per contratti di uso comune come NDA e MSA. I modelli possono fungere da guida per gli autori del contratto. Puoi modificare i dettagli quanto vuoi durante la creazione di un contratto. Puoi anche creare il tuo modello.

La creazione istantanea del contratto è abilitata anche con l'uso di Zoho Contracts, poiché puoi semplicemente aggiungere le informazioni sul contratto e sulla controparte in un modulo per generare contratti con tutti i dettagli corretti in atto. I contratti possono essere creati in base a modelli che consentono a tutti i membri di creare contratti, garantendo al contempo che ci sia coerenza linguistica in tutti i contratti.

Zoho Contract viene fornito con un editor di documenti integrato con tutte le funzionalità in un potente elaboratore di testi chiamato Zoho Writer. L'offerta cloud ti consente di creare contratti ovunque tu sia. Infine, il selettore avanzato delle clausole consente agli autori del contratto di cercare e inserire facilmente una clausola in un contratto. Tutte le clausole nei modelli predefiniti, comprese quelle aggiunte, sono disponibili nella libreria delle clausole.

I dati del contratto possono essere trasformati in informazioni aziendali

La funzionalità di Dashboard ti consente di ottenere una panoramica di alto livello della tua attività a colpo d'occhio mentre prendi rapidamente decisioni informate. Puoi vedere i KPI relativi alla salute e alla crescita della tua attività a portata di mano.

Oltre alla funzione Dashboard, la funzione Report aiuta anche a ottenere informazioni utili su tutti gli aspetti del sistema di gestione dei contratti. Puoi controllare cose come pietre miliari, clausole, obblighi, controparti, prestazioni e altri attributi generali del contratto.

Migliorare la governance

Zoho Contracts è un software avanzato di gestione dei contratti che consente agli amministratori di prendere decisioni informate arrivando a informazioni aziendali fruibili raccolte da un'ampia gamma di dati contrattuali. Viene fornito con più di 30 report standard su diversi aspetti della gestione dei contratti. E la dashboard personalizzata offre una panoramica di alto livello dei contratti commerciali a colpo d'occhio.

Inoltre, Zoho Contracts consente anche il monitoraggio delle attività su tre diversi livelli, inclusi il livello del contratto, il livello dell'utente e il livello della fase (approvazione, negoziazione, firma). Tutti i tipi di attività eseguite dagli utenti a questi livelli vengono tracciati cronologicamente. Il monitoraggio a livello di fase presenta al titolare del contratto informazioni sul fatto che le persone coinvolte in questa fase abbiano ricevuto l'e-mail di notifica, visualizzato il documento ed eseguito l'azione prevista insieme ai timestamp.

Gli amministratori possono strutturare l'intero processo del ciclo di vita del contratto configurando la libreria di clausole, i modelli di lettera di contratto, i modelli di tipo di contratto e i flussi di lavoro di approvazione per i tipi di contratto. I registri delle attività, degli accessi e degli audit offrono una migliore visibilità sulle attività a livello di organizzazione.

Riduzione dei rischi aziendali

L'aggiunta di clausole adeguate come limitazioni di responsabilità e indennizzo può eliminare tutti i rischi a livello di contratto individuale e solo un processo di gestione contrattuale olistico progettato pensando alla mitigazione del rischio può rendere un'azienda davvero pronta al rischio. L'uso di Zoho Contracts viene fornito con una capacità del flusso di lavoro di revisione e approvazione tra pari che offre una migliore trasparenza sugli elementi del contratto a quasi tutte le parti interessate coinvolte. È possibile impostare una libreria di clausole con lingue legalmente approvate e modelli di tipo di contratto che fungono da guida per gli autori di contratti. Le impostazioni di governance offrono un migliore controllo agli amministratori per il processo contrattuale, migliorando al contempo la conformità.

Un fattore di rischio critico per un'azienda è il mancato rispetto degli obblighi contrattuali. L'eventuale mancato rispetto degli obblighi può comportare conseguenze normative e finanziarie negative e anche lasciare l'organizzazione con rapporti commerciali danneggiati. Un sistema CLM come Zoho Contracts garantisce che tutti gli obblighi relativi a un contratto possano essere monitorati e gestiti dalla sezione degli obblighi contrattuali. Il titolare del contratto può assegnare obblighi ai rispettivi titolari di attività commerciali e impostare promemoria per loro. Gli amministratori possono anche tenersi aggiornati su questi obblighi con l'aiuto di rapporti basati sugli obblighi.

Promuovere integrazioni interfunzionali

I contratti sono considerati documenti dinamici che toccano tutte le parti di un'azienda. L'importanza sempre crescente del ruolo dei contratti richiede visibilità e collaborazione interfunzionali su di essi. L'integrazione di Zoho CRM consente ai professionisti delle vendite di avviare contratti da sezioni correlate di un record di trattativa in CRM e di tenere traccia dello stato del contratto da CRM.

La maggior parte dei professionisti dello sviluppo aziendale segnala che eventuali inefficienze nel processo di aggiudicazione portano a un rallentamento del riconoscimento dei ricavi. La causa principale di ciò sono i team di vendita e legali che lavorano in silos anziché insieme. Gli accordi vinti e conclusi sono spesso contrassegnati come completati dopo la firma dell'accordo di vendita, il che significa che qualsiasi inefficienza nel processo di gestione del ciclo di vita del contratto di un'organizzazione influisce sulla crescita dei ricavi.

Qualsiasi mancanza di trasparenza o difficoltà nella comunicazione tra i team di vendita e legale si traduce in lunghi tempi di ciclo del contratto e talvolta può anche comportare la perdita di accordi. Con l' integrazione di Zoho CRM , puoi stabilire una sorta di trasparenza tra i processi di vendita e contrattuali migliorando notevolmente i tempi di ciclo.

L'integrazione può rendere gli aspetti funzionali critici di Zoho Contract rilevanti per i venditori all'interno di Zoho CRM. La gestione del ciclo di vendita offerta da Zoho CRM e la gestione del ciclo di vita del contratto offerta da Zoho Contracts funzionano insieme come il miglior processo di contrattazione per il team di vendita.

Controllo e conformità molto migliori

Zoho Contracts è un software di gestione del ciclo di vita del contratto altamente funzionale che tiene tutte le parti interessate consapevoli dei potenziali rischi e opportunità in un contratto prima che diventi attivo aggiungendoli come approvatori. Puoi progettare i tuoi flussi di lavoro di approvazione sia sequenziali che paralleli. Gli approvatori possono anche collaborare attraverso la sezione commenti.

Esiste un repository centrale in cui è possibile archiviare tutti i contratti. Ci sono anche opzioni di ricerca e filtro che consentono visibilità e accessibilità molto migliori. Puoi rimanere aggiornato su tutte le attività degli utenti nella piattaforma CRM di Zoho Contracts. È facile visualizzare la cronologia di tutti i progressi, le modifiche e i suggerimenti apportati in un unico posto.

Con il controllo della versione, tutte le versioni di un contratto possono essere visualizzate in ordine cronologico. È anche possibile confrontare le versioni e ripristinare contemporaneamente le versioni precedenti. C'è un'altra funzionalità di Vista calendario che offre una visualizzazione del calendario con vista mensile di tutti i programmi e promemoria dei contratti.

Non puoi mai perdere nessun obbligo o opportunità di rinnovo con l'aiuto di avvisi di promemoria. Infine, con Ruoli utente e autorizzazioni, puoi assegnare ruoli agli utenti nell'organizzazione. Sono disponibili autorizzazioni di accesso diverse per ciascun ruolo che consentono un migliore controllo sul software di gestione del ciclo di vita del contratto .

Conclusione

Zoho Contracts può conferire alle organizzazioni e agli individui un controllo migliore sui contratti grazie ai suoi straordinari flussi di lavoro automatizzati. Ha un ampio portafoglio di prodotti e integrazioni senza interruzioni che rendono il flusso di lavoro molto facile da gestire.

Puoi configurare rapidamente i contratti Zoho con solo un piccolo supporto da parte di un consulente Zoho certificato ed esperto. Il professionista sarà in grado di presentarti tutte le funzionalità importando anche i tuoi contratti chiave. Mettiti in contatto con Encaptechno per rimanere aggiornato sui contratti durante tutto il loro ciclo di vita.