La guida facile alla creazione di un piano di emergenza aziendale

Come evitare i disastri? Sii preparato per loro.

Quando le cose vanno bene, spesso dimentichi di pianificare i momenti difficili. Ma quando il disastro colpisce, potresti perdere tutto in un batter d'occhio.

Un terremoto può portare a terra l'intero negozio, il tuo più grande cliente può scegliere il tuo concorrente al posto tuo, il tuo sistema può improvvisamente andare in crash facendoti perdere dati importanti ecc. Ci sono infinite possibilità di disastri se ci pensi davvero.

Ecco perché la mancanza di un piano di emergenza aziendale può essere un disastro di per sé.

Vediamo perché hai bisogno di un piano di emergenza aziendale e come crearne uno in pochi semplici passaggi.

Che cos'è un piano di emergenza aziendale?

Ma prima, definiamo cos'è un piano di emergenza.

Un piano di emergenza è una strategia proattiva che descrive il corso di azioni o passaggi che la direzione e il personale di un'organizzazione devono intraprendere in risposta a un evento che potrebbe verificarsi in futuro. Svolge un ruolo significativo nella continuità aziendale, nella gestione del rischio e nel ripristino di emergenza.

Ti aiuta a essere preparato per eventi imprevisti e a ridurre al minimo il loro impatto. Delinea inoltre un piano per lo svolgimento delle normali operazioni aziendali dopo che l'evento si è verificato.

È anche noto in nomi come piano B, piano di backup e piano di ripristino di emergenza. Nel caso in cui il tuo piano principale non funzioni, è ora di eseguire il piano B.

Vantaggi di un piano di emergenza

Senza un piano di emergenza ti stai aprendo a rischi inutili. Ecco alcuni importanti vantaggi di un piano di emergenza da cui non puoi distogliere lo sguardo.

• Aiuta a reagire rapidamente agli eventi negativi. Poiché un piano di emergenza elenca le azioni che devono essere intraprese, tutti possono concentrarsi su cosa fare senza perdere tempo nel panico.
• Avere un piano di emergenza in atto consente di ridurre al minimo i danni che potrebbero verificarsi da un disastro e ridurre al minimo la perdita di produzione. Ad esempio, se hai installato generatori di emergenza, anche durante un blackout, il tuo team può lavorare senza problemi.

Come fare un piano di emergenza

Un piano di emergenza aziendale efficace si basa su una buona ricerca e brainstorming. Ecco i passaggi che devi seguire in un processo di pianificazione di emergenza.

Passaggio 1: elenca i rischi principali

Identifica i principali eventi che potrebbero avere un impatto negativo sull'andamento della tua attività e sulle risorse chiave, come dipendenti, macchine, sistemi informatici ecc.

Coinvolgi altri capi squadra, esperti in materia e persino estranei come consulenti aziendali per ottenere una comprensione più profonda delle cose che potrebbero causare problemi e mettere a repentaglio la direzione.

Usa una mappa mentale per organizzare e classificare le informazioni raccolte dalla sessione di brainstorming con lo staff. Puoi condividerlo facilmente con tutti nell'organizzazione per ottenere anche il loro contributo.

Passaggio 2: dare priorità ai rischi in base al loro impatto

Dopo aver creato un elenco di tutti i possibili rischi che potrebbero verificarsi in diverse aree della tua attività, inizia a dare loro la priorità in base alla minaccia che rappresentano.

Il grafico della probabilità di impatto del rischio è uno strumento utile che puoi utilizzare qui. Ti aiuta a valutare e dare priorità ai rischi in base alla gravità del loro impatto e alla probabilità che si verifichino.

Passaggio 3: crea piani di emergenza per ogni evento

In questo passaggio creerai piani separati che descrivono le azioni che devi intraprendere nel caso si verifichino i rischi che hai identificato in precedenza.

Considera cosa è necessario fare per riprendere le normali operazioni dopo l'impatto dell'evento.

Qui dovrai chiarire le responsabilità dei dipendenti, le tempistiche che mettono in evidenza quando le cose dovrebbero essere fatte e completate dopo l'evento, i processi di ripristino e comunicazione e le misure che devi aver intrapreso in anticipo per prevenire perdite quando l'evento si è verificato (es. copertura).

È possibile utilizzare un formato visivo qui per evidenziare il corso delle azioni. Sarebbe più facile per tutti da capire.

Modello 1

Modello 2

Modello 3

Passaggio 4: condividere e mantenere il piano

Una volta completati i piani di emergenza, assicurati che siano rapidamente accessibili a tutti i dipendenti e le parti interessate.

Rivedi i tuoi piani di emergenza di tanto in tanto e aggiornali secondo necessità. Inoltre, è buona norma informare anche i dipendenti delle modifiche, poiché potrebbero includere aggiornamenti ai loro ruoli e responsabilità.

Qual è la tua opinione sui piani di emergenza?

È così che si crea un piano di emergenza dettagliato. Elenca i principali incidenti che potrebbero danneggiare le tue operazioni aziendali, assegna loro la priorità in base al loro impatto e probabilità, crea un piano d'azione che spieghi cosa dovresti fare nel caso in cui si verifichino e rivedili e aggiornali frequentemente.

Qual è il processo di pianificazione di emergenza nella tua organizzazione? Fatecelo sapere nella sezione commenti qui sotto.