Suggerimenti per la pulizia del CRM

Uno degli scopi principali della gestione del CRM, o della gestione delle relazioni con i clienti, è raccogliere, organizzare e analizzare i dati dei clienti per capire meglio chi sono e come raggiungerli. Dotato dei dati giusti, il tuo CRM può semplificare i flussi di lavoro, migliorare la fidelizzazione e la fidelizzazione dei clienti e aumentare la redditività.

Ma con un flusso costante di informazioni sui clienti che affluiscono, è fondamentale eseguire una pulizia regolare dei dati per garantire che le informazioni utilizzate dal sistema CRM per l'analisi e la generazione di informazioni dettagliate siano accurate e aggiornate.

La pulizia dei dati CRM può essere un processo complicato: ecco alcuni suggerimenti per renderlo più semplice.

Perché un CRM "pulito" è importante?

Un CRM ha diversi scopi. Aiuta a raccogliere, organizzare e segmentare i dati dei clienti, coltiva le relazioni con i clienti, ottimizza il funnel di vendita e semplifica il servizio clienti.

Ma la capacità di un CRM di produrre risultati di successo dipende dalla qualità dei dati. Con dati puliti, può funzionare più velocemente e in modo più efficiente. Questo risulta in:

• Maggiore soddisfazione del cliente
• Decisioni migliori
• Risparmi

Ma quando i dati non sono puliti, ostacolano la capacità del tuo dipendente di svolgere il proprio lavoro ad alto livello. Come osserva Forbes: ¹

“Quando i professionisti delle vendite e del marketing nuotano in un mucchio di dati sporchi, sono costretti a prendere decisioni informate basate sui dati. Solo il 33% degli esperti di marketing ritiene di poter fare affidamento sui propri dati CRM per prendere decisioni. La scarsa qualità dei dati costa all'economia statunitense circa 3,1 trilioni di dollari all'anno. Come dice il vecchio adagio, 'spazzatura dentro, spazzatura fuori'".

Per ottenere il massimo dal tuo sistema CRM e dai suoi vari strumenti, in particolare quelli che si basano sull'automazione, hanno bisogno di dati puliti per alimentarli. Proprio come una supercar ha bisogno di benzina di alta qualità, un CRM richiede dati di prim'ordine e aggiornati.

Che cosa sono i dati sporchi?

Le aziende utilizzano vari canali per raccogliere dati di contatto da clienti o potenziali clienti, tra cui:

• Vetrine fisiche
• Contatto faccia a faccia tramite i team di vendita
• Siti web
• Siti web mobili
• Applicazioni mobili
• Cataloghi
• Ordini per corrispondenza
• Call center

Quando le informazioni vengono inserite manualmente, ciò porta inevitabilmente all'errore umano. E lo stesso si può dire per la raccolta e l'immissione automatizzata dei dati: accade solo meno frequentemente. Ma anche in questo caso, se un cliente inserisce dati errati , non c'è modo per una macchina di saperlo.

I dati errati sono un problema più comune di quanto potresti supporre inizialmente.

Secondo il sondaggio Experian Data Quality, che ha intervistato più di 1.200 organizzazioni in una vasta gamma di settori e dimensioni aziendali, l'azienda media stima che il 22% dei suoi dati di contatto sia in qualche modo impreciso. ²

Quindi, in che modo i dati diventano cattivi?

In genere, ciò si verifica in uno dei quattro modi seguenti:

1. Dati obsoleti : le informazioni sui clienti decadono nel tempo. Le informazioni che hanno fornito un anno fa potrebbero non essere le stesse oggi. Le persone si muovono; ottengono nuovi numeri, cambiano i loro indirizzi e-mail o cambiano lavoro. Secondo Data Axle, il ³ circa il 4% degli indirizzi di una mailing list, con un conseguente spreco di $ 180.000 ogni anno per la posta non recapitata.
2. Dati duplicati : uno dei modi più comuni in cui i dati si sporcano è quando sono presenti duplicati. Quindi, anche se le informazioni potrebbero essere accurate, una voce duplicata distorce l'analisi del tuo CRM o provoca un doppio contatto. Le ragioni comuni per questo includono:

• Errore manuale
• Unione di liste
• Software CRM difettoso
• Dati formattati in modo errato : il modo e l'ordine in cui vengono inseriti i dati possono essere eseguiti in una delle diverse combinazioni. Potrebbe essere nome, cognome, quindi informazioni di contatto. Oppure cognome, nome, informazioni di contatto. E così via. Quando i dati vengono inseriti manualmente, si apre la possibilità che un dipendente compili i moduli in modo diverso da un altro.
• I clienti inseriscono i propri dati in modo errato – Allo stesso modo, quando ai clienti viene chiesto di compilare moduli online, potrebbero inserire le informazioni sbagliate in una determinata casella o scrivere qualcosa in modo errato.

Modi per ripulire i tuoi dati

Avere dati errati è costoso. Secondo l'Harvard Business Review, ogni anno costa 3 trilioni di dollari: ⁴

“Il motivo per cui i dati scadenti costano così tanto è che i decisori, i manager, i knowledge worker, i data scientist e altri devono adattarli al loro lavoro quotidiano. E farlo richiede tempo e denaro. I dati di cui hanno bisogno hanno molti errori e, di fronte a una scadenza critica, molte persone semplicemente apportano correzioni per completare l'attività in corso".

Ma solo perché ostacola altre attività non significa che lo stesso debba accadere a te. Fortunatamente, ci sono passaggi che puoi eseguire per la pulizia dei dati , ottimizzando così il tuo sistema e risparmiando denaro.

Alcuni semplici suggerimenti per la pulizia del CRM includono quanto segue.

# 1 Standardizza i dati

In primo luogo, prendere precauzioni per impedire l'accumulo di dati più dannosi, o almeno ridurre la velocità con cui si verificano.

La standardizzazione dei dati lo fa.

Come osservano i dati Momentum: ⁵ “Se non vengono implementate regole concrete e rigorose, i dipendenti inseriranno in modo asimmetrico dati che saranno difficili da allineare. Man mano che i database diventano più grandi, questo diventa sempre più rilevante poiché gli standard dei dati possono essere persi rapidamente".

Impostando regole e sistemi per la raccolta e l'input dei dati all'interno del CRM, puoi instillare buone abitudini che sostituiscono metodologie frammentate. L'implementazione di processi di convalida dei moduli e pulizia dei dati adeguati non eliminerà completamente gli input di dati errati, ma ridurrà la frequenza con cui si verificano.

# 2 Risolvi i piccoli problemi di formattazione

Quando si tratta di dati, problemi minori possono causare gravi mal di testa, specialmente quando ci sono migliaia (o milioni) di punti dati.

Prendi le maiuscole per esempio. Durante la compilazione dei moduli, le persone potrebbero non scrivere in maiuscolo il nome e il cognome; altri possono inserire il proprio nome in maiuscolo. Questo potrebbe non sembrare un problema, ma se invii e-mail di marketing e l'e-mail scrive in maiuscolo il nome della persona, può rimuovere la sensazione di personalizzazione.

Un altro problema comune per l'immissione manuale dei dati riguarda i codici postali, ovvero i codici postali che iniziano con uno zero. Secondo Thomas Bonneau di GB Sterling: ⁶

"[I] se hai un file di dati errato, potresti ignorare quasi il 10% del tuo set di dati nazionale ... Se hai un file di dati in Excel contenente il codice postale e la colonna e la colonna sono formattate correttamente (codice postale o testo speciale) , tutto sembrerà fantastico se hai un zip con uno zero iniziale (ad esempio 02739). Tuttavia, quando salvi questo file in un CSV da importare nel tuo CRM e lo riapri di nuovo per modificarlo, lo zero iniziale cadrà perché il CSV ignora qualsiasi precedente formattazione di Excel che preservava questo zero".

In superficie, questi sono piccoli problemi, ma questi piccoli errori possono danneggiare i tuoi profitti sprecando tempo e risorse preziose. Affrontando questi problemi prima che vengano importati nel tuo CRM, risparmierai tempo e denaro riducendo la frustrazione dei dipendenti.

# 3 Elimina i duplicati

Nessuno vuole essere preso di mira due volte da un'azienda, anche se è un cliente fedele. Inizia a sembrare spam.

Se l'elenco dei clienti non è lungo, è possibile eseguire manualmente l'eliminazione dei duplicati. Fallo regolarmente per evitare che il problema si accumuli. Tuttavia, se sei un'azienda più grande, l'automazione può aiutarti. La maggior parte dei sistemi CRM dispone di funzionalità automatizzate che consentono di impostare regole e condizioni che rilevano i duplicati.

Da lì, assicurati di impostare il tuo sistema per bloccare automaticamente l'immissione di contenuti duplicati.

# 4 Archivia i tuoi dati

Hai dati che non stai attualmente utilizzando ma che potrebbero essere necessari in futuro?

Un problema comune con le aziende è che le normative di conformità richiedono loro di archiviare i dati storici. La soluzione per questo è l'archiviazione di tali informazioni. In tal modo, è possibile garantire che i dati vengano archiviati in modo sicuro ma non influiscano più sul sistema. Ciò libera spazio di archiviazione, accelera i tempi di elaborazione e semplifica la ricerca dei record correnti.

Allo stesso modo, i dati più vecchi che puoi eliminare dovrebbero essere eliminati.

# 5 Consolida i campi

In alcuni casi, potrebbero esserci diversi campi per l'immissione di dati che contengono informazioni simili se non ridondanti. Riducendo le opzioni di input, riduci la possibilità di immissione di dati duplicati o imprecisi.

# 6 Arricchisci i tuoi dati

In alcuni casi, i dati possono essere considerati sporchi quando sono incompleti. Potrebbe mancare un codice postale. Oppure potresti avere un indirizzo email ma nessun contatto telefonico. Contrassegna i tuoi contatti che mancano di informazioni, quindi vedi se riesci a riempire gli spazi vuoti.

# 7 Esternalizzare i tuoi sforzi CRM

Uno dei modi più semplici per gestire i tuoi dati CRM, soprattutto se sei un'azienda più grande, è affidare il processo a un'azienda di pulizia dei dati. Questi esperti hanno le competenze, l'esperienza e gli strumenti necessari per ripulire i dati.

Molte di queste entità forniscono anche servizi di arricchimento dei dati. Ciò significa che puoi ripulire e migliorare i tuoi dati in un colpo solo. Con l'outsourcing puoi risparmiare tempo e denaro ai tuoi team interni, consentendo loro di concentrarsi su ciò che sanno fare meglio.

Pulizia CRM resa semplice

Dati migliori significano informazioni più utili. Eseguendo una normale pulizia del CRM puoi assicurarti che il tuo sistema sia alimentato da informazioni sui clienti utilizzabili.

Da lì, puoi passare all'elemento successivo della tua lista di cose da fare. Vuoi utilizzare i dati CRM utilizzabili per migliorare i tuoi sforzi di marketing?

Possiamo aiutare in questo.

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Fonti:

1. Forbes. Migliori pratiche per l'igiene dei dati. https://www.forbes.com/sites/falonfatemi/2019/01/30/best-practices-for-data-hygiene/?sh=1fde3d072395
2. Econsulenza. Il costo dei dati errati. https://econsultancy.com/the-cost-of-bad-data-stats/
3. Asse dati. Infografica: come il decadimento dei dati sta rovinando le tue strategie di vendita e marketing. https://www.data-axle.com/resources/blog/infographic-how-data-is-tanking-your-sales-and-marketing-strategies/
4. Harvard Business Review. I dati errati costano $ 3 trilioni di dollari all'anno. ​​https://hbr.org/2016/09/bad-data-costs-the-us-3-trilioni-di-anno
5. Dati sulla quantità di moto. 9 Tattiche di pulizia dei dati CRM per la produttività delle vendite. https://momentumdata.com/9-crm-data-cleanup-tactics-for-sales-productiveness/
6. Inciclo. L'elenco di controllo definitivo per la pulizia dei dati CRM. https://blog.insycle.com/the-ultimate-crm-data-cleanup-checklist