Termini e condizioni: scenari essenziali che potresti non aver considerato

Pubblicato: 2018-08-11

Hai quella sensazione di affondamento nelle viscere.

Questo progetto non sta andando bene.

Il tuo cliente continua a cambiare idea e tu stai trascorrendo molto più tempo di quanto avevi concesso.

Non possono aspettarsi che tu faccia tutto questo lavoro extra gratuitamente, vero?

Bene, a meno che tu non abbia detto al tuo cliente che questa situazione non era coperta dal tuo preventivo – sì, possono.

Inserisci: i tuoi termini e condizioni (a volte chiamati, termini di servizio) .

Termini e condizioni sono molto simili alle regole di un gioco. Fanno conoscere a tutti i parametri di base in cui devono operare e come interagiscono tutti i giocatori.

Quando ho iniziato Copywrite Matters mi sono stati rubati circa cinque termini e condizioni, intendo "ispirato da", esempi che ho trovato online. Man mano che lavoravo con sempre più clienti, mi sono imbattuto in scenari specifici che hanno spinto le relazioni in acque torbide.

Voglio chiarezza. Le aspettative chiare rendono la vita molto più facile. Ogni situazione oscura che ho incontrato ha portato a una nuova aggiunta alle mie condizioni.

Vantaggi di termini e condizioni

Se ti sei mai chiesto se hai davvero bisogno di termini e condizioni, ecco tre grandi motivi per cui sono indispensabili.

Rendono chiare le inclusioni e le esclusioni del servizio, così non ti resta mai a spiegare perché sei d'accordo con le revisioni infinite.
Chiariscono cosa succede in scenari difficili (come troppe revisioni) aiutando a risolvere le controversie in modo più rapido e amichevole.
Aumentano la tua immagine professionale grazie a un minor numero di progetti che finiscono in discussione.

Ecco alcuni suggerimenti su come creare i tuoi termini e condizioni (o termini di servizio) e alcuni scenari che potresti non aver considerato.

Suggerimenti per la creazione dei tuoi T&C

Assicurati che siano chiari. Questo non è il momento di parlare con tutti gli intellettuali della tua lingua e fingere di essere un'aquila legale. Se hai l'opportunità che un rappresentante legale li esamini, fallo ma alla fine hai semplicemente bisogno che il tuo cliente capisca le sue responsabilità. E la vostra.

Assicurati che siano completi. Non è necessario coprire ogni singolo scenario possibile, ma dovresti coprire le aree più comuni di cambiamento o sfida.

Includi alcune definizioni.

Per Cliente si intende la persona o la società che ha formalmente stipulato il contratto. (Sei tu)

Copywrite Matters si riferisce all'entità commerciale che commercia come Copywrite Matters, ABN xx xxx xxxxx. (Sono io)

Preventivo indica un documento formale di proposta o preventivi di prezzo forniti per telefono o e-mail.

Per brief di copywriting approvato si intendono i materiali su cui deve essere basato il lavoro, previa approvazione del Cliente.

Lavoro urgente significa lavoro di copywriting necessario (finalizzato) entro 7 giorni.

Progetti più grandi significano progetti che richiedono più di 25 ore di lavoro.

Ecco alcuni scenari che potresti non aver considerato.

#1 C'è qualche limitazione al preventivo che hai fornito?

Il tuo documento di proposta è spesso la prima volta che il tuo potenziale cliente legge i tuoi termini di servizio. Questo lo rende un buon posto per delineare i confini della tua citazione. Preciso che il mio preventivo sarà confermato dopo l'approvazione del brief di copywriting (poiché è allora che so tutto sul progetto) e i preventivi precedenti non sono più validi. Specifico anche per quanto tempo è valido il preventivo (30 giorni).

Esempi:

I preventivi sono validi per 30 giorni dalla data di presentazione.
L'investimento in copywriting sarà confermato al ricevimento del brief di copywriting approvato dal "Cliente" quando la maggior parte delle complessità del progetto sarà nota. Se 'il Cliente' sceglie di non procedere, il tempo speso per il brief di copywriting verrà fatturato (solo).
Eventuali preventivi di progetto forniti prima che il "Cliente" approvi il brief di copywriting non costituiscono garanzie di consegna e non devono essere considerati tali.
Questa proposta include 2 serie di revisioni. Ulteriori revisioni vengono addebitate in base al tempo e ai materiali @ $ nnn + GST all'ora.

#2 Il tuo cliente ha bisogno di inviarti qualcosa prima che il lavoro possa iniziare?

Alcuni esempi sono l'approvazione scritta del tuo preventivo, un deposito o un altro pagamento prima di iniziare a lavorare, un brief di progetto esaminato o approvato, informazioni specifiche sull'attività o una persona di contatto nominata.

Esempio:

L'approvazione del brief di copywriting deve avvenire tramite e-mail o sarà assunta quando "il cliente" invia un brief di copywriting modificato a Copywrite Matters. L'approvazione del copywriting stesso avviene tramite un modulo di approvazione online. Se questo modulo non può essere compilato, l'approvazione deve essere fornita per iscritto dal 'cliente.

Includo anche una dichiarazione che "Tutti i materiali forniti dal 'Cliente' sono considerati legali e accurati".

#3 Cosa succede se l'ambito del progetto cambia?

Quando tu e il tuo cliente iniziate a scavare nel brief e le idee iniziano a emergere, le modifiche all'ambito del progetto possono entrare nel quadro. Chiedo il diritto di riquotare in base alle nuove esigenze del progetto. La chiave è far sapere ai tuoi clienti che le loro nuove entusiasmanti idee non vengono realizzate gratuitamente!

Esempio

In ogni preventivo è incluso un determinato periodo di tempo di revisione. Se gli obiettivi e i requisiti del progetto cambiano richiedendo una modifica significativa del lavoro fornito, Copywrite Matters si riserva il diritto di addebitare ulteriori scritti in base al tempo e ai materiali.

#4 Cosa succede se il progetto viene annullato dopo l'inizio dei lavori?

Ci sono tutti i tipi di motivi per cui un progetto potrebbe essere annullato. Potresti addebitare al tuo cliente l'intero importo o proporzionalmente per il lavoro già completato. Raccomando la seconda opzione perché puoi separarti in buoni rapporti senza perdere soldi per il lavoro che hai fatto.

Esempio:

Il "Cliente" può interrompere il lavoro in qualsiasi momento. In questo caso, Copywrite Matters fatturerà il tempo speso e il lavoro completato fino ad oggi.

#5 Quali sono i tuoi termini di pagamento?

I tuoi T&C sono un ottimo posto per delineare i tuoi termini di pagamento, in particolare cosa succede se il cliente non paga entro il tempo specificato e cosa succede se contrai un debito come parte del tuo lavoro di recupero crediti.

Esempi:

Una tassa di inizio non rimborsabile del 50% dell'importo totale quotato è richiesta all'accettazione del preventivo da parte del "Cliente".
L'anticipo versato verrà detratto dal resto (50%) dovuto 14 giorni dopo la consegna della prima tratta. Tutte le revisioni saranno finalizzate secondo il nostro accordo.
Il pagamento può essere effettuato tramite deposito diretto o PayPal. Il "Cliente" è tenuto a pagare le commissioni PayPal e quindi le transazioni PayPal sono soggette a un supplemento del 3,4% per le commissioni.
Salvo accordi precedenti, i pagamenti non ricevuti entro i termini di pagamento specificati comporteranno un addebito per il ritardo di $ 25.
Se il pagamento è inadempiente, Copywrite Matters può elencare il "Cliente" con le agenzie di recupero crediti e di rendicontazione del credito appropriate.

#6 Ci sono circostanze o addebiti specifici per richieste di lavoro "urgenti"?

È abbastanza comune addebitare un sovrapprezzo per il lavoro "urgente", offrendoti due vantaggi. In primo luogo, il cliente potrebbe semplicemente ripensare a quanto sia “urgente” il lavoro, togliendoti la pressione e, in secondo luogo, vieni ricompensato per qualsiasi lavoro che hai dovuto rimandare.

Esempio:

I lavori urgenti comportano un supplemento del 25%. Come mai? A causa degli altri progetti si è spostato per adattarsi.

#7 Ci sono esclusioni di cui il tuo cliente dovrebbe essere a conoscenza?

Le citazioni di Copywrite Matters non includono i contatti con altri agenti come grafici, sviluppatori web e così via, o riunioni al di fuori del brief iniziale. Potrebbero sembrare piccole cose, ma possono davvero farti perdere tempo se esplodono.

Esempio:

Questa proposta non include i contatti con altri agenti come grafici o sviluppatori web se non diversamente specificato, o incontri al di fuori del brief creativo iniziale. Il tempo di viaggio sarà dettagliato nelle fatture per ulteriori riunioni in loco.
Eventuali costi aggiuntivi ai servizi ordinati (inclusi corrieri, altri mezzi e spese di viaggio) sono in aggiunta all'importo preventivato e saranno addebitati al 'Cliente' secondo necessità. Questi costi saranno specificati separatamente nella fattura.

#8 Hai dei limiti sui tempi, ad esempio quanto tempo i clienti possono impiegare per rispondere con l'approvazione o le revisioni?

Copywrite Matters ha un limite di 14 giorni alle revisioni per garantire che ogni progetto venga concluso in modo tempestivo. Questo limite di tempo aiuta tutte le persone coinvolte, copywriter e clienti allo stesso modo, a rimanere abbastanza concentrati per garantire che il risultato finale sia sorprendente.

Esempi:

La correzione di bozze sarà completata una volta inviata l'approvazione per il copywriting o sulla versione tre del copywriting.
Le revisioni devono essere presentate entro 14 giorni dalla consegna della prima bozza. Se le revisioni non vengono ricevute, si presumerà l'approvazione del copywriting e il progetto sarà finalizzato.

#9 Cosa succede se non riesci a rispettare la scadenza concordata (per qualsiasi motivo)?

Una risposta comune a questo è informare il cliente per iscritto non appena la situazione è nota, con date di consegna riviste. Il tuo cliente potrebbe volere una ricompensa per la consegna in ritardo, quindi preparati a gestirlo.

#10 Sei felice di lavorare con i team o preferisci una persona di contatto?

Chiedo che venga nominata una persona di contatto per centralizzare il contatto e le revisioni del progetto. Questo è nato dopo che ricevevo telefonate e continue richieste di aggiornamenti da cinque persone diverse. Le revisioni di un comitato sono le peggiori!

Esempio:

Al "Cliente" viene chiesto di nominare un contatto principale per centralizzare tutte le revisioni ei contatti durante tutto il progetto.

#11 Offrite garanzie sui risultati? In caso contrario, spiegalo.

Non offro alcuna garanzia sulla conversione o sul traffico, ecc. Questo perché ci sono tanti fattori che contribuiscono al successo del marketing: dalla progettazione grafica e distribuzione ad altre attività di marketing e quanto è gentile l'addetto alla reception quando le persone chiamano.

Esempi:

Con così tanti fattori che contribuiscono al successo di un copywriting, Copywrite Matters non può fornire alcuna garanzia in merito alle prestazioni della copia creata per "il Cliente".
A causa della natura complessa del posizionamento sui motori di ricerca, Copywrite Matters non può garantire alcun posizionamento specifico come risultato della pubblicazione di un copywriting ottimizzato.
Copywrite Matters non si assume alcuna responsabilità per eventuali azioni intraprese dal "Cliente" che causano la penalizzazione o il divieto del sito Web del "Cliente" da qualsiasi Motore di ricerca.

# 12 Lavori con subappaltatori?

Se lo fai, è bene informare il tuo cliente nei tuoi T&C e dare loro la certezza del tuo controllo di qualità. Potresti voler spiegare se il tuo cliente può o non può contattare i subappaltatori.

Esempio

Copywrite Matters si riserva il diritto di assegnare il lavoro a subappaltatori per garantire il rispetto dei risultati del progetto. Tutti i subappaltatori aderiscono allo standard e allo stile di copywriting di Copywrite Matters. "Il Cliente" non deve avere contatti diretti con il subappaltatore senza l'autorizzazione di Copywrite Matters.

#13 Consegni o conservi i diritti d'autore del lavoro svolto? Se lo consegni, a che punto?

Copywrite Matters conserva il copyright di tutto il lavoro prodotto fino al pagamento della fattura finale. Fino ad allora, la copia non può essere utilizzata.

Esempio:

Si conviene che i diritti d'autore per qualsiasi opera consegnata al "Cliente" rimangano di proprietà intellettuale di Copywrite Matters fino al pagamento di tutte le somme dovute.

#14 Sei responsabile di come viene utilizzato il tuo lavoro?

È importante avere una dichiarazione che ti indennizzi da reclami, costi e spese sostenute a seguito del lavoro che intraprendiamo su richiesta di un cliente. Non sono sicuro di come reggerebbe in tribunale, ma so che alle compagnie di assicurazione di indennità piace!

Esempi:

Copywrite Matters non può essere ritenuto responsabile per l'utilizzo del materiale prodotto una volta che il "Cliente" ha approvato la bozza finale.
Il "Cliente" accetta di indennizzare e tenere indenne Copywrite Matters da qualsiasi pretesa, costo e spesa, comprese le spese legali, dovute a materiali inclusi in qualsiasi lavoro svolto su richiesta del "Cliente".

Ecco qua: 14 scenari che potrebbero aiutarti a definire i tuoi termini di servizio ed esempi tratti dai miei termini e condizioni. Mi piacerebbe sapere se copri eventuali scenari diversi nei tuoi T&C.

Belinda