Una guida completa alla scelta del giusto software di gestione dei progetti

In qualità di manager, devi utilizzare Microsoft Excel per gestire i tuoi progetti, ma il problema con Excel è che manca di automazione e personalizzazione e non supporta il lavoro di squadra collaborativo. Il software di gestione dei progetti può aiutarti a semplificare diverse funzioni per pianificare progetti, allocare risorse e gestire il tempo.

Puoi usarlo per la mappatura stradale del progetto, la programmazione, l'allocazione delle risorse e la gestione della qualità. Scopriamo cosa può fare tutto il software per i project manager che lavorano su diversi tipi di processi aziendali.

Panoramica del software di gestione dei progetti

Il software di gestione dei progetti viene utilizzato da manager e team per pianificare, monitorare, coordinare e raggiungere gli obiettivi del progetto. Questo software è utilizzato anche per la comunicazione e la collaborazione tra le diverse parti interessate. Aiuta manager e supervisori di progetto a rispettare le scadenze e controllare i costi. Inoltre, aiuta a tenere traccia del flusso di lavoro del team e, utilizzando queste informazioni, puoi apportare modifiche appropriate o offrire input utili al tuo team.

Quali funzioni puoi eseguire con il software di gestione dei progetti?

Per gestire con successo un progetto, è necessario gestire tutte le informazioni sulle diverse attività di supporto. Devi raccogliere, assimilare e interpretare le informazioni per le parti interessate del progetto in tempo reale. Quando le parti interessate e i team di progetto si trovano in aree diverse, diventa più difficile.

Pertanto, uno strumento di gestione del progetto è diventato un aspetto critico di qualsiasi attività commerciale che consente ai team di gestire tutti i processi dalla fase iniziale alla fase di chiusura. Diamo un'occhiata ad alcune funzionalità critiche dello strumento di gestione del progetto.

• Collaborazione tra i membri del team

Il software consente la collaborazione tra vari team e reparti. Possono facilmente aggiornare e condividere informazioni tra loro. Inoltre, la funzione di condivisione degli accessi consente a tutte le parti interessate di avere una visione unificata del progetto.

• Programmazione del progetto

La pianificazione delle attività per persone diverse è uno degli aspetti più cruciali di un progetto. Lo strumento di gestione del progetto è dotato di funzionalità di pianificazione che consentono al manager di aggiungere un flusso a tutte le attività, assegnarle a persone specifiche, assegnare date di inizio e fine a un progetto e creare una pianificazione dettagliata del progetto.

• Gestione dei documenti relativi al progetto

Mentre lavora a un progetto, il tuo team crea un'ampia gamma di documenti di progetto come documenti di ambito, documenti di requisiti, documenti di rischio, documenti di stima e altro ancora. La soluzione di gestione dei progetti ti consente di gestire tutti questi documenti alla perfezione e di modificarli secondo i requisiti.

• Gestione delle risorse

La prossima funzione cruciale del software di project management è la gestione delle risorse disponibili. Aiuta ad assegnare le risorse, monitorarle e utilizzarle al livello ottimale. Inoltre, il software mantiene anche un rapporto dettagliato di ogni risorsa.

• Gestione dei costi

Consente di assegnare elementi di costo a livello di attività. Puoi anche eseguire un'analisi dei costi e un'analisi del valore guadagnato nella maggior parte dei sistemi software.

• Pianificazione del progetto

Il motivo principale per utilizzare il software PMS è capire cosa deve essere fatto. Spesso viene deciso sotto forma di calendario o diagramma di Gantt, questa funzione ti consente di unire i pezzi del tuo progetto e mantenere il lavoro sulla strada giusta. Lo strumento ti consente di assegnare compiti a persone, impostare obiettivi, obiettivi e scadenze per diversi progetti.

• Gestione dei compiti

Sono finiti quei giorni in cui si teneva a portata di mano un taccuino manuale per annotare chi è responsabile di cosa. Il software ti consente di tenere traccia dei progressi della tua squadra e fornire eventuali input aggiuntivi per il completamento con successo. Promuove inoltre il coordinamento del team e una maggiore trasparenza tra i membri del team.

• Monitoraggio del tempo

Come la pianificazione del progetto e la gestione delle attività, anche la funzione di monitoraggio del tempo è fondamentale per una gestione del progetto altamente efficiente. Soprattutto quando il tuo team lavora con un budget limitato. La funzione di monitoraggio del tempo ti consente di pianificare attentamente le tue attività, assicurandoti di fornire un lavoro di prim'ordine con il minimo sforzo e in un breve lasso di tempo.

• Comunicazione e collaborazione

È una caratteristica essenziale per facilitare la comunicazione senza soluzione di continuità tra i team e gli altri reparti. Li aiuta a discutere i punti critici di un progetto e ottenere qualsiasi aiuto o suggerimento dai colleghi quando richiesto. Questa funzione consente loro di ottenere chiarezza su dove si trova il loro progetto nello scenario attuale e di adeguare le scadenze secondo i requisiti.

Casi d'uso del software di gestione dei progetti

Gestire più progetti e attività non è così facile come sembra. Ci vuole molta pianificazione, duro lavoro e dedizione per gestire ogni aspetto del business. Ma i manager intelligenti richiedono solo il giusto strumento di gestione dei progetti per gestire i loro progetti con disinvoltura.

Con l'aiuto di un software completo, puoi facilmente trovare e risolvere problemi critici e dare priorità alle attività importanti. Ti consente di ottenere aggiornamenti in tempo reale sui progetti in corso e condividere aggiornamenti importanti con il team. Inoltre, i riepiloghi approfonditi del progetto ti aiutano ad analizzare i tuoi progressi e ad apportare modifiche secondo i requisiti.

• Importanza del PMS per le piccole imprese con esempi

La gestione del progetto è una frase spaventosa quando gestisci una piccola impresa. Devi destreggiarti tra più progetti, persone e attività. Tuttavia, il software di gestione dei progetti può aiutarti a pianificare tutto in anticipo ed eseguire ogni progetto in modo redditizio. Risparmierà molto tempo e ti assicurerà di completare i tuoi progetti in breve tempo senza stress eccessivo.

Nei prossimi paragrafi, elencheremo cinque modi critici con esempi di come il software di gestione dei progetti può semplificarti la vita e portare la tua attività al livello successivo.

1. Rimani nei tempi previsti e nel budget

Sai che in una piccola impresa non c'è spazio per gli errori, quindi è importante raggiungere i tuoi obiettivi e rispettare il budget previsto. Utilizzando gli strumenti di gestione del progetto, puoi creare una road map e gestirla alla perfezione fino al completamento.

Esempio: durante la fase di pianificazione del progetto, Rahul si è reso conto che il costo del noleggio dell'attrezzatura aumenterà presto del 30% nei prossimi mesi. È nel bel mezzo di un nuovo progetto e le previsioni gli hanno permesso di risparmiare denaro in altre aree. Inoltre, ha anche evitato un aumento inaspettato del budget.

2. Controllo completo sui tuoi progetti

I progetti che vanno in tilt possono avere un impatto negativo sulla struttura della tua organizzazione e possono anche avere ripercussioni su altre attività critiche. Se hai una forza lavoro minima, puoi chiedere loro di sparpagliarsi per risolvere i problemi. Tuttavia, questo sarebbe difficile durante le continue interruzioni. Quindi per risolvere problemi continui, è necessario implementare un software di gestione dei progetti nella propria azienda.

Esempio: Jacob stava gestendo più progetti e lavorando sodo per rispettare le scadenze. Nonostante tutti i suoi sforzi, ha appreso che il suo team ha superato il budget nel progetto in corso. Per aggiungere ai suoi guai, non aveva nemmeno un piano B per affrontare il problema. Tuttavia, è riuscito a gestire la situazione in qualche modo, ma è stato rimproverato dall'alta dirigenza.

Per evitare tali problemi in futuro, ha deciso di utilizzare un software di gestione dei progetti che gli fornisse indicazioni chiare su eventuali problemi imminenti, creare un piano per ogni progetto e creare una meticolosa tabella di marcia. Nei mesi successivi, ha assistito a un notevole miglioramento dell'efficienza, dei risultati finali, dei costi e dell'intero processo.

3. Aumenta le tue possibilità di successo

La differenza fondamentale tra il successo e il fallimento di un progetto risiede nel processo di gestione di un project manager. Se non dedicano tempo alla stesura di un programma dettagliato del progetto e se non seguono da vicino la fase di esecuzione per garantire che tutti gli obiettivi siano raggiunti in tempo, allora c'è un'alta probabilità che non raggiungano gli obiettivi desiderati.

Esempio: era il 18° giorno di Esha come direttore delle vendite nel nuovo ufficio, quindi ha deciso di fare un'analisi delle prestazioni del suo team. Ha scoperto che il suo team di vendita non ha effettuato tutte le vendite che avrebbe dovuto fare in una settimana.

Dopo un'attenta analisi di ogni aspetto, è venuta a sapere che il suo team non aveva una tabella di marcia chiara e obiettivi predefiniti in mano. Ha quindi utilizzato lo strumento PMS per semplificare il lavoro, definire i propri obiettivi e migliorare la produttività e la qualità complessiva del proprio lavoro. Dopo poche settimane ha notato un drastico miglioramento dei numeri di vendita e delle prestazioni del suo team.

4. Definisci ruoli chiari

Anche quando gestisci una piccola impresa e se i ruoli non sono chiaramente definiti, dovrai spesso affrontare problemi di responsabilità. Ritarderà i tuoi progetti e non sarai in grado di completare attività importanti in tempo. Ma quando utilizzi uno strumento di gestione del progetto, sarai in grado di assegnare i tuoi compiti alle persone giuste e puoi ritenerle responsabili del completamento del lavoro entro una durata specificata.

Esempio: con l'aiuto dello strumento di gestione del progetto, David ha assegnato più compiti a varie persone e ha definito chiaramente cosa si aspettava da loro in termini di obiettivi finali. Tutti erano a conoscenza del lavoro da svolgere e tutto il lavoro è stato completato entro i tempi previsti.

5. Ottieni informazioni utili

Una buona gestione del progetto comprende un'efficace pianificazione del progetto, l'allocazione delle risorse, l'accumulo di dati e la comunicazione. Una volta terminato il progetto, puoi guardare indietro al tuo progetto, valutare le prestazioni e provare a scoprire cosa ha funzionato meglio e cosa no. Se non disponi di una tale struttura, sei destinato a ripetere gli stessi errori e potresti anche non riuscire a dare il massimo nel prossimo progetto.

Esempio: Sanchit ha utilizzato il software di gestione dei progetti per esaminare il rapporto sullo stato dei suoi progetti. Ha notato che quattro attività sono in sospeso e il team ha anche speso più del budget assegnato.

Con quattro progetti imminenti e quattro attività in sospeso, ha chiesto a tutti i membri del suo team di tirarsi su i calzini e dare il massimo per completare il lavoro in tempo. Il software di gestione dei progetti gli ha permesso di allocare più risorse per il lavoro in sospeso e prepararle per i nuovi progetti.

• Importanza del PMS per le grandi imprese con esempi

Indipendentemente dalle dimensioni di un'organizzazione, la gestione di un progetto è sempre un compito complicato per tutti. Attraverso lo strumento di gestione dei progetti, puoi ridurre la pressione della gestione dei progetti dall'inizio alla fine e mantenere il controllo dei tuoi obiettivi aziendali. Nelle prossime righe imparerai i tre motivi principali per cui la tua azienda ha bisogno di un software per la gestione dei progetti.

1. Le grandi imprese hanno vari reparti e uffici in tutto il mondo. Con l'aiuto di uno strumento di gestione del progetto, puoi garantire un flusso coerente di informazioni tra tutti i team ed evitare di non rispettare alcuna scadenza.

Esempio: Rakshay è un responsabile di progetto in un'azienda multinazionale, ha subito voluto condividere informazioni vitali su un progetto con il suo team onshore e offshore. Non era sicuro che ogni membro dello staff controllasse la propria casella di posta, quindi ha condiviso le informazioni tramite il software di gestione dei progetti. In pochi secondi, tutti hanno ricevuto una notifica pop-up sulla dashboard del software e tutti hanno prestato la massima attenzione alle informazioni condivise.

2. Quando c'è un ritardo nel progetto, le grandi organizzazioni spesso spendono più soldi di quanto pianificato. Provoca ripercussioni su altri progetti e i loro fondi potrebbero esaurirsi. Le grandi aziende possono utilizzare il software di gestione dei progetti per la pianificazione dei costi e tenere sotto controllo il proprio budget.

Esempio: Rohan ha deciso di utilizzare la soluzione di gestione del progetto per scoprire la solidità finanziaria del progetto in corso. Era lieto di sapere che la funzionalità di pianificazione finanziaria del software ha aiutato il suo team a evitare il superamento del budget. Inoltre, è stato in grado di fissare un obiettivo finanziario per il prossimo progetto.

3. Migliora la responsabilità del tuo team per un particolare incarico e promuove anche la collaborazione del team. Il flusso di lavoro unanime del tuo team garantisce il completamento tempestivo dei progetti e riduce i rischi di perdite.

Esempio: Daniel, utilizzava Microsoft Excel e metodi manuali per assegnare il lavoro ai membri del suo team, ma erano abituati a non rispettare le scadenze su base regolare. Dopo un certo periodo, ha deciso di provare per qualche tempo la soluzione di project management. Con sua sorpresa, lo strumento si è rivelato molto vantaggioso per il suo team, in quanto poteva fissare le scadenze del progetto, tenere traccia dei progressi e inviare notifiche quando l'attività era scaduta.

Ha aiutato a instillare un senso di responsabilità nella sua squadra e renderla più produttiva. Inoltre, è stato in grado di documentare tutto e condividerlo con tutti, in modo che potessero sapere dove si trovano ora e cosa ci si aspettava da loro.

Tipi di software di gestione dei progetti

Esistono tre diversi tipi di software di gestione dei progetti:

• Software individuale: questo software è perfetto per una persona che ha bisogno di un'applicazione semplice e leggera per gestire i progetti. Viene fornito con meno funzionalità e fornisce solo funzionalità di base al suo utente.
• Software integrato: il software integrato viene utilizzato principalmente dalle aziende che lavorano su più progetti contemporaneamente. Questo PMS dispone di un database centralizzato di informazioni a cui possono accedere facilmente tutti i membri del team.
• Software collaborativo: il software collaborativo è un'opzione ideale per i team più grandi in quanto consente a tutti i membri del team di visualizzare, accedere e collaborare a un progetto e risolvere uno specifico problema aziendale.

Esempi di strumenti di progetto open source gratuiti

Ecco l'elenco delle cinque migliori soluzioni software open source per gestire il tuo business.

1. Piano razionale

RationPlan è una potente soluzione di gestione dei progetti progettata per aiutare i project manager a organizzare le attività, allocare le risorse, tenere traccia dei progressi e gestire il carico di lavoro secondo i requisiti.

2. OrangeScrum

OrangeScrum è una piattaforma basata su cloud che utilizza la bacheca Scrum e il flusso di lavoro Kanban per l'esecuzione efficace delle attività, la collaborazione in team e la generazione di report.

3. Progetto aperto

Si tratta di una soluzione di gestione dei progetti open source dotata di funzionalità personalizzate per la pianificazione dei progetti, il monitoraggio dei problemi, la rendicontazione dei costi e la gestione del tempo. Viene fornito con le piattaforme di gestione Agile e Scrum per garantire un flusso di lavoro senza interruzioni.

4. Taiga

Taiga è una pianificazione di progetto open source e gratuita che fornisce piattaforme di gestione Scrum e Agile ai propri clienti. Fornisce 300 MB di spazio di archiviazione e fino a 3 utenti possono lavorare su un progetto privato.

5. Odoo

Il software Odoo è noto per la sua interfaccia intuitiva e per alcune utili funzionalità di gestione come tabelle pivot, schede Kanban, gestione dei file e altro ancora. Inoltre, fornisce anche una vasta gamma di strumenti per la gestione dell'inventario, risorse umane, contabilità, vendite e produzione.

Settori che utilizzano il software di gestione dei progetti/chi può utilizzare gli strumenti di gestione dei progetti

Il software di gestione dei progetti è costituito da varie caratteristiche e funzionalità che possono aiutare tutti i settori. Aiuta i loro leader a guidare i progetti con facilità e consente al team di far fronte a progetti difficili e scadenze ravvicinate. Di seguito è riportato un elenco di settori che utilizzano il software PM a proprio vantaggio.

• Software per la gestione dei progetti di sviluppo software

Il sistema di gestione del progetto viene utilizzato nello sviluppo del software per promuovere una chiara comprensione degli obiettivi e dei requisiti. Mantiene le squadre sulla stessa pagina e organizzate.

• Software per la gestione dei progetti di costruzione

Nel settore delle costruzioni, questo software fornisce tutte le funzionalità che rendono il processo più veloce, facile da gestire, senza soluzione di continuità e più efficiente. Pertanto, portando a una maggiore redditività e meno tempo.

• Software di gestione dei progetti di produzione

L'industria manifatturiera deve affrontare diverse sfide legate al costo, alla materia prima e alla qualità dei prodotti. Il software di gestione dei progetti aiuta a ridurre al minimo alcune di queste sfide e consente ai produttori di produrre i prodotti della migliore qualità a un costo minimo.

• Software per la gestione dei progetti informatici

Nel settore IT, l'obiettivo è aumentare l'efficienza mantenendo tutti i membri del team sulla stessa pagina. Schede Kanban, diagrammi di Gantt e report dettagliati forniscono le funzionalità fondamentali necessarie per il completamento con successo dei progetti IT.

• Software per la gestione dei progetti educativi

Viene utilizzato da università, istituti, college e università per gestire le attività quotidiane e organizzare ogni processo. Inoltre, viene utilizzato sia dagli studenti che dagli insegnanti per aumentare la loro produttività.

• Software di gestione dei progetti farmaceutici

Le industrie farmaceutiche hanno una buona dose di responsabilità nei confronti dei propri consumatori e devono gestire la domanda di medicinali e mantenere organizzata l'intera operazione. Il software di gestione dei progetti per il settore farmaceutico è progettato per gestire efficacemente i progetti, tenere traccia delle risorse, fornire report accurati, gestire la fatturazione e accelerare l'intero processo.

• Software di gestione dei progetti immobiliari

Nel settore immobiliare aiuta ad automatizzare attività banali, tenere traccia di elenchi e potenziali clienti e analizzare le prestazioni in diverse regioni e proprietà.

• Software di gestione dei progetti per agenzie creative

Mantiene attivo e funzionante il flusso di lavoro mentre monitora le prestazioni del team. Incoraggia la collaborazione tra i membri del team e la funzione di segnalazione aiuta a identificare eventuali ostacoli.

• Software di gestione dei progetti governativi

Supporta le agenzie governative in tutte le fasi del progetto, dall'inizializzazione alla pianificazione e implementazione. I diagrammi di Gantt nella gestione dei progetti forniscono report approfonditi sul flusso di lavoro e sul denaro speso per un particolare progetto.

Quali sono i pochi criteri per la selezione del software di Project Management?

Lo strumento di gestione dei progetti è diventato fondamentale per tutte le aziende. Il software è specificamente progettato per rendere la gestione del team e l'esecuzione delle attività più semplice ed efficiente. Si è rivelato un vantaggio per i project manager e automatizza le operazioni di base come la pianificazione del progetto, l'allocazione delle risorse, la programmazione, ecc. L'interfaccia user-friendly migliora la collaborazione tra i team e tiene sotto controllo il flusso di lavoro in tempo reale.

Ora, prima di concentrarti su qualsiasi software di project management, ci sono alcuni benchmark che dovresti analizzare. Ecco i sei criteri importanti da tenere a mente durante il processo di selezione.

• Dovrebbe essere di facile utilizzo: il software dovrebbe essere facilmente utilizzato da tutti e deve essere semplice da capire in modo che il tuo team non perda tempo a comprenderne le caratteristiche e le funzionalità.
• Funzione di condivisione file: il software di gestione del progetto deve disporre di un'ampia gamma di opzioni per condividere file, tra cui archiviazione basata su cloud, disco rigido condiviso, siti Web di punti di condivisione e dispositivi di archiviazione multimediale.
• Dovrebbe essere personalizzabile: per garantire che il software funzioni esattamente nello stesso modo desiderato, il software dovrebbe consentire la possibilità di personalizzazione e un flusso di lavoro personalizzabile.
• Integrazione perfetta: il tuo strumento di gestione dei progetti dovrebbe supportare le attuali soluzioni software e varie altre piattaforme per una maggiore accessibilità.
• Monitoraggio e reporting: il software deve fornirti la possibilità di monitorare gli aggiornamenti in tempo reale e dovresti essere in grado di condividere le informazioni con utenti esterni e parti interessate.
• Sicurezza dei dati archiviati: ultimo ma non meno importante, il sistema software dovrebbe offrire ampie misure di crittografia e autenticazione per garantire la massima sicurezza dei dati.

Conclusione

Il software di gestione dei progetti non è un'opzione, ma uno strumento necessario per la tua azienda. Aiuta ad aumentare l'efficienza delle operazioni in corso e a ridurre al minimo e mitigare i rischi coinvolti. Le aziende che non implementano questo strumento nel proprio processo aziendale avranno sempre difficoltà a gestire il proprio lavoro, il budget, la forza lavoro e la qualità del prodotto.

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