11 Miglior software di sistema di tracciamento file per le aziende nel 2023

Pubblicato: 2023-02-08

Riepilogo: gli utenti possono tenere traccia e mantenere un archivio di file digitali a cui possono accedere gli utenti autorizzati tramite il software di tracciamento dei file. Qual è il miglior software per tracciare e gestire i tuoi file digitali? Trovare sotto!

Mantenere un archivio fisico di tutti i file e documenti è difficile in quanto possono essere facilmente persi o i dati possono essere rubati. Inoltre, ci sono molti set di dati che devono essere acquisiti e archiviati regolarmente. Pertanto, l'inserimento manuale di questi set di dati può essere complicato e richiedere molto tempo.

Tuttavia, con il software di tracciamento dei file, tutti questi problemi possono essere risolti. Semplifica il processo di condivisione e tracciamento dei file, acquisizione dei dati e digitalizzazione dei file cartacei.

Inoltre, viene fornito con vari protocolli di sicurezza come la protezione tramite password per proteggere i file e impedire l'accesso non autorizzato. Pertanto, investire in un software di tracciamento dei file è un investimento utile.

Cos'altro otterrai con una soluzione di tracciamento dei file e quali sono le scelte migliori? Ulteriori informazioni sul software di monitoraggio dei file di seguito.

Sommario

Che cos'è un sistema di tracciamento dei file?

Un sistema di tracciamento dei file aiuta gli utenti a tenere traccia, mantenere e archiviare file di dati importanti. Questo software semplifica il compito di tenere traccia di chi ha avuto accesso ai file, modificato o cancellato qualcosa. Il sistema consente inoltre agli utenti di gestire file individuali e aziendali che includono dati, documenti, record, ecc. Con esso, gli utenti possono lavorare su più file con utenti diversi in tempo reale.

11 software di sistema di tracciamento file gratuito per piccole imprese

  • Docsend
  • Localizzatore CMW
  • Docuware
  • Hub di prova
  • Google Drive
  • All'aperto
  • M-Files
  • ONLYOFFICE Documenti
  • LogicalDoc
  • Dokmee
  • Coda alta

Ecco l'elenco di alcuni dei software di sistema di tracciamento dei file gratuiti più popolari che puoi prendere in considerazione per l'archiviazione e il monitoraggio dei tuoi file digitali.

  • DocSend

casella personale

DocSend è un software di tracciamento dei file che aiuta a condividere e tracciare i documenti condivisi tramite collegamenti. Attraverso questi collegamenti, gli utenti possono tracciare le attività dei file in tempo reale, generare e condividere file firmabili, creare data room per condividere file e così via.

Caratteristiche generali di DocSend

  • Collaborazione sui file in tempo reale
  • Imposta autorizzazioni granulari per i file
  • Supporto per la condivisione di file zip e audio
  • Limita l'accesso degli utenti ai file

Pro e contro di DocSend

  • Facilmente integrabile con Gmail, Outlook o Dropbox
  • Gli utenti possono condividere più file tramite un singolo collegamento
  • Docsend può convertire tutti i documenti in formato CSV
  • Non ha un piano gratuito
  • Supporta solo 50 GB di spazio di archiviazione anche nel piano aziendale

Prezzi: il piano gratuito non è disponibile | Il piano a pagamento parte da INR 819,54/utente/mese

  • Localizzatore CMW

CMW Tracker consente agli utenti di condividere, conservare e archiviare in modo sicuro tutti i documenti digitali. Dal controllo dei documenti alla gestione dei file legali e alla verifica dei file, questo software aiuta le aziende nella gestione complessiva dei documenti.

Caratteristiche generali di CMW Tracker

  • Modifiche in tempo reale a processi e documenti
  • Tracciamento avanzato del flusso di lavoro
  • Corrispondenza e verifica dei documenti
  • Elaborazione automatizzata dei documenti

Vantaggi e svantaggi di CMW Tracker

  • Puoi assegnare autorizzazioni per tutti i documenti.
  • Offre la funzionalità OCR (Optical Character Recognition) per eseguire la scansione di file di testo e convertirli in un formato di file modificabile.
  • Gli utenti possono salvare le versioni modificate di un documento tramite il controllo delle versioni del documento.
  • Il software a volte è in ritardo durante l'automazione delle attività.
  • Procedura complicata per creare un flusso di lavoro personalizzato.

Prezzi: Piani tariffari personalizzati in base al numero di licenze utente

  • Docuware

sistema di tracciamento dei file docware
sistema di tracciamento dei file docware

DocuWare è un software di gestione dei documenti progettato per gestire e condividere documenti. Cattura ed elabora i dati e consente agli utenti di condividerli tramite un file protetto.

Caratteristiche generali di DocuWare

  • Crittografia e separazione dei documenti
  • Indicizzazione intelligente guidata dall'intelligenza artificiale
  • Versione del documento
  • Automazione del flusso di lavoro
  • Digitalizzazione documenti

Vantaggi e svantaggi di DocuWare

  • Mantiene tutti i tuoi documenti e dati al sicuro con la crittografia (AES).
  • Cambia facilmente le immagini o le annotazioni senza alterare il contenuto originale.
  • Puoi esportare dati o file su altre piattaforme come ERP o CRM per la sincronizzazione.
  • Difficile creare flussi di lavoro automatizzati
  • Documentazione insufficiente per la risoluzione dei problemi

Prezzi: il prezzo è disponibile su richiesta sul sito Web di DocuWare

  • Hub di prova

ProofHub , un software di gestione dei progetti, consente agli utenti di inviare, condividere o collaborare su file in tempo reale. Ha reso più facile per le aziende collaborare ai progetti con la sua opzione di condivisione di file in tempo reale. Inoltre, puoi anche annotare i loro file contemporaneamente ai membri del team tramite ProofHub.

Caratteristiche generali di ProofHub

  • Gestione della cronologia delle attività
  • Rapporti sui progetti
  • Etichettatura bianca
  • Creazione di segnalibri per individuare file e documenti
  • Esportare progetti
  • Controllo della versione del file

Pro e contro di ProofHub

  • Consente agli utenti di limitare gli indirizzi IP per impedire l'utilizzo non autorizzato
  • Gli utenti possono visualizzare attività ed eventi attraverso un calendario personalizzato
  • Con ProofHub puoi anche creare un flusso di lavoro personalizzato
  • La navigazione nelle schede Kanban è molto in ritardo
  • ProofHub non ha funzionalità di budget del progetto

Prezzi: Nessun piano gratuito disponibile | Il piano a pagamento parte da INR 3.708,07 al mese.

  • Google Drive

GMail

Google Drive consente agli utenti di archiviare, condividere e collaborare su file di dati. Aiuta a proteggere tutti i file archiviati fornendo protezione contro gli attacchi di malware. Con le funzionalità di collaborazione in tempo reale, gli utenti possono facilmente lavorare contemporaneamente su file e documenti.

Caratteristiche generali di Google Drive

  • Supporto per il controllo delle versioni della cronologia
  • Archivia e modifica oltre 100 documenti aggiuntivi
  • Supporta più formati di file
  • Salva facilmente allegati di grandi dimensioni su Gmail

Pro e contro di Google Drive

  • Converti facilmente i PDF in documenti.
  • Google Drive consente agli utenti di lavorare sui documenti in modalità offline
  • Consente agli utenti di tradurre documenti
  • Nel piano gratuito sono disponibili solo 15 GB di spazio di archiviazione.
  • Gli utenti possono caricare file fino a 750 GB al giorno

Prezzi: piano gratuito disponibile | Il piano a pagamento parte da INR 130 al mese

  • All'aperto

Il software di gestione dei documenti di Alfresco aiuta le aziende a gestire e condividere contenuti e file. Con esso, gli utenti possono conservare automaticamente tutti i record dei documenti, gestire i contenuti su piattaforme, raggruppare i file, scansionare e acquisire documenti e cercare contenuti attraverso filtri pertinenti.

Caratteristiche generali di Alfresco

  • Filtraggio dei file
  • Gestione delle cartelle dei file
  • Revisione e approvazione documenti
  • Flusso di lavoro automatizzato per attività ripetitive
  • Sicurezza di livello aziendale per la protezione dei dati

Alfresco Pro e contro

  • Gli utenti possono scansionare e acquisire dati con Alfresco
  • Viene fornito con funzionalità di rollback complete per ottenere la versione precedente del file.
  • Gli utenti possono spostare il contenuto o i file attraverso diverse fasi di un'attività con modelli di metadati.
  • Ripida curva di apprendimento
  • La funzionalità di modifica in tempo reale non funziona correttamente.

Prezzi: piano community gratuito disponibile| Prezzo su richiesta per piani a pagamento

  • M-Files

File M

M-Files è una suite completa con molte funzionalità avanzate per la gestione dei documenti e il monitoraggio dei file online. È un software basato sull'intelligenza artificiale per classificare, archiviare e trovare documenti e file. Con esso, gli utenti possono condividere file tramite allegati o URL, ottenere l'anteprima dei file, gestire le versioni dei file, gestire le autorizzazioni per ciascun file, rilevare file duplicati, ecc.

Caratteristiche generali di M-Files

  • Suggerimenti sui metadati basati sull'intelligenza artificiale
  • Conversione di file in più formati
  • Creazione condivisa di file
  • Rendering avanzato dei documenti

Pro e contro di M-Files

  • Consente agli utenti di condividere file esternamente tramite collegamenti pubblici
  • Con il controllo della versione applicato, gli utenti possono salvare le modifiche in tutte le versioni
  • M-Files consente agli utenti di visualizzare tutte le attività tramite la visualizzazione del diagramma di Gantt
  • Sono supportati solo 100 caratteri per impostare il nome di un file.
  • Ci vuole tempo per condividere i documenti via e-mail.

Prezzi: Il prezzo è disponibile su richiesta

  • ONLYOFFICE Documenti

onlyoffice

ONLYOFFICE Docs, è un editor online per modificare documenti di testo, presentazioni, moduli, ecc. Viene inoltre fornito con funzionalità di tracciamento dei file insieme a collaborazione sui file, co-editing, traccia delle modifiche, cronologia delle versioni dei file, confronto dei documenti e molto altro. Inoltre, viene fornito con un lettore e convertitore PDF per convertire i PDF in diversi formati.

Caratteristiche generali di ONLYOFFICE Documenti

  • Chat integrata per commenti in tempo reale
  • Condivisione di documenti pubblici
  • Gestione dei permessi dei file
  • Supporto per la pubblicazione di contenuti WordPress

Pro e contro di ONLYOFFICE Doc

  • Gli utenti possono aggiungere varie forme di disegno in documenti e file
  • Consente agli utenti di visualizzare in anteprima i file dopo la modifica
  • Puoi modificare i documenti anche nella versione offline
  • Funzionalità limitate di protezione dei documenti
  • La funzione di co-editing non funziona correttamente

Prezzi: Nessun piano gratuito disponibile | Il piano a pagamento parte da INR 659,68/utente/mese

  • LogicalDoc

LogicalDoc è un software di gestione dei documenti per gestire, condividere, collaborare ed esportare file o documenti. Puoi inviare file via e-mail, esportare documenti in CSV, gestire il controllo delle versioni dei documenti, generare meta tag specifici per i contenuti, ecc. Offre inoltre varie integrazioni per condividere senza problemi i file con altri utenti.

Caratteristiche generali di LogicalDoc

  • Bookmarking dei documenti
  • Conversione di file in diversi formati
  • Supporto per le firme digitali
  • Importazione di file da archivi ZIP
  • Annotazioni di documenti in tempo reale

Pro e contro di LogicalDoc

  • Ti consente di automatizzare i flussi di lavoro incentrati sui documenti.
  • Puoi creare calendari per tutte le attività e i progetti.
  • LogicalDoc crittografa i file per la sicurezza dei dati
  • I file di grandi dimensioni potrebbero rallentare il sistema.
  • L'implementazione è un complesso di bot

Prezzi: il piano comunitario è gratuito | Prezzo su richiesta sul sito ufficiale di LogicalDoc per altri piani

  • Dokmee

Dokmee

Il software ECM di Dokmee è progettato per una varietà di scopi, tra cui condivisione di file, acquisizione e archiviazione di documenti, recupero di file, ecc. È un ottimo software di gestione dei contenuti e monitoraggio dei file per condividere file a livello globale, creare flussi di lavoro personalizzati, gestire le autorizzazioni dei file e crittografarli File.

Caratteristiche generali del software ECM di Dokmee

  • Timbratura automatica dei documenti
  • Monitoraggio della cronologia dei file
  • Supporta più formati di file
  • creazione della firma elettronica
  • Recupero dei file tramite parole chiave

Pro e contro del software ECM di Dokmee

  • Aggiungi facilmente timbri personalizzati, note adesive o firme elettroniche alle immagini
  • Elimina automaticamente i file dopo un determinato periodo configurato
  • Con Dokmee, più utenti possono lavorare e modificare i file in tempo reale
  • Gestione complicata del flusso di lavoro
  • Il software a volte è in ritardo mentre si lavora su più file.

Prezzi: il prezzo dell'ECM di Dokmee è disponibile su richiesta

  • Coda alta

Hightail è un sistema di tracciamento dei file online per condividere facilmente file di big data e controllare l'accessibilità dei contenuti attraverso la consegna dei file e il tracciamento degli invii. Oltre a ciò, può essere utilizzato per visualizzare in anteprima i file, sincronizzare documenti con piattaforme cloud, condividere file tramite collegamento, proteggere file tramite password e così via.

Caratteristiche generali di Hightail

  • Controllo della versione dei file
  • Gestione avanzata delle attività
  • Collaborazione documenti in tempo reale
  • Personalizzazione delle notifiche e-mail

Pro e contro di Hightail

  • È possibile impostare date di scadenza per file e documenti
  • Ti consente di archiviare le versioni precedenti di file e documenti
  • Puoi scegliere di decidere chi può visualizzare i commenti sui documenti
  • Solo 100 MB di dimensione del file limite di invio nel piano gratuito.
  • I file vengono eliminati automaticamente dopo 1 settimana nel piano gratuito.

Prezzi: piano gratuito disponibile | Il piano a pagamento parte da INR 991,01 al mese

Vantaggi dei sistemi di tracciamento dei file

L'utilizzo di sistemi di tracciamento dei file può essere vantaggioso in diversi modi, ad esempio:

  • Migliora la procedura di archiviazione e recupero dei file
  • Aiuta a prevenire l'utilizzo di file non autorizzati attraverso autorizzazioni controllate.
  • Elimina il rischio di perdita di informazioni mantenendo traccia di ogni file.
  • Aiuta a gestire la cronologia delle versioni di ogni file.
  • Aiuta a migliorare la sicurezza dei file attraverso la protezione con password.
  • Imposta facilmente le date di scadenza per i collegamenti ai file condivisi.

Funzionalità principali dei sistemi di tracciamento dei file

Una soluzione di tracciamento dei file è dotata di molteplici funzionalità per archiviare, condividere o tenere traccia dei file in modo sicuro. Alcune caratteristiche comuni includono la condivisione e il controllo delle versioni dei file, l'impostazione della data di scadenza del collegamento, la protezione dei file, ecc. Altre importanti funzionalità del software di tracciamento dei file sono:

  • Controllo delle versioni dei file: la maggior parte dei sistemi di tracciamento dei file è dotata di funzionalità di controllo delle versioni dei file che salvano tutte le versioni modificate dei file. Pertanto, è più facile tenere traccia delle modifiche.
  • Condivisione file: il software consente agli utenti di condividere file singoli o multipli all'interno e all'esterno dell'organizzazione tramite un collegamento. Questo collegamento può essere utilizzato anche per limitare l'accesso ai file.
  • Tracciamento dei file in tempo reale: il sistema di tracciamento dei file consente agli utenti di tenere traccia di un file in tempo reale per le persone che ci lavorano e le modifiche apportate.
  • Creazione di data room: con questo software, le aziende possono creare più data room per condividere e collaborare su diversi file.
  • Gestione delle cartelle dei file: è possibile creare cartelle di file per classificare, ordinare o gestire i file.
  • Gestione delle autorizzazioni dei file: assegna facilmente ruoli e autorizzazioni agli utenti per accedere a file e documenti.
  • Sicurezza dei dati: con questo software, gli utenti possono utilizzare più metodi di sicurezza per mantenere tutti i dati presenti nei file al sicuro.

Categorie correlate: Software di trasferimento file ad alta velocità | Strumenti ETL | Software di crittografia | Acquisizione elettronica dei dati (EDC) | Software di gestione dei dati | Piattaforme di scienza dei dati | Servizi di sicurezza cloud

Domande frequenti

  1. Che cos'è il monitoraggio dei file?

    Il tracciamento dei file è la procedura di tracciamento dei file fisici e digitali. Include il monitoraggio delle posizioni dei file, delle persone che lavorano su file diversi, delle modifiche apportate e così via.

  2. I file possono essere tracciati?

    Sì, sia i file digitali che quelli fisici possono essere facilmente monitorati e mantenuti tramite tecnologie come RFID e software di tracciamento dei file.

  3. Come utilizzare il sistema di tracciamento dei file?

    I sistemi di tracciamento dei file possono essere utilizzati per tracciare e conservare file e documenti. Gli utenti possono aggiungere tag RFID ai file fisici per archiviare le proprie informazioni e tenere traccia della posizione di archiviazione. Per i file digitali, gli utenti possono creare un collegamento che può essere utilizzato anche per condividere e tenere traccia dei file.

  4. Come funziona un sistema di tracciamento?

    Un sistema di tracciamento dei file funziona creando un collegamento specifico per ogni file archiviato. Questo collegamento viene quindi utilizzato per condividere documenti, tracciare la posizione di un file, controllare la cronologia, gestire i permessi dei file, ecc.

  5. Perché il monitoraggio dell'integrità dei file è importante?

    Il monitoraggio dell'integrità dei file è importante in quanto aiuta a tenere traccia dei dettagli di un file come autorizzazioni e dettagli di modifica. Questo monitoraggio è importante in quanto qualsiasi modifica nei file o modifica delle autorizzazioni dei file potrebbe rendere le persone suscettibili alle minacce informatiche e alla violazione dei dati.