Fonti e aree di cambiamento nel progetto | #47 Iniziare con la gestione dei progetti

L'indice dei termini alla fine del libro PMBOK contiene ben 22 voci per la modifica del progetto. Questi vanno dal costo e dalla cultura del cambiamento nelle organizzazioni alle richieste di cambiamento. Cosa rende quindi il cambiamento così essenziale nei progetti e come affrontarlo? Cos'è la gestione del cambiamento?

Come creare un registro dei rischi di progetto? - sommario:

1. introduzione
2. Cosa sono il cambiamento e la gestione del cambiamento?
3. Aree di cambiamento nel progetto
4. Modifiche durante la pianificazione del progetto
5. Modifiche durante l'implementazione del progetto
6. Fonti di cambiamento nel progetto
7. Esterno
8. Interno
9. Riepilogo

introduzione

Il cambiamento durante un progetto è quasi inevitabile, eppure molte organizzazioni sembrano ancora trascurare tale ovvietà. Nonostante la sua durata, che sia di tre mesi, un anno o tre, ogni progetto contiene fattori di rischio che possono portare il Project Manager a rinegoziarne l'esecuzione eseguita con le parti interessate. Se, d'altra parte, il team di progetto apprende lezioni su base continuativa dai compiti a portata di mano, possono verificarsi anche miglioramenti e cambiamenti nell'organizzazione del lavoro risultanti da una migliore comprensione dei requisiti delle parti interessate.

Cosa sono il cambiamento e la gestione del cambiamento?

PMBOK definisce il cambiamento come:

"Una modifica a qualsiasi documento di progetto, componente del piano di gestione del progetto formalmente controllato."

Ciò può includere modifiche riguardanti:

• obiettivo del progetto,
• priorità,
• programma,
• pietre miliari del progetto, o
• divisione del lavoro nel team di progetto.

La gestione del cambiamento, invece, è definita come:

"Un approccio completo, ciclico e strutturato per la transizione di individui, gruppi e organizzazioni da uno stato attuale a uno stato futuro con vantaggi aziendali previsti."

Ma a quali aree del progetto dovrebbe prestare maggiore attenzione un Project Manager per prepararsi alla gestione del cambiamento?

Aree di cambiamento nel progetto

Le modifiche a un progetto possono verificarsi in qualsiasi fase del suo ciclo di vita, ma dovresti prestare la massima attenzione a quelle che si verificano durante la fase di pianificazione e implementazione del progetto.

Modifiche durante la pianificazione del progetto

Secondo il PMBOK, in fase di pianificazione, il team di progetto insieme al Project Manager dovrebbe preparare uno schema del processo per adattare le attività correnti ai cambiamenti e agli sviluppi emergenti. In altre parole, devono escogitare come implementarlo. Questo può includere:

• alterazioni del flusso di lavoro,
• rimodellando le priorità dei compiti inclusi nell'arretrato e persino una proiezione per risoluzioni così radicali come
• ridefinire l'obiettivo principale del progetto

Modifiche durante l'implementazione del progetto

I cambiamenti che si verificano durante la fase di implementazione del progetto dovrebbero seguire la metodologia adottata, rispettivamente:

• Cascata: gli adeguamenti richiedono un processo di approvazione formale e modifiche alla documentazione del progetto,
• Agili: sono una parte naturale del processo e vengono introdotti su base continuativa aggiornando il backlog e adattando le attività del team,
• Scrum – come una delle metodologie Agili, Scrum presuppone anche che le trasformazioni siano inevitabili. Ma prima di prendere le misure, il team deve raggiungere gli obiettivi dello Sprint iniziato,
• Prince2 - qui il piano di progetto dovrebbe essere definito con cura all'inizio e le modifiche ridotte al minimo dal design. Tuttavia, se devi effettuare transizioni, assicurati di documentare correttamente e di consultare le parti interessate.

Il Project Manager deve riconoscere che tutti gli aggiustamenti influenzeranno altri elementi del progetto, a volte in modo imprevedibile. Ad esempio, l'introduzione di una soluzione tecnica che semplifichi un'attività può complicare notevolmente l'esecuzione di un'altra, aumentando così i costi, modificando lo scopo del lavoro e, in definitiva, influenzando la qualità dell'esecuzione.

Fonti di cambiamento nel progetto

Quando le dinamiche dell'ambiente aziendale e l'innovatività dell'aumento previsto, le modifiche possono alterare quasi ogni sfera dell'esecuzione dei compiti. Le loro fonti rientrano in due categorie principali:

• Esterno – proveniente dall'esterno del team di progetto, e
• Interno : derivante da processi che si verificano durante l'implementazione di compiti specifici.

Esterno

Le fonti esterne più comuni di modifiche di progettazione sono:

1. Cambiamenti nelle esigenze dei clienti. I requisiti del cliente sono una componente chiave di qualsiasi progetto. Possono spostarsi a causa degli sviluppi nel contesto imprenditoriale, dell'emergere di nuove esigenze o della concorrenza. Quando le esigenze del cliente cambiano, il Project Manager deve analizzare attentamente come può influenzare il progetto e se è possibile apportare modifiche senza compromettere la qualità, il tempo o il costo. Ad esempio, se il cliente decide di rimodellare i requisiti dell'interfaccia utente, potrebbe rimodellare la struttura del codice, che a sua volta potrebbe riorganizzare la pianificazione e aumentare i costi.
2. Tagli del budget. Le riduzioni del budget possono derivare dalla difficile situazione finanziaria dell'organizzazione, da uno spostamento delle priorità o dall'emergere di nuovi progetti. In caso di tagli al budget, il Project Manager deve cercare di raggiungere gli obiettivi con costi minori. Questo può significare:
• riduzione dell'ambito di lavoro,
• accorciando il programma,
• ridimensionamento,
• ricorso all'outsourcing, o
• altri usi delle risorse esistenti dell'organizzazione.
3. Cambiamenti nel contesto aziendale. Le modifiche introdotte nella legislazione, l'emergere di nuove tendenze o la conversione dei concorrenti possono influenzare l'obiettivo del progetto o le esigenze del cliente. In caso di cambiamenti così difficili da prevedere, il Project Manager deve stabilire contromisure per ridurre al minimo l'impatto del cambiamento sul progetto e migliorare il raggiungimento degli obiettivi.

Interno

I cambiamenti interni sono dovuti a fattori legati all'attività. I più significativi includono:

1. Apprendimento dei membri del team. I cambiamenti interni in un progetto possono derivare dal processo in cui i membri del team acquisiscono nuove conoscenze. Più la squadra è esperta, più è probabile che sviluppi abilità che consentiranno loro di ottenere prestazioni migliori.

Un esempio è quando un programmatore nota che il suo codice non è molto leggibile e decide di provare a scriverne uno pulito. Alla fine, può proporre modifiche che influiranno positivamente sulla qualità del progetto.


2. Una migliore comprensione delle esigenze del cliente e delle specifiche del prodotto. Durante il progetto, la comprensione da parte del team delle aspettative degli utenti potrebbe espandersi. Ciò può comportare il desiderio di modificare lo scopo del lavoro o adattare la tecnologia per soddisfare le esigenze identificate del cliente. Ad esempio, dopo aver condotto sondaggi sugli utenti, il team di progetto può decidere di introdurre nuove funzionalità che sono state richieste dalle persone intervistate.
3. Modificare l'organizzazione del lavoro dopo aver appreso dal flusso di lavoro corrente. Dall'acquisizione di nuove conoscenze possono emergere spunti per migliorare i processi, introdurre soluzioni innovative o modificare la tempistica. Analizzando il flusso di lavoro corrente, il team di progetto può identificare errori e possibili miglioramenti, quindi apportare modifiche per accelerare il lavoro. Ad esempio, potrebbero trovare diversi strumenti di gestione dei progetti più adatti per semplificare i processi e aumentare la produttività.

Riepilogo

La gestione del cambiamento è fondamentale per il successo del progetto. Le modifiche al progetto sono inevitabili e derivano da fonti sia esterne che interne. A seconda della fase del ciclo di vita del progetto, è necessario elaborare un piano appropriato per adattare le attività correnti ai cambiamenti emergenti. La gestione del cambiamento richiede un efficace processo di comunicazione e coordinamento all'interno del team di progetto e con le parti interessate. Pertanto, il Project Manager ha un osso duro: rimanere flessibile e aperto al cambiamento, ma allo stesso tempo mantenere il controllo per evitare effetti negativi sul progetto.

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Autore: Carolina Becker

In qualità di Project Manager, Caroline è un'esperta nella ricerca di nuovi metodi per progettare i migliori flussi di lavoro e ottimizzare i processi. Le sue capacità organizzative e la capacità di lavorare sotto la pressione del tempo la rendono la persona migliore per trasformare progetti complicati in realtà.

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Iniziare con la gestione del progetto:

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2. Cos'è la gestione del progetto?
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