Aree di attività del progetto | #8 Iniziare con la gestione dei progetti

Un progetto dovrebbe sempre concludersi con la consegna di un prodotto di valore o la realizzazione di un obiettivo aziendale. Tuttavia, possiamo definire le aree di attività del progetto? Chi è interessato dal progetto e attraverso quali fasi procede o si snoda se consideriamo l'intera durata del progetto?

Aree di attività del progetto – sommario:

1. Aree di attività del progetto – introduzione
2. Fasi del progetto
3. Persone nel progetto
4. Gestione formale del progetto
5. Aree di attività del progetto – sintesi

Aree di attività del progetto – introduzione

Il PMBOK 2021 individua ben otto aree la cui interazione è cruciale per la totalità di qualsiasi progetto. Questi sono:

• parti interessate
• squadra
• metodo
• pianificazione
• esecuzione
• consegna
• misurazione e analisi, e
• rischi di attuazione del progetto.

I campi di cui sopra si mescolano e sono correlati. Durante il ciclo di vita del progetto, cambia anche l'importanza attribuita a ciascuno di essi. Tuttavia, nessuno viene escluso o definitivamente chiuso prima della fine del progetto. Questa affermazione sembra ovvia quando si pensa all'importanza della partecipazione del team di progetto per ogni fase del progetto. Tuttavia, vale la pena tenerne conto quando si pensa alle fasi di un progetto. Dopotutto, la pianificazione non è completata prima di passare alla fase esecutiva. Si svolge ciclicamente man mano che più lavoro viene dettagliato e i dettagli della sua esecuzione vengono concordati con le parti interessate.

Ora, diamo un'occhiata alle aree del progetto da una prospettiva più ampia. Quali sono le questioni e i problemi da risolvere in ciascuna di esse?

Fasi del progetto

La dimensione temporale di un progetto è principalmente legata alla sua pianificazione, esecuzione e consegna. Tuttavia, il modo in cui queste fasi sono interconnesse, quante volte e in quali cicli si susseguono è strettamente correlato al metodo di attuazione del progetto, che ne determina il ciclo di vita.

In PMBOK, una fase del progetto è definita come un insieme di attività logicamente correlate che portano a uno o più deliverable. Un ciclo di vita del progetto è semplicemente una serie di fasi che portano dalla visione al completamento del progetto.

Ad esempio, nel metodo a cascata (Waterfall), le fasi del progetto si susseguono in sequenza e una sola volta. Se, invece, il progetto è implementato in una delle metodologie agili, si susseguono più volte, prendendo ogni volta come punto di partenza il risultato consegnato nella precedente iterazione.

Ad esempio, supponiamo che l'obiettivo del progetto sia lo sviluppo di un'applicazione mobile personalizzata per il monitoraggio dell'attività fisica degli anziani. Nel primo approccio alla pianificazione, definiamo il quadro generale del progetto e scegliamo una metodologia agile. Innanzitutto, dobbiamo definire l'ambito del progetto. In altre parole, scopri:

• Che tempo e budget abbiamo a disposizione,
• Di che tipo di squadra abbiamo bisogno, e
• Quali sono le aspettative delle parti interessate, ovvero, da un lato, il cliente e, dall'altro, gli anziani che utilizzeranno l'applicazione?

Tuttavia, nel primo approccio alla pianificazione, scriviamo in dettaglio solo le attività destinate a essere completate nella sequenza immediata. Cioè, di solito quelli relativi alla pianificazione stessa, ma che terminano con un risultato specifico, ad esempio la creazione di una squadra. Solo nel secondo e nei successivi round, già con la partecipazione del team di progetto, approfondiremo i compiti relativi alla divisione del lavoro e all'attuazione dei compiti appartenenti al progetto.

Persone nel progetto

Le persone cruciali per il progetto sono le parti interessate e il team di progetto. Le parti interessate possono indicare organizzazioni, gruppi e individui, tra gli altri:

• cliente o clienti
• soci in affari
• beneficiari del progetto – ad esempio, gli anziani del progetto che abbiamo descritto sopra.

Pertanto, la parola "stakeholder" descrive tutti coloro che sono o possono essere interessati dall'attuazione del progetto.

Un team di progetto, invece, è composto da specialisti che svolgono compiti assegnati congiuntamente che portano alla realizzazione dell'obiettivo del progetto. Nell'esempio con l'applicazione mobile, ci sarebbero almeno quattro ruoli da ricoprire nel team:

• programmatore – responsabile del lato tecnico della soluzione mobile,
• ricercatore - il cui compito sarebbe quello di contattare gli anziani e valutare come la loro attività può essere monitorata in modo ottimale utilizzando un dispositivo mobile,
• UX/UI designer: la persona responsabile del contenuto e del funzionamento dell'applicazione dal punto di vista dell'utente, nonché del suo design visivo.

Il responsabile del team e del progetto è il Project Manager, detto anche Project Lead. Spetta a lui gestire sia la dimensione interpersonale che quella formale della gestione del progetto.

Gestione formale del progetto

L'aspetto formale della gestione del progetto, di cui sono responsabili i Project Manager, comprende:

• selezione e implementazione del metodo di gestione,
• pianificare e mantenere la documentazione, le statistiche e le misurazioni necessarie, come il monitoraggio dell'avanzamento del progetto,
• gestione del rischio.

Queste sono aree chiave dal punto di vista commerciale. In effetti, la scelta di un metodo di gestione su misura per i compiti da svolgere è un fattore importante che può determinare il successo o il fallimento dell'intero progetto. La pianificazione, il monitoraggio dei progetti e l'analisi dei rischi costantemente aggiornati sono essenziali non solo per i vantaggi della gestione dei progetti basata sulla conoscenza, che consente l'apprendimento consapevole dai propri errori. Sono anche cruciali a causa dei requisiti delle parti interessate, spesso formalmente imposti, per l'accesso continuo ai documenti che mostrano lo stato attuale del progetto.

Aree di attività del progetto – sintesi

Ogni progetto è costituito da otto aree di azione, che includono questioni riguardanti: il quadro temporale per l'attuazione del progetto, le persone che ne sono interessate in modi diversi e il quadro di governance formale. Tutti loro sono rilevanti durante tutto il progetto e si influenzano a vicenda supportando o ostacolando l'obiettivo.

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Autore: Carolina Becker

In qualità di Project Manager, Caroline è un'esperta nella ricerca di nuovi metodi per progettare i migliori flussi di lavoro e ottimizzare i processi. Le sue capacità organizzative e la capacità di lavorare sotto la pressione del tempo la rendono la persona migliore per trasformare progetti complicati in realtà.

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Iniziare con la gestione del progetto:

1. Cos'è un progetto?
2. Cos'è la gestione del progetto?
3. Come gestire i progetti?
4. Metodi di gestione del progetto
5. Tipi di progetti
6. 4 esempi di progetti
7. Priorità dei progetti
8. Aree di attività del progetto