Modellazione dei processi aziendali: definizione, vantaggi e tecniche

Con molte definizioni in giro e diversi modi per farlo, la modellazione dei processi aziendali (BPM) può creare un po' di confusione, soprattutto per un principiante. Ma quando andrai più in profondità ti renderai conto che non c'è molta differenza nella maggior parte degli approcci. Questo tutorial sulla modellazione dei processi aziendali ti aiuterà a saperne di più sulle varie definizioni, funzionalità e cronologia alla base di BPM. E toccheremo brevemente anche le varie tecniche di modellazione dei processi aziendali.

Definizione di Business Process Modeling

Tra le molte definizioni disponibili online per la modellazione dei processi aziendali, di seguito sono riportate alcune che hanno catturato la nostra attenzione;

• BPM è un meccanismo per descrivere e comunicare lo stato attuale o futuro previsto di un processo aziendale.
• BPM è un mezzo per rappresentare i passaggi, i partecipanti e la logica decisionale nei processi aziendali.
• BPM è un metodo per migliorare l'efficienza e la qualità organizzativa. I suoi inizi sono stati nel business guidato dal capitale/profitto, ma la metodologia è applicabile a qualsiasi attività organizzata.
• BPM mira a migliorare le prestazioni aziendali ottimizzando l'efficienza delle attività di collegamento nella fornitura di un prodotto o servizio.
• BPM è un insieme di attività per rappresentare i processi aziendali in modo formale consentendo l'analisi e l'ulteriore miglioramento di questi processi.
• La modellazione dei processi aziendali è una combinazione di vari passaggi relativi ai processi, come la mappatura dei processi, l'individuazione dei processi, la simulazione dei processi, l'analisi dei processi e il miglioramento dei processi.

Poiché tutto quanto sopra è vero, può essere riassunto come il modo in cui il lavoro viene svolto in un'impresa o in un'organizzazione .

Come si è evoluta la BPM

Il BPM è emerso rapidamente negli ultimi due o tre decenni e ha sostituito le precedenti pratiche di efficienza organizzativa come il Time and Motion Study (TMS) o il Total Quality Management (TQM). Tale richiesta di BPM è il risultato di,

• Aumentare la trasparenza e la responsabilità di tutte le organizzazioni, compresi i servizi pubblici e il governo
• Aumento dell'utilizzo dei sistemi informativi e di comunicazione
• Complessità moderna del business

Il BPM può essere considerato uno strumento di gestione della qualità a causa della sua I) natura tecnica, 2) l'enfasi del processo e 3) approcci analitici e responsabilità che sorgono nel miglioramento della qualità, nel mercato. La modellazione dei processi aziendali è molto utile nella gestione del cambiamento delle organizzazioni.

Notevoli funzionalità di modellazione dei processi aziendali

Un elenco riepilogativo delle funzionalità BPM è il seguente;

• BPM è comunemente un diagramma che rappresenta una sequenza di attività. In genere mostra eventi, azioni e collegamenti o punti di connessione, nella sequenza da un capo all'altro.
• Si concentra principalmente su processi, azioni e attività, ecc.
• Un modello di processo aziendale include sia i processi IT che i processi relativi alle persone.
• Il Business Process Modeling è interfunzionale, di solito combina il lavoro e la documentazione di più di un dipartimento dell'organizzazione.
• Le risorse sono presenti all'interno di BPM in termini di modalità di elaborazione.
• Le persone (team, dipartimenti, ecc.) sono presenti in BPM in termini di cosa fanno, cosa e di solito quando e per quali ragioni, specialmente quando esistono diverse possibilità o opzioni, come in un diagramma di flusso.
• Il Business Process Modeling può includere anche attività di processi e sistemi di organizzazioni esterne che alimentano il processo primario.
• Nelle operazioni delle grandi organizzazioni, i modelli di processo aziendale tendono ad essere analizzati e rappresentati in modo più dettagliato rispetto alle piccole organizzazioni, a causa della scala e della complessità.
• Il Business Process Modeling è in una certa misura definito anche dai vari strumenti informatici o software utilizzati nell'applicazione dei suoi metodi. Questi strumenti si evolvono con il passare del tempo e quindi si consiglia di mantenere una mente aperta su come utilizzare il BPM.

Gerarchia del modello di processo aziendale

La seguente gerarchia viene utilizzata principalmente nella modellazione dei processi per le grandi imprese. Classifica tutti i processi di un'organizzazione in cinque livelli in modo che sia più facile ottimizzare il risultato.

Storia della modellazione dei processi aziendali

Le origini di BPM risalgono a secoli fa. Quindi, diamo una rapida occhiata a una cronologia riassuntiva.

Nei tempi antichi, la produzione nell'artigianato avveniva da una persona che realizzava un oggetto dall'inizio alla fine. Quando le fabbriche sono diventate uno standard, molti dipendenti che realizzavano un articolo alla volta si sono rivelati dispendiosi in termini di tempo e inefficienti.

Nel 1776 "Division of Labour" - Adam Smith sostenne che l'interruzione del processo di produzione e la creazione di compiti peculiari avrebbe semplicemente accelerato il processo. Ha mostrato che se le diverse fasi della produzione fossero completate da persone diverse in una catena di attività, il risultato sarebbe molto più efficiente. Da qui è nato il processo aziendale.

"Time and Motion" dell'inizio del 1900 - Pensando al futuro, Frederik Winslow Taylor unì il suo "studio del tempo" con lo "studio del movimento" di Frank e L. Gilbreth, che portò a nuovi metodi di gestione scientifica (1911) e al famigerato "tempo e movimento" studi. Questi studi hanno documentato e analizzato i processi di lavoro con l'obiettivo di ridurre il tempo impiegato e il numero di azioni coinvolte in ciascun processo, migliorando sia la produttività che l'efficienza dei lavoratori. Questo è stato accolto con entusiasmo dai datori di lavoro e visto con cinismo e animosità dai lavoratori.

Dall'inizio alla metà del 1900 "l'unico modo migliore" - Frank Gilbreth ha sviluppato il primo metodo per documentare il flusso di processo. Nel 1921 presentò il suo articolo "Process charts - First Steps to Finding the One Best Way" all'American Society for Mechanical Engineers (ASME). Nel 1947, lo standard ASME per i processi grafici fu universalmente adottato, utilizzando la notazione originale di Gilbreth.

Nel disincanto degli anni '30 per la catena di montaggio – Nel primo decennio del 20 ^° secolo, 'tempo e movimento' era un concetto familiare, in sintonia con la moderna era 'scientifica'. Tuttavia, nel 1936, si era instaurato il disincanto, riflesso nel film Modern Times di Charlie Chaplin. Il film satirava la produzione di massa e la catena di montaggio, facendo eco alla disillusione culturale per il triste tapis roulant dell'industria durante la grande depressione. Forse non è un caso che le teorie sull'ottimizzazione della produttività, e coloro che ne traggono maggior profitto, siano più fortemente messe in discussione o criticate quando il ciclo economico entra in recessione.

Flusso di lavoro della metà degli anni '70 : la ricerca e lo sviluppo dell'automazione per ufficio fiorirono tra il 1975 e il 1985. Furono istituite tecnologie specializzate per il flusso di lavoro e il termine "flusso di lavoro". Sebbene BPM abbia le sue origini storiche nel flusso di lavoro, ci sono due differenze chiave:

• I processi basati su documenti eseguiti dalle persone sono al centro dei sistemi di flusso di lavoro, mentre BPM si concentra sia sulle persone che sui processi di sistema.
• Il flusso di lavoro riguarda i processi all'interno di un dipartimento mentre BPM affronta i processi che abbracciano l'intera organizzazione.

Negli anni '80, l'era della qualità - Quality o Total Quality Management (TQM) era la teoria alla moda della gestione e dei processi aziendali, sostenuta da Deming e Juran. Utilizzato inizialmente nell'ingegneria e nella produzione, si basa sulla filosofia giapponese di Kaizen o miglioramento continuo. L'obiettivo era quello di ottenere miglioramenti incrementali ai processi in termini di costi, qualità, servizio e velocità.

Gli aspetti chiave della gestione della qualità totale sono ora diventati mainstream e adattati con successo per adattarsi alle aziende degli anni 2000. Six Sigma e Lean manufacturing sono le più note di queste metodologie.

Negli anni '90, la riprogettazione dei processi aziendali (BPR)

All'inizio degli anni '90, la riprogettazione dei processi aziendali ha fatto la sua comparsa e ha iniziato a guadagnare slancio nella comunità imprenditoriale. Mentre TQM (a questo punto di fronte a un calo di popolarità) mirava a migliorare i processi aziendali in modo incrementale, BPR richiedeva un cambiamento radicale dei processi e delle prestazioni aziendali.

Nel 1993, Michael Hammer e James Champy hanno sviluppato il concetto nel loro libro "Re-engineering the Corporation: A Manifesto for Business Revolution". Hanno affermato che il processo era rivoluzionario, accelerato e drastico piuttosto che evolutivo e incrementale. È stato un enorme successo e organizzazioni e consulenti lo hanno accolto con fervore. L'industria della reingegnerizzazione è cresciuta e ha trionfato prima di iniziare a declinare.

Entro la fine degli anni '90, il BPR come approccio all'intera organizzazione era caduto drammaticamente in disgrazia. Si è rivelato troppo prolisso per la maggior parte delle organizzazioni, è stato quindi eseguito male e di conseguenza è stato messo da parte come approccio all'intera organizzazione.

I critici di questa metodologia completamente "nuova scopa" direbbero che è impossibile partire da una tabula rasa in un'organizzazione già consolidata. Altre critiche erano che fosse disumanizzante e meccanicista, concentrandosi sulle azioni piuttosto che sulle persone (Taylorismo).

Fondamentalmente, è associato ai termini "ritardare", "ristrutturazione" e "ridimensionamento" delle organizzazioni, tutti raggruppati insieme come eufemismi per i licenziamenti. Non quello che Hammer e Champy avevano immaginato.

Negli anni 2000, Business Process Modeling (BPM)

I migliori principi del Business Process Re-engineering sopravvivono ancora nel BPM, su una scala meno drastica, meno brutale e più gestibile. Con le lezioni apprese, il Business Process Modeling può e funziona, ma deve essere trattato con cautela. La chiave sta nell'implementazione. Quando è condotto e implementato in modo sensibile e inclusivo, può essere positivo sia per l'azienda che per il suo personale.

Per una forza lavoro che sta annegando nell'amministrazione, in gran parte ripetuta o reinserita in più database, BPM può essere un'ottima cosa. Può liberare tempo per concentrarsi sulle attività a "valore aggiunto" che danno potere e gratificano: parlare e ascoltare i clienti, prendere decisioni o fare ciò in cui sono bravi invece di occuparsi di compiti noiosi e privi di significato.

BPM è efficace come qualsiasi altra metodologia può essere. Nelle mani sbagliate può soffocare e ostacolare un'organizzazione e le sue persone. Lo strumento non produce risultati: ciò che conta è come lo usi.

Varie tecniche di modellazione dei processi aziendali

Nell'implementazione del Business Process Modeling, ci sono molte tecniche che sono state provate e testate nel corso degli anni. Alcuni potrebbero avere pochi inconvenienti e alcuni si sono rivelati efficaci.

1. Tecnica del diagramma di flusso
2. Diagrammi di flusso dei dati: la tecnica di Yourdon
3. Diagrammi attività-ruolo (RAD)
4. Diagrammi di interazione ruolo (RID)
5. Diagramma di Gantt
6. Definizione integrata per la modellazione funzionale (IDEF)
7. Reti Petri colorate (CPN)
8. Metodi orientati agli oggetti (OO)
9. Tecnica del flusso di lavoro
10. Simulazione
11. Notazione di modellazione dei processi aziendali (BPMN)
12. Diagramma di attività UML

Una visione dettagliata delle tecniche BPM di cui sopra sarà trattata nel nostro prossimo articolo. Supporta in modo creativo la maggior parte delle tecniche menzionate nell'elenco sopra.

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E resta sintonizzato per il nostro prossimo articolo in cui tratteremo in dettaglio varie tecniche BPM.

Altri tutorial sui diagrammi

• Esercitazione sul diagramma di sequenza: guida completa con esempi
• Guida definitiva al diagramma di flusso (esercitazione completa del diagramma di flusso con esempi)
• Esercitazione sul diagramma dei casi d'uso (Guida con esempi)