Come i finanziatori governativi creano un'esperienza positiva per i cittadini

Come ogni relazione, L'esperienza di un cittadino con i programmi governativi è costituita da una serie di piccoli dettagli che costruiscono o minano la fiducia. La posta in gioco è alta: ogni interazione con un programma di sovvenzioni pubbliche è un punto dati per le persone che modella il loro rapporto con le istituzioni pubbliche più in generale.

I finanziatori governativi sono profondamente consapevoli del loro ruolo in questa relazione. Ecco perché così tanti stanno abbracciando la trasformazione digitale. Vogliono incontrare i cittadini ovunque si trovino, in modo da poter creare programmi che abbiano un impatto reale.

Mentre effettuano questa transizione, i finanziatori governativi devono essere attenti ai dettagli che modellano l’esperienza dei cittadini, con la consapevolezza di come tali dettagli si inseriscono in obiettivi culturali e operativi più ampi.

Lasciati guidare dagli elettori

I cittadini stessi sono quelli che sanno meglio di cosa hanno bisogno. Cerca input dai membri della community e segui l'inserimento del loro feedback nel tuo programma.

Ciò può aiutarti ad adottare un approccio collaborativo alla governance, che a sua volta ti aiuterà a creare programmi di sovvenzione più accessibili di cui i cittadini potranno fidarsi. Inoltre, crea una dinamica positiva in cui i cittadini si sentono ispirati a rimanere impegnati civicamente.

Non aspettare per iniziare la sensibilizzazione. Costruisci subito il coinvolgimento della comunità nei programmi di sovvenzione in modo da poter ascoltare ciò che le persone vogliono e di cui hanno bisogno prima che i loro bisogni diventino urgenti. Nella città di New York, il consiglio comunale ha introdotto il bilancio partecipativo, che consente ai membri della comunità di influenzare direttamente il modo in cui viene allocato il bilancio pubblico. Questo tipo di ciclo di feedback garantisce che il contributo del pubblico sia costantemente inserito nel processo decisionale e non sia una cosa una tantum.

Quando scopri di cosa hanno effettivamente bisogno le comunità, puoi creare programmi di sovvenzione che funzionano fin dall'inizio. Senza le loro intuizioni, corri il rischio di iniziare la strada sbagliata e di prepararti per una correzione di rotta in seguito.

Il programma federale per salvare gli ospedali rurali è un ottimo esempio. Sebbene l’intenzione generale fosse in linea con ciò di cui le comunità avevano bisogno, i dettagli no. Non molti ospedali hanno aderito al programma perché ha costretto le comunità a rinunciare ad alcune cose di cui avevano realmente bisogno, come i servizi ospedalieri.

Ora, gli amministratori del programma stanno cercando di modificare i requisiti per attirare più candidati. Ma una volta che un lancio fallisce come questo, può essere difficile riprendersi. Il sentimento pubblico si inasprisce e i membri della comunità non sono disposti a collaborare quando ritengono che gli amministratori dei programmi non siano in sintonia con le loro realtà quotidiane.

La ricerca tempestiva del feedback della community mette il tuo team sulla strada giusta. E ti assicura di essere pronto per improvvise ondate di bisogno quando si verifica una crisi.

Smettila di provare ad andare da solo

I cittadini spesso non conoscono i dettagli di come sono divisi gli enti e i dipartimenti. Molti vedono le loro interazioni con specifici programmi governativi come parte di un unico rapporto. Se dipartimenti e programmi non sono collegati, l'esperienza del cittadino può diventare sconnessa e frustrante. I membri della comunità che interagiscono con più agenzie potrebbero iniziare a pensare che una mano non sappia cosa sta facendo l'altra.

Cerca di abbattere i silos tra i programmi e allinea i tuoi sforzi con altre istituzioni pubbliche. A Houston, i funzionari hanno formato una coalizione tra enti pubblici e organizzazioni no-profit locali e regionali con l’obiettivo di porre fine ai senzatetto in città. Ciò significava che, anziché tentare di risolvere questo enorme problema da sole, ciascuna organizzazione poteva collaborare e condividere risorse.

La coalizione ha lavorato insieme per rendere più facile l’accesso ai servizi per i cittadini senzatetto. Questi cittadini non hanno dovuto affrontare politiche e processi contrastanti tra le agenzie o superare le lacune che inevitabilmente si aprono quando i programmi non sono coordinati. L’approccio ha avuto un impatto enorme, contribuendo a ridurre di quasi due terzi il numero dei senzatetto in città.

Offrire ai cittadini un'esperienza coerente tra i programmi li aiuta a capire cosa aspettarsi quando interagiscono con le agenzie governative. Nel corso del tempo, svilupperanno una competenza su come funzionano i programmi pubblici nella loro area, rendendo più facile per loro impegnarsi e rimanere coinvolti.

Mentre cerchi di adottare un software per la gestione delle sovvenzioni governative, esplora se una soluzione può servire più dipartimenti e agenzie. Ciò offre ai cittadini un'esperienza coerente e consente di condividere conoscenze e risultati tra i team. Per rendere la transizione agevole, valuta la possibilità di utilizzare un programma come banco di prova e quindi di adattare la soluzione a un livello più ampio.

Scegli i giusti dettagli di back-end

A questo punto, la maggior parte delle agenzie governative comprende la necessità della trasformazione digitale. Ma per farlo bene, il tuo sistema di gestione delle sovvenzioni deve includere la giusta tecnologia back-end per creare un’ottima esperienza front-end per i cittadini.

Obiettivo n. 1: fornire chiarezza

Quando i processi di richiesta di sovvenzione sono confusi e complicati, le persone non si preoccupano di presentare domanda o non ottengono ciò di cui hanno bisogno.

Niente illustra meglio l’alta posta in gioco degli americani che stanno lottando per ottenere aiuti federali in caso di catastrofe. Molti di loro hanno difficoltà a soddisfare i requisiti per questi programmi, il che significa che in un momento di incredibile necessità non ricevono aiuto. Di conseguenza, molti si trovano ad affrontare i senzatetto.

Processi complicati possono anche perpetuare le disuguaglianze. Questo è uno dei motivi per cui i programmi di recupero federali favoriscono i ricchi proprietari di case bianchi.

Quando si adotta un nuovo software, l’obiettivo è semplificare le applicazioni e offrire ai cittadini chiarezza su cosa esattamente devono fare in ogni fase per beneficiare dei finanziamenti.

Funzionalità da cercare in un software di gestione delle sovvenzioni

• Piattaforma facile da navigare con istruzioni chiare in primo piano
• Possibilità di scaricare il modulo intero
• Quiz di ammissibilità per impedire ai candidati non idonei di dedicare tempo alla domanda
• Comunicazione nell'app

Obiettivo n. 2: dare priorità all’accessibilità

L’accessibilità garantisce che tutti coloro che dovrebbero poter accedere ai finanziamenti possano effettivamente farlo. Di base, l’accessibilità all’interno di un sistema di gestione delle sovvenzioni consiste nel selezionare caselle che garantiscono che le persone di tutte le abilità abbiano l’accesso di cui hanno bisogno. La cosa bella è che quando migliori l’accessibilità per alcuni, migliori l’usabilità per tutti.

Ma la vera accessibilità va oltre l’approccio check-the-box per incontrare le persone ovunque si trovino. Richiede che tu comprenda come le situazioni uniche delle persone modellano la loro esperienza del tuo programma. Ad esempio, la capacità di qualcuno di accedere al tuo programma potrebbe essere influenzata dall'insicurezza abitativa, da un recente disastro naturale, da una malattia, da un infortunio o da una serie di fattori. Quando sei consapevole di queste circostanze, puoi fare la tua parte per creare le rampe di accesso di cui i cittadini hanno bisogno.

Funzionalità da cercare in un software di gestione delle sovvenzioni

• Applicazione ottimizzata per dispositivi mobili
• Localizzazione per comunità specifiche
• Collaborazione in tempo reale
• Supporto tecnico dal vivo per i candidati

Obiettivo n. 3: ridurre la tassa sul tempo

La “tassa sul tempo” è la quantità di tempo necessaria ai cittadini per impegnarsi in un programma governativo. Include tutto il tempo necessario per trovare opportunità di finanziamento, compilare domande e attendere il pagamento.

Ridurre l’imposta sul tempo riduce gli oneri per le persone e le organizzazioni che cercano di ottenere finanziamenti e migliora l’esperienza per tutti.

Il Minnesota Frontline Worker Program è un esempio di come la tecnologia può aiutare a ridurre il tempo fiscale associato a un programma. Il Dipartimento del Lavoro e dell’Industria, il Dipartimento dell’Occupazione e dello Sviluppo Economico e il Dipartimento delle Entrate hanno collaborato per fornire più di 500 milioni di dollari ai lavoratori in prima linea.

Con il giusto partner software, sono riusciti a lanciare il programma, esaminare più di 1,2 milioni di applicazioni e distribuire fondi in meno di sei mesi. Il portale dei candidati era di facile accesso e ha semplificato l'invio. Grazie all’esperienza positiva dei cittadini, il programma ha vinto premi ed è stato celebrato come una storia di successo bipartisan.

Funzionalità da cercare in un software di gestione delle sovvenzioni

• Single Sign-On per i candidati
• Compilazione automatica moduli intelligenti
• Bozze salvate
• Distribuzione fondi ACH

Obiettivo n. 4 Libera la tua squadra per andare più in profondità

Per quanto sia importante che la parte della domanda di sovvenzione rivolta al pubblico sia semplice e semplice da usare, l'esperienza del cittadino dipende anche dalla facilità di gestione per il tuo team. Se il tuo team trascorre gran parte del tempo bloccato in attività amministrative, non avrà la larghezza di banda per fare molto altro.

Il tempo risparmiato sulle attività amministrative ti consente di dedicarti ad attività quali la sensibilizzazione della comunità, lo sviluppo di programmi e la pianificazione strategica, tutte essenziali per creare un'esperienza positiva per i cittadini.

Funzionalità da cercare in un software di gestione delle sovvenzioni

• Forme facili da costruire e modificare
• Automazioni del flusso di lavoro
• Capacità di regolare i moduli in modo autonomo dopo che un programma è attivo
• Reportistica e conformità complete
• Un esperto di implementazione per aiutarti a guidarti

Collegare i punti

La trasformazione digitale non riguarda l'adozione di un nuovo software per ottenere un lungo elenco di nuove funzionalità. Si tratta di unire i punti per capire come ogni nuova funzionalità migliora l'esperienza del cittadino. Adottare un approccio più olistico ti aiuterà a creare fiducia e a incoraggiare un maggiore coinvolgimento da parte dei membri della comunità.

Essendo il software di gestione delle sovvenzioni più affidabile per i governi, Submittable è stato creato per aiutarti a offrire un'ottima esperienza ai cittadini per ogni programma che esegui.