Business Intelligence nell'istruzione: edizione scolastica

Le scuole generano più dati di quanti possano gestire e utilizzare efficacemente. Circondati da tutte queste informazioni, sono ancora affamati di approfondimenti. E non c'è da stupirsi: gestire manualmente tonnellate di documenti cartacei o, nella migliore delle ipotesi, fogli di calcolo Excel è un piacere dubbio che richiede eoni di tempo già limitato.

Fortunatamente, la tecnologia odierna consente alle istituzioni educative di apportare un notevole cambiamento nel modo in cui lavorano. Allo stesso tempo, trascurare le tendenze EdTech si traduce in molte opportunità perse. Mentre alcune scuole stanno annegando in enormi quantità di dati, altre navigano facilmente in queste acque grazie alla Business Intelligence (BI). In questo articolo, esaminiamo in che modo la BI aiuta esattamente gli amministratori scolastici, gli insegnanti, gli studenti e i genitori.

Quali sono le sfide legate all'istruzione che possono essere gestite con l'applicazione della Business Intelligence?

Le scuole hanno molto nei loro piatti:

Allocazione delle risorse finanziarie disponibili. Il finanziamento dipende da una miriade di fattori. Il numero di studenti e le dimensioni delle classi, la frequenza degli studenti e i risultati accademici, le offerte di programmi e altro ancora: tutto questo è importante per gli sponsor. In una situazione in cui le scuole devono fare di più con meno, è meglio che abbiano una visione chiara di ciò che effettivamente hanno.

Risorse limitate degli insegnanti. La preparazione di vari materiali didattici, il monitoraggio dei progressi degli studenti, l'incontro con i genitori, la compilazione di rapporti, sembra che gli insegnanti abbiano bisogno di una svolta nel tempo per svolgere tutte queste attività. Insieme alla carenza di professionisti, un tale volume di lavoro è impossibile da gestire senza l'aiuto della tecnologia. Le scuole hanno bisogno di supporto tecnologico per monitorare i carichi di lavoro assegnati e fornire agli insegnanti un programma di lavoro equilibrato e classi di dimensioni sufficienti.

Enormi quantità di scartoffie. La ricerca di McKinsey rivela che l'automazione del 20-40% delle attività cartacee degli insegnanti comporterà la liberazione di 13 ore settimanali. Aiuterebbe a ridurre il carico di lavoro degli insegnanti a un livello normale, poiché ora è almeno 50 ore settimanali. Anche gli amministratori scolastici respireranno più facilmente dopo l'implementazione della BI perché la tecnologia semplifica la gestione amministrativa e aiuta a soddisfare i requisiti di reporting più rapidamente.

Standardizzazione dell'esperienza dello studente. Un approccio valido per tutti demotiva gli studenti e influisce negativamente sul loro coinvolgimento. Porta a scarse prestazioni e peggiora la valutazione della scuola. Inoltre, i genitori insoddisfatti dei voti dei loro figli possono pensare che la colpa sia degli insegnanti e il rapporto tra loro diventerà teso.

Insufficiente coinvolgimento dei genitori nel processo educativo. Non sorprende, soprattutto se entrambi i genitori lavorano e il tempo degli incontri con gli insegnanti non coincide con il loro tempo libero.

Mancanza di visibilità dei dati della scuola per gli sponsor. Quando le persone investono in miglioramenti, ovviamente vogliono vedere dove vanno a finire i loro soldi e quanto efficacemente sta andando la scuola.

In che modo la tecnologia BI sta cambiando le prestazioni delle attività amministrative?

L'applicazione della Business Intelligence nell'istruzione fornisce all'amministrazione scolastica:

1. Tutti i dati necessari raccolti in un unico luogo

Tutte le informazioni sono organizzate in un magazzino in modo che l'amministrazione scolastica non debba estrarre dati da più fonti. Nelle ultime fasi dell'elaborazione dei dati, i dati vengono visualizzati sotto forma di dashboard intuitivi e facili da analizzare all'interno di strumenti BI speciali come Power BI, Tableau, Qlik, ecc. Prendiamo come esempio la situazione con le sovvenzioni. Le scuole devono cercare finanziamenti, ma è troppo dispendioso in termini di tempo tenere traccia manualmente delle sovvenzioni per le quali la tua scuola può richiedere. Grazie alla BI tutte le informazioni su di loro possono essere automaticamente raccolte, analizzate e quindi presentate agli stakeholder.

2. Attività semplificate

Processi come la gestione dei budget, l'ordinazione delle risorse, il pagamento delle fatture, la gestione della pianificazione, la garanzia della compatibilità della scuola con le leggi e i regolamenti pertinenti, l'assunzione del personale e altro richiedono molto tempo. Prendi la programmazione, per esempio. È una delle attività di amministrazione più impegnative che è quasi impossibile da inserire in un algoritmo. La pianificazione viene sempre eseguita da una persona: il software BI non creerà automaticamente una pianificazione, ma evidenzierà le lacune in una generata dall'uomo. Ad esempio, la soluzione di Business Intelligence concentrerà la tua attenzione sugli sbalzi di orario quando l'insegnante ha solo la prima e la quarta lezione e sarai in grado di gestire il tempo dei tuoi dipendenti in modo più appropriato ed efficace.

3. Reportistica semplificata con maggiore visibilità dei processi

Con la BI, i dati per i diversi tipi di report, insieme alle informazioni chiave per gli sponsor, vengono raccolti automaticamente. Invece di numerose tabelle con testo e numeri, è racchiuso in visualizzazioni di dati di facile comprensione. Quando la rendicontazione si basa sulla chiara visibilità dei processi scolastici, l'amministrazione non può solo cogliere le informazioni, ma trarne informazioni davvero preziose. L'analisi di dati adeguatamente organizzati e presentati aiuta a trovare nuovi modi per risparmiare denaro per la scuola.

4. Capacità di prevedere i cambiamenti futuri

La BI nell'istruzione unita al Machine Learning (ML) può essere utilizzata per rivedere dove andrai a finire se decidi di apportare modifiche o di rimanere sulla pista corrente. Ad esempio, la tecnologia ti aiuterà a monitorare l'iscrizione degli studenti e le dimensioni della classe per la pianificazione delle risorse e il calcolo dei requisiti e dei pagamenti dei finanziamenti statali. Funziona allo stesso modo con attività extracurriculari come eventi sportivi, pulizie, sicurezza, conferenze per gli ospiti, ecc. Le soluzioni di BI raccolgono i dati su di esse e, sulla base della spesa degli anni precedenti, formulano ipotesi sulla spesa futura in modo da poter allocare le bilancio con saggezza.

5. Visibilità dei dipendenti

Il mese prossimo scadrà il contratto dell'insegnante di matematica, tra due mesi l'insegnante di musica andrà in maternità… Quante situazioni come queste devi tenere a mente per prendere decisioni su proroghe di contratto o assumere nuovi insegnanti in tempo? BI ti aiuterà a tenere traccia di queste date. Inoltre, la Business Intelligence nell'istruzione può essere vista come una possibilità per monitorare lo stato e il carico di lavoro degli insegnanti per prevenire il loro burnout. Il sondaggio NEA ha rivelato che il 55% degli insegnanti negli Stati Uniti ha intenzione di lasciare l'istruzione a causa del burnout. Con la BI potrai notare se gli orari di alcuni insegnanti sono sovraccarichi e riallocare il carico di lavoro. Se eviti il ​​ricambio del personale, sarà un valore aggiuntivo per genitori e studenti poiché nessuno è felice quando gli insegnanti cambiano costantemente.

6. Facile identificazione dei comportamenti a rischio tra gli studenti

La tecnologia aiuta anche a rilevare, raccogliere e analizzare il comportamento degli studenti per condurre valutazioni del rischio. Tale approccio contribuisce a rendere la scuola uno spazio più sicuro. Ad esempio, in una dashboard, gli insegnanti possono lasciare note sul comportamento degli studenti. La soluzione BI visualizzerà la frequenza di questi commenti e il grado della loro importanza. Utilizzandolo, l'amministrazione scolastica è in grado di evidenziare quando il comportamento di un singolo studente è di disturbo per gli altri e adottare misure per evitare che questi comportamenti rischiosi si trasformino in incidenti gravi.

7. Maggiore coinvolgimento degli sponsor

Un'analisi semplice e chiara aiuta ad attirare gli sponsor e a mantenerli coinvolti nelle iniziative scolastiche. È molto probabile che scaveranno nei rapporti sui fogli di calcolo, mentre i dashboard informativi e convenienti hanno maggiori possibilità di attirare la loro attenzione.

Inoltre, la Business Intelligence nell'istruzione ti consente di generare automaticamente elementi visivi per gli sponsor. Senza il software BI, il personale amministrativo impiega solitamente 2-3 settimane per raccogliere e preparare tutte le informazioni necessarie.

In che modo la BI influenza il panorama educativo per gli insegnanti?

I compiti degli insegnanti sono quelli che possono essere notevolmente modificati in meglio con le soluzioni BI. L'applicazione della Business Intelligence nell'istruzione aiuta:

1. Riduci il tempo e lo sforzo spesi per le scartoffie

Gli insegnanti a tempo pieno lavorano 51-57 ore a settimana e dedicano più della metà di questo tempo ad attività non didattiche. Non c'è da stupirsi che il livello di depressione tra i professionisti dell'istruzione sia molto più alto che tra la popolazione generale: 32% contro 19%. Allo stesso tempo, quasi la metà degli insegnanti non condivide i propri problemi di salute mentale con nessuno al lavoro perché teme la stigmatizzazione.

L'applicazione della Business Intelligence nell'istruzione può salvare gli insegnanti dal bruciare il petrolio della mezzanotte e ridurre al minimo l'impatto negativo sulla loro salute mentale e fisica. Oltre a prenderti cura del benessere dei tuoi dipendenti, puoi sfruttare la soluzione BI per liberare tempo dagli insegnanti in modo che possano recuperare il ritardo con gli studenti con prestazioni inferiori o migliorare le loro qualifiche.

2. Tieni traccia dei progressi degli studenti in tempo reale e correggili rapidamente

Avere i dati sulle prestazioni degli studenti praticamente su un piatto d'argento consente agli insegnanti di valutare i loro progressi, individuare i talenti in tempo o identificare i problemi e trovare rapidamente il modo per risolverli. La soluzione BI aiuta gli insegnanti a monitorare continuamente il percorso di apprendimento degli studenti invece di un'analisi post-factum alla fine del semestre.

Gli insegnanti possono avere la sensazione viscerale su quali studenti necessitano di maggiore attenzione in alcuni punti, ma il software BI supporta questa intuizione professionale con dati reali in una forma di facile comprensione. La creazione di fogli di calcolo per analizzare i dati sulle prestazioni e sulla frequenza richiede tempo anche per uno studente, per non parlare del fatto che l'analisi deve essere eseguita per una media di oltre 25 studenti per classe.

Ora, immagina che un insegnante voglia aggiungere un terzo fattore per l'analisi, ad esempio dati sul benessere o fattori familiari come divorzio, genitori single, violenza, ecc., che indicano che uno studente ha bisogno di un po' più di aiuto. Questo di solito significherebbe che l'insegnante deve iniziare a costruire un nuovo foglio di calcolo e potrebbe sembrare che debba rinunciare ai piani per il fine settimana per completare il progetto.

Sfruttando la BI nell'istruzione, utilizzi il tempo degli insegnanti in modo più efficace tenendoli occupati solo analizzando le informazioni elaborate automaticamente.

3. Coinvolgere i genitori nel processo educativo con informazioni significative sui loro figli

I dati organizzati e strutturati sono anche convenienti da condividere con gli altri. Consente agli insegnanti di risparmiare tempo per prepararsi agli incontri con i genitori degli studenti. Il tempo liberato può essere speso per un'analisi più approfondita e ponderata delle informazioni raccolte automaticamente.

Ecco un esempio di dashboard in cui gli insegnanti della classe possono monitorare i punteggi di coinvolgimento degli studenti in diverse materie, la frequenza e il livello di prestazioni in tutte le discipline e rivedere questi parametri in dettaglio per studenti e materie particolari.

Gli insegnanti delle materie possono lasciare un feedback per consentire agli insegnanti e ai genitori della classe di comprendere appieno il successo degli studenti nell'apprendimento di determinati argomenti o della materia in generale.

In che modo la Business Intelligence nel settore dell'istruzione aiuta i genitori?

Poiché i bambini trascorrono gran parte del loro tempo a studiare, è naturalmente importante che i genitori siano informati sulle attività educative e sul benessere dei propri figli a scuola. Le soluzioni BI forniscono ai genitori:

1. Visibilità in tempo reale dei progressi dei propri figli e possibilità di rimanere in contatto con gli insegnanti

Il motivo più diffuso per cui i genitori non partecipano alle riunioni scolastiche è che semplicemente non possono farlo a causa del loro orario di lavoro. Negli Stati Uniti la percentuale di famiglie con figli di età inferiore ai 18 anni e con entrambi i genitori che lavorano a tempo pieno è del 59,8%, tra i paesi europei la percentuale media è del 61% ma in alcuni paesi scandinavi supera l'80%. La tecnologia che semplifica e velocizza le conversazioni tra insegnanti e genitori è sempre più preziosa in queste circostanze.

La tecnologia BI consente ai genitori di accedere ai dati relativi a ciò che il loro bambino sta imparando. Li incoraggia a entrare in contatto con l'insegnante del figlio ea scaricare materiali didattici se lo studente deve svolgere attività extra per migliorare i propri voti. Grazie a dashboard semplici, i genitori possono vedere il livello di prestazioni effettivo dei propri figli. La funzionalità di dashboard più complessi offre ai genitori l'opportunità di porre agli insegnanti domande sul processo di apprendimento e ottenere risposte o consigli.

2. Mantenersi in stretto contatto con i propri figli

Di solito è facile chiedere ai bambini delle elementari come stanno andando le cose a scuola: tendono a condividere come è andata la loro giornata. Ma ottenere una risposta alla stessa domanda dagli adolescenti può essere piuttosto complicato. È qui che la soluzione BI può essere di grande aiuto. Esaminando i commenti degli insegnanti nella dashboard di tuo figlio, puoi comprendere meglio i suoi interessi e problemi e trovare gli argomenti da discutere durante la colazione o la cena. Queste chiacchiere non sono una cosa da poco. Un'indagine dell'OCSE ha studiato le relazioni tra il rendimento degli studenti e il coinvolgimento dei genitori nel processo educativo e ha mostrato che solo il 52% dei genitori nel mondo discute del benessere dei propri figli a scuola ogni giorno o quasi ogni giorno. Nel frattempo, gli studenti i cui genitori lo fanno almeno una volta alla settimana hanno maggiori probabilità di dichiarare un alto livello di soddisfazione per la vita e ottenere punteggi più alti.

Quindi, per i genitori, la BI nell'istruzione rende la vita scolastica dei loro figli a portata di clic.

3. Essere consapevoli degli aspetti non accademici della vita scolastica dei bambini

Tenere traccia dei progressi nell'apprendimento dei bambini è essenziale, ma ci sono anche altre cose che interessano ai genitori, ad esempio i pasti scolastici. Con una soluzione BI, i genitori possono vedere il menu colazione e pranzo per il mese a venire e scegliere tra opzioni alternative come carne o piatto vegetariano, succo di frutta al posto del latte, se lo studente è intollerante al lattosio. Ciò è particolarmente importante per gli alunni delle scuole elementari che, a causa della loro età, non possono sempre identificare se possono mangiare determinati piatti. E quando i genitori hanno l'opportunità di decidere in anticipo un menu, possono evitare la preoccupazione che il loro bambino mangi qualcosa di sbagliato o non mangi affatto.

Se la mensa scolastica supporta la tecnologia di pagamento tramite braccialetto, i genitori possono anche monitorare ciò che i loro figli acquistano e porre un limite all'importo degli acquisti.

In che modo la tecnologia BI supporta gli studenti?

L'implementazione della BI nel settore dell'istruzione garantisce una migliore esperienza di studio, aiuta gli studenti a sviluppare i propri talenti e crea anche uno spazio sicuro per loro. La tecnologia offre agli studenti:

1. Esperienza di apprendimento personalizzata

Poiché gli insegnanti sono in grado di monitorare costantemente le prestazioni individuali di ogni studente, possono consigliare materiali aggiuntivi e fogli di lavoro personalizzati in base agli argomenti con cui lo studente è bloccato. La ricerca RAND mostra che gli studenti che hanno iniziato al di sotto della norma nazionale e poi hanno avuto la possibilità di sfruttare la personalizzazione nell'apprendimento hanno raggiunto queste norme entro la fine dell'anno accademico e le hanno superate in due anni.

"Gli studenti prosperano facendo un lavoro che è stimolante ma possibile, e quindi gratificante quando fa clic", ha condiviso Brian Galvin, Chief Academic Officer presso Varsity Tutors.

2. Fiducia in un supporto psicologico sicuro disponibile in qualsiasi momento

Molte scuole hanno a disposizione uno psicologo o un consulente, ma solo averne uno non è sufficiente perché gli studenti cerchino aiuto se ne hanno bisogno poiché non possono essere sicuri che i loro dati privati ​​saranno al sicuro. Le scuole dovrebbero offrire agli studenti la possibilità di chiedere consiglio o aiuto in forma anonima e offrire loro l'opportunità di un incontro personale con lo specialista sulla base del loro consenso. Che cosa ha a che fare con la BI nell'istruzione? Il software di Business Intelligence consente agli psicologi di raccogliere le richieste dello studente e abbinarle ai dati sul suo livello di frequenza per una comprensione più profonda della situazione se lo studente desidera rivelare la propria identità. Tale approccio aiuta le scuole a prendersi più cura dello stato psicologico degli studenti, del clima emotivo nelle classi e, ad esempio, a notare casi di bullismo nelle fasi iniziali.

3. Pianificazione della carriera al liceo

Immagina quanto può essere più facile per gli studenti scegliere la loro futura professione se i dati sulle loro prestazioni in diverse materie vengono raccolti automaticamente durante l'intera vita scolastica e quindi presentati in una dashboard chiara. In questo modo, gli studenti ottengono ritratti digitali a tutti gli effetti di se stessi che riflettono tutti i loro punti di forza e di debolezza. Inoltre, questi dashboard possono mostrare i college e le università più idonei per l'ammissione in base agli interessi dello studente e all'analisi dei punteggi. È anche possibile evidenziare materie o aree in cui è necessario un miglioramento se lo studente vuole iscriversi a una particolare università e scegliere una specifica specializzazione.

Se mettiamo insieme tutte le parti interessate che la BI aiuta nel processo educativo, otterremo una tale mappa mentale.

Massimizza le tue opportunità di analizzare i dati

Le possibilità che derivano dall'applicazione della Business Intelligence nell'istruzione sono innumerevoli. Tuttavia, non è nemmeno senza una mosca nell'unguento. Ci sono così tanti dati da raccogliere e analizzare che potresti provare paralisi e affaticamento dei dati prima ancora di iniziare la tua iniziativa di Business Intelligence. Pertanto, è fondamentale sviluppare una strategia incrementale ben congegnata per l'implementazione del software BI: essere determinati su ciò di cui hai bisogno è già metà della battaglia. Trovare il partner tecnologico giusto, in grado di sviluppare e implementare alcuni componenti BI o una soluzione completa, dovrebbe essere parte integrante della pianificazione del progetto. Specialisti di BI con esperienza nel settore pertinente aiuteranno a identificare in anticipo tutte le possibili insidie ​​e raggiungere gli obiettivi desiderati nel modo più efficiente, in modo che tu debba solo goderti il ​​modo in cui la Business Intelligence sta cambiando in meglio il tuo modo di lavorare.

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L'articolo è stato originariamente pubblicato qui