6 ottimi metodi per gestire fatture perse, errate e incomplete
Pubblicato: 2022-08-01Le fatture perse, errate e incomplete sono la rovina di ogni contabile e imprenditore. Puoi vendere i migliori prodotti o fornire ottimi servizi, ma se le tue fatture contengono errori, potresti non ricevere i soldi in tempo. L'emissione di fatture errate rende il processo di pagamento più lungo e complicato. Non riceverai alcun pagamento in caso di smarrimento della fattura. Come evitare tali problemi? Come gestire fatture perse, errate o incomplete. Leggi l'articolo per saperne di più.
Fatture smarrite, errate, incomplete – sommario:
- Fattura smarrita – conseguenze
- Come evitare di perdere le fatture
- Cosa succede quando il tuo cliente riceve una fattura errata?
- Come evitare di emettere fatture errate?
- Fattura incompleta: che tipo di problemi aspettarsi?
- Come evitare di emettere fatture incomplete?
Fattura smarrita – conseguenze
Che cos'è una fattura persa? È un documento, che non è mai arrivato al cliente. Ci possono essere molte ragioni diverse per una situazione del genere. I motivi più frequenti sono:
- Dati indirizzo errati
- Invio di una fattura al cliente sbagliato
- La fattura non è stata emessa
- La lettera è stata persa dalla società di posta
La conseguenza della perdita della fattura è il mancato pagamento da parte del cliente. Il cliente, che non ha ricevuto documenti da te, non pagherà. Non è facile scoprire che la tua fattura non è stata ancora pagata: l'unico modo è raccogliere le conferme dai tuoi clienti su base continuativa, altrimenti l'unico segno di una fattura non pagata è il mancato pagamento sul tuo conto. In tale situazione, sarai costretto a rispedire nuovamente il documento smarrito con la nuova scadenza per il pagamento. Significa che dovrai aspettare molto tempo per i tuoi soldi.
Come evitare di perdere le fatture
Se utilizzi una forma di invio tradizionale prova a scegliere la raccomandata o la posta con conferma di ricezione. Questo ti assicurerà che i tuoi documenti sono arrivati a destinazione. Controlla attentamente l'indirizzo del tuo cliente prima di inviare la tua mail per essere sicuro che la fattura gli sarà consegnata. Le fatture elettroniche sono un'opzione migliore, puoi inviarle via e-mail e la soluzione è molto più veloce della posta tradizionale. C'è un'opzione di ricevuta nel sistema di posta elettronica che ti consente di ricevere una conferma della tua spedizione. Con tali opzioni, imparerai rapidamente che la tua fattura è arrivata alla persona giusta.
Come evitare di commettere errori nell'indirizzo email? Il software di fatturazione è molto utile in tali situazioni. Devi inserire i dati corretti del cliente solo una volta per essere sicuro che l'indirizzo sia sempre corretto. Il software di fatturazione ti aiuterà con l'emissione di fatture ripetitive e in generale ti aiuterà a organizzare al meglio i tuoi documenti.
Cosa succede quando il tuo cliente riceve una fattura errata?
Ogni fattura deve indicare chiaramente qual è l'oggetto principale della transazione. L'acquirente non dovrebbe avere dubbi su cosa sia la fattura. La determinazione imprecisa dell'oggetto della transazione può allungare il processo di pagamento. Potresti comprendere tutti i termini e le frasi utilizzati nel tuo documento ma i tuoi clienti potrebbero non capirli, soprattutto se tendi a usare termini gergali o imprecisi.
La frase " servizio n. 5 " è comprensibile solo per te, ma l'azienda che effettua ordini per decine o centinaia di prodotti avrà un grosso problema con l'identificazione del prodotto o del servizio dalla fattura. Tale dicitura può suscitare molti dubbi: qui non è nemmeno chiaro se il numero 5 descriva il venditore o l'acquirente. Non ci sono nemmeno informazioni sull'oggetto del servizio.
Allo stesso modo, la frase " merce conforme all'ordine n. 5 " non è chiara. Non sappiamo molto delle merci, del loro numero, tipo, spedizione o prezzo. Tale fattura circolerà tra i reparti dell'azienda dell'acquirente e non verrai pagato fino a quando tutti i problemi non saranno risolti.
Potrebbero verificarsi alcuni errori riguardo alla dicitura utilizzata in relazione alla sezione pagamenti. Non usare le frasi: dopo aver ricevuto, alla fine del mese, l'ultimo giorno lavorativo - questo può portare a errori. Il tuo cliente potrebbe capire tali espressioni a modo suo. Informazioni imprecise sul termine di pagamento possono causare un ritardo nel pagamento: non riceverai i tuoi soldi quando previsto.
Come evitare di emettere fatture errate?
L'unica soluzione è la formulazione precisa e corretta. Fatture facili da capire rendono più veloci i processi di pagamento. Sulla tua fattura usa la stessa dicitura che è sugli ordini del cliente. Allo stesso modo, se hai l'accordo con il tuo cliente, usa la dicitura dell'accordo. Grazie a questo il tuo cliente non dovrà pensarci due volte sugli articoli in fattura.
E se non hai né l'ordine né l'accordo? Prova a utilizzare il numero EAN (European Article Number) o il numero GTIN (Global Trade Item Number) : quei numeri identificano gli articoli venduti in modo inequivocabile. Che dire dei servizi: descrivili con precisione, indica la data di fornitura.
Se emetti fatture parziali includi informazioni aggiuntive. Aiuterà il tuo cliente a verificare la correttezza della fattura. Può essere un elenco dettagliato che presenta l'ambito delle attività svolte. Una buona pratica consiste nell'includere alcune disposizioni del contratto. Più il documento è trasparente e comprensibile è più veloce è il suo percorso verso il reparto pagamenti.
Impostando la data di pagamento si ottiene il giorno esatto in cui la fattura sarà esigibile. Informare sugli sconti per pagamenti precedenti, se li utilizzi. Informare sugli addebiti per ritardati pagamenti. I tuoi clienti devono sapere in anticipo cosa aspettarsi: li aiuta a gestire il loro programma di pagamento. Una tale gestione attenta delle fatture porterà molti vantaggi ai tuoi clienti e anche a te: la riconciliazione delle fatture sarà sicuramente molto più facile.
Fattura incompleta: che tipo di problemi aspettarsi?
Una fattura incompleta rallenta il processo di fatturazione perché l'integrazione dei dati richiede tempo. Le fatture incomplete vengono generalmente spostate alla fine della coda di pagamento. È molto improbabile che una fattura incompleta venga pagata dal cliente. Le informazioni mancanti devono essere trovate e spiegate. Qualcuno deve affrontare questo problema. Ai clienti non piace sprecare il loro tempo prezioso per affrontare tali problemi. In genere, se la tua fattura è incompleta una volta non è un problema, ma errori frequenti possono incoraggiare il tuo cliente a interrompere la collaborazione con te. Le fatture incomplete parlano male dello stato della vostra gestione. Errori in documenti di tale valore e importanza come le fatture inducono dubbi nei clienti e domande. Non puoi mantenere l'ordine nelle fatture, quindi non c'è nessun ordine altrove nella tua azienda.
Come evitare di emettere fatture incomplete?
Prima di inviare la fattura controlla nuovamente tutti i dati importanti. Prestare molta attenzione alla data e al metodo di pagamento. Dati incompleti comporteranno il mancato pagamento alla data stabilita. È meglio evitare tali eventi spiacevoli. Utilizza modelli già pronti per emettere le tue fatture. Un modello di buon valore dovrebbe avere tutti gli elementi necessari richiesti dalla legge. È utile utilizzare un software di fatturazione con modelli realizzati professionalmente dallo specialista. Con tali modelli, le tue fatture dovrebbero essere ordinate, ordinate e complete. Il processo di fatturazione deve essere ben organizzato e le tue fatture devono essere impeccabili e prive di errori.
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Autore: Andy Nichols
Un risolutore di problemi con 5 diversi gradi e infinite riserve di motivazione. Questo lo rende un perfetto imprenditore e manager. Quando cerca dipendenti e partner, l'apertura e la curiosità del mondo sono le qualità che apprezza di più.