Uno sguardo dall'interno alle donazioni aziendali

Quest'anno a Submittable abbiamo deciso di rilanciare il nostro programma di donazioni aziendali. In passato avevamo investito nella comunità, ma dopo un paio d'anni di cambiamenti, inclusa una rapida crescita, era giunto il momento di reinventare il processo.

Volevamo un programma che facesse una differenza significativa nella vita dei membri della comunità. E volevamo che i dipendenti avessero una voce forte nella direzione e nell'esecuzione.

Onestamente, quando abbiamo cercato aiuto, abbiamo trovato molte informazioni sul motivo per cui le donazioni aziendali sono importanti, ma non abbiamo trovato molto da persone che avevano effettivamente svolto il lavoro. E costruire un programma in teoria è molto diverso da costruirne uno nella realtà.

Quindi, ora che abbiamo completato l'intero processo di concessione delle sovvenzioni, vorremmo condividere ciò che abbiamo imparato. Ci sono stati successi e passi falsi lungo la strada, entrambi influenzeranno il modo in cui faremo le cose la prossima volta.

Un impegno da dare dal basso verso l'alto

Una delle parti migliori del lavoro per un'azienda a impatto sociale è che l'intero team sta pensando al bene sociale. Siamo tutti coinvolti nel rendere il mondo un posto migliore. E quell'impegno si è mostrato. I dipendenti sono stati un grande motore di questo programma fin dall'inizio. In tutta l'azienda, i dipendenti hanno espresso la volontà di un programma di donazioni aziendali.

I dirigenti dell'azienda ascoltavano. Non erano solo vagamente d'accordo con l'idea. Hanno agito facendo spazio nel budget, creando una struttura per un programma di sovvenzioni e formando un team di scopo aziendale.

Un invito aperto è andato a tutta l'azienda, alla ricerca di volontari. I dipendenti si sono presentati. In totale, 11 persone si sono riunite per formare il team scopo aziendale, con membri di tutti i dipartimenti dell'azienda. Questa diffusione era essenziale. Quando costruisci un comitato come questo, vuoi che rappresenti tutti i dipendenti. Se ti sembra un'estensione delle risorse umane o del marketing, probabilmente farai fatica a ispirare e mantenere un ampio supporto.

"È stato fantastico far parte di un gruppo che ha dovuto restituire alle nostre comunità, e in un modo che la maggior parte delle aziende potrebbe non fare necessariamente".

— Stephanie Dunlap, assistente esecutivo

La filantropia basata sul luogo rafforza il legame dei dipendenti con la comunità

Abbiamo adottato un approccio al dono basato sul luogo. Piuttosto che concentrarci su una causa specifica, abbiamo mirato a sollevare la comunità locale sostenendo le organizzazioni di base che rafforzano il tessuto sociale. Abbiamo scelto organizzazioni dedicate all'equità, alla sostenibilità e alla costruzione di relazioni.

Adottare un approccio basato sul luogo significava che potevamo restringere la nostra attenzione alle aree locali, Missoula e Seattle per noi, e potevamo aiutare a collegare i dipendenti più profondamente alle loro comunità. Poiché sappiamo che la tecnologia è terribilmente sottofinanziata nelle organizzazioni non profit, abbiamo ristretto la nostra attenzione all'IT, consentendo ai beneficiari delle sovvenzioni di spendere i soldi per qualsiasi esigenza tecnologica.

Alla fine, abbiamo finanziato quattro diverse organizzazioni no profit: due a Missoula e due nell'area di Seattle. I nostri partner di sovvenzione sono:

• Be:Seattle: rafforzare il potere e la leadership degli affittuari e delle persone senza fissa dimora.
• Community Alliance for Global Justice: rafforzare il movimento per la sovranità alimentare globale attraverso l'educazione e la mobilitazione della comunità.
• EmpowerMT: sviluppo di leader giovani e adulti che lavorano per porre fine ai maltrattamenti, correggere le disuguaglianze sistemiche e rafforzare le comunità.
• Soft Landing Missoula: accoglienza e servizi di supporto per rifugiati e immigrati.

“È stato un onore contribuire al processo di Submittable Restituzione alle organizzazioni locali del settore. Non vedo l'ora di muovere l'ago in futuro e fornire ancora più supporto agli enti di beneficenza nella nostra regione".

— Nathan McDonough, Account Executive

8 lezioni che abbiamo imparato nel processo di donazione

La creazione di un programma di donazioni aziendali di grande impatto richiede pianificazione, iterazione e volontà di porre le domande difficili. Fatto bene, può migliorare la coesione del team e avere un impatto significativo per i membri della comunità.

1. I dipendenti dovrebbero guidare il processo decisionale

La leadership aziendale deve creare il supporto e l'infrastruttura per un programma di donazioni, ma i dipendenti dovrebbero essere quelli che stabiliscono le priorità e prendono le decisioni finali.

Costruisci una struttura che consenta ai dipendenti di avere una voce forte. Il modo migliore per farlo è creare un team o un comitato dedicato a guidare il processo. Questa squadra dovrebbe avere una struttura piatta. Al suo interno, non dovrebbe esserci una gerarchia. Tutti lasciano i loro titoli alla porta.

Nel nostro team di scopo aziendale, il vicepresidente dell'impatto sociale, Sam Caplan, ha guidato il team dirigendo la conversazione, ponendo domande e fissando obiettivi. Poi, ha fatto spazio a tutti.

Alla fine, i dipendenti dovevano prendere decisioni sul tipo di organizzazioni da supportare e su come strutturare i processi di richiesta e revisione. Il team di 11 persone ha deciso di coinvolgere l'intera azienda dando a ogni dipendente di Submittable la possibilità di rivedere e valutare le organizzazioni non profit locali che avevano presentato domanda.

L'inclusione dell'intera azienda ha consentito a ogni dipendente di sentirsi coinvolto e connesso al programma. Ma per il prossimo round, cercheremo di semplificare il processo e ottenere più chiari su ciò che vogliamo in ogni fase della revisione.

"Stabilire e servire il team ci è sembrato il modo perfetto per mettere in atto i nostri valori condivisi e lo scopo aziendale".

— Sam Caplan, VP di Social Impact

2. L'obiettività non è l'obiettivo

I processi di richiesta e revisione per le organizzazioni non profit devono essere equi ed equi. Ma non confonderlo con l'obiettività. In effetti, è possibile essere giusti ed equi lasciando che i dipendenti incanalino i propri valori personali in questo lavoro.

Uno dei modi migliori per aiutare i dipendenti a sentirsi coinvolti in un programma di donazioni aziendali è consentire loro di onorare le proprie esperienze. I dipendenti devono sentirsi in grado di dedicarsi completamente a questo lavoro. Se si sentono appassionati di una causa, consenti loro di incanalare quell'entusiasmo nel loro ruolo.

Abbracciare la soggettività intrinseca nel processo può essere abbastanza liberatorio. Consente alle persone di essere oneste sulla loro connessione personale a un problema. Quell'onestà crea un dialogo molto più sano e produttivo che se incoraggiassi le persone a esprimere le loro preferenze come un fatto oggettivo.

Nel nostro gruppo, un certo numero di persone ha articolato connessioni personali a determinate cause. Ciò non significava che fossimo in grado di finanziare ognuna di queste cause. Ma ha dato spazio alle persone per parlare di quelle esperienze e sentirsi ascoltate. E ha acceso un'importante discussione sull'obiettività e sui pregiudizi che è ancora in corso.

Appoggiarsi alla soggettività significa che potresti avere molte prospettive distinte su ciò che è meglio per la comunità. La chiave è aiutare le persone a trovare dove i loro valori si sovrappongono e dove si intersecano con la missione aziendale.

3. Il dialogo fa parte del processo

Creare spazio e tempo in cui i dipendenti possono parlare è una componente essenziale del processo decisionale collaborativo. Consente loro di scavare nelle complessità del lavoro a impatto sociale ed esplorare le prospettive degli altri.

Dal momento che le persone apportano una varietà di esperienze e valori personali al lavoro, è inevitabile che ci siano dei disaccordi. È naturale. I dipendenti hanno bisogno di un forum per discutere insieme le decisioni.

Fare spazio al dialogo consente inoltre ai dipendenti di riconoscere pregiudizi e punti ciechi. Per quanto sia importante incorporare i valori personali nel processo, vale anche la pena comprendere i limiti dell'esperienza personale. Il dialogo può aiutare le persone a vedere questi punti deboli e pregiudizi e pensare a come influiscono sul proprio processo decisionale. Non è sempre un lavoro confortevole, ma è così importante, soprattutto nel contesto dell'impatto sociale.

Quando sono emersi disaccordi per noi, Sam ha posto domande e guidato la conversazione verso obiettivi comuni. Ha incoraggiato tutti a condividere i propri pensieri. Insieme, abbiamo lavorato per trovare soluzioni.

Come ogni processo decisionale di gruppo, ci sono volute onestà e grazia. A volte c'era spazio per il compromesso, a volte no. È qui che la struttura piatta della squadra ha davvero dato i suoi frutti. Tutti sono stati in grado di intervenire e le persone hanno ascoltato prospettive diverse dalle proprie.

Costruire il dialogo nel processo ed essere espliciti sulle intenzioni di tale dialogo aiuterà il tuo team ad approfondire gli aspetti più complessi delle donazioni aziendali.

“Servire in questo team è stata una fantastica opportunità per imparare diversi modi di affrontare le donazioni e le sovvenzioni e per leggere di tante organizzazioni di valore che svolgono un lavoro importante. Abbiamo raccolto molte buone informazioni su come farlo ancora meglio l'anno prossimo".

— Caroline Simms, Sales Enablement Manager

4. Le dimensioni contano

La dimensione del tuo fondo di sovvenzione determinerà quante organizzazioni puoi supportare in modo significativo, quali dimensioni beneficeranno le organizzazioni non profit e cosa dovresti chiedere ai partner di sovvenzione.

Ci sono così tante cause meritevoli e forti organizzazioni non profit là fuori, ma non vuoi spargere i soldi così sottile che ogni sovvenzione non ha un grande impatto.

Il nostro budget totale era di $ 20.000. Abbiamo deciso di finanziare quattro sovvenzioni da $ 5.000. Ciò significava che potevamo diffondere l'impatto senza diluirlo troppo. Poiché $ 5.000 potrebbero fare una grande differenza per una piccola organizzazione no profit locale (ma sembrerebbe una goccia nel mare per le organizzazioni più grandi), abbiamo deciso di concentrarci sulle organizzazioni no profit con budget operativi inferiori. Abbiamo dato la priorità alle organizzazioni con budget operativi inferiori a $ 500.000.

Abbiamo anche pensato all'entità della sovvenzione in termini di relazione con il processo di candidatura. Una sovvenzione di $ 5.000 non dovrebbe richiedere una domanda grande e lunga. Abbiamo mirato a ridurre le domande alle informazioni più essenziali in modo da ridurre al minimo l'onere per il personale senza scopo di lucro.

Mentre chiarisci il budget con cui stai lavorando, utilizzalo per prendere decisioni su come dividere le tue risorse e creare un processo di richiesta in linea con l'importo della tua sovvenzione.

5. Il coinvolgimento dei dipendenti dipende dai dettagli

La maggior parte dei dipendenti sarà coinvolta ed entusiasta delle donazioni aziendali solo se è facile per loro farlo. Spetta agli organizzatori del programma facilitare la partecipazione delle persone.

Devi comunicare chiaramente obiettivi e richieste. Avere un portavoce designato e un nome per il programma può aiutare a ridurre il rumore per i dipendenti. Utilizza i canali utilizzati dai dipendenti per comunicare altri annunci aziendali come e-mail e Slack. Chiedi a leader e manager di mettere in evidenza il lavoro nell'ambito di riunioni regolari di tutta l'azienda e del team.

In retrospettiva, questo è un punto in cui avremmo potuto fare un lavoro migliore. Volevamo che tutti in azienda avessero la possibilità di pesare sulla decisione finale. Ma guardando indietro, ci siamo resi conto di aver chiesto un po' troppo e di aver reso il processo un po' contorto.

Prenditi del tempo sul front-end per chiarire ruoli e responsabilità all'interno del team di donazioni aziendali. Poiché si trattava di una nuova iterazione del nostro programma, ci siamo affidati alle persone che si offrissero volontari in caso di necessità. Ciò ha reso il lavoro un po' disomogeneo, con alcuni membri del team che si sono assunti una parte del carico di lavoro superiore alla loro giusta quota.

Per facilitare il carico di lavoro, utilizza uno strumento di revisione e punteggio che semplifichi il processo per coloro che desiderano partecipare. Non chiedere alle persone di gestire un foglio di calcolo gigante o di scaricare un sacco di file.

"Prendere parte al nostro impegno di donazioni aziendali è stato un potente promemoria del motivo per cui sono felice di lavorare in Submittable, perché posso fare del bene mentre faccio bene".

— Jackson Crawford, Account Executive

6. Le organizzazioni non profit non hanno bisogno di più lavoro

La tua domanda di sovvenzione e il processo di assegnazione non dovrebbero aggiungere altro lavoro ai piatti spesso già pieni del personale senza scopo di lucro.

Queste organizzazioni sono impegnate a svolgere un lavoro essenziale per la costruzione della comunità e più la tua domanda è coinvolta, più le allontani da quel lavoro.

Abbraccia un approccio basato sulla fiducia. Configura i tuoi processi e le tue applicazioni per ridurre al minimo il carico che grava su quei team. Chiedi solo informazioni che utilizzerai effettivamente per prendere una decisione e non chiedere alle organizzazioni non profit di inviare informazioni pubblicamente disponibili che puoi trovare da solo.

Durante la creazione della nostra applicazione, ci siamo sforzati di pensarci dal punto di vista del non profit, ma una grande lezione ci è rimasta impressa. Non importa quanto fosse basso l'ascensore, alcune organizzazioni hanno dedicato del tempo a compilare la domanda e non hanno ottenuto nulla in cambio. Dato che abbiamo finanziato solo quattro sovvenzioni, abbiamo dovuto dire di no a dozzine di organizzazioni non profit che non sono state selezionate.

In futuro, potremmo ripensare la struttura di questo processo. Forse invece di sollecitare domande, i membri del team scopo aziendale identificheranno potenziali partner di sovvenzione senza richiedere una domanda. Oppure, se manteniamo un'applicazione aperta, la ridurremo ulteriormente.

Comunque strutturi la tua domanda, vuoi pensarci dal punto di vista delle organizzazioni non profit. Evita le richieste duplicate e rendi le domande semplici e dirette. Sii il più flessibile possibile. Invece di chiedere ai candidati di inserire le loro informazioni in un formato specifico, considera la possibilità di consentire loro di presentare rapporti che hanno già creato per un altro scopo.

“Ho apprezzato l'opportunità di essere così fortemente coinvolto nel processo di donazione aziendale di quest'anno. Mi ha fatto capire quanto sia importante l'accesso alla tecnologia per le organizzazioni non profit per connettersi pienamente con gli altri".

— Jessica Waltz, specialista del supporto tecnico

7. La tecnologia può semplificare i processi per tutti

Trova una soluzione tecnologica che semplifichi il processo di concessione delle sovvenzioni per i dipendenti e le organizzazioni della comunità. Ciò mantiene tutti più coinvolti e rende l'intero programma più efficace.

Utilizzando Submittable, il nostro team è stato in grado di raccogliere, rivedere e votare le candidature in un unico posto. Le organizzazioni non profit sono state in grado di inviare facilmente le proprie informazioni, collaborare con i colleghi e ricevere aggiornamenti immediati.

La piattaforma ha anche centralizzato la comunicazione. Niente è stato perso nei thread di posta elettronica o passato da una persona all'altra. Invece, potremmo tutti vedere le interazioni e estrarre tutte le informazioni di cui avevamo bisogno.

Avere tutto in un unico posto era importante per il processo di revisione e decisione. Ha anche contribuito a semplificare il lavoro sul back-end. Siamo stati in grado di avvisare immediatamente i beneficiari delle sovvenzioni e richiedere informazioni aggiuntive come dettagli bancari e loghi dell'organizzazione.

L'uso della distribuzione digitale dei fondi ci ha permesso di ottenere il denaro consegnato il più velocemente possibile. Non volevamo assegnare una sovvenzione e poi far aspettare i beneficiari per un assegno cartaceo. Una volta che le organizzazioni hanno inviato i loro dati bancari, con un semplice clic potremmo consegnare i fondi direttamente a loro.

Sebbene la tecnologia abbia semplificato le cose, ci rendiamo conto che ci sono opportunità per sfruttare la piattaforma in modo ancora più strategico. Allo stesso modo in cui aiutiamo i clienti a ottimizzare le loro sovvenzioni anno dopo anno, continueremo a perfezionare e sperimentare per trovare nuovi modi per semplificare e snellire il processo per tutti.

8. Dare fa parte di una relazione continua

La sovvenzione è l'inizio di un rapporto con i partner della comunità. Dopo aver finanziato un'organizzazione no profit, vuoi trovare altri modi per fornire supporto e continuare la conversazione.

La chiave per queste relazioni è che sono costruite sulla fiducia e sul rispetto reciproco. Quando crei queste partnership, vuoi farlo onorando il tempo e l'autonomia del personale senza scopo di lucro. Il processo di concessione può impostare questo tono. Se imposti la tua applicazione per ridurre al minimo l'onere che grava sulle organizzazioni non profit, stai gettando le basi per una solida partnership.

Ora che abbiamo una relazione con queste quattro organizzazioni, continueremo a cercare altri modi per rimanere coinvolti. Ciò potrebbe significare più finanziamenti in futuro, ma potrebbe anche includere opportunità di volontariato per il nostro personale o usare la nostra voce per spargere la voce su ciò che stanno facendo queste organizzazioni non profit.

Per cominciare, non vediamo l'ora di lanciare una serie Lunch and Learn, invitando le organizzazioni a entrare per parlare con il nostro staff del loro lavoro nella comunità. E durante la nostra recente Impact Audio Conference, la società si è impegnata a donare $ 2 per ogni registrazione alla conferenza sarebbe andata ai nostri partner di finanziamento. In totale, questo ci ha dato $ 3.200 in più da distribuire.

Donazioni aziendali in evoluzione per il futuro

Internamente, prendiamo queste lezioni apprese e le usiamo per dare forma ai programmi futuri. Per noi, ciò significa prendersi il tempo necessario per discutere i risultati e chiarire dove la tecnologia si inserisce nel processo.

Le sovvenzioni non dovrebbero mai essere statiche. Dovremmo tutti mirare a evolverci continuamente per essere più efficienti e di maggiore impatto. Siamo entusiasti di far parte dell'evoluzione.