La guida definitiva ai sistemi automatizzati di gestione dell'inventario

Quando si tratta di farlo, aumentare il valore di un'azienda è piuttosto semplice. Devi tagliare i costi, aumentare le entrate o fare entrambe le cose.

Come sempre, il diavolo è nei dettagli e la meccanica di come eseguirlo può diventare molto complicata molto velocemente. Nel mondo dell'eCommerce, dove i margini sono spesso sottilissimi, il modo migliore per raggiungere questi due obiettivi è attraverso una migliore gestione dell'inventario. Una migliore gestione dell'inventario spesso significa una gestione automatizzata dell'inventario.

I sistemi di gestione automatizzata dell'inventario possono far risparmiare alle aziende notevoli quantità di tempo e denaro, semplificando molti processi, inclusi i controlli delle scorte.

Disponendo di robot e computer che svolgono il lavoro pesante del controllo dell'inventario, le aziende possono ridurre il rischio di scorte eccessive o insufficienti eliminando anche tutti o la maggior parte degli errori umani nei processi organizzativi. Ciò consente inoltre di liberare più tempo per uscire dalle erbacce operative quotidiane e dedicare più tempo alla pianificazione strategica della crescita per la tua attività.

In questo post vedremo:

1. Una definizione di gestione automatizzata dell'inventario
2. I vantaggi della gestione automatizzata dell'inventario rispetto ai metodi manuali
3. Come funziona un sistema di inventario automatizzato
4. Cosa cercare quando si acquista un sistema di gestione dell'inventario

Cosa sono i sistemi automatizzati di gestione dell'inventario?

I sistemi di gestione automatizzata dell'inventario sono soluzioni software che semplificano e automatizzano il processo di monitoraggio dei livelli delle scorte, riordino delle scorte e gestione dell'inventario di magazzino.

Possono essere utilizzati in una varietà di contesti, dalle piccole imprese ai grandi magazzini, e possono essere personalizzati per soddisfare le esigenze specifiche di ogni attività. Possono anche essere motori di crescita per aiutare le aziende ambiziose a crescere nel corso degli anni.

I sistemi di gestione automatizzata dell'inventario funzionano integrandosi con la contabilità esistente, il punto vendita (POS) e altri sistemi mission-critical di un'azienda.

Ciò offre alle aziende una visione in tempo reale dei livelli delle scorte, in modo che possano prendere decisioni informate sul riordino e sul controllo delle scorte. Inoltre, libera dipendenti e proprietari e apre le porte a un maggiore potenziale di scalabilità.

Chi può trarre vantaggio dai sistemi automatizzati di gestione dell'inventario?

Qualsiasi azienda che ha bisogno di tracciare e gestire l'inventario può trarre vantaggio da un sistema di gestione dell'inventario automatizzato.

Ciò include le attività che vendono beni fisici, nonché le attività che offrono servizi che richiedono l'uso di materiali o parti (come le officine di riparazione automobilistiche).

La gestione dell'inventario è una parte fondamentale di qualsiasi azienda, ma può essere particolarmente importante per le aziende che operano in settori altamente competitivi con margini di profitto ridotti.

In questi casi, anche un piccolo errore nella gestione delle scorte può portare a grosse perdite. I sistemi di gestione automatizzata dell'inventario possono aiutare a ridurre al minimo il rischio di esaurimento scorte, scorte eccessive e altri problemi relativi all'inventario. Aiuta anche a ridurre i problemi secondari di esaurimento delle scorte che sono recensioni negative dei clienti e perdita di opportunità di vendita future.

Come funziona un sistema automatizzato di gestione dell'inventario?

Un sistema automatizzato di gestione dell'inventario spesso funge da repository centrale e un'unica fonte di verità per tutti i dati di prodotto e inventario di un'organizzazione.

Molte piattaforme IMS, come SkuVault , consentono agli utenti di visualizzare tutti gli ordini dei clienti e dove si trovano nella pipeline logistica. Possono inoltre consentire agli utenti di visualizzare le previsioni di vendita ed eseguire report per analizzare e comprendere meglio le tendenze aziendali.

I sistemi di gestione automatizzata dell'inventario in genere includono le seguenti funzionalità:

Monitoraggio del livello delle scorte

I sistemi automatizzati di gestione dell'inventario tengono traccia dei livelli delle scorte in tempo reale, in modo che le aziende sappiano sempre quanto inventario hanno a disposizione. Queste informazioni possono essere utilizzate per prendere decisioni informate sul riordino e sul controllo delle scorte.

Riordina gli avvisi

I sistemi di gestione automatizzata dell'inventario possono generare automaticamente avvisi di riordino quando i livelli delle scorte raggiungono un certo punto. Questo aiuta a garantire che le aziende non esauriscano mai l'inventario.

Supporto alla scansione

I sistemi di gestione automatizzata dell'inventario spesso supportano una moltitudine di diverse opzioni di scansione, tra cui la scansione di codici a barre, la scansione RFID e il tracciamento GPS. Queste informazioni possono essere utilizzate per tenere traccia dell'ubicazione dell'inventario in ogni momento.

Gestione del magazzino

I sistemi di gestione automatizzata dell'inventario spesso includono potenti funzionalità di gestione del magazzino , come la possibilità di creare liste di prelievo e distinte di imballaggio. Questo aiuta a semplificare il processo di evasione degli ordini e può ridurre al minimo il rischio di errori.

Segnalazione

I sistemi di gestione automatizzata dell'inventario in genere includono un solido modulo di reporting che consente alle aziende di generare rapidamente e facilmente report sui livelli di inventario, cronologia dei riordini, tendenze delle vendite e altro ancora.

Qual è la differenza tra la gestione dell'inventario e il controllo dell'inventario?

È importante capire la differenza tra la gestione dell'inventario e il controllo dell'inventario. Sebbene i termini siano spesso due facce della stessa medaglia, hanno connotazioni e implicazioni diverse.

La gestione dell'inventario è il processo di monitoraggio dei livelli delle scorte e di riordino delle scorte, se necessario.

Il controllo dell'inventario, d'altra parte, è il processo per tenere traccia di dove si trova l'inventario all'interno di un magazzino o negozio.

Un modo per pensarci è che la gestione dell'inventario è l'intera disciplina di gestione della pipeline logistica, dall'ordine del cliente alla consegna, mentre il controllo dell'inventario è la disciplina di come si organizza internamente l'inventario.

I sistemi di gestione automatizzata dell'inventario di solito includono sia la gestione dell'inventario che le funzionalità di controllo dell'inventario.

Tuttavia, è anche possibile acquistare soluzioni separate per ciascuna funzione.

Quali sono i vantaggi della gestione automatizzata dell'inventario?

Allora perché spendere tempo e denaro extra per investire in una soluzione automatizzata quando i processi manuali possono portare a termine il lavoro perfettamente?

Ecco i vantaggi dell'utilizzo di soluzioni di inventario automatizzate rispetto a quelle manuali.

Fai crescere la tua attività con facilità

Man mano che la tua azienda cresce, cresce anche la complessità. I sistemi automatizzati semplificano la scalabilità della tua attività senza aggiungere personale o sistemi aggiuntivi.

In alcuni casi, il software di gestione automatizzata dell'inventario può mitigare la necessità di assumere personale aggiuntivo.

Le soluzioni automatizzate prevengono anche i temuti silos di informazioni in cui uno o due dipendenti contengono tutte le informazioni aziendali richieste nella loro testa.

Quando lasciano l'organizzazione, sei lasciato in asso senza alcuna possibilità di ricorso. Non è così quando dipendi da un software centralizzato basato su cloud per gestire i tuoi dati di inventario essenziali.

Recupera il tuo tempo (e il tempo è denaro)

I sistemi di gestione automatizzata dell'inventario possono far risparmiare alle aziende molto tempo e denaro automatizzando attività che altrimenti dovrebbero essere eseguite manualmente.

Ad esempio, se vendi prodotti online, un sistema automatizzato può monitorare i livelli delle scorte in tempo reale e inviare avvisi di riordino automatici quando le scorte stanno per esaurirsi o raggiungono il livello minimo di scorte .

Ciò significa che non è necessario perdere tempo a controllare manualmente i livelli delle scorte o a effettuare richieste di riordino. Il sistema si occupa di tutto per te.

La gestione automatizzata dell'inventario può anche far risparmiare denaro alle aziende riducendo la necessità di controlli fisici dell'inventario.

I conteggi dell'inventario fisico richiedono tempo e sono soggetti a errori. I sistemi automatizzati, d'altra parte, tengono un registro in tempo reale dell'inventario, quindi i controlli fisici sono necessari solo in caso di discrepanza (e quando arriva il momento di eseguire i controlli).

Inoltre, i sistemi di gestione automatizzata dell'inventario sono spesso dotati di funzionalità di reporting integrate.

Ciò significa che puoi generare rapidamente e facilmente report sui livelli di inventario, i movimenti delle scorte, la cronologia dei riordini e altro ancora.

Niente più sprechi di tempo a smistare i fogli di calcolo!

Prendi decisioni basate sui dati

Uno dei maggiori vantaggi della gestione automatizzata dell'inventario è che aiuta le aziende a prendere decisioni in base ai dati, non alle sensazioni viscerali.

Con un sistema automatizzato, hai accesso a tutte le informazioni necessarie per prendere decisioni informate sul tuo inventario.

Ad esempio, supponiamo che tu stia cercando di decidere se introdurre una nuova linea di prodotti.

Un sistema automatizzato di gestione dell'inventario può fornirti informazioni dettagliate sui modelli di vendita passati, in modo da poter vedere quanto è probabile che la nuova linea di prodotti abbia successo.

Queste informazioni possono aiutarti a decidere se fare o meno il grande passo, ed è qualcosa che semplicemente non potresti ottenere con un sistema manuale (o molte ore a sgranocchiare numeri in un foglio di calcolo).

In breve, i sistemi automatizzati di gestione dell'inventario offrono alle aziende gli strumenti necessari per prendere decisioni migliori sul proprio inventario. E ciò può portare a grandi vantaggi in termini di tempo, denaro ed efficienza complessiva.

Ottieni visibilità in tempo reale sui trend di vendita di alto livello

I sistemi di gestione automatizzata dell'inventario possono anche fornire alle aziende preziose informazioni sulle tendenze di vendita di alto livello.

Queste informazioni possono essere utilizzate per prendere decisioni strategiche su mix di prodotti, prezzi e promozioni.

I sistemi di gestione automatizzata dell'inventario offrono alle aziende la possibilità di tenere traccia dei dati di vendita in tempo reale e di generare report su richiesta.

Queste informazioni possono essere preziose per prendere decisioni strategiche sulla tua attività.

Integra tutte le tue soluzioni software critiche in un unico posto

Molte piattaforme di gestione dell'inventario, come SkuVault, supportano integrazioni di decine e decine degli strumenti software più comuni per le aziende.

Ciò significa che puoi gestire i tuoi sistemi di inventario, contabilità, gestione delle relazioni con i clienti (CRM) ed eCommerce da un'unica piattaforma.

Ciò può far risparmiare alle aziende molto tempo e denaro riducendo la necessità di più soluzioni software.

Un sistema centralizzato di gestione dell'inventario può anche aiutare le aziende a semplificare le operazioni e migliorare l'efficienza.

Goditi una maggiore precisione su tutta la linea

Uno dei maggiori ostacoli a una gestione efficiente dell'inventario è l'imprecisione causata dall'errore umano.

Pensa all'intero flusso di elaborazione di un pezzo di inventario e quante cose potrebbero andare storte. Innanzitutto, ricevi l'ordine e devi inserire tutti i dati nel tuo sistema.

Quindi, devi prelevare gli articoli dall'inventario, imballarli in una scatola e stampare un'etichetta. Infine, spedisci il prodotto e documenti le informazioni di tracciamento.

Ciò non porta nemmeno il processo di ricezione nell'equazione; in realtà, portare il prodotto da fornitori o distributori nel tuo magazzino. Anche lì molte cose possono andare storte!

Ogni volta che arriva un ordine, ci sono numerose possibilità di errore umano. I sistemi automatizzati di gestione dell'inventario aiutano a eliminare questi errori automatizzando i processi chiave.

Ad esempio, quando un ordine arriva, viene semplicemente scansionato e i dati vengono inseriti automaticamente nel sistema.

Lo stesso vale per la ricezione degli ordini, il prelievo e l'imballaggio e la spedizione dell'inventario.

Dati di inventario imprecisi possono causare una serie di problemi, tra cui scorte eccessive, scorte insufficienti e opportunità perse. Le soluzioni di inventario automatizzate aiutano a mitigare questi problemi.

Sincronizza tutti i canali di vendita online e fisici

Se vuoi essere competitivo nel mercato dell'e-commerce di oggi, devi diversificare i tuoi canali di vendita. Questo spesso significa vendere su mercati digitali come Amazon, Etsy ed eBay, sul tuo sito Web e potenzialmente anche su negozi fisici.

Il problema è che può essere difficile tenere traccia dei livelli di inventario in tutti questi canali di vendita.

Ogni mercato o fornitore ha un diverso sistema di reporting back-end e la riconciliazione manuale di questi numeri di vendita può richiedere molto tempo e può essere soggetta a errori.

Un sistema automatizzato di gestione dell'inventario può aiutarti integrandosi con tutti i tuoi canali di vendita e fornendo trasparenza dell'inventario in tempo reale .

In questo modo, puoi essere sicuro di avere sempre il giusto livello di inventario a portata di mano, indipendentemente da dove vengono venduti i tuoi prodotti.

I sistemi automatizzati di gestione dell'inventario semplificano la sincronizzazione dei canali di vendita online e fisici in modo da avere sempre un quadro accurato dei livelli delle scorte.

Smettila di calcolare male i livelli delle scorte

Un altro problema comune con la gestione dell'inventario è il calcolo errato dei livelli delle scorte. Ciò può verificarsi per una serie di motivi, come errori di conteggio, dati errati e altro.

Un calcolo errato dei livelli delle scorte può avere un grave impatto sulle aziende, in quanto può portare a scorte eccessive o insufficienti.

L'eccesso di scorte può vincolare capitale prezioso nell'inventario che non si muove, mentre l'insufficienza può comportare una perdita di vendite.

I sistemi automatizzati di gestione dell'inventario possono aiutare a prevenire errori di calcolo fornendo dati accurati e in tempo reale sui livelli delle scorte.

In questo modo, puoi essere sicuro di avere sempre il numero corretto di prodotti a portata di mano ed evitare gli errori costosi che derivano da un calcolo errato dei livelli delle scorte.

Come implementare passo dopo passo una soluzione di gestione automatizzata dell'inventario

1. Determina i tuoi obiettivi organizzativi

Prima di poter scegliere il giusto sistema di gestione automatizzata dell'inventario per la tua azienda, devi determinare i tuoi obiettivi organizzativi. Avere obiettivi chiaramente definiti non solo ti aiuterà a sapere su cosa concentrarti, ma ti farà anche sapere su cosa non dedicare il tuo tempo.

Pensa a cosa speri di ottenere con un sistema automatizzato e fai un elenco dei tuoi obiettivi.

Alcuni obiettivi comuni includono:

• Riducendo tempi e costi di manodopera
• Migliorare l'efficienza
• Aumentare il business
• Rimanere in cima a più canali di vendita

2. Scegli il fornitore della tecnologia

Ora che sai cosa stai cercando in un sistema automatizzato di gestione dell'inventario, è il momento di scegliere il fornitore di tecnologia giusto.

Ci sono alcune cose da tenere a mente quando si sceglie un fornitore, come ad esempio:

• L'esperienza e la competenza del venditore
• Le caratteristiche e le capacità del sistema
• La facilità d'uso e di implementazione
• Il prezzo
• Offerte di assistenza clienti

3. Pianifica la tempistica di implementazione

Dopo aver scelto un fornitore, è il momento di iniziare a pianificare la sequenza temporale di implementazione.

I sistemi di gestione automatizzata dell'inventario possono essere complessi, quindi è importante disporre di un piano chiaro e conciso su come implementare il sistema.

Collabora con il fornitore prescelto per creare un piano di implementazione dettagliato. Ciò dovrebbe includere una sequenza temporale, pietre miliari e attività che devono essere completate. Il tuo fornitore dovrebbe anche essere in grado di fornirti tempistiche e aspettative realistiche una volta che avranno compreso la tua configurazione e i tuoi obiettivi attuali.

4. Allena la tua squadra sul nuovo sistema

Dopo aver creato un piano per l'implementazione, è il momento di iniziare a formare il tuo team sul nuovo sistema.

Questo è un passaggio importante nel processo, in quanto aiuterà a garantire che tutti sappiano come utilizzare il sistema e che lo stiano utilizzando correttamente.

Collabora con il tuo fornitore per creare un piano di formazione per il tuo team. Ciò dovrebbe includere sia la formazione online che quella di persona, nonché il supporto continuo.

5. Vai in diretta con il nuovo sistema

Dopo aver addestrato il tuo team sul nuovo sistema, è il momento di utilizzarlo.

Questo è il passaggio finale del processo ed è importante assicurarsi che tutto sia pronto prima di andare in diretta.

Collabora con il tuo fornitore per creare un piano per l'attivazione. Ciò dovrebbe includere il test del sistema, la creazione di un piano di backup e altro ancora.

Pensieri finali

I sistemi automatizzati di gestione dell'inventario possono aiutare le aziende a migliorare i propri processi di gestione dell'inventario e sono essenziali per qualsiasi azienda basata sull'inventario che desideri aumentare e aumentare il proprio valore.

Fornendo dati accurati e in tempo reale sui livelli delle scorte, i sistemi automatizzati possono aiutare le aziende a evitare errori di calcolo e prendere decisioni migliori sul proprio inventario.

SkuVault ha aiutato centinaia di aziende in diversi settori a semplificare i processi di gestione dell'inventario e ad aumentare i profitti.

Se sei stufo di guadare fogli di calcolo e lottare costantemente per rimanere al passo con l'inventario, dai un'occhiata alla nostra pagina delle funzionalità o contatta il nostro team per una demo dal vivo oggi.