Come padroneggiare l'arte della pianificazione aziendale e del budget

Avviare un'impresa è una cosa impegnativa: devi lavorare sodo e fare del tuo meglio per assicurarne il successo. Tuttavia, il lavoro non finisce nemmeno quando la tua attività diventa effettivamente operativa. Devi ancora fare molto di più per assicurarti che rimanga in pista.

Certo, potrebbe essere difficile, soprattutto per i principianti. Sembra che tu debba tenere d'occhio così tante cose e concentrarti su così tante attività urgenti ogni giorno che non c'è più tempo per la pianificazione aziendale e il budget. Tuttavia, è molto importante trovare quel tempo, perché la pianificazione aziendale e il budgeting sono in realtà una delle cose più importanti per il successo aziendale.

Perchè così? Perché un piano ti consente di capire meglio come vedi la tua attività, come vuoi svilupparla e così via. Quando crei un piano, definisci gli obiettivi che desideri raggiungere e definisci le modalità di valutazione del successo della tua attività.

Fondamentalmente, la pianificazione ti offre tutti gli strumenti necessari che puoi utilizzare per migliorare la tua attività nel prossimo futuro. Tuttavia, ciò accade solo quando la pianificazione viene eseguita correttamente.

Cosa includere nel tuo piano annuale?

Se vuoi creare un business plan perfetto, devi sapere cosa deve essere incluso in esso e quanto sarà grande. Naturalmente, non ci sono limiti rigorosi alle dimensioni di un piano aziendale poiché ogni azienda è diversa. Tuttavia, se lo stai facendo per la prima volta, ti consiglio di iniziare con un piano annuale: non è troppo grande né troppo corto.

Un buon piano annuale deve includere le seguenti cose:

• una sintesi esecutiva
• un elenco di prodotti e servizi che offri (o prevedi di offrire quest'anno)
• una descrizione dettagliata del tuo mercato di riferimento
• un piano finanziario
• un piano di marketing così come un piano di vendita
• pietre miliari e metriche
• una descrizione del tuo team di gestione

Per scriverlo nel miglior modo possibile, devi dedicare del tempo a pensare allo stato attuale della tua azienda e a come dovrebbe essere entro la fine dell'anno. Descrivi il tuo mercato di riferimento, pensa agli obiettivi da raggiungere quest'anno, ai prodotti e servizi che devono essere lanciati.

Visualizza le informazioni per rendere più facile vedere l'intera immagine (questo è particolarmente importante per coloro che non hanno molta esperienza nella pianificazione). Puoi utilizzare grafici e diversi tipi di diagrammi come mappe mentali per visualizzare e organizzare le tue idee e i tuoi piani.

Prova a scegliere alcuni obiettivi principali per la tua azienda e ad aggiungerli al piano annuale essendo il più specifico possibile: ad esempio, se vuoi aumentare i tuoi guadagni, dovresti specificare di quanto (10%, 15%, ecc.). È anche utile pensare agli ostacoli che potresti incontrare e trovare alcuni modi per ridurre al minimo i potenziali rischi che potrebbero verificarsi.

Ricorda che mentre un business plan deve essere specifico e dettagliato quando lo scrivi, non dovrebbe rimanere statico entro la fine dell'anno. Nessun affare è sufficientemente prevedibile perché ciò accada: dovresti capirlo e prepararti ad agire rapidamente, aggiungendo modifiche a un piano aziendale se accade qualcosa di inaspettato.

Ciclo di pianificazione aziendale

Come ho detto, la pianificazione aziendale tipica non è una cosa statica, in realtà è un ciclo che di solito assomiglia a questo:

• Ti prendi del tempo per valutare l'efficacia della tua attività. Per fare ciò, dovresti confrontare la sua performance attuale con quella dell'anno scorso o con gli obiettivi fissati all'inizio di quest'anno.
• Quindi devi pensare alle opportunità che potrebbero apparire e alle minacce che potresti dover affrontare.
• Ricorda sia i successi che i fallimenti che la tua azienda ha sperimentato durante lo scorso anno. Analizzali e pensa a cosa si può fare per ripeterli/evitarli.
• Pensa ai principali obiettivi aziendali che vorresti raggiungere e assicurati di aggiungerli al nuovo piano annuale (o modificare quello vecchio in base ad essi).
• Crea un budget.
• Trova obiettivi di budget.
• Completa il piano.
• Assicurati di rivederlo regolarmente (ogni mese, ogni tre mesi, ecc.), apportando modifiche se necessario.

Ripetere l'intero ciclo.

Pianificazione aziendale e budget

Quando un'azienda è ancora piccola e in crescita, potrebbe sembrare superfluo pianificare il proprio budget. Tuttavia, è fondamentale se vuoi evitare i rischi finanziari ed essere in grado di investire nelle opportunità quando si presentano.

Inoltre, con la rapida crescita della tua attività, potresti trovarti in una situazione in cui non sei più in grado di controllare tutti i soldi. L'espansione dell'attività di solito include la creazione di diversi dipartimenti responsabili di cose diverse e ciascuno di questi dipartimenti deve avere il proprio budget.

Come vedi, più grande diventa il tuo business, più complicato diventa. Anche se va bene non controllare ogni centesimo da solo, sta ancora a te assicurarti che la tua attività continui a crescere invece di diventare non redditizia. Ecco perché è così importante creare un piano di budget che ti permetta di capire l'esatto reddito che la tua attività porta entro la fine del mese e l'importo, puoi risparmiare o spendere per cose diverse.

È importante ricordare che un business plan non è in alcun modo una previsione. Non prevede quanti soldi guadagnerai entro la fine dell'anno. Invece, è uno strumento per garantire che la tua attività rimanga redditizia anche dopo aver coperto tutte le spese necessarie.

Inoltre, un piano aziendale ti garantisce anche l'opportunità di investire denaro in progetti futuri, finanziare tutto ciò che deve essere finanziato quest'anno e raggiungere tutti gli obiettivi aziendali.

I vantaggi di un budget aziendale

L'intera pianificazione del budget ha molti vantaggi:

Ti permette di valutare il successo della tua attività: quando sai esattamente quanto profitto ti ha regalato la tua attività a inizio anno, puoi confrontarlo con il profitto di fine anno, capendo se i tuoi obiettivi finanziari sono stati incontrati o meno.

Consente di gestire il denaro in modo efficace: ad esempio, se risparmi denaro per le spese una tantum previste, non ne sarai colto di sorpresa.

Aiuta a identificare i problemi prima che si verifichino effettivamente: ad esempio, se valuti il ​​tuo budget e vedi che il reddito rimasto dopo aver coperto tutte le spese è piuttosto piccolo, capirai che devi guadagnare di più quest'anno.

Aiuta a prendere decisioni più intelligenti, investendo solo denaro che puoi permetterti di investire.

Ti permette di gestire il tuo business in modo più efficace, destinando più risorse ai progetti che ne hanno più bisogno.

Aiuta ad aumentare la motivazione del personale.

Fondamentalmente, quando hai un piano di budget pronto, hai le spalle coperte.

Come creare un budget?

Ci sono così tanti articoli scritti su come creare un budget aziendale perfetto, ma la maggior parte di essi si limita a queste 5 semplici cose:

• Valuta le tue fonti di reddito. Devi scoprire quanti soldi porta la tua attività su base giornaliera per capire quanti soldi puoi permetterti di investire e spendere.

• Fai un elenco delle tue spese fisse. Questi si ripetono ogni mese e il loro importo non cambia. Alcune persone dimenticano di escludere la somma necessaria per coprire queste spese dal reddito mensile, ma è importante farlo per avere una chiara comprensione del proprio budget.

• Non dimenticare le spese variabili. Questi non hanno un prezzo fisso ma devono comunque essere pagati ogni mese. Trova una somma approssimativa che dovrai pagare e includila nel tuo budget.

• Prevedi le tue spese una tantum. Ogni azienda ne ha bisogno di tanto in tanto, ma se pianifichi il tuo budget dimenticandoti di queste spese, spendere soldi per esse potrebbe incidere molto e non in modo positivo.

• Quando si elencano tutte le fonti di reddito e di spesa, è il momento di metterle insieme. Valuta quanti soldi avrai ogni mese dopo aver coperto tutte queste spese. Poi pensa a quale parte di quella somma potresti permetterti di investire in qualcosa.

Sebbene l'intero processo di creazione del budget possa sembrare troppo complicato, dovresti comunque trovare il tempo per farlo. Ne vale assolutamente la pena – inoltre, un piano del genere potrebbe aiutarti non solo per il prossimo mese ma anche per tutto l'anno successivo (se le tue spese e le tue fonti di reddito non cambieranno molto).

Naturalmente, è comunque importante rivederlo di tanto in tanto, apportando modifiche quando necessario. Tuttavia, il processo di revisione non sarà complicato come la creazione di un piano di budget da zero.

Passi chiave nella stesura di un budget

Se non hai mai creato un piano di budget prima, potresti commettere alcuni errori di budget. Tuttavia, quando si tratta di pianificazione finanziaria, il più piccolo errore potrebbe avere un impatto negativo. I seguenti suggerimenti possono aiutarti a evitare facilmente la maggior parte degli errori, rendendo il tuo piano di budget più realistico.

• Cerca di andare piano

Più tempo dedichi al budget, meglio è per te. È difficile creare rapidamente un piano di budget impeccabile: c'è una grande possibilità che potresti perderti qualcosa. Ecco perché è fondamentale assicurarsi di aver elencato tutte le fonti di entrate e spese e di essere ben preparati.

• Puoi usare i dati dell'anno scorso

I dati dello scorso anno potrebbero aiutarti a vedere meglio l'intero quadro: puoi confrontarli con i dati di quest'anno, scoprendo se il tuo reddito è aumentato o diminuito. Tuttavia, dovresti usarlo solo per confrontare e come guida. Quest'anno hai nuovi obiettivi e risorse e anche l'ambiente in cui lavori è cambiato, quindi la tua pianificazione e le tue strategie attuali dovrebbero differire da quelle che hai utilizzato l'anno scorso.

• Assicurati che un budget sia realistico

La cosa più importante di un piano di budget è che deve coprire non solo le spese prevedibili ma anche quelle meno prevedibili. Naturalmente, fare previsioni è difficile, ma l'utilizzo di dati precedenti insieme ad altri piani aziendali come esempi potrebbe semplificare l'intero processo.

Un budget deve anche essere dettagliato: le informazioni che contiene devono permetterti di monitorare tutti i dettagli chiave della tua attività, siano essi vendite, costi e così via. Potresti anche utilizzare alcuni software di contabilità per una gestione più efficace.

• Va bene coinvolgere le persone

Se la tua azienda è abbastanza grande, probabilmente hai dei dipendenti responsabili di una parte delle operazioni finanziarie. È bene coinvolgerli anche in un processo di creazione del budget, usando la loro conoscenza ed esperienza per prevedere alcune spese, ad esempio. Se le persone che coinvolgi sono abbastanza esperte, la combinazione della loro professionalità e delle tue conoscenze renderà un budget più realistico ed efficace.

• La visualizzazione aiuta

Vari grafici e diagrammi sono così popolari negli affari per un motivo: consentono di monitorare facilmente le entrate e le spese. Ad esempio, puoi creare un grafico basato sul tuo piano e un altro grafico basato su un budget effettivo e confrontarli durante le revisioni pianificate per vedere se il tuo piano di budget funziona come previsto o meno.

Come accennato in precedenza, è più facile controllare le finanze quando si gestisce una piccola impresa. Tali attività hanno bisogno di un solo budget che viene creato per un certo periodo, nella maggior parte dei casi, per un anno. Le aziende più grandi, tuttavia, richiedono qualcos'altro. Hanno vari dipartimenti, quindi è meglio creare più budget contemporaneamente, adattandoli alle esigenze di un determinato dipartimento.

Non dimenticare di recensire!

Ho già detto che una revisione è un processo importante di ogni pianificazione aziendale e budgeting. Non importa quanto sia buono il tuo piano, è impossibile prevedere tutto con una precisione del 100%. La tua attività crescerà e l'ambiente circostante cambierà, quindi prima reagirai a tali cambiamenti, meglio sarà per te.

Ecco perché dovresti programmare di tanto in tanto le revisioni del budget. Consiglio di iniziare con la revisione ogni mese e poi di passare a un programma più comodo. La revisione mensile può aiutarti a notare i difetti del tuo piano (cosa particolarmente importante se non hai molta esperienza in questo genere di cose) e a capire quanto sia stabile la tua attività.

Se vedi che non devi apportare modifiche spesso, potresti iniziare a rivedere il tuo piano ogni tre o sei mesi (tuttavia, ti consiglio di farlo più spesso).

Puoi usare vari diagrammi comuni per aiutarti. La cosa migliore dei diagrammi è che aiutano a visualizzare bene i dati, il che è molto importante quando è necessario vedere l'intero quadro in modo più chiaro, e questo accade spesso durante la pianificazione del budget. Ad esempio, un diagramma o un grafico del reddito della tua azienda può mostrarti quanto sono cresciute le tue finanze durante un certo periodo. Inoltre, se noti alcune cadute in un grafico (che non sono previste), sarai in grado di reagire rapidamente, aggiustando le cose che sono andate storte.

Cosa devi considerare durante l'intero processo di revisione? In primo luogo, il tuo reddito effettivo. Probabilmente sarà diverso ogni mese: ogni azienda ha i propri periodi di picco delle vendite e quelli di calo delle vendite, e devi trovarli e ricordarli per una pianificazione più efficace il prossimo anno. È importante verificare se il reddito corrisponde a quello che avevi previsto o meno: in caso contrario, devi scoprire perché è successo.

In secondo luogo, devi valutare le tue spese effettive. Verifica se differiscono dal tuo budget, quanto influiscono su di esso, perché superano le tue aspettative (se lo fanno) e così via.

Probabilmente la cosa migliore della revisione è che ti permette di reagire rapidamente a tutte le situazioni impreviste, salvando la tua azienda da potenziali problemi e cadute. Quindi assicurati di non saltarlo.

Conclusione

Come vedete, scrivere un business plan è un processo complesso. Devi essere molto attento, pianificare tutto, partendo dai tuoi obiettivi e finendo con le tue spese, considerare tante cose e, se possibile, coinvolgere altre persone nella pianificazione. Inoltre, devi anche imparare tutto il tempo, rivedere i tuoi piani, apportare modifiche, trovare il modo di reagire a situazioni impreviste.

Ma sebbene possa sembrare una cosa difficile da fare, è molto conveniente per tutti coloro che vogliono gestire la propria attività con successo. La pianificazione ti toglie molto dalle spalle e semplifica l'intero processo di gestione aziendale. Puoi valutare l'efficacia della tua attività osservando l'aumento di reddito mensile, gli obiettivi che volevi raggiungere e così via. Sei anche in grado di prevedere le potenziali cadute della tua attività e di utilizzare gli strumenti a tua disposizione per ridurre al minimo tutti i rischi.

Puoi valutare l'efficacia della tua attività osservando l'aumento di reddito mensile, gli obiettivi che volevi raggiungere e così via. Sei anche in grado di prevedere le potenziali cadute della tua attività e di utilizzare gli strumenti a tua disposizione per ridurre al minimo tutti i rischi.

Spero che questa guida ti aiuti a creare budget e piani aziendali solidi e realistici e ad implementarli con successo nella gestione della tua attività. Se hai alcuni suggerimenti sulla pianificazione aziendale e di budget che desideri condividere, fallo nella sezione commenti qui sotto!

Biografia dell'autore:

Kevin Nelson ha iniziato la sua carriera come analista di ricerca e ha cambiato la sua sfera di attività in servizi di scrittura e marketing di contenuti. Oltre a scrivere, passa molto tempo a leggere la psicologia e la letteratura manageriale alla ricerca delle chiavi di volta delle idee motivazionali. Sentiti libero di connetterti con lui su Facebook, Twitter, Google+, Linkedin.