Come collaborare con i clienti mentre si lavora da remoto?

La pandemia di COVID-19 ha cambiato il modo di operare di molte aziende e organizzazioni, principalmente a causa della "forzatura" di svolgere le proprie mansioni al di fuori dell'ufficio. Tuttavia, è stato subito riconosciuto che il lavoro a distanza ha diversi vantaggi, fornendo ai dipendenti maggiore flessibilità, risparmio di tempo e costi di spostamento ridotti in primo luogo, e ai datori di lavoro la possibilità di cercare talenti in un'area più ampia, tra gli altri vantaggi.

Tuttavia, questo tipo di cambiamento non è stato privo di sfide, soprattutto a causa della mancanza di contatti diretti con i partner commerciali. Di seguito, spieghiamo come lavorare con i clienti in un'era di lavoro remoto diffuso per assicurarti di ottenere gli stessi risultati di prima.

Contatto costante: la base per una collaborazione di successo con i clienti

Uno degli aspetti più importanti quando si lavora con i clienti è tenersi sempre in contatto con loro in modo che sappiano in qualsiasi momento a che punto è il lavoro, ricevano risposte immediate alle domande o non abbiano dubbi sul risultato finale. In caso di lavoro a distanza, il contatto diretto può essere facilmente sostituito da regolari incontri online (sull'instant messenger prescelto), scambio di email o telefonate.

Per entrambe le parti, questo tipo di opportunità rappresenta una notevole convenienza, in quanto consente di risparmiare tempo e risorse finanziarie (es. spesi per il viaggio presso la sede del partner), ottenendo lo stesso risultato. A questo proposito può essere particolarmente utile fissare una data fissa per gli incontri (es. settimanali, bisettimanali, mensili) a seconda delle esigenze e delle modalità di collaborazione con il cliente. In questo modo viene assicurato il controllo sulle attività e un feedback costante.

Stabilire obiettivi comuni: prendersi cura di entrambe le parti nella collaborazione con i clienti

Sia per il lavoro in loco che a distanza, è importante definire chiaramente gli obiettivi e le aspettative di entrambe le parti. Pertanto, prima di lavorare con un cliente (e iniziare a implementare le attività), è necessario discutere a fondo i requisiti, l'ambito del lavoro e i risultati attesi e, soprattutto, le date di completamento e le pietre miliari. Ciò eviterà inutili fraintendimenti, ti consentirà di monitorare i progressi e garantire che il prodotto finale venga consegnato come previsto.

A tal fine, è utile, in primo luogo, condividere regolarmente vari tipi di documenti, prototipi o mockup, in modo che una parte possa tenere traccia del lavoro e l'altra parte possa ricevere feedback costanti (suggerimenti per modifiche, approvazione della direzione di sviluppo, ecc.) che miglioreranno l'implementazione delle attività.

Strumenti online – per velocizzare i processi implementati

Per facilitare la collaborazione con il cliente mentre si lavora da remoto, vale anche la pena utilizzare speciali strumenti di project management (come Firmbee). Tali soluzioni consentono a tutti gli autorizzati di tenere traccia dello stato di avanzamento dei lavori, scambiare informazioni, comunicare, condividere file, programmare riunioni ed eseguire numerosi altri processi per semplificare i contatti quotidiani.

In tal modo è possibile gestire facilmente la pianificazione del progetto, assegnare compiti, monitorarne l'implementazione e mantenere una comunicazione continua. Tutto diventa una grande comodità per tutti coloro che sono coinvolti nell'argomento e ridurrà al minimo il numero di domande e dubbi che sorgono.

Tempi di risposta rapidi: per ispirare fiducia

Volendo garantire una collaborazione efficace con i clienti da remoto, dovresti anche ricordarti di cercare di essere disponibile per i tuoi partner e non ritardare nel rispondere ai loro messaggi (con equilibrio tra lavoro e vita privata, ovviamente). Se non sei in grado di dare una risposta completa subito, faglielo sapere, assicurandoti di aver ricevuto il messaggio e ti ricontatteremo con un feedback il prima possibile. In questo modo rafforzerai la fiducia del tuo partner in te e nel tuo team e ridurrai al minimo le possibili preoccupazioni per le attività in corso.

Inoltre, mostrare interesse ed empatia verso i bisogni indicati, ascoltare e comprendere le diverse prospettive e rispondere alle aspettative (soprattutto riguardo a correzioni o indicazioni per ulteriori sviluppi) aiuta a costruire relazioni durature. Data la natura dell'ambiente remoto, vale la pena affrontare questi aspetti con la dovuta attenzione e cura.

Collaborare con i clienti – riepilogo

Collaborare con i clienti mentre si lavora da remoto può essere fruttuoso tanto quanto il lavoro in loco che prevede un contatto faccia a faccia, a patto che ci si assicuri che il proprio partner sia curato come prima (anche se in una forma diversa). Sarai senza dubbio aiutato da vari tipi di messaggistica istantanea e strumenti che sono stati sviluppati pensando a tali situazioni (in particolare facilitando la costruzione di relazioni a distanza).

Tuttavia, ricorda che la cosa fondamentale è rimanere flessibili alle esigenze segnalate e pronti ad adattarsi alle mutevoli situazioni. Il costante impegno per migliorare i propri processi per garantire un servizio di qualità, indipendentemente dalla sede, dalle forme di contatto e dal modo in cui si svolgono le proprie mansioni, è la chiave per collaborare efficacemente con i clienti.

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Autore: Nicole Mankin

Responsabile delle risorse umane con un'eccellente capacità di creare un'atmosfera positiva e creare un ambiente prezioso per i dipendenti. Ama vedere il potenziale delle persone di talento e mobilitarle per svilupparsi.

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