Calendario dell'IA. Come ottimizzare il tempo in azienda? | L'intelligenza artificiale nell'attività n. 107

Ti sei mai chiesto quanto tempo sprechi nelle attività organizzative quotidiane? Riunioni, report, pianificazione: tutto richiede tempo prezioso che potrebbe essere impiegato per far crescere la tua attività. E se un calendario AI potesse farlo per te? Continua a leggere per saperne di più.

In che modo il calendario AI può aiutare nella gestione del tempo?

Un calendario AI può migliorare significativamente la gestione del tempo della tua azienda. Come? Innanzitutto, personalizzando gli orari dei dipendenti. Analizzando i dati storici sulle abitudini e sulla produttività delle persone, un calendario AI può adattare i loro programmi per massimizzare la produttività. Può anche automatizzare la pianificazione delle attività, tenendo conto di diversi fattori importanti come scadenze, priorità e dipendenze tra le attività.

Inoltre, secondo lo studio, fino al 60% del tempo lavorativo viene impiegato in attività quali rispondere alle e-mail, partecipare a riunioni non necessarie e cercare informazioni in una raccolta caotica di file. Queste attività di routine possono essere automatizzate con successo con un calendario AI.

Quali sono quindi le maggiori sfide nell’implementazione di una soluzione del genere? Innanzitutto le abitudini attuali: devi riorganizzare la tua routine e cambiare il modo in cui svolgi le tue attività quotidiane. Anche i costi possono rappresentare una sfida. Gli strumenti basati sull’intelligenza artificiale non sono così economici. Inoltre, la privacy dei dati che devono essere condivisi con tale calendario potrebbe rappresentare un problema.

Tuttavia, la maggior parte dei produttori assicura di seguire rigorosi standard di sicurezza e che le informazioni vengono utilizzate solo per ottimizzare i programmi degli utenti.

Sincronizzazione dei calendari del team. Senso orario

Una delle maggiori sfide che le aziende devono affrontare non è tanto la gestione del tempo, ma la difficoltà di trovare una data comune per la riunione a cui deve partecipare un gruppo più ampio di persone. È qui che entra in gioco Clockwise (https://www.getclock.com/), un'app che analizza automaticamente i calendari dei membri del team e suggerisce un orario conveniente in cui tutti possono incontrarsi. Inoltre, monitora costantemente gli orari dei dipendenti e, se necessario, riprogramma eventi flessibili per fare spazio a riunioni prioritarie.

In senso orario è uno strumento di produttività che ottimizza i programmi individuali e di gruppo per liberare tempo per un lavoro approfondito senza attività disturbanti che spezzano la giornata in brevi momenti. Funziona come un assistente di pianificazione che comprende le preferenze dell'utente e cerca di consolidare gli eventi che non devono essere svolti in un momento specifico. In senso orario calcola rapidamente il momento migliore per riunioni, attività e lavoro approfondito. Lo fa per interi team e organizzazioni, quindi diventa più intelligente quanto più persone lo utilizzano.

Ciò offre a ciascun membro del team un calendario chiaro e rende molto più semplice pianificare le riunioni insieme. Secondo i dati raccolti da Clockwise, la sola possibilità di suggerire automaticamente gli appuntamenti fa risparmiare fino a 19 giorni lavorativi all'anno! Ciò mostra il potenziale dell’utilizzo dell’intelligenza artificiale per sincronizzare i calendari dei team.

Fonte: in senso orario (https://www.getclock.com/ai)

Pianificazione degli incontri con i clienti. Cronologico

Pianificare gli appuntamenti con i clienti può essere un compito arduo. A volte i clienti più impegnati sono quelli più preziosi per l'azienda, ma è molto difficile trovare una data adatta per incontrare i nostri venditori.

In tali situazioni viene in soccorso un'applicazione chiamata Kronologic (https://www.kronologic.com/), che può automatizzare completamente il processo di organizzazione degli incontri con i lead. Innanzitutto suggerisce la fascia oraria più conveniente sulla base di un'analisi dei calendari di entrambe le parti. In secondo luogo, se è necessario riprogrammare l'incontro, Kronologic conduce in modo indipendente la corrispondenza e-mail sull'argomento fino a quando non viene fissata una data reciprocamente soddisfacente.

Kronologic è una piattaforma che accelera le vendite inviando automaticamente e-mail di invito, utilizzando l'intelligenza artificiale per negoziare le modifiche all'orario delle riunioni e coordinando il tutto tra i team. Con Kronologic, le aziende possono visualizzare e gestire team in più sedi, identificare lead e inviare notifiche automatizzate ai rappresentanti di vendita attraverso un portale centralizzato.

In questo modo, i venditori possono concentrarsi sulla preparazione dell'incontro, invece di perdere tempo cercando di fissare un appuntamento. Soprattutto perché il numero di contatti da elaborare raggiunge spesso diverse centinaia al mese!

Secondo le statistiche, l'utilizzo di Kronologic può aumentare la conversione degli appuntamenti fino al 17%. Come puoi vedere, la pianificazione di appuntamenti con clienti costantemente occupati è un'altra area in cui l'intelligenza artificiale può fare miracoli.

Fonte: Kronologic (https://www.kronologic.com/)

In che modo un calendario AI può cambiare il modo in cui la tua azienda gestisce il tempo?

Un altro punto dolente dei team grandi e distribuiti è talvolta la difficoltà nel gestire le attività in modo efficiente. In una situazione del genere, Trevor (https://www.trevorai.com/) può tornare utile per ottimizzare l'utilizzo del tempo lavorativo. Rende facile e intuitivo visualizzare e dare priorità a tutte le attività che attualmente competono per la nostra attenzione. Inoltre, questo calendario AI stima automaticamente il tempo necessario per completare ciascuna attività. Ci ricorda anche le prossime scadenze.

Trevor AI è un pianificatore giornaliero intuitivo che utilizza la tecnologia di blocco temporale basata sull'intelligenza artificiale per aiutarti a pianificare le attività tra l'elenco delle cose da fare e il calendario in tempo reale. Trevor AI bilancia la precisione della pianificazione manuale con trascinamento della selezione con la comodità della pianificazione automatica. I suoi suggerimenti intelligenti mantengono il flusso di lavoro equilibrato e rendono più semplice decidere quando pianificare quali attività.

L'intelligenza artificiale di Trevor è particolarmente efficace nel bloccare il tempo, consentendo agli utenti di concentrarsi su un'attività alla volta senza distrazioni. Ciò è ottimo per la produttività ed elimina la necessità del multitasking, che gli studi hanno dimostrato ridurre significativamente l’efficienza del lavoro.

Fonte: TrevorAI (https://www.trevorai.com/)

Riepilogo

Come puoi vedere, un calendario AI può migliorare significativamente la gestione del tempo e aumentare la produttività in team grandi e distribuiti. Automatizza molte attività di routine, consentendo ai dipendenti di concentrarsi sulla crescita della propria attività e sulla gestione dei clienti.

Pertanto, vale la pena considerare l'implementazione di una soluzione di questo tipo che, nonostante il costo iniziale, si ripagherà in modo significativo nel tempo sotto forma di un aumento misurabile dell'efficienza organizzativa. La sincronizzazione del calendario, la pianificazione automatizzata degli appuntamenti o il supporto nella gestione delle attività sono solo alcune delle applicazioni di un calendario AI, che ha il potenziale per rivoluzionare l'approccio alla pianificazione dell'orario di lavoro nelle organizzazioni moderne.

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Autore: Robert Whitney

Esperto e istruttore di JavaScript che istruisce i dipartimenti IT. Il suo obiettivo principale è aumentare la produttività del team insegnando agli altri come cooperare efficacemente durante la programmazione.

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