3 strumenti per l'elaborazione automatizzata dei documenti nella tua azienda per migliorare il tuo flusso di lavoro | L'intelligenza artificiale negli affari n.6

Le aziende di oggi elaborano enormi volumi di documenti, quindi vale la pena considerare di automatizzare anche questo. L'elaborazione automatizzata dei documenti, o Intelligent Document Processing (IDP), è la risposta a queste esigenze. Con IDP possiamo scansionare, riconoscere testo, classificare e cercare informazioni nei documenti. Ma quali strumenti dovremmo scegliere per rendere il processo il più efficiente possibile? Continuate a leggere per scoprirlo!

Che cos'è l'elaborazione automatizzata dei documenti (IDP)?

L'elaborazione automatizzata dei documenti non è solo scansione o OCR. Si tratta di un insieme di tecniche che ti permettono di gestire in modo efficace i documenti della tua azienda. Ecco i principali vantaggi derivanti dall’utilizzo degli strumenti IDP:

• Risparmio di tempo: l'automazione delle attività ripetitive, come l'estrazione di dati dai documenti, consente ai dipendenti di concentrarsi su attività più strategiche.
• Miglioramento della precisione: gli strumenti IDP aiutano a ridurre gli errori di elaborazione dei documenti, il che si traduce in risparmi e previene problemi di conformità.
• Rafforzamento della conformità: gli strumenti IDP possono essere programmati per conformarsi a norme e regolamenti specifici per aiutare le organizzazioni a rimanere conformi.
• Aumento dell’efficienza: gli strumenti IDP possono aiutare a semplificare l’elaborazione dei documenti, portando a un lavoro più efficiente.
• Migliorare il servizio clienti: un'elaborazione dei documenti più rapida si traduce in un migliore servizio clienti.

Quali documenti possono essere elaborati?

Non solo le fatture o i contratti possono essere elaborati automaticamente. IDP può gestire molti tipi di documenti. Tra questi ci sono:

• Contratti – ad esempio contratti di lavoro o contratti con i clienti.
• Fatture: fatture sia in entrata che in uscita.
• Rapporti – come rapporti sulle vendite o rapporti finanziari.
• Corrispondenza: lettere, e-mail e altre forme di comunicazione scritta.
• Moduli: sondaggi, domande, invii.
• Documenti medici: cartelle cliniche dei pazienti, risultati dei test.
• Documenti finanziari – estratti conto, bilanci.
• Documenti legali – atti giuridici, decisioni amministrative.

4 tecniche di elaborazione automatizzata dei documenti

L'Intelligent Document Processing (IDP) non è solo uno scanner per trasferire documenti cartacei su un computer. Esistono diverse tecniche che ci consentono di elaborare i documenti in modo efficiente. Tra questi vale la pena citare:

1. OCR, riconoscimento ottico dei caratteri : una tecnica di base per leggere il testo da documenti cartacei. Molto spesso è il punto di partenza per automatizzare l'elaborazione e la circolazione dei documenti in un'azienda. Si tratta di una vecchia e collaudata soluzione per scansionare e riconoscere il testo contenuto nei documenti cartacei. Con la crescente digitalizzazione, sempre più aziende utilizzano documenti elettronici. Tuttavia, in molti casi, i requisiti legali rendono necessario mantenere ed elaborare database cartacei. Pertanto, l’OCR è ancora uno strumento ampiamente applicato.
2. Riconoscimento del testo : analisi della struttura del testo nei documenti. Il passo successivo nell'elaborazione automatica dei documenti è identificare i dati digitalizzati. Una parte essenziale della comprensione automatica di ciò che è stato scansionato è distinguere i dati rilevanti da quelli irrilevanti. Cioè, riconoscere le informazioni chiave, ad esempio, dal marchio dell'azienda che ha inviato il documento, o da distorsioni o sporcizia accidentali.
3. Classificazione dei documenti : assegnazione automatica dei documenti alle categorie. I documenti riconosciuti, o le informazioni da essi ricavate, vengono quindi inviati a un database digitale. Sono classificati in base al tipo di documento o all'azione da intraprendere in base ad esso. Ciò potrebbe essere, ad esempio, l'inserimento della data di un incontro nei calendari digitali degli invitati a un concerto di beneficenza o l'invio di un'e-mail personalizzata a un cliente incoraggiando il feedback dopo una procedura di reclamo.
4. Ricerca documenti : trova rapidamente informazioni nel database dei documenti. Grazie a IDP, trovare una fattura di uno specifico appaltatore o un biglietto acquistato per un importo specifico è semplice come digitare una parola nella finestra di ricerca.

Come funziona il software di elaborazione automatica dei documenti?

Il software di elaborazione documenti è uno strumento che utilizza tecniche IDP per automatizzare i processi aziendali. Funziona sia su computer che nel cloud e può integrarsi con altri sistemi, come ERP (Enterprise Resource Planning) o CRM (Customer Relationship Manager).

Documento AI di Google

Document AI è un servizio basato su cloud di Google che consente l'elaborazione automatica dei documenti. Sfrutta l'apprendimento automatico per estrarre dati strutturati da documenti non strutturati.

Document AI offre molte funzionalità che lo rendono un potente strumento per l'elaborazione dei documenti, come elevata precisione, scalabilità, flessibilità e sicurezza. Con la tecnologia AI di Google Cloud e una serie di modelli preaddestrati o modelli personalizzati in Workbench, Document AI può elaborare una varietà di tipi di documenti con elevata precisione e velocità. I suoi indubbi vantaggi sono:

• Un'unica piattaforma per l'elaborazione dei documenti : l'utilizzo di un'unica piattaforma consente un rapido accesso a tutti i modelli e gli strumenti, inclusi modelli pre-addestrati per l'elaborazione dei documenti come OCR e Form Parser, nonché modelli specializzati per settori specifici.
• Tecnologia AI di Google : Document AI utilizza la tecnologia di riconoscimento delle immagini (incluso OCR) e di elaborazione del linguaggio naturale (NLP) di Google per creare modelli preaddestrati per documenti di alto valore e ad alto volume.
• Arricchimento dei dati – la capacità di verificare e arricchire le informazioni elaborate utilizzando la tecnologia Knowledge Graph di Google, che consente di verificare nomi di aziende, indirizzi e altri dati sulla base delle informazioni disponibili su Internet.
• Aggiunta della verifica umana al processo – Una nuova funzionalità AI Human-in-the-Loop raggiunge una maggiore precisione nell’elaborazione dei documenti aggiungendo il momento dell’accettazione umana ai processi selezionati.

Il punto di forza di Document AI di Google è la sua integrazione con altri servizi Google Cloud, che ti aiuta a creare flussi di lavoro avanzati. Provatelo online a questo indirizzo.

Rossum

Mentre Document AI di Google è la soluzione migliore per le aziende che desiderano sfruttare le tecnologie cloud avanzate e integrare l'elaborazione dei documenti con altri servizi cloud, Rossum è una scelta eccellente per le aziende che necessitano di una soluzione flessibile e scalabile che possa essere personalizzata per soddisfare esigenze aziendali specifiche. .

Fonte: Rossum.ai

In altre parole, Rossum è uno strumento leggermente meno sofisticato ma più semplice da usare che utilizza l’intelligenza artificiale per estrarre dati dai documenti. Può eliminare i processi di immissione manuale dei documenti e migliorare l'accuratezza dei dati. Grazie al cloud, Rossum è veloce, preciso e facile da usare. Funziona bene per l'elaborazione di diversi tipi di documenti, come fatture, contratti e moduli.

• Acquisizione automatica dei dati : lo strumento classifica automaticamente i documenti, eliminando errori di immissione dei dati che possono portare a tariffe e sanzioni. Può elaborare i dati dei documenti in tutti i formati e canali, automatizzare le comunicazioni per eliminare il tracciamento manuale, filtrare lo spam e i documenti duplicati e instradare ed elaborare i documenti con un sistema di accodamento flessibile.
• Funzionalità avanzate : Rossum offre funzionalità come pre-elaborazione, convalida, post-elaborazione e reporting. Ciò rende lo strumento versatile e adattabile a una varietà di esigenze aziendali.
• Soluzioni personalizzate : Rossum offre soluzioni personalizzate per vari settori ed esigenze, come contabilità, onboarding, gestione della catena di fornitura, gestione degli ordini e garanzia della qualità.

Documento

Docsumo è la soluzione migliore per le aziende che desiderano elaborare i documenti in modo rapido ed efficiente senza dover impegnarsi in complessi processi di formazione dei modelli. È una piattaforma per elaborare facilmente dati da enormi volumi di documenti non strutturati con una precisione superiore al 99%. Offre molte funzionalità come la classificazione automatica dei documenti, la categorizzazione dei dati, l'OCR intelligente, la convalida dei dati in tempo reale e molto altro.

Fonte: Docsumo.com

Docsumo è ideale per le piccole e medie imprese che desiderano semplificare l'elaborazione dei documenti.

• Versatilità: Docsumo può elaborare una varietà di formati di documenti, come fatture, estratti conto, contratti, polizze di carico, bollette energetiche e altro ancora.
• Estrazione intelligente: grazie alla tecnologia AI avanzata, Docsumo può estrarre e rivedere con precisione solo i campi necessari da documenti così complessi.
• Convalida dei dati: crea regole e formule simili a Excel per convalidare i dati estratti all'interno di un documento, tra documenti o rispetto a un database.
• Classificazione automatica – Docsumo è in grado di distinguere automaticamente tra diversi documenti prima di elaborarli, consentendo il trasferimento dei dati nel database appropriato.
• Integrazione con i sistemi – Indipendentemente dal settore – assicurativo, finanziario, logistico – Docsumo offre un’API già pronta che può essere facilmente integrata nei sistemi esistenti.
• Sicurezza: la piattaforma è conforme al GDPR, certificata SOC2 e HIPAA, garantendo che i dati aziendali siano sicuri e sotto il tuo controllo.

Docsumo ha ricevuto elogi da molte aziende in tutto il mondo, tra cui Arbor Realty Trust e National Debt Relief, che vanta una velocità di elaborazione no-touch del 95% e una precisione del 99% grazie alla sua automazione completa.

Riepilogo

L’elaborazione automatizzata dei documenti è la chiave per semplificare il lavoro in molte aziende. Con strumenti come Document AI di Google, Rossum e Docsumo, le aziende possono accelerare i processi aziendali, aumentare la precisione dei dati e migliorare il servizio clienti. La scelta dello strumento giusto dipende dalle esigenze specifiche di un'azienda, ma tutte queste soluzioni offrono funzionalità avanzate che aiutano le aziende ad avere successo nel mondo digitale di oggi.

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Autore: Robert Whitney

Esperto e istruttore di JavaScript che istruisce i dipartimenti IT. Il suo obiettivo principale è aumentare la produttività del team insegnando agli altri come cooperare efficacemente durante la programmazione.

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