Raccogliere fatture non pagate in 5 semplici passaggi

Quando gestisci la tua attività, prima o poi ti imbatterai in una situazione in cui il tuo cliente non ti paga in tempo. Quindi, molte domande potrebbero vorticare nella tua testa. Quali passi dovresti fare per essere pagato? Sarà necessario l'aiuto dell'avvocato? Oppure, c'è qualcosa che puoi fare da solo? Nessun problema. Nel seguente articolo, rispondiamo a queste domande. Leggi come riscuotere fatture non pagate in 5 semplici passaggi.

Raccolta fatture non pagate – sommario:

1. Controlla i dettagli sulla tua fattura
2. Invia un promemoria amichevole
3. Invia una richiesta di pagamento
4. Invia una richiesta finale di pagamento
5. Rivolgiti legalmente

Controlla i dettagli sulla tua fattura

Prima di intraprendere qualsiasi operazione per riscuotere le fatture non pagate, assicurati di non aver commesso errori. Siamo solo umani e tutti commettono errori. Pertanto, ricontrolla se hai emesso una fattura correttamente. Un errore di battitura nel numero di conto bancario potrebbe scoraggiare il cliente, nonostante le sue sincere intenzioni, a pagare una fattura.

Non è l'unica cosa che devi verificare. È importante verificare se è stata emessa una fattura conforme all'ordine. Se l'importo sulla fattura è superiore a quello del contratto, non c'è da stupirsi che il tuo cliente non sia disposto a pagarlo. In tal caso, sarà necessario emettere una nota di credito.

Una situazione simile si verifica quando il cliente non accetta il lavoro svolto. In questo caso, dovrai apportare correzioni. Inoltre, controlla se hai inserito i dettagli del cliente corretti su una fattura e se è stata inviata all'indirizzo appropriato. Prestare attenzione alla data della fattura e al metodo di pagamento. Se sei sicuro che le informazioni fornite in questa fattura siano complete e corrette, puoi procedere al passaggio successivo.

Invia un promemoria amichevole

Un mancato pagamento potrebbe essere solo una sfortunata svista e un semplice malinteso. Può succedere a tutti. Pertanto, il primo sollecito di pagamento dovrebbe essere amichevole. Non dovresti chiamare subito i pezzi grossi. Prenditi cura di buoni rapporti con il tuo appaltatore.

Cosa dovresti includere in un tale promemoria? Fornire informazioni chiare e concrete in esso. Presenta i fatti in modo educato, ma fermo. Scrivi che lavoro è stato fatto o quali beni hai venduto al tuo cliente. Puoi anche allegare una copia di una fattura al tuo promemoria poiché il tuo cliente potrebbe averla smarrita. Indica quando è scaduto il termine di pagamento, ma non impostare ancora un nuovo termine. Inoltre, potresti includere l'importo totale da pagare. Attendi la reazione del tuo cliente per alcuni giorni, quindi invia il prossimo promemoria.

Come inviare tali informazioni? È meglio inviarlo via e-mail in quanto è il modo più veloce ed efficiente per contattare i tuoi clienti. Chiedi al tuo cliente di confermare gentilmente la ricezione della tua email. Questo potrebbe tornare utile in seguito. Cosa succede se il tuo cliente non conferma la ricezione del tuo messaggio? Puoi chiamarli e chiedere direttamente. Se non funziona, vai al passaggio successivo.

Invia una richiesta di pagamento

Una richiesta di pagamento dovrebbe includere fatti in quanto potrebbero diventare prove in tribunale in seguito. Per questo motivo, anche piccole imprecisioni possono andare contro di te. Assicurati di prepararlo accuratamente. Un tale documento dovrebbe essere scritto con tono calmo, soprattutto quando il tuo cliente non ha pagato una fattura per la prima volta. Sii educato e diretto, ma non esagerare per non perdere il tuo cliente.

Trattandosi di un documento ufficiale, è necessario inviare una richiesta di pagamento tramite raccomandata. Puoi anche utilizzare una conferma di ricezione. Non è necessario ricorrere a servizi legali in questa fase. Sebbene una lettera di uno studio legale possa avere un impatto maggiore sul tuo cliente, i servizi legali sono piuttosto costosi. Pertanto, dovresti prima provare a scrivere tu stesso una richiesta di pagamento.

Invia una richiesta finale di pagamento

Questo è l'ultimo passaggio prima di forzare il problema. La tua richiesta finale imposta e comunica brevemente le tue aspettative. Sebbene non ci sia una lettera campione disponibile per l'uso, una richiesta di pagamento finale dovrebbe presentare tutti i fatti e i dati relativi alla fattura non pagata.

Ricordati di includere tutti i dettagli necessari come il numero di fattura, l'importo dovuto e la data di scadenza. Una lettera di richiesta di pagamento ben scritta mostrerà al tuo cliente che sei abbastanza serio riguardo al problema e sarà un chiaro segnale per loro che potresti intraprendere presto un'azione legale.

Bisogna ammettere che le questioni legali potrebbero essere costose e richiedere molto tempo. Pertanto, un documento che stai per inviare è l'ultimo metodo extragiudiziale per risolvere il caso. Indicare una data ragionevole per il pagamento. In genere, il termine di pagamento standard è di 14 giorni.

Potresti anche allegare documenti che confermano il debito del cliente. Potrebbe essere, ad esempio, un'entrata merci o un contratto che hai firmato con il tuo cliente. Ricorda che un contratto inviato via e-mail è giuridicamente vincolante quanto la sua versione cartacea.

Eventualmente, puoi aggiungere una nota che se il pagamento non viene effettuato entro il termine sopra indicato, porterai il caso in tribunale, il che comporterà costi aggiuntivi per il tuo cliente.

Con la nostra app di fatturazione gratuita puoi impostare promemoria per i pagamenti imminenti e con un solo clic controllare l'importo dovuto e le date di scadenza.

Rivolgiti legalmente

Se il tuo cliente elude ancora il pagamento, la tua unica opzione è intraprendere un'azione legale. In questa fase, è meglio avvalersi dell'aiuto dell'avvocato, soprattutto se l'importo dovuto è una grossa somma di denaro. Anche piccoli errori nella lettera procedurale potrebbero indurre il tribunale a rinunciare a questa causa.

Tuttavia, cosa succede se l'importo della fattura è piccolo? Il costo associato all'assunzione di un avvocato potrebbe essere sproporzionato rispetto al debito. In tal caso, potresti avvalerti di una procedura semplificata, che è meno costosa e non richiede l'intervento dell'avvocato.

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Autore: Andy Nichols

Un risolutore di problemi con 5 diversi gradi e infinite riserve di motivazione. Questo lo rende un perfetto imprenditore e manager. Quando cerca dipendenti e partner, l'apertura e la curiosità del mondo sono le qualità che apprezza di più.

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