Elaborazione automatica dei documenti | L'IA nell'attività #6

L'elaborazione automatica dei documenti è possibile combinando due potenti tecnologie: NLP (Natural Language Processing) e AI (intelligenza artificiale). Ciò che viene fuori copre molto di più della semplice generazione di fatture con la data e i numeri sequenziali corretti, quindi alcuni lo chiamano anche Elaborazione intelligente dei documenti (IDP).

Elaborazione automatica dei documenti – sommario:

1. introduzione
2. Quali documenti puoi gestire automaticamente?
3. Cosa può fare l'IA con i documenti aziendali?
4. Elaborazione automatica dei documenti – riepilogo

introduzione

L'elaborazione automatica dei documenti significa principalmente risparmiare tempo e sollevare i dipendenti dall'esecuzione di attività noiose e ripetitive che richiedono un'elevata precisione. Iniziamo semplicemente trascrivendo i dati dai documenti cartacei nei programmi di servizio clienti. Ci vogliono ore per spostare gli occhi da un tavolo in bianco e nero su uno schermo monitor o inserire contratti cartacei in uno scanner e possibilmente gestire ambiguità ed eccezioni.

Tuttavia, esistono molte altre soluzioni che combinano l'intelligenza artificiale (AI) , l'elaborazione del linguaggio naturale (NLP) e l'elaborazione intelligente dei documenti (IDP) o l'automazione cognitiva (CA) . E la loro combinazione funzionale è resa possibile dalla Robotic Process Automation (RPA), che è un software dedicato in grado di automatizzare il passaggio dei documenti gestiti attraverso più programmi. È per l'immensa varietà e la gamma in espansione di applicazioni che l'automazione nella gestione dei documenti è diventata così popolare.

Quali documenti puoi gestire automaticamente?

Questo problema riguarda la determinazione dei tipi di documenti da gestire con i sistemi automatizzati. Questi includono:

• documenti interni
• documenti in uscita
• documenti in arrivo

I documenti interni sono spesso una parte sottovalutata o addirittura ignorata del lavoro di un'azienda. Tuttavia, puoi rendere più efficiente e trasparente il funzionamento all'interno di un'organizzazione applicando la creazione di documenti automatizzata e la gestione dei flussi di lavoro interni dei documenti. Ad esempio, con i sistemi di riconoscimento vocale (STT) l'IA può generare riepiloghi e note scritti e quindi distribuirli ai partecipanti alla riunione in un modulo personalizzato.

Oggi puoi affidare ad AI una parte altrettanto importante dei compiti, ovvero la gestione dei documenti emessi dall'azienda. Questa opzione si adatta particolarmente bene all'e-commerce . Con database, modelli di documenti già pronti, procedure di sicurezza e personalizzazione del marketing dei contatti con i clienti, le soluzioni basate sull'intelligenza artificiale possono migliorare significativamente le prestazioni di un'attività online.

Tuttavia, l'IA può anche occuparsi della lettura e dell'elaborazione dei documenti in arrivo. Potrebbe sembrare un compito molto difficile da automatizzare a causa della varietà di documenti che devi incorporare nel flusso di lavoro di un'azienda. Dalle fatture, ai documenti assicurativi e ai contratti alle richieste di prestito. Ciascuno di questi documenti ha una forma completamente diversa e per di più potrebbe non essere completamente compilata o parzialmente illeggibile.

I sistemi automatizzati gestiscono perfettamente tali problemi dando origine allo sviluppo odierno di metodi di elaborazione delle immagini (visione artificiale) che si combinano con l'automazione cognitiva. Con questa combinazione, l'automazione è possibile anche con dati incerti o non strutturati. Tuttavia, ciò implica insegnare al modello le giuste modalità di risposta, ovvero assumere uno specialista per adattare l'intelligenza artificiale alle esigenze dell'azienda.

Cosa può fare l'IA con i documenti aziendali?

L'IA può gestire i documenti in un'azienda attraverso:

• lettura ed elaborazione di documenti
• creazione e supporto alla creazione di documenti
• gestione documenti

Di seguito ci concentreremo sulla lettura, elaborazione e creazione di documenti. D'altra parte, parleremo della gestione dei documenti quando parleremo di BPM o Business Process Management.

Molto spesso, il punto di partenza per automatizzare l'elaborazione e la circolazione dei documenti in un'azienda è l'OCR (Optical Character Recognition), che è una vecchia e collaudata soluzione per la scansione e il riconoscimento del testo contenuto nei documenti cartacei. Con la crescente digitalizzazione, sempre più aziende desiderano optare per documenti elettronici. Tuttavia, in molti casi, i requisiti legali rendono necessario il mantenimento e l'elaborazione di banche dati cartacee. Pertanto, l'OCR è ancora uno strumento ampiamente applicato.

Il passo successivo nell'elaborazione automatica dei documenti è l' identificazione dei dati digitalizzati. Una parte importante della comprensione della macchina di ciò che è stato scansionato è distinguere i dati rilevanti da quelli irrilevanti. Cioè, riconoscendo informazioni importanti, ad esempio, dal marchio dell'azienda che ha inviato il documento, o distorsioni accidentali o sporco.

I documenti riconosciuti o le informazioni da essi ricavate vengono quindi inviati a una banca dati digitale, dove possono fornire input per azioni successive. Questo potrebbe essere, ad esempio, l'inserimento della data di una riunione nei calendari digitali degli invitati a un concerto di beneficenza o l'invio di un'e-mail personalizzata a un cliente per incoraggiare il feedback dopo una procedura di reclamo completata.

Puoi anche creare istantaneamente documenti aziendali in base a modelli e dati inseriti nel database. Un altro approccio intelligente è supportare la creazione di documenti tramite software con intelligenza artificiale. Uno degli strumenti più semplici, ma anche più utili nel campo dell'automazione dei documenti è un correttore di bozze automatico (correttore ortografico automatico). Può non solo correggere l'ortografia e la grammatica, ma anche consigliare sulla leggibilità del testo contando parole e frasi.

Elaborazione automatica dei documenti – riepilogo

L'elaborazione automatica dei documenti combina soluzioni di intelligenza artificiale, elaborazione del linguaggio naturale e ottimizzazione dei processi aziendali. Il software esegue già una pletora di attività noiose in modo rapido e preciso. Tuttavia, per farlo è necessaria una comprensione della natura dei problemi da risolvere, nonché una buona definizione delle dipendenze e delle condizioni per la creazione, la circolazione e l'accesso ai documenti aziendali.

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Autore: Robert Whitney

Esperto di JavaScript e istruttore che allena i dipartimenti IT. Il suo obiettivo principale è aumentare la produttività del team insegnando agli altri come cooperare efficacemente durante la programmazione.

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