Definizione di successo nella gestione dei progetti | #9 Iniziare con la gestione dei progetti

Cosa significa che un progetto ha successo? Il suo unico criterio è la consegna dei risultati entro il tempo specificato e la chiusura delle spese entro il budget pianificato? Ma cosa succede se l'obiettivo realizzato del progetto non soddisfa le aspettative del cliente? O altrimenti, mancano i criteri ritenuti importanti dalle parti interessate? Nell'articolo di oggi, discutiamo la definizione di successo nella gestione dei progetti.

Definizione di successo nella gestione del progetto – sommario:

1. introduzione
2. Definizione di successo del progetto
3. Definizione di completamento vs criteri di accettazione
4. KPI. Indicatori in ritardo
5. Riepilogo

introduzione

Ogni progetto è regolato dalle sue leggi. Pertanto, oltre al metodo di attuazione del progetto, dobbiamo selezionare e adattare i criteri per il successo, ogni volta alle specificità di un particolare progetto. Da un lato, può essere cruciale creare una definizione tecnica di completamento, dall'altro – criteri di accettazione formulati dal punto di vista del destinatario dei risultati del progetto. Per molti progetti, invece, è altrettanto importante creare opportuni KPI, ovvero indicatori chiave di prestazione, che consentano una valutazione multidimensionale dell'attuazione del progetto

Definizione di successo del progetto

Già mentre si lavora alla visione del progetto, le parti interessate si chiedono quale sarà la definizione di successo. Per molti progetti, la tempistica sarà fondamentale : dopotutto, a cosa serve organizzare una sontuosa festa di Natale per gli investitori se si svolge a gennaio? Forse in questo caso il superamento del budget sarà meno importante anche di un time slip di un giorno.

Nel caso dell'implementazione di un ballo di beneficenza, potrebbe rivelarsi esattamente il contrario: possiamo posticipare la data dell'evento per ridurre il costo dell'affitto della sala. Se, ancora, stiamo organizzando una festa finalizzata alla degustazione di prodotti locali, sia i tempi che i costi di realizzazione lasciano il posto alla priorità della qualità. Dobbiamo bilanciare l'organizzazione con la disponibilità dei migliori cibi di stagione.

Dopotutto, secondo PMBOK, il fattore determinante più importante per il successo di un progetto è il suo esito visto dal punto di vista del cliente o, nel caso di progetti interni, dal punto di vista dell'utente finale. Ma come creare una definizione di successo nella gestione del progetto in modo che possa accompagnare il team di progetto mentre lavora su compiti dettagliati e allo stesso tempo essere chiaro agli stakeholder?

Definizione di completamento vs criteri di accettazione

La definizione di successo nella gestione del progetto viene solitamente creata dal Project Manager in collaborazione con le parti interessate. Sono loro che devono accettare di stabilire i criteri che il risultato finale deve soddisfare per essere considerato un successo. La loro opinione è fondamentale anche nella valutazione del risultato.

È importante, quindi, che quando si avvia un progetto sia il più chiaro possibile non solo quale dovrebbe essere il risultato, ma anche come verrà verificato se soddisfa i criteri di successo. Per rendere più chiaro questo punto, useremo la terminologia utilizzata nei progetti Scrum. Si tratta della “definizione di completamento” e dei “criteri di accettazione”. La differenza tra i due si nota perfettamente se consideriamo l'esempio di un progetto finalizzato alla creazione del sito web di un'azienda.

La definizione di completamento fornirà una descrizione tecnica del sito: sarà adeguatamente protetto, sarà composto da una home page e quattro sottopagine, e ci sarà un pannello di login per i clienti nell'intestazione. In altre parole, con la definizione di completamento, il team di progetto sa cosa implementerà.

D'altra parte, definendo chiaramente i criteri di accettazione, il team di progetto sa perché svolgerà tutte queste attività e come il lavoro svolto si tradurrà in valore di business. I criteri di accettazione saranno quindi utilizzati per verificare se il risultato del progetto è soddisfacente dal punto di vista dell'utente. Utilizzando l'esempio sopra, il sito Web verrà visualizzato facilmente su vari dispositivi e consentirà all'utente di accedere al pannello del cliente dopo aver inserito un nome utente e una password.

Tornando per un momento all'esempio dell'organizzazione di eventi, la definizione di completamento del progetto potrebbe includere, ad esempio:

• data e luogo dell'evento,
• il numero di ospiti per i quali sono stati preparati i posti,
• menù,
• accompagnamento musicale fornito.

I criteri di accettazione, d'altra parte, possono riguardare l' esperienza attesa dei partecipanti al partito , ad esempio:

• l'ampiezza dei locali,
• la qualità delle bevande servite,
• somministrazione simultanea di cibo a tutti gli ospiti seduti allo stesso tavolo.

KPI. Indicatori in ritardo

Gli indicatori chiave di prestazione (KPI) sono determinanti chiave del successo nella gestione del progetto per valutare se i suoi obiettivi di base vengono raggiunti. Gli indicatori di ritardo possono essere utilizzati per valutare il successo dell'attuazione del progetto. Prevedere il valore finale dei KPI permette di definire i criteri minimi da soddisfare per parlare di successo del progetto. Tuttavia, sono adatti solo per valutare risultati misurabili come:

• costo dell'esecuzione del compito
• tempestività di esecuzione
• il numero di ore-uomo o altre risorse utilizzate per implementare il progetto
• carico ambientale
• traduzione dell'input di lavoro in profitto per l'organizzazione.

Ci sono centinaia di indicatori utilizzati nella pratica gestionale per questo scopo, la loro selezione all'inizio del progetto è quindi uno dei compiti importanti del Project Manager. Dopotutto, il punto non è misurare tutto, ma solo ciò che fornisce realmente informazioni rilevanti sullo stato del progetto e sul successo nella gestione del progetto. Non dovrebbero essere più di 20, mentre nel caso di progetti più piccoli il loro numero non dovrebbe superare i 5.

Riepilogo

Il successo nella gestione dei progetti dipende non solo dall'impegno profuso, dalla situazione del mercato e da una leadership efficace. È anche fondamentale definire con precisione ciò che consideriamo successo. E anche fattori aggiuntivi che non possono essere previsti. Del resto, dal punto di vista del cliente, una soluzione improvvisata dell'ultimo minuto può essere molto soddisfacente. Tuttavia, è meglio lasciare l'improvvisazione tra le strategie di spavalderia di salvare all'ultimo minuto i progetti che rischiano di fallire, piuttosto che applicare quotidianamente definizioni ponderate di successo e completamento del progetto e criteri di accettazione ben formulati.

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Autore: Carolina Becker

In qualità di Project Manager, Caroline è un'esperta nella ricerca di nuovi metodi per progettare i migliori flussi di lavoro e ottimizzare i processi. Le sue capacità organizzative e la capacità di lavorare sotto la pressione del tempo la rendono la persona migliore per trasformare progetti complicati in realtà.

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Iniziare con la gestione del progetto:

1. Cos'è un progetto?
2. Cos'è la gestione del progetto?
3. Come gestire i progetti?
4. Metodi di gestione del progetto
5. Tipi di progetti
6. 4 esempi di progetti
7. Priorità dei progetti
8. Aree di attività del progetto
9. Definizione di successo nella gestione dei progetti