Come questo proprietario di agenzia ha creato processi per rimuoversi dalla sua agenzia da 1 milione di dollari
Pubblicato: 2018-12-12Ryan Stewart è il fondatore di WEBRIS, un'agenzia di marketing digitale con sede a Miami, Florida, acquisita nel 2018 da I'm From The Future (IFTF). Ryan è noto nel mondo del marketing per aver costruito e insegnato incessantemente i processi che ha utilizzato per scalare WEBRIS a 1,1 milioni di dollari AR in appena un anno e mezzo. Questi sistemi sono ciò che gli ha permesso di fare un passo indietro come proprietario e di rivalutare il suo ruolo consentendo ai suoi dipendenti di assumere il lavoro che era solito svolgere da solo.
Gli ha dato la libertà di scegliere l'acquisizione quando il suo amico, Nick Eubanks, ha voluto acquistare WEBRIS. E ora è in grado di dedicarsi al lavoro che gli piace davvero: aumentare le vendite, commercializzare il marchio e fare consulenza per altre agenzie. Quando ci siamo seduti per discutere di ciò che ha reso il suo processo per i processi così eccezionale, Ryan ha condiviso:
- I due grandi errori che i proprietari di agenzie fanno con i processi di agenzia
- Come iniziare a costruire i processi della tua agenzia
- Quando ha senso chiamare un consulente.
Queste sono le basi dei consigli (più approfonditi) che fornisce ai proprietari delle agenzie durante le consultazioni. Immergiamoci in ciascuno.
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Due errori comuni che i proprietari commettono con i processi dell'agenzia
1. Provare a copiare gli altri (invece di giocare sui tuoi punti di forza)
"Molte volte, le persone vogliono emulare il successo di altre persone quando non dovrebbero farlo", ha detto Ryan. Molti dei proprietari di agenzie che ha consigliato inseguono le storie di successo di tutti gli altri piuttosto che costruirne di proprie (un'ironia non persa per lo scrittore di un articolo che ti incoraggia a imitare la storia di successo di qualcuno).
Ecco il punto: ciò che ha reso Ryan e la sua agenzia di successo potrebbe non essere ciò che rende te e la tua agenzia di successo . Come mai? Perché ognuno ha punti di forza diversi. Ryan sapeva di essere una persona forte nel processo: poteva addestrare nuove persone a ripetere le tecniche che usava per ottenere risultati. Non era divertente, ma era bravo.
D'altra parte, è terribile nel networking e nelle vendite aggressive. “Ho amici che sono incredibili venditori che hanno costruito un'agenzia attorno a questa capacità. Hanno costruito un'organizzazione attorno alla generazione di lead attraverso chiamate a freddo e sensibilizzazione e si sono concentrati sulla chiusura di tali lead a qualsiasi prezzo possibile. Lo schiacciano (+$ 15 milioni all'anno). Sanno di avere un tasso di abbandono molto alto, ma la loro attività di vendita è così forte che finché vendono ai clienti, crescono. Sono in grado di mitigare l'abbandono chiudendo continuamente nuovi accordi".
Le tattiche che i suoi conoscenti usano per gestire organizzazioni di vendita aggressive non sono le stesse tattiche che Ryan userebbe (o potrebbe) usare per gestire WEBRIS. E se avesse cercato di utilizzare suggerimenti che funzionassero per quelle aziende, non avrebbero lavorato per la sua agenzia.
Invece, i fondatori devono concentrarsi su ciò che rende forte la loro agenzia, quindi raddoppiare le tattiche che la renderanno più forte. “Mi piace il marketing. Mi piace l'atto di creare contenuti.
Mi piace creare canalizzazioni di lead inbound e branding. È un mio punto di forza”, ha condiviso Ryan. “Ma non posso alzare il telefono e chiamare a freddo le persone. Sono terribile nell'assumere persone perché non sono un buon giudice del talento o di come si inseriranno nell'organizzazione. Guardo tutti e penso che abbiano del potenziale".
Se stai cercando di creare processi e scalare, devi avere una solida conoscenza dei tuoi punti di forza e di debolezza , insieme a una valutazione realistica di ciò che il tuo team può e non può implementare nel suo stato attuale.
Detto questo, alcuni fondatori eseguiranno quell'esercizio e penseranno che dal momento che non sono persone di "processo", non hanno bisogno di processi. Questo ci porta all'errore n. 2.
2. Pensare di non aver bisogno dei processi dell'agenzia
Molti dei proprietari di agenzie che Ryan consiglia pensano di non aver bisogno di processi. Parlano molto di come i loro servizi siano "su misura" per i clienti. Ma secondo Ryan, tutti hanno bisogno di processi, comprese le agenzie che offrono servizi personalizzati.
"Se vuoi ridimensionare qualsiasi cosa, deve essere qualcosa che puoi fare in modo ripetitivo", ha detto Ryan. Soprattutto nel marketing, dove i risultati non sono mai realmente garantiti, è importante costruire una serie di processi. Impari da ciò che funziona, poi continua a farlo.
Un altro problema sono i margini di profitto. "Soprattutto con un'attività di servizi, hai raggiunto un limite con i tuoi margini fin dall'inizio", ha detto Ryan. Se vuoi che i margini migliorino, hai bisogno di modi per consentire alle persone di completare il proprio lavoro più rapidamente e di modi per trasferire il lavoro a manodopera a basso salario. E questo non accadrà mai senza processi che possono seguire.
"Il modo migliore per farlo è disporre di un sistema in atto per formare persone di livello base nel tuo sistema e farle crescere nel tuo quadro", ha aggiunto.
Processi consolidati consentono di addestrarli e scalare.
Come avviare i processi di agenzia edile
Costruire un processo, per la maggior parte delle persone, non è divertente. Richiede la registrazione di ogni dettaglio su qualcosa che fai regolarmente, la comunicazione di tali dettagli in un modo che i tuoi dipendenti possano capire e la risoluzione dei problemi a tempo indeterminato. Ma il risultato - sistemi che i tuoi dipendenti possono seguire per ottenere risultati ripetibili e affidabili - significa che puoi dedicare il tuo tempo a qualunque cosa tu voglia perseguire.
Quelli che seguono sono tre passaggi che puoi intraprendere per farlo accadere.
1. Conosci la tua tabella di marcia
È difficile sapere quali processi dovresti creare per primi se non sai dove sta andando la tua azienda. Stabilire una tabella di marcia ti aiuta a scegliere quali azioni intraprendere per garantire che la tua azienda raggiunga i tuoi obiettivi.
Ogni agenzia raggiunge un picco e poi si stabilizza a vari livelli di fare affari. Per Ryan, il suo primo plateau è stato quando WEBRIS ha raggiunto $ 50.000 di entrate al mese. Superare quel punto e crescere di più significava che qualcosa doveva cambiare.
“A volte è il processo, forse è una questione di pipeline, a volte è una questione di persone. Può essere una serie di cose diverse", ha detto Ryan. Una volta capito cosa ti impedisce di passare a $ 3 milioni, $ 5 milioni, $ 10 milioni e oltre, puoi iniziare a stabilire le priorità.
2. Costruisci ciò che conosci e diventa parte del processo
"Devi conoscere molto bene il tuo prodotto o servizio perché non puoi costruire un processo attorno a qualcosa che non capisci", ha detto.
Quando sei pronto per creare processi, devi scegliere qualcosa che la tua azienda fa già bene . Scegliere qualcosa di non testato è una ricetta per la frustrazione e il tempo perso.
Inoltre, Ryan crede che tu, in quanto fondatore o proprietario dell'azienda, dovresti essere l'unico a costruire i processi, almeno all'inizio. Se stai già gestendo un'attività da 10 milioni di dollari, allora probabilmente c'è qualcuno più "dentro di esso" che potrebbe prendere il comando. Idealmente, creerai processi per le attività che stai ancora svolgendo. Ma se hai affidato quel compito a qualcun altro, dovresti lavorare a stretto contatto con loro per creare documentazione e materiale didattico per quel processo.
Ad esempio, il primo processo sviluppato da Ryan è stato per la creazione di link. A quel tempo, non molte grandi agenzie offrivano link building; invece, si trattava di "massicce ricerche per indicizzazione e analisi di dati", ha affermato. Il link building era più difficile da scalare, quindi la maggior parte delle persone non lo offriva su larga scala.
Ma Ryan sapeva come creare link building SEO white-hat. Quindi ha costruito un processo attorno a un'esigenza che ha identificato nel mercato.
“Ho costruito quei processi per portare all'estero quel lavoro, perché sapevo quanto le persone erano disposte a pagare per un collegamento e sapevo quanto mi sarebbe costato fornirlo con la qualità necessaria. Quindi ho creato processi molto dettagliati per le persone all'estero per fare attività di sensibilizzazione manuale. Trovare collegamenti, contattarli, negoziare, tracciare, posizionarli... tutto questo. E alla fine, ho preso quel processo e l'ho trasformato in un corso di formazione video, che ha funzionato molto, molto bene per me", ha detto.
Se non sei sicuro di cosa iniziare a costruire per primo, segui questa gerarchia:
- Qualcosa che fai bene e che ha più opportunità nel tuo mercato
- Qualcosa che fai bene che la tua agenzia fornisce attualmente come servizio
- Gestione di progetto
Perché la gestione del progetto come terza opzione? Aiuterà il tuo team a svolgere le attività in modo più affidabile. Ryan ha scoperto che, all'inizio, ha trascorso la maggior parte del suo tempo a fungere da project manager per una manciata di dipendenti. Documentando ciò che ha fatto per mantenere i progetti in movimento nei tempi previsti, è stato in grado di assumere un vero project manager e liberare il suo piatto per lavori più rilevanti.
Se non sei pronto per documentare i processi che utilizzi mentre servi i clienti, allora la gestione dei progetti è il prossimo punto di partenza migliore.
3. Utilizzare una lavagna e avviare il test
Una volta che conosci la tua tabella di marcia e il primo processo che desideri documentare, è il momento di sederti e iniziare a documentare.
Ryan preferisce iniziare con una lavagna. Facendo riferimento al suo processo di creazione di link, ha iniziato chiedendosi: "Cosa devo fare per passare dal nulla a un link protetto?" Quindi ha disegnato tutti i passaggi e le persone che deve attraversare per trasformare quel collegamento in realtà.
Potresti perdere un paio di passaggi al primo passaggio, ma è più importante abbassare qualcosa , quindi ripassare in seguito. Una volta che le note della lavagna sono state arricchite, Ryan le trasforma in un documento. E una volta che è stato testato su una manciata di dipendenti, lo trasforma in un video di formazione.
"Scomponilo al livello SOP", ha esortato Ryan. "Trasforma un processo in una serie di sottoprocessi."
Non è un compito che trova piacevole. "Non sono una persona orientata ai dettagli", ha riso. "Ma ho capito che, per avere successo, questo è quello che doveva essere fatto".
Rimanere bloccati? Assumi un consulente
A volte, il tuo processo semplicemente non funziona. O forse c'è un aspetto della tua agenzia con cui non hai abbastanza esperienza per costruire un processo.
Per Ryan, il momento di assumere un consulente era quando il suo team di progettazione aveva bisogno di assistenza per costruire il proprio processo. “Il nostro capo progettista è sempre stato sott'acqua, come la maggior parte dei team di progettazione. Sebbene tutti avessimo le nostre teorie, abbiamo avuto difficoltà a individuare esattamente il motivo per cui lo fosse", ha detto. Quindi, hanno portato qualcuno con una significativa esperienza di progettazione.
“I consulenti sono preziosi perché forniscono una prospettiva esterna imparziale. Ed eravamo tutti marketer e sviluppatori. Avere qualcuno con quella conoscenza intrinseca del prodotto che ci è già passato e che potrebbe aiutarci a prendere una decisione finale su ciò che dovevamo fare è stato incredibilmente prezioso", ha aggiunto.
Di conseguenza, sono stati in grado di migliorare l'efficienza per il team di progettazione e definire un processo che funzionasse per tutti.
Se c'è un processo che non conosci o di cui il tuo team sta discutendo, puoi risparmiare molto tempo e frustrazione coinvolgendo qualcuno dall'esterno per risolvere la conversazione.
Pensieri finali
Non tutti hanno le stesse motivazioni per stabilire processi di agenzia. Per Ryan, era uscire dalla routine quotidiana e lasciare che i suoi dipendenti si assumessero tutti i compiti che non voleva fare. Ciò gli ha permesso di far crescere l'attività, navigare nell'acquisizione e ridefinire la priorità dei suoi impegni di tempo.
Ora sta lavorando a un progetto per trasformare tutti i processi di successo della sua agenzia e i documenti di apprendimento in un programma di formazione per altre agenzie. Tutto il suo nuovo materiale video verrà pubblicato su theblueprint.training.
Sebbene mantenga ancora un collegamento con la sua agenzia "a livello dirigenziale", ora ha tempo per nuovi progetti, come il corso di formazione, che gli piace davvero fare.
"Vuoi ancora cambiare i titoli delle pagine e rivedere i rapporti o vuoi gestire e gestire un'azienda? Non tutti vogliono fare quest'ultimo, il che va bene. Ma questo è quello che devi chiederti", ha detto. Costruire i processi e finalizzare l'acquisizione "è stato un passo molto positivo per la mia carriera, perché sapevo che dovevo tirarmi fuori dalle erbacce se volevo avere più attività ed essere a livello dirigenziale, non di lavoro", Lui ha spiegato.
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