Vantaggi della creazione di un piano di comunicazione

Ogni azienda, indipendentemente dal settore, crea quotidianamente il proprio messaggio per clienti, potenziali clienti, partner commerciali, dipendenti, membri della comunità e altre parti interessate. Alcune entità spesso conducono queste attività ad hoc (senza una strategia adeguatamente sviluppata e ponderata), senza raggiungere i risultati attesi.

In questo caso, la migliore soluzione possibile consiste nella creazione di un piano di comunicazione basato su vari tipi di analisi, seguito dalla sua implementazione e aggiornamento regolare. Di seguito spieghiamo nel dettaglio cos’è un piano di comunicazione e quali vantaggi può apportare all’azienda.

Cos’è un piano di comunicazione?

Il piano di comunicazione di un'azienda è un documento dettagliato che è parte integrante della strategia di marketing attuata. Descrive come l'azienda creerà il suo messaggio esternamente (e talvolta internamente ai dipendenti, a seconda delle dimensioni e del funzionamento dell'organizzazione, ad esempio) attraverso tutti i canali che gestisce (sito web, social media, gruppi tematici, newsletter, luoghi offline, eccetera.).

Il suo utilizzo è finalizzato a garantire una comunicazione coerente ed efficace delle informazioni ai vari gruppi di stakeholder. In questo modo, aiuta, tra le altre cose, a costruire un marchio, a raggiungere e costruire relazioni con un pubblico e a raggiungere gli obiettivi aziendali prefissati.

9 elementi essenziali del piano di comunicazione

Il modo esatto in cui avviene la creazione di un piano di comunicazione dipenderà dalle esigenze individuali dell'organizzazione. Tuttavia, troverai questi elementi comuni nella maggior parte dei casi:

• Analisi della situazione attuale – inclusa una presentazione di come è stato costruito finora il messaggio al mondo esterno e quali risultati ha prodotto, nonché l’identificazione delle principali sfide e opportunità nell’area indicata.
• Obiettivi – i risultati che l’azienda vuole raggiungere,
• Strategia del marchio : delineare la missione , la visione, la personalità, il tono, i valori e altre questioni del marchio che influenzano il modo in cui il marchio vuole costruire il suo messaggio.
• Analisi della concorrenza : come gli altri attori del settore gestiscono i propri canali.
• Pubblico target con canali di sensibilizzazione : una descrizione che indica a chi si rivolge l'azienda con il suo messaggio e dove sarà presente per raggiungere i propri clienti.
• Strategia anticrisi – definizione di come agire in caso di crisi (ovvero, comparsa di una fuga di dati dall'azienda), in base alla quale è necessario prendere una posizione pubblica.
• Programma delle attività – un’indicazione di quali attività e quando verranno intraprese (che include, tra le altre cose, campagne implementate, post pubblicati sui social media, partnership stabilite, ecc.).
• Budget – la quantità di denaro da scomporre e stanziare per la realizzazione delle attività scritte.
• Mezzi di valutazione – per determinare come verrà misurata l’efficacia delle attività implementate.

Vantaggi della creazione di un piano di comunicazione

La mancanza di una strategia di sensibilizzazione adeguata può dar luogo a messaggi caotici e talvolta contraddittori, che alla fine indeboliscono l'immagine dell'azienda e intaccano la fiducia dei clienti e dei partner commerciali. Di seguito segnaliamo i vantaggi più importanti che il suo sviluppo garantisce alle aziende che operano in diversi settori:

• Garantire la coerenza del messaggio : aiuta a costruire la giusta immagine aziendale (coerente con valori, missione, visione, personalità, ecc.) a tutti i livelli e attraverso diversi canali,
• Aumento della notorietà : consente di raggiungere diversi gruppi target in modo più efficace, con conseguente maggiore consapevolezza del marchio e maggiore portata del messaggio,
• Adattamento del messaggio al pubblico target – grazie ad un’analisi adeguata, è possibile conoscere le esigenze e le aspettative dei consumatori e, di conseguenza, adattare loro il messaggio (offrendo loro valore), il che aumenta il riconoscimento e crea fiducia nei clienti nel marchio,
• Preparazione alle crisi : un piano di comunicazione adeguatamente redatto include una strategia di gestione delle crisi che consente una risposta rapida ed efficace a situazioni impreviste, riducendo al minimo le potenziali conseguenze negative,
• Risparmio di risorse : il piano rende le attività di comunicazione più organizzate ed efficienti, facendo risparmiare tempo al personale e altre risorse necessarie.
• Aumento delle vendite – di conseguenza, tutti i vantaggi di cui sopra portano al fatto che (grazie ad un messaggio migliore ai clienti) l’azienda può vendere di più.

Riepilogo

Creare un piano di comunicazione personalizzato, implementarlo, quindi svilupparlo e aggiornarlo richiede senza dubbio molto tempo e impegno. Tuttavia, devi trattarlo come un investimento che può portare molti vantaggi (soprattutto in termini di costruzione di relazioni con il pubblico chiave) e aumentare il successo dell’azienda in un ambiente economico sempre più competitivo.

Tieni presente che la creazione di un piano di comunicazione avviene più di una volta poiché è uno strumento che richiede un aggiornamento regolare (ad esempio una volta all'anno), soprattutto per quanto riguarda gli obiettivi e se le esigenze e le aspettative del pubblico di destinazione (così come situazione del mercato) cambiamento. È anche importante se le attività implementate hanno raggiunto i risultati attesi, quindi non dimenticare di eseguire la valutazione del piano e trarne conclusioni sia positive che negative.

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Autrice: Zofia Lipska

Con oltre 10 anni di esperienza nel marketing digitale, Sophia non solo conosce le regole di questo settore ma sa soprattutto come infrangerle per ottenere risultati eccezionali e creativi.

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