Come impostare i progetti su Zoho CRM?

Ogni azienda ha un modo ben definito di fare le cose. Esistono flussi di lavoro che fungono da percorso per completare diversi compiti e progetti. Il modo in cui traspare i flussi di lavoro contribuisce in modo significativo alla decisione dei requisiti software poiché il software deve essere robusto per offrire un'ampia quantità di funzionalità in grado di gestire processi aziendali unici.

Ora, Zoho comprende fino in fondo questi diversi requisiti e fa tutto il possibile per implementarli correttamente. Lo Zoho CRM Blueprint è, infatti, un metodo in cui il processo di vendita può essere suddiviso in singole fasi. Man mano che passiamo da una fase all'altra, diventa possibile richiedere agli utenti e al personale di inserire informazioni rilevanti in modo che nulla passi inosservato.

Di seguito, capiremo prima in dettaglio cos'è Blueprint per avere un contesto chiaro su come configurarlo su Zoho CRM e cosa può fare.

Progetto Zoho CRM

Dal momento in cui un lead viene acquisito nel sistema CRM fino al momento in cui viene seguito e oltre, ci sono molti processi di vendita che un'organizzazione svolge in funzione. Ad esempio, esiste una società chiamata Explore Electronics Pvt. Ltd. che offre gadget tecnici ai clienti.

Ora, oltre agli ordini online che questa azienda potrebbe ricevere, possono anche avere un team di vendita dedicato che dovrebbe seguire i lead generati tramite dimostrazioni, fonti offline ed eventi. I rappresentanti di vendita di Zoho CRM Blueprint possono iniziare chiamando una serie di lead e programmando demo di prodotti con questi potenziali clienti.

Entro la fine di questa demo, quando i potenziali clienti si interessano all'acquisto dei progetti, viene generato un preventivo, che può essere ulteriormente convertito in un ordine una volta approvato. I prodotti possono quindi essere spediti e consegnati ai clienti.

Problemi di vendita in Esplora elettronica Pvt. srl

Ora questo processo di cui abbiamo appena parlato può suonarti molto semplice quando lo leggi. Tuttavia, quando si tratta effettivamente dell'esecuzione di questo processo, si possono incontrare molti problemi a causa di alcuni blocchi stradali e scappatoie. Vediamoli nel dettaglio completo.

• Spesso, i responsabili delle vendite possono dedicare la maggior parte del loro tempo alla formazione di nuovi rappresentanti di vendita, il che significa che non hanno abbastanza tempo per concentrarsi sul proprio lavoro.
• Il prodotto e tutto ciò che può offrire non sono sempre chiari nella mente di tutti i rappresentanti di vendita. Molte volte, i rappresentanti di vendita potrebbero non essere a conoscenza di importanti dettagli sul prodotto richiesti dai potenziali clienti durante una chiamata, il che potrebbe anche deludere il vantaggio e causare una perdita di vendita.
• Altre volte, potrebbero mancare informazioni importanti sui clienti. È solo durante il processo di un ordine che il team di consegna può rendersi conto che le informazioni o l'indirizzo del cliente sono errati e questo può chiaramente ritardare la consegna dell'ordine.
• Potrebbero essere momenti in cui le politiche di sconto non vengono seguite. Explore Entertainment potrebbe avere una politica secondo cui gli sconti non possono essere superiori al 20%, ma in alcuni casi possono essere elaborati preventivi con sconti più elevati, cosa che potrebbe sfuggire all'attenzione dei responsabili delle vendite.

Le istanze sopra menzionate sono alcuni dei modi più classici in cui si possono incontrare problemi quando si dispone di un team numeroso per l'esecuzione di un processo, ma manca un sistema ben definito per eseguirlo in modo efficiente. In questo caso, il problema principale ruota sempre attorno all'assenza di una chiara guida e validazione del CRM.

Soluzioni offerte da Zoho CRM Blueprint

Zoho CRM Blueprint può consentire a un'organizzazione di progettare ed eseguire un processo in modo organizzato, pur essendo completamente priva di scappatoie. Con la configurazione di Zoho Blueprint , quasi tutti i dettagli possono essere acquisiti dal processo offline all'interno di CRM e quindi il processo di razionalizzazione diventa molto semplice.

È possibile definire ogni fase in un processo e collegare le persone a ciascuna fase. Puoi guidare i tuoi team durante l'esecuzione di un processo, convalidare informazioni importanti contestualmente e anche automatizzare le azioni di routine.

• Qualificazione di piombo

  Per assicurarsi che l'obiettivo di qualificazione dei lead sia raggiunto, Zoho CRM Blueprint aiuta a rendere lo script dell'agente chiamante piuttosto lineare. Il software guida i rappresentanti di vendita in ogni fase della pianificazione di una demo del prodotto. Il progetto funge da script per l'agente di chiamata e aiuta i rappresentanti di vendita con le descrizioni dei prodotti mentre sono al telefono con un potenziale cliente. Questo può risolvere il problema di qualsiasi incoerenza nel messaggio che viene comunicato ai rappresentanti di vendita.

• Seguito da

  Con la configurazione di Zoho Blueprint , quasi ogni passaggio può essere regolato nel processo di follow-up, che consiste nell'invio e nella revisione di un preventivo. In questo, lo sconto offerto ai clienti può essere convalidato dal CRM assicurando che il team di vendita aderisca alle politiche dell'azienda. Le notifiche e-mail vengono automatizzate ai responsabili delle vendite ogni volta che qualcuno accetta il preventivo in modo che nulla sfugga alla loro attenzione.

• Gestione degli ordini

  Per guidare i rappresentanti di vendita in ogni fase del processo di gestione degli ordini, Zoho CRM Blueprint svolge un ruolo importante. Si occupa del controllo dell'inventario, della spedizione e persino della consegna. Qui, ai rappresentanti di vendita viene anche richiesto di inserire le informazioni CRM come l'indirizzo del cliente. Questo assicura che non ci siano ritardi nella consegna del prodotto.

Blocchi fondamentali del progetto Zoho CRM

Il progetto in Zoho CRM è fondamentalmente progettato per eseguire un processo aziendale in modo sistematico e ben definito. Con questo Blueprint, è possibile definire ogni fase di un processo e associare le persone giuste a ogni fase. Può anche aiutare a guidare i team durante l'esecuzione di un processo. Inoltre, aiuta anche a imporre e convalidare informazioni importanti contestualmente automatizzando le azioni di routine.

Un progetto viene progettato creando un ordine sequenziale delle fasi contate in un processo. Nel linguaggio CRM, gli elementi costitutivi primari di un Blueprint sono gli Stati e le Transizioni.

Stato

In una configurazione Blueprint, uno "Stato" è la condizione in cui qualcosa si trova in un momento specifico. Ad esempio, qualsiasi accordo in un CRM passa attraverso fasi diverse fino a quando non si verifica il follow-up, che include la qualificazione, la negoziazione e l'approvazione dello sconto. Tutte queste fasi sono chiamate Stato. Gli stati devono essere trascinati e rilasciati nell'editor Blueprint per progettare il flusso di processo.

Transizione

Una Transizione non è altro che un collegamento tra due Stati che entrano in un processo. Prescrive le condizioni necessarie affinché un record si sposti da un tipo di Stato all'altro. Ad esempio, le condizioni e le azioni richieste per il passaggio di un record dalla qualifica alla negoziazione sono generalmente prescritte nel blocco di transizione.

Progettare un progetto

Il processo di configurazione o creazione di un processo è in realtà una procedura in tre fasi. Include:

1. Immissione delle informazioni di base

Qui è possibile specificare il modulo, il layout e il campo per cui è necessario creare il processo.

Puoi andare su "Configurazione", quindi "Automazione" e quindi "Progetto".

• È quindi possibile fare clic su creazione di un progetto.
• In questo popup Crea progetto, puoi scegliere il modulo, il layout e il campo per il quale dovrebbe essere creato il processo.
• Diciamo che il processo è quello di Follow up con lead. In questo caso, puoi scegliere il modulo Offerte con layout Standard e campo Stage.
• Per maggiore chiarezza, puoi anche specificare i criteri perché se non lo fai, tutti i record creati nel layout entreranno nel processo.
• Infine, fai clic su Avanti.

2. Definizione del flusso di processo

Nell'editor Blueprint, puoi definire il flusso del processo dall'inizio dello stato predefinito allo stato di uscita.

Nell'editor del progetto, puoi trascinare e rilasciare tutti gli stati che fanno parte del processo.

• È inoltre possibile stabilire il flusso di processo tra gli Stati collegando diversi nodi nei pulsanti Stato.
• È necessario notare che lo stato di inizio è equivalente a nessun valore del campo dell'elenco di selezione scelto.
• Puoi creare Transizioni facendo clic sul pulsante + tra due Stati. Per eliminare una transizione, tutto ciò che devi fare è fare clic con il pulsante destro del mouse sulla linea di transizione e fare clic su Rimuovi transizione.

3. Configura le impostazioni di transizione

È possibile configurare le impostazioni Prima, Durante e Dopo la transizione tra diversi stati del processo, come richiesto. Ad esempio, possiamo guardare alla Transizione tra gli Stati.

Possiamo chiamare questa "Chiusura". Nell'esempio di Explore Electronics menzionato sopra, le seguenti possono essere alcune delle linee guida da osservare al momento della configurazione.

• Per completare la transizione di negoziazione, un rappresentante di vendita in Explore Electronics può inserire la percentuale di sconto e la data di chiusura.
• In base alla politica aziendale, lo sconto per un prodotto non può essere superiore al 20%.
• Non appena viene eseguita la transizione di chiusura, è possibile automatizzare un'e-mail di notifica al responsabile del rappresentante di vendita informandolo dell'invio dell'affare.

Quindi, si può facilmente affermare che Blueprint ti consente di creare una replica dei processi aziendali offline nel tuo CRM. Dalla generazione di lead alla conclusione dell'affare, un'organizzazione segue molti processi aziendali. I progetti possono essere utilizzati per fornire agli utenti di Zoho CRM una guida dettagliata su come eseguire tutte le fasi di un processo aziendale.

Ad esempio, è necessario raccogliere alcuni documenti prima di inviare un preventivo a un cliente. È possibile impostare una fase all'interno di un progetto che impone il caricamento del documento e consente al record di passare alla fase successiva subito dopo il caricamento dei documenti.

Conclusione

Quando il processo che si segue offline non viene acquisito accuratamente nell'applicazione software, non vi è mai alcuna garanzia che verrà seguito nel modo giusto. Potrebbero esserci alcune incongruenze e possibili lacune nel processo, e questo è il problema che Blueprint risolve.

Zoho CRM Blueprint è come una replica online di un processo aziendale. Può acquisire tutti i dettagli di un processo offline nel software. L'implementazione di Zoho CRM Blueprint entrando in contatto con un esperto Zoho Consultant può garantire automazione, convalida e un'efficace collaborazione in team che rendono ulteriormente il processo efficiente e privo di qualsiasi tipo di scappatoia.