Casi di utilizzo aziendale del software di gestione dei progetti

Il Project Management è stato prevalente sin da quando l'umanità ha iniziato a costruire. Può essere fatto risalire alla costruzione della Piramide di Giza. Gli Egiziani usavano gli stessi principi del Project Management per gestire la squadra di lavoratori per progettare una struttura così grande e complessa. Oggi, il software di gestione dei progetti digitali aiuta le aziende di tutte le dimensioni a gestire e monitorare l'avanzamento dei progetti.

Con un solido sistema di gestione dei progetti, le aziende possono pianificare, organizzare, gestire e guidare i propri team e risorse per ottenere i risultati desiderati. Un software di gestione dei progetti a 360 gradi migliora le operazioni aziendali dentro e fuori. Questo è il motivo per cui i leader del settore si affidano a tale software per migliorare la loro produzione.

Sfide affrontate dalle piccole imprese nella gestione dei progetti

Le piccole imprese sono le più colpite dalla mancanza di una chiara gestione dei progetti. Un pool di risorse limitato e vincoli di budget combinati con un progetto mal gestito possono rivelarsi dannosi per la crescita dell'azienda. Leggi di più su alcune delle maggiori sfide affrontate dalle piccole imprese nella gestione dei progetti.

• Mancanza di comunicazione

Ci si aspetta che i piccoli team abbiano una solida comunicazione tra loro. Tuttavia, lavorare in una struttura di team piccola e frenetica può dimostrare il contrario. Le piccole imprese sono ora comunemente associate a una mancanza di comunicazione sia internamente che esternamente.

• Mancanza di obiettivi chiari

Il più grande ostacolo a una struttura aziendale dinamica e in evoluzione porta a obiettivi poco chiari. Le continue richieste ad-hoc fanno sì che l'azienda non sia focalizzata sull'obiettivo che si era prefissata in precedenza. Il 39% dei progetti fallisce a causa di obiettivi poco chiari e di un chiaro piano di progetto. I cambiamenti non strutturati dell'ultimo minuto nell'obiettivo possono far deragliare l'intero progetto se non esiste un sistema in atto per accogliere il cambiamento.

• Budget limitato

Le startup e le piccole imprese di solito sopravvivono con un cuscino finanziario limitato. Ciò significa che le organizzazioni gestiscono un piano finanziario rigoroso. Una piccola modifica dell'ultimo minuto o un ritardo imprevisto possono compromettere la consegna, incidendo così sul budget dell'azienda.

• Mancanza di responsabilità

Le startup sono famigerate per il loro stile di gestione in movimento. Ciò significa che ogni risorsa sta lavorando su più progetti. Mentre la direzione potrebbe trovarlo un modo ottimale di lavorare; se non vi è alcuna responsabilità per il lavoro, ciò può influire ulteriormente su più progetti contemporaneamente.

• Scadenze rigide

Quando ti siedi con un pezzo di carta per decidere la tempistica del progetto, il più delle volte ti ritroverai con una tempistica impossibile. Le piccole aziende di solito ottengono un progetto con una tempistica quasi impossibile. Senza un adeguato sistema di gestione, ogni funzione aziendale può risentirne direttamente.

In che modo il software di gestione dei progetti può aiutare le piccole imprese?

PMS aiuta le piccole organizzazioni e le startup a semplificare le loro funzioni aziendali per gestire in modo efficiente i progetti e consegnarli in tempo. Dalla gestione della tempistica del progetto alla fornitura di aggiornamenti regolari e all'ottimizzazione dell'utilizzo delle risorse, le piccole imprese possono trarre grandi vantaggi da tali strumenti.

• Migliora il tasso di successo

Generalmente, il successo o il fallimento di un progetto è determinato dal fatto che l'azienda abbia consegnato il progetto in tempo o meno, come previsto all'inizio. Il software di gestione dei progetti consente di impostare le pietre miliari, che possono aiutare i manager a valutare l'avanzamento del progetto. Una prima indicazione che un progetto potrebbe essere ritardato consente ai manager di intraprendere azioni tempestive per una consegna puntuale.

• Migliore pianificazione del progetto con una migliore comunicazione

Un sistema di gestione dei progetti mantiene un database centralizzato di ogni progetto, dei suoi progressi e della disponibilità delle risorse. Ciò consente alle piccole imprese e alle startup di ottimizzare l'utilizzo delle risorse. Un sistema comune per tenere traccia del progetto consente inoltre a tutte le persone coinvolte di interagire meglio tra loro per accelerare i progressi. I gestori possono anche informare i clienti sui progressi.

• Attenersi al budget

Ogni organizzazione è preoccupata per i propri profitti, ma tale esigenza è tanto più vitale per le piccole imprese. Le startup e le piccole imprese non hanno spazio per gli errori. Un efficace strumento di gestione del progetto ti consente di tenere traccia del tuo budget. Ti consente inoltre di tenere traccia delle tue spese e identificare le aree in cui i dipendenti trascorrono il loro tempo e dove l'organizzazione sta spendendo di più per ridurre le ore fatturabili. Ciò consente alle aziende di ottimizzare i profitti e consegnare il progetto entro il budget.

• Tieni traccia della responsabilità

I dipendenti di piccole aziende e startup spesso finiscono per destreggiarsi tra più attività contemporaneamente. Il software di gestione dei progetti può aiutare a definire ruoli e responsabilità. In questo modo più persone non finiranno per lavorare su una singola attività, eliminando le ridondanze e ottimizzando l'utilizzo delle risorse.

• Valutazione efficace del progetto

La valutazione del progetto con l'aiuto del software consente alle aziende di identificare lacune e punti di forza. Le aziende possono utilizzare questo per migliorare le proprie lacune relative al progetto e raddoppiare i propri punti di forza. Uno strumento PMS offre report che ti dicono quali pietre miliari sono state raggiunte e dove si sono verificati ritardi.

Lettura consigliata: una guida completa alla scelta del giusto software di gestione dei progetti

Casi di studio sul software di gestione dei progetti per le piccole imprese

Caso di studio 1

Caso di studio 2

Sfide affrontate dalle imprese nella gestione dei progetti

Anche le grandi aziende con le loro vaste risorse non sono immuni dalle sfide della gestione dei progetti. Gestire un progetto in una grande azienda è come risolvere il cubo di Rubik. I manager devono mantenere diversi elementi del progetto in alto mantenendo l'attenzione su tutti gli altri elementi e identificando il percorso migliore per completare l'attività. Maggiori informazioni sulle sfide di gestione dei progetti delle imprese.

• Conflitto di risorse

Anche un'organizzazione ben strutturata può affrontare conflitti di risorse quando si tratta di gestire centinaia di progetti alla volta. Più risorse a volte finiscono per lavorare sullo stesso progetto quando è richiesta una sola risorsa. Inoltre, una cattiva pianificazione a volte significa che un'azienda non ha risorse disponibili (manodopera, materie prime, software, hardware, macchinari, ecc.) per un progetto.

• Spostamento dell'ambito

Scope creep è una delle maggiori sfide di gestione del progetto che si riferisce a come i requisiti del progetto sono cambiati nel tempo rispetto all'ambito di lavoro originariamente concordato. Questo cambiamento di portata porta all'alterazione di quasi tutto ciò che riguarda il progetto.

• Abilità di squadra non corrispondenti

In qualità di manager, ci si aspetta che tu abbia un team di membri qualificati che sono più adatti per un lavoro. Se c'è una discrepanza nel livello di abilità e nei requisiti del progetto, il progetto è destinato ad affrontare ostacoli fino in fondo.

• Cattiva gestione del rischio

I manager devono valutare il rischio associato al loro progetto. Devi assicurarti che il tuo team sia sempre pronto ad adattarsi se necessario. I project manager non sono un sensitivo, il che significa che, per quanto si sforzino, non possono elencare tutti i rischi associati al progetto.

• Scadenze mancate

Se uno qualsiasi dei suggerimenti sopra menzionati ostacola il tuo progetto, ritarderà inevitabilmente la consegna finale. Solo il 2,5% delle aziende dichiara di consegnare puntualmente il 100% dei propri progetti. Può essere frustrante per tutte le parti coinvolte se un progetto viene consegnato in ritardo e questo può scoraggiare ulteriormente la crescita dell'azienda.

In che modo il software di gestione dei progetti può aiutare le grandi imprese?

Anche le grandi aziende con migliaia di dipendenti possono beneficiare di un sistema di gestione dei progetti. Consente alle organizzazioni di tenere traccia di tutti i progetti, suddividerli ulteriormente in piccoli sprint, garantire che le risorse non siano sovraccaricate o sottolavorate e assicurarsi che l'azienda sia preparata a tutti i rischi derivanti da un progetto.

• Pianificazione dello sprint

Le aziende possono pianificare il proprio lavoro attraverso la pianificazione dello sprint nel proprio software di gestione dei progetti. Ciò consente alle aziende di dividere un progetto in piccole parti e di fare uno sprint pianificato per ciascuna parte. Consente ai team di concentrarsi su obiettivi specifici rivedendo continuamente priorità e piani.

• Documenti di progetto

Le aziende possono documentare l'intero progetto e l'ambito di lavoro sul proprio sistema di gestione dei progetti. Ciò aiuterà le aziende a mitigare qualsiasi confusione e incomprensione all'interno del team e aiuterà tutti a capire cosa ci si aspetta da loro.

• Tieni traccia del carico di lavoro

Un buon project manager valuta costantemente la propria forza lavoro per stabilire che l'utilizzo delle risorse sia sempre ottimale. Il software PMS può aiutare i manager a tenere traccia del carico di lavoro e della disponibilità di tutte le risorse disponibili.

• Valutazione del rischio

Mentre un manager non può assolutamente valutare tutti i potenziali rischi associati al progetto, un solido software di project management può farlo con la sua valutazione del rischio. Può aiutarti a identificare i punti di rischio e aiutarti a pianificare possibili incidenti.

Caso di studio sul software di gestione dei progetti per le grandi imprese

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Conclusione

Il software di gestione dei progetti non è più opzionale. Oggi le aziende si affidano a strumenti di gestione dei progetti per semplificare le operazioni aziendali e fornire risultati puntuali. Con PMS, le aziende possono tenere traccia dei progressi, modificare il piano e produrre risultati eccezionali il 100% delle volte. Quindi, non aspettare oltre e ottieni uno strumento di gestione dei progetti per la tua azienda.