Come utilizzare il ciclo PDCA per velocizzare le sessioni di risoluzione dei problemi del team

Il ciclo PDCA è un ottimo strumento per mantenere il tuo team in linea; per aiutare a organizzare i loro pensieri e azioni. Troppo spesso molte squadre tendono ad andare fuori rotta quando sono nelle prime fasi del lavoro di squadra e sanno poco o nulla sul miglioramento della qualità. È qui che il ciclo PDCA può aiutare.

Il ciclo PDCA sembra abbastanza facile da capire, ma ci sono molti livelli. In questo post, tratteremo ogni fase del piano, controlla il ciclo degli atti e ti forniremo gli strumenti che puoi utilizzare per accelerare il ciclo.

Scopriamo come puoi utilizzare questa potente tecnica per migliorare le sessioni di problem solving del tuo team.

Cos'è il PDCA?

Il modo migliore per descrivere il ciclo è attraverso un grafico. Il ciclo scorre in senso orario attraverso quattro fasi; Pianifica, fai, controlla e agisci. E descrive il processo che un team seguirebbe mentre studia un processo ed escogita un piano, esegue un test, controlla il risultato e lo implementa su vasta scala.

Il ciclo Plan-Do-Check-Act è un metodo di gestione iterativo in quattro fasi. Può essere utilizzato dai team per affrontare i problemi e trovare soluzioni ad essi e per migliorare i processi aziendali. Molte organizzazioni utilizzano il modello PDCA per organizzare i propri sforzi di miglioramento della qualità.

Una cosa che devi ricordare quando usi il ciclo PDCA è che si tratta di un processo continuo in opposizione a un processo end-to-end, quindi non finisce mai; i passaggi devono essere ripetuti ancora e ancora per un miglioramento continuo.

Una volta che sei arrivato all'ultima fase di Act, devi tornare all'inizio e ricominciare tutto da capo. Ricercare costantemente i problemi, migliorare il sistema di produzione e servizio, qualità e produttività per ridurre continuamente i costi.

Una parte essenziale della filosofia di produzione snella, è comunemente usata come struttura per il miglioramento continuo nella gestione e nella produzione.

Il ciclo PDCA è stato originariamente sviluppato nel 1930 dall'esperto di qualità Walter Shewart, da qui noto anche come ciclo Shewart. Successivamente è stato applicato alla gestione dal Dr. W. Edwards Deming e divenne noto come il Ciclo di Deming.

Vantaggi dell'utilizzo del ciclo PDCA

• Un metodo di risoluzione dei problemi che fornisce un modo rapido per trovare una soluzione efficace
• Garantire un costante miglioramento continuo
• Può essere implementato in aziende di tutte le dimensioni ed è facile da adattare e implementare
• Creare un'opportunità per monitorare costantemente l'efficacia di un progetto implementato
• Rileva eventuali rischi o problemi in tempo prima che portino a perdite finanziarie
• Aumentare la consapevolezza dei dipendenti sul processo e sul ruolo che svolgono in esso.

Tuttavia, comporta anche alcuni svantaggi. Il processo PDCA richiede il coinvolgimento di tutti i singoli responsabili, cosa che si rivelerebbe piuttosto difficile se fossero coinvolti anche in altri progetti. Inoltre, prevede più passaggi che vanno dall'analisi al test, quindi non è un ottimo strumento per risolvere problemi urgenti.

Quando utilizzare il modello Plan Do Check Act

• Per realizzare un nuovo progetto di miglioramento o cambiamento
• Quando si progetta un nuovo prodotto, servizio o processo
• Durante la pianificazione, l'implementazione e il controllo della conformità
• Per tracciare e risolvere i problemi
• Per implementare il miglioramento continuo
• Valutazione di un processo aziendale relativo a un problema specifico che viene risolto

Nella maggior parte delle organizzazioni, il modello viene comunemente utilizzato per implementare modifiche e migliorare i processi.

Come utilizzare il ciclo PDCA

Il ciclo PDCA ha quattro fasi. Li abbiamo elencati di seguito insieme ai passaggi coinvolti.

Pianificare: identificare e analizzare il problema

Questo passaggio si conclude con un piano attuabile che può essere testato. Per fare ciò, è necessario prima identificare il problema insieme al processo che deve essere migliorato.

1. Selezionare, definire e descrivere il processo; inizio, fine, la sequenza di passaggi intermedi, ciò che fa, le persone coinvolte, il materiale delle apparecchiature e le risorse utilizzate e le condizioni ambientali.
2. Identificare gli attori chiave; clienti interni ed esterni, fornitori, titolari di processo e operatori
3. Comprendere le aspettative dei clienti; identificare le esigenze specifiche dei clienti sia esterni che interni. Cosa vogliono, quando, dove, in quali quantità, ecc.
4. Ricerca; guardare i dati storici disponibili sul processo per comprenderne le prestazioni e identificare ulteriori dati necessari per comprendere correttamente il processo
5. Specificare il problema associato al processo; ad esempio, potrebbe essere causato dal mancato rispetto delle aspettative dei clienti, tempi di ciclo più lunghi, mancanza di risorse, ecc.
6. Identificare la causa principale; riflettere sul problema per trovarne le cause primarie
7. Trova una soluzione: sviluppa soluzioni che possono essere applicate per migliorare il processo. Assegna priorità alle soluzioni in base alla loro efficacia.
8. Sviluppare il piano d'azione: identificare i passaggi che è necessario eseguire per attuare il piano, le risorse necessarie, le persone responsabili e stabilire un calendario

Ecco alcuni strumenti che puoi utilizzare in questo passaggio,

• Diagramma di flusso/mappe di processo; i diagrammi di flusso possono essere utilizzati per visualizzare il processo e fornire una rapida panoramica del flusso dei passaggi dall'inizio alla fine. Aggiungi swimlane e puoi anche evidenziare diversi dipartimenti o proprietari coinvolti.

• diagramma di affinità; questo strumento aiuta a classificare tutti i dati raccolti da ricerche, sondaggi, feedback, conversazioni, ecc. In questo modo sarai in grado di comprendere tutti i temi nei dati che potrebbero essere utili per trovare una soluzione.

• Diagramma di causa ed effetto; questo strumento è utile quando tu e il tuo team dovete fare un brainstorming sul problema per identificarne le cause primarie.

• Matrice dello sforzo di impatto; quando si assegna la priorità alle soluzioni, è possibile utilizzare la matrice dello sforzo di impatto per assegnare la priorità alle soluzioni in base all'effetto che hanno e allo sforzo che richiederebbe.

• Piano d'azione: utilizzalo per identificare e comunicare rapidamente al resto del team i compiti chiave, il personale necessario, le risorse e i tempi per il piano

Fare: sviluppare soluzioni e implementare un piano

Il piano ideato nella prima fase viene messo alla prova in questa fase.

La prova dovrebbe essere eseguita su piccola scala con i clienti, in un laboratorio o in un ambiente di produzione. Implementando un piccolo progetto pilota per osservare prima i risultati aiuta a identificare gli errori senza dover sostenere un costo enorme per un progetto completamente fallito.

È altrettanto importante disporre di misure specifiche che puoi utilizzare per capire quanto sia efficace la soluzione che hai selezionato per eliminare il problema identificato.

Verifica: valuta i risultati

Il team controlla i risultati del piano di test in movimento. Le prestazioni del processo sono migliorate? Il gruppo di clienti ha notato il cambiamento?

Mentre raccogli i dati dal piano di test, identifica cosa ha funzionato e cosa non è andato secondo il piano.

Analizzare i dati e misurare i risultati per determinare se la soluzione selezionata può essere implementata su larga scala. Se la soluzione non è stata efficace come pensavi, dovrai escogitare un piano per un'altra soluzione e ripetere nuovamente i passaggi da eseguire e controllare.

Agire: utilizzare il feedback per migliorare e riprogrammare

In questa fase si realizza la piena attuazione del piano. Applica al piano i miglioramenti che hai scoperto durante il test prima di implementarlo.

• Educare il resto dell'organizzazione sul piano migliorato e sulla sua importanza
• Fornire la formazione necessaria ai dipendenti per aiutarli a modificare i loro ruoli lavorativi
• Standardizzare le procedure per garantire che tutti utilizzino lo stesso formato durante lo svolgimento di una procedura
• Mettere in atto un processo per monitorare e controllare l'attuazione del processo modificato

Qui puoi rifare il diagramma di flusso dello stato corrente dal passaggio uno per mostrare il processo nuovo e migliorato.

Pronto a pianificare, fare, controllare, agire?

Il ciclo di Deming o ciclo PDCA è un ottimo strumento per guidare le attività di miglioramento di un'organizzazione. I passaggi illustrati sopra sono abbastanza facili da seguire e genererai risultati efficaci se ti attieni ad essi.

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