Elenco di controllo per un'implementazione ERP sicura e di successo: sfide e best practice

Un'implementazione ERP raramente sarà perfetta, ma con un'attenta pianificazione e comprensione, puoi assicurarti che si adatti alla tua tempistica e al tuo budget. Questo può sembrare intimidatorio, ma l'utilizzo dell'elenco di controllo riportato di seguito renderà il processo senza intoppi.

Le migliori aspettative ERP di qualsiasi azienda

Oggi, la soluzione software ERP è disponibile per quasi ogni tipo di attività. In generale, ogni azienda ha le proprie aspettative particolari dal software ERP.

• Processi aziendali semplificati: automatizzando e integrando i processi aziendali, il sistema ERP aumenta la produttività e riduce i costi e i tempi di manodopera. Man mano che l'azienda cresce, diventa necessario aggiornare il sistema dell'azienda in modo che richieda meno manodopera. Darà ai membri del team più tempo per gestire reclami complessi piuttosto che rispondere a semplici domande una per una.

• Migliore analisi dei dati: ci si aspetta che l'ERP trasformi il modo in cui un'azienda raccoglie e analizza i propri dati. Ciò aiuterebbe il management e i leader a identificare rapidamente e con precisione le informazioni dettagliate sull'intera operazione aziendale.

• Operazioni aziendali più efficaci: il moderno sistema ERP promuove l'efficienza aziendale rendendo la collaborazione più rapida e semplice. Puoi soddisfare le esigenze dei tuoi partner e delle parti interessate con un sistema ERP e può migliorare la produttività e il morale dei dipendenti automatizzando le attività ripetitive.

Principali sfide di implementazione ERP affrontate dal management

Sfide di implementazione dell'ERP che possono creare difficoltà alla gestione e agli utenti finali, se lasciate incustodite.

• Approvazione da parte del top management

  L'implementazione dell'ERP richiede spesso più tempo del previsto a causa di una risposta lenta da parte delle autorità superiori. Il top management deve essere completamente coinvolto nel processo di implementazione dell'ERP sicuro.

• Processo di integrazione

  Quando si implementano applicazioni ERP, una delle sfide principali è determinare quali processi integrare. È comune per le aziende con più divisioni affrontare questo tipo di sfida.

• Formazione adeguata

  Educare il personale sul nuovo sistema ERP è essenziale prima e dopo che è stato implementato. All'inizio, i dipendenti potrebbero essere risentiti per l'adozione del nuovo software ERP. Tuttavia, una formazione e una motivazione adeguate possono risolvere il problema.

• Sfide con la migrazione dei dati

  Poiché il sistema ERP sta sostituendo i sistemi legacy, causa problemi di migrazione dei dati. Potrebbero esserci incompatibilità tra i dati dei sistemi legacy e i sistemi ERP.

  Un adeguato piano di attuazione può superare questo problema. In questo modo è possibile ottenere una migliore comprensione delle varie modifiche che potrebbero essere necessarie per un nuovo sistema.

• Problema di flessibilità

  I sistemi ERP a volte non sono sufficientemente flessibili. Significa che non può essere impostato in base al processo aziendale corrente. Un'azienda in questo momento deve fare un passo indietro e adattarsi ai requisiti del sistema ERP. Puoi eliminare tali problemi selezionando il software ERP appropriato per la tua azienda.

• Costi di implementazione e aggiornamento ERP

  Gli aggiornamenti del sistema ERP sono spesso necessari per stare al passo con i mutevoli requisiti aziendali. È qui che i fornitori svolgono un ruolo importante. Cerca un fornitore che offra aggiornamenti gratuiti senza comportare costi nascosti al momento dell'acquisto.

• Accettazione ritardata da parte dell'utente

  Nonostante la formazione adeguata, alcuni dipendenti potrebbero comunque avere difficoltà ad adattarsi al nuovo software ERP. Pertanto, il processo di implementazione potrebbe essere pianificato in modo personalizzato.

• Requisiti hardware

  Per funzionare in modo efficiente, i sistemi ERP potrebbero richiedere hardware avanzato. Pertanto, si consiglia di investire in hardware appropriato per il sistema ERP che un utente intende implementare.

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Considerazioni sull'acquisto di software ERP

Sei pronto a investire in un buon software ERP? Aspetta, assicurati di considerare questi fattori per una corretta implementazione.

Lasso di tempo

• Qual è la tempistica prevista per un'implementazione ERP sicura e di successo?
• Come sarebbe un programma dettagliato?
• Quali risorse devono essere fornite e quando?
• Dove potrebbero verificarsi interruzioni operative e quando?

Personalizzazione

• Quanta personalizzazione ci si può aspettare dal sistema?
• Il fornitore comprende veramente le tue esigenze e i tuoi processi aziendali specifici?

Gestione di progetto

• Come verrà gestito il tuo progetto dal provider?
• Avrai un unico punto di contatto esperto e reattivo?
• Quali membri del tuo team dovranno essere coinvolti nel processo di implementazione?

Usabilità

• Un'implementazione ERP sicura e di successo dipende fortemente dall'adozione da parte degli utenti.
• Valuta l'intuitività e la facilità d'uso dell'applicazione in vari ruoli.

Costi di abbonamento

• Qual è la struttura dei costi di un accordo di abbonamento?
• Quanto dei costi sono in anticipo
• Quali sono i costi mensili e quelli flessibili?

Costi del progetto

• Ci sono costi aggiuntivi coinvolti?
• C'è qualcosa a cui dovresti prestare particolare attenzione per comprendere il tuo ambito ERP?

Migrazione dei dati

• Quali sono le cose che dovresti sapere sulla migrazione dei tuoi dati esistenti?
• Sei allineato con il tuo provider ERP per valutare le sfide legate alla migrazione da sistemi legacy, alla rimozione di dati obsoleti o ridondanti, alla pulizia dei dati e così via?

Manutenzione e Aggiornamenti

• Come è possibile apportare modifiche al sistema ERP una volta implementato?
• Quali attività richiederanno l'assistenza del fornitore di servizi o del programmatore o di un consulente specializzato?

Addestramento

• Sono disponibili risorse demo o di formazione?
• Costano qualcosa o vengono offerti gratuitamente?

Ciclo di vita o fasi di implementazione ERP

Una corretta comprensione di queste fasi di implementazione ERP aiuterà con una migliore pianificazione ed esecuzione.

• Passaggio 1: selezione del pacchetto

  Innanzitutto, devi scegliere un software ERP adatto alla tua attività con tutti i moduli essenziali. C'è una grande varietà di opzioni disponibili sul mercato e scegliere quella giusta per la tua attività può essere una sfida. Questo passaggio elimina tutti i moduli ERP che non hanno rilevanza per la tua attività.

• Passaggio 2: pianificazione del progetto

  Un progetto dovrebbe essere pianificato correttamente prima di essere lanciato per evitare sorprese nel processo di attuazione. Dalla selezione delle giuste risorse all'assegnazione delle attività, la pianificazione è fondamentale per il successo dell'implementazione dell'ERP.

• Passaggio 3: analisi GAP

  Un'altra fase importante nel ciclo di vita dell'implementazione dell'ERP, l'analisi GAP viene condotta per analizzare il sistema attuale di un'organizzazione. In questo modo è possibile individuare facilmente quali processi nella pianificazione delle risorse aziendali richiedono maggiore attenzione.

• Passaggio 4: riprogettazione

  Per migliorare l'efficienza e l'efficacia di un processo, viene utilizzata la reingegnerizzazione. Implica varie alternanze e modifiche basate sulla pianificazione del progetto e sull'analisi delle lacune.

• Passaggio 5: formazione

  A causa dell'implementazione di un nuovo sistema, i dipendenti dovranno sottoporsi a una formazione adeguata prima di poter iniziare a utilizzarlo senza problemi.

• Passaggio 6: test

  Questo è un altro passaggio essenziale nel ciclo di vita dell'implementazione ERP. Fondamentalmente, il test viene eseguito per determinare gli errori in modo che possano essere risolti prima di implementare l'effettivo processo di applicazione.

• Passaggio 7: applicazione

  È durante questa fase che il sistema ERP viene effettivamente implementato. Dopo aver raccolto, analizzato e convertito tutti i dati da inserire nel nuovo sistema, il vecchio sistema viene scartato e sostituito da quello nuovo.

• Passaggio 8: manutenzione

  Come parte del ciclo di vita dell'ERP, la manutenzione è l'ultimo passaggio. Dopo che il nuovo sistema è stato implementato, i dipendenti che ci stanno lavorando dovrebbero rimanere al passo con gli ultimi progressi tecnologici. Inoltre, i dipendenti dovrebbero acquisire familiarità con i passaggi necessari per aggiornare il sistema e mantenerlo operativo.

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Elenco di controllo per un'implementazione ERP sicura e di successo

Rispettare questi elenchi di controllo di implementazione ERP per garantire che nulla vada storto in ogni fase.

Piano

• Pubblica l'acquisto, sviluppa un team di progetto per l'implementazione dell'ERP.
• Identifica i problemi comuni e le fasi non necessarie nei processi aziendali documentando e valutando il loro stato attuale.
• Organizza riunioni ricorrenti e kickoff call.
• Identifica l'ambito e gli obiettivi del tuo progetto di implementazione ERP sicuro prima di iniziare a sviluppare il tuo piano di progetto.

Preparare

• Il team di progetto ERP dovrebbe finalizzare il piano del progetto.
• Verificare la disponibilità del piano di progetto per l'attuazione ottenendo l'approvazione dal comitato direttivo e dal team di progetto.
• Assicurati che i dati siano puliti e compatibili con il nuovo sistema ERP sviluppando una strategia di migrazione dei dati.
• Preparare una strategia di backup e un piano di continuità aziendale per i dati.
• Stabilire strategie di abilitazione degli utenti per formare tutti gli utenti e i gruppi di utenti.

Treno

• Condurre la formazione per gli utenti finali secondo i piani di formazione specificati nel piano di gestione del cambiamento.
• Una riunione di transizione del cliente dovrebbe essere condotta con il fornitore dopo la formazione per assistere il cliente nell'adozione e nella proprietà del nuovo sistema.

Installare

• Installare il software ERP rilevante per i nuovi processi aziendali sviluppati a seguito del processo di pianificazione.
• Avvia la migrazione dei dati statici iniziali.
• Se necessario, prepara l'hosting e l'infrastruttura hardware e crea piani per la condivisione dei dati tra i reparti.
• Termina l'installazione del software e la personalizzazione del sistema.

Garantire il flusso di dati

• Convalida l'accuratezza dei dati migrati e assicurati che siano puliti e accurati, senza dati duplicati o errati.
• Stabilire un processo di mappatura dei dati per garantire un flusso di dati regolare tra le aree aziendali e i dipartimenti come parte del processo di test e go-live.

Valutare

• Testare tutti gli input e gli output relativi ai dati dell'utente in modo che i processi possano essere chiaramente compresi.
• Assicurarsi che tutti i gruppi di utenti e le funzioni funzionino secondo i piani confermando la validità dei processi aziendali.
• Identifica e risolvi eventuali errori sconosciuti che potrebbero verificarsi durante il test della tua infrastruttura o soluzione.

Ottieni supporto

• Chiusura del progetto con i team di supporto e passaggio al supporto post-implementazione.
• Continuare a mantenere e supportare il software attraverso la formazione degli utenti.

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In che modo il software DataNote garantisce la sicurezza ERP?

La soluzione software aziendale DataNote è un sistema ERP basato su cloud che consente alle aziende di gestire i propri dati senza compromettere la sicurezza dei dati. Il suo framework proprietario OpenLogic è ciò che lo distingue dall'implementazione ERP tradizionale. I suoi utenti non devono condividere dati aziendali, segreti commerciali o logiche aziendali mentre ottimizzano i diversi processi.

DataNote ERP semplifica i processi tra i reparti e centralizza le informazioni per la sicurezza. Mantiene i requisiti di sicurezza standard e fornisce accesso limitato per la gestione, la modifica e la creazione condivisa.

Conclusione

I sistemi ERP hanno ottenuto il riconoscimento globale per la loro capacità di fornire vantaggi competitivi con un aumento senza precedenti delle fusioni e una roccaforte sui concorrenti. Un sistema ERP pianificato e gestito con successo può migliorare la produttività dei dipendenti e la soddisfazione dei clienti. Pertanto, può aumentare efficacemente i profitti utilizzando risorse limitate.