Elaborazione di una politica di lavoro a distanza per il nuovo ufficio virtuale
Pubblicato: 2020-09-26Il Covid-19 ha fatto precipitare la maggior parte delle aziende in tutto il mondo in un'era di lavoro a distanza
Il lavoro a distanza non è più un vantaggio o un vantaggio aggiuntivo, ma un'aspettativa
La sovracomunicazione è la chiave per il successo del lavoro a distanza
Il Covid-19 ha fatto precipitare la maggior parte delle aziende in tutto il mondo in un'era di lavoro a distanza. Mentre alcune aziende come le startup remote e i giganti della tecnologia hanno sperimentato il lavoro a distanza per un po', altre sono state colte completamente di sorpresa.
La nostra attività è stata concepita e costruita come un'azienda a distanza. Con un team di oltre 50.000 ingegneri software remoti, dovevamo trovare un modo per rendere efficace il lavoro a distanza, nel lontano 2017, quando abbiamo iniziato.
Ogni azienda ha bisogno di una politica di lavoro a distanza
L'ufficio non è più quello di una volta. Il più grande ostacolo al lavoro a distanza non era l'implementazione o l'esecuzione, ma l'inerzia del passaggio a distanza. La pandemia ha innegabilmente cambiato le nostre opinioni e i nostri flussi di lavoro e ora è probabile che rimanga tale.
Il telecomando è diventato la nostra nuova normalità. Tra l'aumento della produttività dei dipendenti e la diminuzione dei costi aziendali, molte aziende stanno cercando di diventare completamente remote anche dopo la crisi. La forza lavoro a livello globale ha imparato a conciliare lavoro e vita.
In mezzo a questo, il lavoro a distanza non è più un vantaggio o un vantaggio aggiuntivo, ma un'aspettativa.
Cosa dovrebbe coprire la tua polizza di lavoro a distanza
- Scopo della politica
- Definizione del lavoro a distanza
- Definizione dipendente
- Natura del lavoro a distanza (completo a distanza/parziale/una tantum)
- Supporto/benefici (a seconda dei casi)
- Termini per la presenza/registro
- Protocolli di comunicazione
- Politiche hardware e software
- Politiche correlate come congedo, ecc.
Come costruire la politica
- Fissare le aspettative
- Considerazioni e decisioni
- Benefici/diritti legali
- Politica dinamica
Considerazioni sulla politica
Negli ultimi tre anni, ecco alcuni dei nostri più grandi insegnamenti quando si tratta di redigere la nostra politica di lavoro a distanza:
Chi lavora da casa e quanto spesso
Alcune posizioni sono molto più suscettibili al lavoro a distanza rispetto ad altre. Detto questo, dato che siamo nel mezzo di una pandemia globale, l'obiettivo è garantire che le persone possano lavorare da remoto nella massima misura possibile.
Una buona politica di lavoro a distanza dovrà incorporare linee guida chiare sulla frequenza con cui il dipendente può lavorare da casa, in base al ruolo e alla posizione. È importante che queste linee guida siano stabilite in modo molto chiaro in modo che non ci sia spazio per il contraccolpo in seguito. Se riesci a progettare queste linee guida dopo un processo consultivo con i vari team e dipendenti, avrà molto più successo.
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Disponibilità dei dipendenti
Questo è uno degli aspetti più complicati della definizione di una politica di lavoro a distanza. Mentre la maggior parte delle aziende è costretta a lavorare da remoto a causa della pandemia, il lavoro a distanza presenta alcuni vantaggi intrinseci. Questa è l'era del knowledge worker e per molte aziende la produttività dei propri dipendenti è l'unica differenza tra successo e fallimento.
In tali circostanze, il lavoro a distanza può offrire ai dipendenti la flessibilità di cui hanno bisogno per svolgere al meglio. Sebbene possa sembrare allettante impostare semplicemente una politica di clock-out 9-6, potrebbe non essere la linea d'azione ottimale. Per non parlare del fatto che è consigliabile avere orari di lavoro sovrapposti in diversi fusi orari.
Suddividi i requisiti di disponibilità a livello di team. Scopri i momenti chiave in cui i membri del team devono essere disponibili a lavorare su attività collaborative e imporre la disponibilità solo per quelle ore. Mantieni una certa flessibilità per quando i dipendenti vogliono lavorare sui loro compiti individuali, che siano alle 5:00 o alle 23:00.
Comunicazione
La sovracomunicazione è la chiave per il successo del lavoro a distanza. Non c'è più spazio per chiacchierate casuali, pause chai o interpretazione del linguaggio del corpo. Ciò significa che tutto ciò che deve accadere deve essere comunicato.
Integra ogni singolo aspetto della comunicazione nella tua politica di lavoro a distanza, che si tratti di una riunione di mischia quotidiana, sessioni di brainstorming informali o revisioni individuali.
Quando si tratta di comunicazione testuale, rendere le linee guida il più specifiche possibile. Definisci il canale di comunicazione (Slack, Email, Trello, ecc.), la disponibilità prevista sul canale e il tempo di risposta previsto. Si consiglia inoltre di impostare alcuni canali di comunicazione asincroni.
Identificare le metriche giuste
Con una maggiore flessibilità derivano maggiori responsabilità. Poiché i manager non saranno più in grado di microgestire i propri dipendenti, è importante allinearli agli obiettivi dell'azienda. Affinché le metriche siano efficaci, ci sono due tipi di metriche che devono essere prese in considerazione: basate sui risultati (o metriche di output) e basate sui processi (o metriche di input).
Prendiamo l'esempio di un responsabile vendite B2B. Le metriche di output per questo dipendente sarebbero probabilmente cose come le entrate, il numero di clienti acquisiti e così via. Tuttavia, avere solo metriche di output non è sufficiente. È anche importante creare una serie di parametri di input, qualcosa che è più direttamente controllabile dal dipendente, e renderli responsabili anche di quelli. In questo esempio, le metriche di input includerebbero elementi come le e-mail inviate ai potenziali clienti, i follow-up completati, le riunioni programmate, le riunioni condotte e così via.
Sicurezza e riservatezza
La sicurezza è una preoccupazione importante con il lavoro a distanza. Quando lavori da un ufficio, è garantita una rete sicura, ma questo va fuori dalla finestra con il lavoro a distanza. Assicurati di disporre di politiche in atto per assicurarti che le informazioni rimangano al sicuro. Ad esempio, se esiste una linea guida contro l'utilizzo del Wi-Fi pubblico, è necessario menzionarla nella politica.
Una buona politica di lavoro a distanza deve anche prendersi cura della riservatezza del cliente. È importante menzionare le cose che potrebbero potenzialmente compromettere la riservatezza del cliente. Ad esempio, rispondere a una chiamata sensibile di un cliente in un bar potrebbe essere un grosso ostacolo per la tua organizzazione. Qualunque siano le cose non negoziabili, assicurati che siano esplicitate nella polizza e comunicate chiaramente.
Conclusione
Il Covid-19 potrebbe aver costretto il mondo a lavorare da remoto, ma questa potrebbe essere un'incredibile opportunità per lavorare verso un paradigma di lavoro più produttivo. Quando si elaborano politiche per il lavoro a distanza, potrebbe essere una buona idea concentrarsi sulla costruzione di un futuro più flessibile e produttivo piuttosto che fare del proprio meglio per mantenere lo status quo pre-Covid.