Sistema di automazione dell'agenzia: come questo proprietario dell'agenzia utilizza la tecnologia per gestire 500 clienti con 5 dipendenti
Pubblicato: 2018-12-06Zack Spear è il comproprietario di ICS Creative Agency, un'agenzia di marketing canadese che ha imparato l'arte dell'automazione e dell'efficienza.
La maggior parte delle agenzie può solo sognare il proprio rapporto cliente/dipendente di 1:100 . Tuttavia, ICS riesce a fornire risultati ai propri clienti con l'aiuto di cinque dipendenti e una manciata dei loro freelance preferiti. In qualsiasi momento, non hanno più di dodici persone, inclusi i proprietari, che lavorano nell'attività dei clienti.
Il loro modello di business è un mix di servizi una tantum e lavoro ricorrente che genera entrate coerenti. Molti dei loro clienti si rivolgono a loro per un nuovo sito Web, quindi acquistano un piano di hosting quando è completo. Sebbene i siti Web siano la loro specialità, ICS Creative Agency fa molto di più che creare siti Web: lavora anche con i clienti sull'ottimizzazione dei motori di ricerca, sull'automazione del marketing, sulla gestione dei social media e sul marketing inbound.
Come fanno a coprire così tante nicchie con un team così piccolo? La chiave, secondo Zack, è l'automazione e il talento.
In questo articolo, esamineremo l'approccio di ICS alle assunzioni, insieme agli strumenti specifici consigliati da Zack per le agenzie che desiderano fare di più con la stessa quantità di tempo.
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Assunzione di dipendenti dell'agenzia: quattro suggerimenti da ICS Creative Agency
Prima di immergerci nella tecnologia che fa funzionare ICS Creative Agency, esploriamo prima cosa fanno per attrarre e mantenere i loro dipendenti di talento.
Zack ha quattro consigli principali per quanto riguarda l'assunzione.
1. Assumi persone multi-talento
Quando hai una piccola squadra, ogni membro "deve essere in grado di indossare cappelli diversi", ha spiegato Zack. Mentre in passato ICS Creative Agency ha assunto persone che erano brave in un solo segmento della loro attività, hanno scoperto che non era una buona strategia per la loro azienda. " A meno che non siano davvero bravi in quell'unica cosa, semplicemente non funziona ", Lui ha spiegato.
Fedele alla forma, il loro gestore delle comunicazioni si occupa anche della gestione dei social media e della creazione di contenuti. Il loro responsabile dello sviluppo aziendale si concentra sulle vendite e ha una forte conoscenza del marketing. Il loro direttore creativo è un grafico pluripremiato, ma è anche un esperto videografo, editore e fotografo.
È una politica che riflette il modo in cui lavorano i proprietari stessi. Zack ha iniziato lo sviluppo prima di specializzarsi nel marketing digitale e può ancora partecipare alla progettazione grafica quando necessario. Il suo partner, Mike Capson, è uno sviluppatore che ha anche esperienza in design, video e fotografia.
Se non avessero assunto dipendenti multi-talento e non fossero stati multi-talento avrebbero avuto bisogno di un team molto più grande per coprire la stessa quantità di lavoro.
2. Assumi un venditore
Ad essere onesti, l'assunzione di un venditore non era nemmeno sul radar per Zack e Mike fino a quando non furono avvicinati da un individuo nel 2010 che si offrì di lavorare solo su commissione. Una volta ascoltato il suo discorso, si sono resi conto che poteva solo aiutare la loro agenzia.
Se il loro venditore non avesse successo, non avrebbe alcun impatto sui loro numeri. Se avesse avuto successo, la loro unica sfida sarebbe stata tenere il passo con il ritmo dei loro ordini di lavoro. Nella mente di Zack, questa era una sfida che valeva la pena affrontare.
Quando le loro vendite sono aumentate rapidamente, hanno attirato liberi professionisti per assisterli con il carico di lavoro, portando infine anche a più assunzioni interne.
3. Dai priorità ai referral
Alcuni dei migliori dipendenti di Zack erano i referral di persone che conosceva e di cui si fidava. Altri erano liberi professionisti con cui avevano lavorato prima che erano pronti a passare al lavoro salariato.
Questo non vuol dire che dovresti sempre assumere solo persone che sono state indirizzate a te, ma vale la pena chiedere ai tuoi colleghi se possono indirizzare i talenti alla tua agenzia.
4. Prestare attenzione ai tempi di risposta lenti (e altre bandiere rosse)
Con il senno di poi, Zack si è reso conto che ci sono alcuni semplici segnali a cui prestare attenzione quando stai intervistando un potenziale assunto. Quanto velocemente rispondono alle tue email? Com'è la loro grammatica e l'ortografia nelle loro risposte e-mail? Se invii loro un invito al calendario di Google, lo accettano?
Se un candidato impiega più di qualche giorno per rispondere, Zack lo considera una bandiera rossa. E se non riescono a capire come programmare un incontro con te, non è promettente, dato che la maggior parte delle assunzioni di agenzie deve essere tecnologicamente competente.
Man mano che assumi più membri del team, potresti trovare altri piccoli tic comportamentali che fungono da indizi quando qualcuno non sarà adatto alla tua agenzia.
Gli strumenti che mantengono ICS Creative Agency in esecuzione nei tempi previsti
I talentuosi membri del team multitasking che mantengono attiva ICS Creative Agency sono la chiave del successo dell'agenzia. Sfortunatamente hanno le stesse limitazioni di tutti gli altri: ci sono solo così tante ore in un giorno.
ICS Creative Agency ha così tanto successo grazie al modo in cui hanno utilizzato la tecnologia per aumentare drasticamente ciò che possono realizzare in un dato giorno. Ecco uno sguardo alla loro tecnologia preferita e a come la usano per gestire così tanti clienti in modo efficiente.
ClickUp: Organizzazione
Chiunque gestisca le operazioni per un'agenzia sa quanto può essere difficile:
- Fai in modo che tutti utilizzino lo stesso software di gestione dei progetti
- Trova un software che funzioni davvero per i flussi di lavoro delle agenzie.
"Ho usato onestamente ogni strumento di gestione dei progetti mai realizzato", ha detto Zack. Quella ricerca lo ha portato a uno strumento relativamente nuovo chiamato ClickUp. Lo strumento offre quattro diversi stili di dashboard, insieme a oltre 130 funzionalità che soddisfano diversi casi d'uso, utili quando si desidera che persone con ruoli molto diversi collaborino.
“Mi piacciono i modelli predefiniti. Supponiamo di avere un nuovo sito Web: tutto ciò che faccio è andare su ClickUp, creare uno spazio chiamato (nome cliente) e selezionare il tipo di progetto, in questo caso lo sviluppo di un nuovo sito Web. Quindi costruisce l'intera struttura con chi sta facendo cosa, quali sono le date di scadenza e quanto tempo dovrebbe richiedere", ha affermato.
Zack adora la rapidità con cui il prodotto sta migliorando. “Hanno circa 50 sviluppatori, quindi rilasciano nuovi prodotti e funzionalità quasi ogni settimana. Le integrazioni sono fantastiche", ha detto. La sua integrazione preferita è con Slack. "Possiamo creare attività direttamente in Slack e vederle in ClickUp", ha aggiunto.
ClickUp è gratuito fino a 100 MB di spazio di archiviazione. Successivamente, addebitano $ 5/mese/utente per spazio di archiviazione illimitato, integrazioni illimitate e report avanzati.
ReportGarden: Reporting sulla campagna
L'incontro con i clienti per esaminare i dati della campagna richiede tempo. E mentre è felice di rispondere alle domande e programmare le riunioni secondo necessità, Zack non è un fan delle riunioni mensili solo per andare oltre i numeri.
Quindi, usa ReportGarden per impostare dashboard personalizzati per i clienti rilevanti. Quando vogliono vedere come stanno andando le loro campagne, accedono al loro portale e visualizzano la dashboard che Zack ha impostato per loro. Se vogliono parlare con qualcuno dell'agenzia dopo aver visualizzato i dati, possono fare clic su un collegamento e pianificare uno spazio nel suo calendario.
Mentre alcuni clienti preferiscono i report, la maggior parte dei suoi clienti ha apprezzato di più la funzionalità del dashboard. “I clienti più coinvolti apprezzano i dashboard personalizzati e la possibilità di vedere i dati in tempo reale. A loro piace che possano entrare e pensare: 'Oh, ok. Questo è il numero di visite che ho oggi rispetto a un rapporto che mi mostra i numeri per il mese'", ha affermato.
Gli piace anche quanto sia facile da usare e interpretare ReportGarden. "Ho esaminato altri strumenti di reporting e risultano super complessi, mentre questo va alla persona media che non è un marketer", ha detto. ReportGarden gli semplifica la personalizzazione dei report e consente ai suoi clienti di capire come stanno andando i loro sforzi di marketing.
Il prezzo di ReportGarden parte da $ 149/mese.
HubSpot: automazione del flusso di lavoro
Chiedi a qualsiasi marketer e ti diranno che HubSpot è noto per l'automazione del marketing. Ma Zack e il suo team usano HubSpot per l'automazione del flusso di lavoro.
Inizialmente, hanno iniziato a utilizzare HubSpot per il CRM. “Ci siamo ritrovati a parlare ai clienti di HubSpot CRM e questo li ha portati a chiederci come funziona. Ci siamo resi conto che se avessimo intenzione di dedicarci del tempo, ovviamente avremmo dovuto far pagare per questo ", ha detto.
Quindi, si è costretto a sedersi e ottenere una serie di certificazioni HubSpot, sapendo che la conoscenza sarebbe stata estremamente utile per i suoi clienti. Nel frattempo, ha capito che potevano usarlo per il loro processo interno.
“Abbiamo ogni tipo di servizio che offriamo in una cartella. Abbiamo scritto, con token personalizzati, tutte le e-mail che avremmo inviato durante quel progetto ", ha affermato. Possono inviare automaticamente cose come l'e-mail di inizio, un'e-mail che spiega con quali membri del team lavoreranno, un'e-mail che documenta su cosa lavoreranno in una determinata settimana, un'e-mail che li informa che il design della loro home page è pronto per la revisione e così via.
Le e-mail per l'intero flusso di lavoro scendono lungo la canalizzazione che hanno creato. “All'inizio abbiamo dedicato molto tempo a creare quelle e-mail perché sostanzialmente sono tutte lo stesso scheletro. Se stai facendo lo stesso progetto o lo stesso tipo di lavoro, puoi semplicemente riutilizzarlo e poi personalizzarlo", ha detto.
HubSpot opera su un modello freemium e può arrivare fino a $ 3200 al mese.
Slancio: comunicazione
Ci sono tanti motivi per cui a Zack e al suo team piace usare Slack. “È comodo, è sul tuo telefono, sul tuo desktop. C'è una storia di tutto. Mantiene tutti i file in un'area. Mantiene ogni cliente in un'area", ha detto della piattaforma di messaggistica istantanea.
Attualmente utilizzano l'applicazione sia per la comunicazione interna che per la comunicazione con il client. Il team dispone internamente di un canale specifico per il cliente, ma mantiene anche un "canale di supporto" per ciascun cliente. “Rende solo la conversazione molto più facile. Non c'è più, 'Ehi, ho mandato un'e-mail a Eric e non ho avuto sue notizie, conosci la risposta?' Sono tutti sulla stessa pagina. Penso che sia una buona idea smettere di usare la posta elettronica così tanto. Mantiene tutto molto trasparente", ha detto.
E anche se condivide lo spazio dell'ufficio con i suoi dipendenti, parlano più di Slack che di persona. "È un concept office aperto, ma stiamo ancora parlando di Slack tutto il giorno", ha riso.
Slack è gratuito per la maggior parte degli utenti; le funzionalità premium partono da $ 6,67/utente attivo/mese.
PandaDoc: proposte
Zack utilizza PandaDoc, uno strumento di proposta, per creare documenti legali durante il processo di vendita. Lo usa anche per creare questionari che il cliente deve compilare. “Uno dei primi flussi di lavoro che abilitiamo è quello in cui il cliente riceve un questionario in un'e-mail. Riguarda come vuoi che sia il sito, chi sono i tuoi principali concorrenti, cosa fai e cosa non ti piace dei loro siti, se hai uno slogan aziendale... solo ottenere quante più informazioni possibili", ha spiegato Zack.
È l'alternativa a lui ottenere tutte le informazioni in una riunione, che consuma il suo tempo (e significa che il suo direttore creativo ottiene un resoconto di seconda mano di tali informazioni). È invece responsabilità del cliente compilare il questionario.
“ Se c'è qualche esitazione da parte del cliente, allora probabilmente non si adattano bene. Se non hanno intenzione di spendere cinque minuti per fare un questionario, è una bandiera rossa, perché ci saranno più informazioni di cui avremo bisogno da loro durante il progetto", ha aggiunto Zack.
Ora che hanno creato alcuni modelli, lo strumento è principalmente drag-and-drop per far muovere i contratti. E ogni volta che apprendono qualcosa dall'interazione di un cliente, tornano a PandaDoc e modificano il modello.
Il piano del team per PandaDoc è di $ 49/mese/utente.
App Marvel: prototipi e mock-up
“Utilizziamo l'app Marvel nel nostro processo di progettazione. Invece di inviare a qualcuno un lungo .png di una home page, lo usiamo per darti un'idea di come apparirà effettivamente su un desktop e un dispositivo mobile", ha detto Zack.
Prima di iniziare a utilizzare l'app Marvel, hanno trascorso molto tempo a spiegare ai clienti che le loro pagine Web non sarebbero state esattamente come un file PNG molto lungo.
“Dà anche un modo per il cliente di avere un feedback diretto sul design. Possono fare clic su quello che è e dire: "Non ci piace" o "Cambia questo con quello". Non si può tirare a indovinare", ha detto.
Combina questa capacità di ottenere feedback con il fatto che tutte le comunicazioni sui progetti sono archiviate in un unico posto, l'app Marvel, e hai uno strumento prototipo che consente di risparmiare ore di comunicazione avanti e indietro con i clienti.
I piani del team per l'app Marvel partono da $ 42 al mese.
QuickBooks: contabilità
Sono finiti i giorni dei fogli di calcolo per sgranocchiare i numeri aziendali. Qualsiasi proprietario di agenzia che cerca di recuperare molto tempo e sanità mentale senza pagare un contabile a tempo pieno ha bisogno di una soluzione software.
Poiché QuickBooks funziona nel cloud, consente a ICS Creative Agency di connettersi con uno dei suoi processori di pagamento, PLOOTO. PLOOTO consente il trasferimento elettronico di fondi e pagamenti ricorrenti; si legherà a una fattura in Quickbooks Online e la contrassegnerà come pagata una volta completato il pagamento.
Zack utilizza Quickbooks per gestire la contabilità dell'agenzia e per inviare automaticamente le fatture ai clienti. Significa che è raramente coinvolto nel follow-up se un cliente è in ritardo con un pagamento.
Il prezzo di Quickbooks varia considerevolmente a seconda della versione scelta e se si acquista mentre è in saldo.
Conclusione
La tecnologia ha trasformato il modo in cui ICS Creative Agency fa affari. Gran parte del loro processo è automatizzato, il che consente loro di allocare il lavoro umano alle attività che contano.
"Ti dà sicuramente più informazioni su cosa sta succedendo", ha detto Zack sugli strumenti che usano. “Tutto è trasparente. Puoi vedere chi sta facendo cosa; non c'è bisogno che tu indovini cosa si sta facendo. E questo mi permette di concentrarmi maggiormente sulla crescita del business che su tutte le cose pratiche".
Nel frattempo, mantenere bassi i costi di assunzione significa che hanno più entrate. Attualmente, reinvestono quei profitti nel business.
“ Tutto ciò che abbiamo guadagnato è tornato all'azienda e ai dipendenti. Facciamo aumenti salariali regolari, beneficiamo regolarmente e facciamo molte attività di team building per renderla una buona cultura. E poi, ovviamente, stiamo investendo in questi prodotti software, che non sono economici. Ma rende tutto migliore lungo la strada”.
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