La guida essenziale su come fare brainstorming online

Con più team che devono lavorare da casa quest'anno, è importante identificare come snellire i processi di lavoro ora più che mai.

Soprattutto un processo come il brainstorming, un'attività organizzata, dettagliata e talvolta anche scrupolosa. Anche se svolto in loco, il brainstorming richiede il pieno coinvolgimento e l'attenzione dei partecipanti.

E quando tutti lavorano da casa, presenta più ostacoli da superare.

Hai già letto la nostra guida definitiva al lavoro da casa?

Continua a leggere per scoprire come fare brainstorming online in modo efficace con il tuo team di lavoro a distanza in 6 passaggi.

Passaggio 1: identificare i partecipanti

Sebbene sia generalmente efficace mantenere il numero di partecipanti compreso tra 8 e 10 durante il brainstorming online, avere un team diversificato è fondamentale per una sessione di brainstorming di successo.

In base allo scopo dell'incontro, i partecipanti possono variare. Assicurati che il team che scegli includa persone con diverse abilità e competenze rilevanti per l'argomento in discussione.

Rendi le cose più efficaci includendo un mix di introversi ed estroversi e partecipanti creativi e non creativi. Questo produrrà risposte più diverse.

Sul posto tutto quello che devi fare per verificare la loro disponibilità è girarti e chiedere. Ma quando tutti lavorano in diverse parti del continente/mondo, è importante fare uno sforzo extra per verificare con loro prima di decidere l'orario della sessione.

Passaggio 2: inviare un'e-mail introduttiva alla riunione

Lo scopo di questa e-mail introduttiva è far sapere al tuo team cosa aspettarsi e consentire loro di prepararsi per la sessione in anticipo.

L'e-mail dovrebbe includere dettagli che spieghino l'obiettivo della sessione (cioè il problema e la soluzione che stai cercando), qualsiasi materiale di supporto, l'agenda, i collegamenti a strumenti o risorse pertinenti, eventi del calendario e l'e-mail di invito alla riunione.

Una volta che l'e-mail è stata inviata, seguili (con un'altra e-mail o tramite la tua piattaforma di chat) e verifica che abbiano ricevuto l'invito. Puoi anche renderla un'opportunità per ricordare loro di fare qualche ricerca sull'argomento per raccogliere idee in anticipo, il che a sua volta farà risparmiare tempo durante la sessione.

Passaggio 3: scegli uno strumento efficace per il brainstorming online

Che il tuo strumento preferito sia una piattaforma di messaggistica, una videoconferenza o una lavagna online, assicurati che sia sufficientemente potente da soddisfare le esigenze del tuo team di lavoro a distanza.

lento:

Slack non è solo una piattaforma di chat, ma può anche fungere da dashboard per il brainstorming. Seleziona un canale specifico (o creane uno nuovo) per la sessione e notifica a tutti l'ora e lo scopo, tramite un invito via e-mail o sul canale stesso. Durante la sessione, tutti possono contribuire con le proprie idee come nuovi messaggi. Alla fine della sessione, avrai un intero elenco di idee che potrai analizzare in seguito e stabilire la priorità.

Google Hangouts Meet:

Questo è un ottimo strumento per le videoconferenze, soprattutto con un grande gruppo di persone. Mentre, proprio come durante una sessione di brainstorming di persona, puoi discutere di argomenti durante una videochiamata, puoi anche utilizzare l'opzione di chat per inserire un messaggio di testo. Tuttavia, per mantenere le cose più efficaci, è meglio assegnare un facilitatore che dovrebbe assumersi la responsabilità di scrivere le idee degli altri.

Creatamente:

Creately è una lavagna online in cui i team possono collaborare in tempo reale su idee utilizzando elementi visivi o diagrammi come mappe mentali. Prima della riunione, crea e assegna un nome a un documento e condividi l'accesso aggiungendo i loro indirizzi e-mail o semplicemente condividendo il link del documento nel tuo canale Slack per dare accesso istantaneo al tuo team. Puoi anche utilizzare il plug-in Creately per Google Drive per creare e gestire i tuoi file direttamente da Google Drive. Una volta avviata la sessione, tutti possono condividere le proprie idee sulla tela (le modifiche si rifletteranno anche nell'anteprima del collegamento che hai condiviso sul tuo canale Slack).

Passaggio 4: imposta un limite di tempo e attieniti ad esso

Una cosa che viene trascurata durante una sessione di brainstorming a distanza è il tempo. Tuttavia, è importante rispettare il programma del partecipante poiché qualsiasi tempo aggiuntivo dedicato alla riunione ridurrà il suo tempo personale.

A volte i team distribuiti non si trovano sempre nello stesso fuso orario. Anche se potrebbe essere solo dopo colazione per te, impiegare mezz'ora in più per concludere la riunione potrebbe interrompere l'ora di pranzo.

Passaggio 5: affidarsi a metodi di brainstorming adeguati

Sebbene ci siano molte tecniche di brainstorming là fuori, non tutte possono funzionare durante una sessione di brainstorming online. Ad esempio, una tecnica come il role storming può adattarsi meglio se tutti sono nella stessa stanza.

E non tutte le tecniche possono aiutare con l'argomento su cui stai facendo brainstorming. Ad esempio, le mappe mentali funzionano meglio per la generazione di idee, mentre una tecnica come 5 perché o l'analisi di causa ed effetto può aiutare meglio a risolvere un problema o a trovare la causa principale di un problema.

È importante menzionare il metodo che verrà utilizzato all'inizio della sessione e chiarire anche le regole o le linee guida associate alla tecnica.

Ecco un elenco di strumenti utili per la generazione di idee. Sono collegati a risorse che spiegano come utilizzarli.

• 5 perché l'analisi
• Analisi di causa ed effetto
• Diagramma di loto
• Sei cappelli pensanti
• Tavole d'umore
• SCAMBIATORE
• SIPOC
• Tavole delle idee

Passaggio 6: concludere la riunione

Dopo aver raccolto tutte le informazioni che desideri, prenditi del tempo (dovrebbe anche essere incluso nell'agenda) da dedicare a ordinarle e riassumerle.

Un diagramma di affinità può aiutarti a classificare i dati, dare loro la priorità e presentare i risultati al team e alle parti interessate.

Viene poi la creazione di un piano d'azione, che di per sé richiederebbe un altro incontro. Oppure, se lo hai programmato anche nell'agenda, puoi utilizzare un modello di piano d'azione per capire rapidamente gli argomenti.

Pronto per il tuo prossimo incontro di brainstorming online?

Il brainstorming online è più efficace del brainstorming di persona per alcuni buoni motivi. Riduce i momenti in cui i partecipanti dominanti prendono il sopravvento eclissando i loro coetanei più introversi. Poiché aumenta la sensazione di anonimato, il brainstorming virtuale incoraggia questi partecipanti introversi a condividere le loro idee creative con più entusiasmo.

Inoltre, dal momento che non sono tutti nella stessa stanza, quando fai brainstorming online aumenta la diversità di idee; poiché la possibilità di essere influenzato dalle idee degli altri è minima, farà emergere più idee dai partecipanti.

Hai qualche consiglio su come fare brainstorming online con successo da condividere con noi? Fateci sapere nei commenti qui sotto.