L'automazione dei rapporti ha aiutato questa agenzia a scalare da 25 a oltre 500 account in pochi anni

Quando il tuo portafoglio di clienti è piccolo, utilizzare Google Drive (Documenti, Fogli e Presentazioni) o Excel per creare rapporti di marketing manualmente è una pratica comune. Questi strumenti gratuiti riducono i costi e funzionano bene per portare a termine il lavoro fino a un certo punto. Ma quando inizi a crescere e ad attirare più clienti, questo processo può diventare rapidamente ingestibile, portandoti a dedicare ore alla creazione di report da solo.

Le agenzie che non risolvono questo problema finiscono per avere meno tempo da dedicare alle azioni che effettivamente producono valore per i propri clienti e per la propria attività. Per esempio:

• Lavorare sulla pianificazione strategica e sull'ottimizzazione tecnica delle campagne per i propri clienti
• Fare il proprio marketing per portare nuovi contatti per la propria agenzia
• Avere chiamate di vendita con potenziali clienti e migliorare il loro processo di vendita

In un ambiente competitivo, la capacità di un'agenzia di concentrarsi sulle cose che generano il ROI più elevato per loro e per i loro clienti è ciò che la mantiene in attività. Ecco perché abbiamo creato ReportGarden per fornire un modo semplice per creare e automatizzare i report.

In questo articolo, rivisiteremo una storia su quanto possono essere drenanti i rapporti di un manuale di esercizi, quindi descriveremo come un'agenzia è cresciuta da 25 a oltre 500 account nel corso di soli 4 anni utilizzando il nostro prodotto per l'automazione dei rapporti.

Vuoi dare un'occhiata alla nostra dashboard e allo strumento di reporting? Prova la nostra prova gratuita di 7 giorni .

La realtà dei rapporti manuali man mano che cresci

Report settimanali, bisettimanali e mensili per la maggior parte delle agenzie significa dedicare ore all'esecuzione manuale dei report internamente. Quando abbiamo parlato con Sven da Koia, ha condiviso che stava trascorrendo almeno tre ore alla generazione di report ogni settimana . Sono tre ore in cui non è concentrato sulla strategia di marketing o sulla crescita, sta solo arrancando per ottenere numeri da ciascuna fonte di dati e inserirli in un foglio di calcolo.

Quando si tiene conto del tempo cumulativo dedicato alla compilazione di un singolo report dai propri account manager, è preoccupante considerare quanto tempo viene sottratto al lavoro che genera davvero valore.

Questo si svolge in modi diversi per le diverse agenzie:

• Per le agenzie PPC: i tuoi specialisti PPC stanno effettuando la raccolta di dati per i rapporti quando potrebbero monitorare e ottimizzare le campagne PPC, eseguire analisi dei dati, impostare segmenti di pubblico per il remarketing o ottimizzare le canalizzazioni delle pagine di destinazione.
• Per le agenzie SEO: i tuoi specialisti di ottimizzazione dei motori di ricerca estraggono manualmente i numeri da Google Analytics e Google Search Console quando potrebbero eseguire ricerche di parole chiave, monitorare il decadimento dei contenuti, riottimizzare i contenuti meno recenti o divulgare i backlink.
• Per le agenzie di social media: il tuo team social sta inserendo nuovi dati nei fogli di calcolo quando potrebbero scrivere nuovi contenuti, elaborare strategie per le proprie campagne utilizzando informazioni dettagliate sui dati e interagire direttamente con il pubblico dei clienti.

E se una di queste persone che è responsabile della segnalazione del proprio team commette un errore durante l'inserimento dei propri dati? Un semplice errore umano può comportare ore di lavoro aggiuntive per creare un nuovo rapporto, inclusa la ricerca e la risoluzione del problema. O peggio, portare a spese eccessive o segnalazioni errate dei numeri ai tuoi clienti.

Invece di lasciare che il reporting metta in pausa la tua capacità di scalare, il reporting automatizzato ti consente di liberare tempo del tuo team per attività che creano valore e superano la concorrenza.

In che modo ReportGarden ha aiutato questo cliente a passare da 25 a oltre 500 account senza compromettere i rapporti o la soddisfazione dei clienti

Abbiamo parlato con Sam, il nostro Team Lead per il successo dei clienti, di un'agenzia che è arrivata a ReportGarden alcuni anni fa, più o meno nello stesso periodo in cui ha iniziato con noi. Era una piccola agenzia di sole 5 persone che aiutava i propri clienti con Google Adwords e SEO. All'epoca, li abbiamo configurati con un abbonamento che copriva dashboard e reportistica per 25 account.

Il nostro team per il successo dei clienti ha collaborato con loro per impostare e creare dashboard per i clienti per i casi d'uso comuni della loro agenzia. Ciò includeva il collegamento delle loro origini dati e la fornitura ai clienti dell'accesso a ciascuna delle loro dashboard.

Per creare i loro primi report, hanno utilizzato uno dei nostri modelli di report progettati professionalmente come base. Da lì, i dati dei loro dashboard sono stati inseriti automaticamente in ogni report del cliente e hanno potuto perfezionarli e personalizzarli secondo necessità in base alle esigenze e ai KPI dei singoli clienti. Hanno anche sfruttato l'utilità di pianificazione di ReportGarden per automatizzare l'invio di report aziendali settimanali e mensili, risparmiando al proprio team innumerevoli ore di estrazione e spedizione di report ogni settimana.

Crescita sbalorditiva in soli 4 anni

Nel corso dei loro 4 anni con ReportGarden, questa agenzia si è aggiornata 9 volte per accogliere la loro crescita. Liberando il loro tempo per attività più mirate e generatrici di entrate, sono stati in grado di aggiungere una manciata di nuovi servizi. Oltre alle prime offerte di AdWords e SEO, ora offrono ampi servizi di marketing digitale, tra cui marketing sui motori di ricerca, copywriting, progettazione di siti Web, retargeting, monitoraggio delle chiamate e social media.

Mentre il loro organico completo è balzato a 15-20 persone da quando si sono uniti a noi, bastano ancora solo 3 persone per gestire i rapporti per la loro base di clienti in costante crescita. Oggi fanno report per oltre 500 account utilizzando ReportGarden, gran parte dei quali è stato completamente automatizzato.

Con la crescita dell'agenzia, le richieste di funzionalità hanno aiutato ReportGarden a continuare a soddisfare le loro esigenze

Man mano che il loro team ci ha conosciuto, hanno anche avanzato richieste e offerto feedback che ci hanno portato a fare alcuni miglioramenti. Ad esempio, hanno espresso la loro necessità di un'integrazione Wildjar e alla fine siamo stati in grado di fornire questo.

Sebbene valutiamo attentamente ogni richiesta di funzionalità e non possiamo sempre soddisfarla, ci sforziamo sempre di soddisfare le esigenze dei nostri utenti nel miglior modo possibile.

L'utilizzo di strumenti di reporting automatizzato è un modo conveniente per ridimensionare la tua agenzia

Come abbiamo visto nell'esempio mostrato sopra, l'automazione dei report rende molto più efficiente il ridimensionamento della tua agenzia di marketing. Questa semplice modifica al processo di reporting può creare vantaggi a cascata per la tua agenzia e ne risulta una linea di fondo.

Per ricapitolare i vantaggi della nostra storia di successo dei clienti:

• Ridimensiona senza dover aumentare l'organico.
• Evita l'errore umano che può comportare spese eccessive e sprechi di tempo nella rielaborazione dei rapporti.
• Accedi a un posto, una volta. Non dovrai più accedere a più origini dati per estrarre dati rilevanti da più piattaforme.
• Pianifica i rapporti ogni settimana per: eseguire rapporti personalizzati, inviare aggiornamenti PDF settimanali ai tuoi clienti e impostare i tuoi modelli/programmi in ReportGarden.
• Integra facilmente fonti di marketing esterne utilizzando un'integrazione di Fogli Google.
• Assistenza 24 ore su 24, 7 giorni su 7, se le cose non vanno per il verso giusto, qualcuno può aiutarti entro 15 minuti.

Se sei pronto a semplificare i rapporti, ottimizzare la tua automazione del marketing e rendere la seccatura dei rapporti manuali un ricordo del passato, puoi provare ReportGarden gratuitamente con la nostra prova gratuita di 7 giorni .