8 modi per massimizzare la tua giornata lavorativa con la comunicazione asincrona

Perché il clamore sulla comunicazione asincrona? Patty Yan di RingCentral spiega perché è più efficace e ti mostra come anche tu puoi usarlo all'interno della tua attività.

I modelli di lavoro si sono allontanati dai tipici nove-cinque in ufficio. Invece, sono stati sostituiti con un lavoro ibrido e orari flessibili che si adattano alla vita dei dipendenti.

Quando ci adattiamo a questo, la nostra forza lavoro deve affrontare alcune sfide. Uno di questi è la gestione di comunicazioni efficaci. Ciò può portare a lunghe giornate trascorse in riunioni online improduttive, difficoltà a consegnare il lavoro e incomprensioni.

La comunicazione asincrona può risolvere queste difficoltà.

Elimina la pressione dei dipendenti per essere costantemente disponibili e consente loro la libertà di andare avanti con il proprio lavoro. Questo può rendere la tua attività più produttiva. Riduci la ripetizione delle stesse informazioni e dai ai dipendenti autonomia durante l'orario di lavoro.

Nell'era del lavoro ibrido, anche la comunicazione asincrona è essenziale per massimizzare la produttività e risparmiare tempo.

Che cos'è la comunicazione asincrona?

La maggior parte delle aziende utilizza già metodi asincroni all'interno della comunicazione aziendale. È qui che il personale invia messaggi senza alcuna aspettativa di una risposta immediata, lasciando informazioni a cui il destinatario può accedere nel proprio tempo.

Esempi di comunicazione asincrona includono e-mail, bacheche di messaggi, strumenti di gestione dei progetti e portali di condivisione dei documenti.

Ciò differisce dai metodi di comunicazione sincrona, che richiedono risposte istantanee. Questi includono chiamate online, videoconferenze e messaggistica istantanea. Sebbene questi possano essere utili con moderazione, se utilizzati in modo eccessivo distraggono i dipendenti dal loro flusso di lavoro e impediscono una profonda concentrazione sulle attività.

D'altra parte, la comunicazione asincrona significa che i dipendenti possono rispondere ai messaggi quando si adatta alla loro pianificazione e non è un'interruzione.

Esempi di comunicazione asincrona e best practices: 8 modi per massimizzare la produttività

Dare priorità alla comunicazione asincrona può avere vantaggi in termini di produttività. Ciò comprende:

• maggiore flessibilità per i tuoi team
• comunicazioni più complete che forniscono tutte le informazioni in una volta
• e una gestione più semplice dei progetti che traccia organicamente i passi compiuti.

Tutto questo ti aiuta a sfruttare al meglio le tue giornate lavorative. Inoltre, limita il numero di riunioni pianificate e spontanee in modo che tu e il tuo team possiate andare avanti con il vostro lavoro.

Ecco otto esempi di comunicazione asincrona per aiutarti a massimizzare la tua produzione giornaliera.

# 1. Strumenti di gestione del team

L'utilizzo di un calendario del team o di uno strumento di gestione del team alternativo aiuta i dipendenti a lavorare in base ai programmi degli altri. Incoraggia il personale a bloccare il tempo durante la giornata lavorativa quando è disponibile per risposte istantanee e comunicazioni sincrone, creando uno spazio per l'orario di ufficio.

Al di fuori di questi orari, il tuo team può continuare il proprio lavoro senza preoccuparsi di perdere qualcosa o anticipare interruzioni.

Gli strumenti di gestione del team possono mappare orari di lavoro flessibili. Sapendo quando non stanno più lavorando, i dipendenti non sentiranno il bisogno di lavorare 24 ore su 24 o di accogliere comunicazioni al di fuori dell'orario di lavoro.

Ciò garantisce che il resto del team sappia quando aspettarsi risposte senza richiedere una disponibilità costante. Aiuta anche i dipendenti a mantenere un buon equilibrio tra lavoro e vita privata, migliorando così la loro produttività complessiva.

#2. documenti Google

Invece di fare affidamento sul feedback in tempo reale sui documenti, puoi annotare i documenti di Google per consentire alla collaborazione di svolgersi in modo asincrono.

Che si tratti di creare report sui sistemi di magazzino o di preparare i contorni del progetto per l'approvazione, l'annotazione consente ai dipendenti di completare l'attività in un momento che si adatta alla loro pianificazione. Possono lasciare note a te o ad altri membri del team a cui rispondere in seguito.

Ciò è particolarmente utile per le aziende che hanno dipendenti che lavorano in fusi orari diversi. Organizzare riunioni sincrone può essere complicato, con il risultato che il personale lavora ore extra per ottenere il feedback di cui ha bisogno.

Le annotazioni aiutano i progetti a continuare a muoversi, riducendo la quantità di tempo sprecato in attesa delle riunioni di consegna. Invece, i team di tutto il mondo possono lavorare insieme sui file. Inoltre, possono aderire alla politica e mantenere standard di qualità elevati mentre lavorano (piuttosto che intorno) ai loro programmi.

#3. Basi di conoscenza

Parte della riduzione della quantità di comunicazione sincrona nella tua azienda consiste nel consentire ai dipendenti di trovare risposte e informazioni da soli.

La creazione di una base di conoscenza o di una scheda informativa centralizzata significa che tutti i dipendenti possono individuare un significato IVR o documenti relativi a un progetto su cui stanno lavorando. Ciò impedisce che le informazioni vengano messe a tacere o limitate a membri specifici del tuo team.

Classifica queste informazioni per argomento o progetto, aiutando i dipendenti a trovare tutto ciò di cui hanno bisogno in un unico posto. Ciò rende la tua knowledge base più facile da navigare e meno intimidatoria per il personale, il che significa che sarà più probabile che la utilizzi regolarmente.

Mantenere le informazioni aggiornate e pertinenti, collegandosi ad altre pagine informative o documenti correlati. Questo crea una cultura di controllo della base di conoscenza aziendale prima di disturbare gli altri membri del team.

#4. Discussioni di chat

Una delle paure che circondano la comunicazione asincrona è che riduca l'opportunità di inviare messaggi rapidi di chiarimento. Ciò potrebbe ritardare i progetti a causa dei dipendenti in attesa di risposte che richiedono solo un momento.

Tuttavia, prendendo l'abitudine del tuo team di utilizzare i thread di chat per argomenti particolari, ti assicuri che tutte le informazioni siano chiaramente disposte, senza lasciare nulla da indovinare.

Anticipando ogni domanda che i membri del tuo team potrebbero avere, rendi la comunicazione molto più efficace. Ciò impedisce ai dipendenti di fare affidamento su messaggi e chiarimenti di follow-up. Invece, hanno tutte le informazioni di cui hanno bisogno a portata di mano.

La categorizzazione di questi thread di chat per argomento può facilitare la navigazione e la ricerca delle informazioni desiderate. In questo modo, consenti al personale di trovare spiegazioni complete senza dover disturbare gli altri.

#5. E-mail

Sebbene siano un'ottima forma di comunicazione aziendale, devi stare attento alle e-mail. Non tutti li usano con lo stesso intento. Alcuni li usano per una rapida conferma di una decisione. Altri si aspettano che le e-mail siano più informative e abbiano tempi di risposta più lunghi.

Chiarire il tipo di messaggi che le e-mail dovrebbero trasmettere e il tempo di risposta previsto impedisce al tuo team di diventare frustrato e confuso. Ciò può portare a messaggi ripetitivi e perdite di tempo.

Altri canali sono migliori per risposte più urgenti, mentre le e-mail si adattano alla consegna di informazioni o alla definizione di aspettative. Le e-mail dovrebbero includere il modo in cui il mittente desidera che il destinatario risponda (se non del tutto) per evitare che le catene di posta elettronica indesiderate distraggano tutti.

#6. Condivisione di file su cloud

Diversi canali di comunicazione si prestano a vari scopi e ruoli all'interno della tua azienda. Laddove potresti già disporre di piattaforme di posta elettronica, telefono e riunioni online per tenerti in contatto con i tuoi team ibridi, assicurati di disporre anche di canali in grado di condividere e archiviare file.

Questi dovrebbero essere facilmente accessibili e i tuoi dipendenti dovrebbero essere sicuri di usarli, aumentando la disponibilità dei tuoi file senza dover chiedere ad altri.

L'uso della condivisione di file nel cloud può significare che determinati documenti o file di uso comune sono disponibili per il tuo team indipendentemente dalla loro posizione o dispositivo. Ciò significa che diversi membri di un team possono lavorare in modo asincrono sullo stesso documento senza doverne richiedere una copia.

Significa anche che i file aziendali chiave sono disponibili per chiunque possa cercare e ottenere informazioni, riducendo la necessità di comunicazioni sincrone.

#7. Comunicazioni registrate

Per quanto una comunicazione completamente asincrona possa essere desiderabile, ci sono circostanze in cui non si adatta al conto. Il lavoro di squadra si basa su un livello di collaborazione in tempo reale e la gestione dei dipendenti richiede occasionalmente riunioni e incontri individuali.

Tuttavia, queste riunioni e chiamate possono essere registrate in modo da poter accedere nuovamente alle informazioni che coprono in situazioni future simili.

Ciò sfrutta al massimo la comunicazione sincrona laddove è necessario, aggiungendo alle informazioni archiviate a cui i dipendenti possono accedere. Memorizzando queste registrazioni, non è necessario ripetere più volte domande o discussioni simili.

Questo approccio limita il numero di chiamate e riunioni spontanee e aiuta a organizzare le risorse che i dipendenti possono utilizzare prima di dover interrompere i colleghi.

#8. Video didattici

Quando comunichi con altri membri del team, assicurati che comprendano completamente il tuo significato. Evita di supporre che tutti siano sulla stessa pagina e spiega le tue intenzioni. L'uso di video didattici è un ottimo modo per garantire questo. Puoi anche mostrare esempi di risposte appropriate o come eseguire un'attività.

Quindi, usa indicazioni chiare nei tuoi video didattici. Pertanto, riduci al minimo la necessità di spiegazioni di follow-up e assicurati che lo spettatore faccia ciò che dovrebbe. Ciò consente di risparmiare tempo per tutte le persone coinvolte, eliminando la necessità di una conversazione in tempo reale.

Invece, i membri di un team possono interagire con i video didattici quando ne hanno bisogno senza richiedere ad altri membri del team di illustrare loro l'attività.

Rendi la tua comunicazione asincrona

Adattando il flusso di lavoro aziendale in modo che sia più asincrono, puoi migliorare la produttività dei dipendenti e adattare meglio il lavoro di squadra attraverso programmi di lavoro flessibili.

Questi metodi consentono una comunicazione efficace, spiegano completamente qualsiasi informazione o aspettativa e riducono i chiarimenti necessari e l'impulso al messaggio istantaneo. In questo modo, riduci il tempo che i dipendenti dedicano alla gestione della posta elettronica e così via, consentendo loro di lavorare senza interruzioni.

Il passaggio alla comunicazione asincrona non avviene dall'oggi al domani. È un cambiamento della cultura del lavoro e significa introdurre nuovi canali e modalità di interazione. L'impostazione intenzionale di fare meno affidamento sulle risposte istantanee e sulle conversazioni richiede un po' di pratica per abituarsi.

Tuttavia, questi modi di comunicazione asincroni andranno a beneficio del tuo team a lungo termine. Che si tratti di gestire una forza lavoro ibrida, lavorare con orari diversi o semplicemente voler comunicare in modo più efficace, è una strategia vincente.

Autore: Patty Yan è Product Marketing Manager EMEA per RingCentral Office, leader nelle soluzioni di comunicazione cloud e nel sistema telefonico PBX virtuale. Patty è appassionata di creare valore e differenziazione, garantendo una migliore esperienza per clienti e partner. Ha acquisito una vasta esperienza nel marketing di prodotto internazionale, nella gestione del prodotto, nella GTM e nello sviluppo del mercato in una gamma di SaaS high-tech. Non è nuova alle UC, a partire da Tandberg, poi Cisco, guidando il lancio di servizi e collaborazione video, e Enghouse con responsabilità globali per il CCaaS ospitato.