Come progettare un ufficio dove le persone vogliono lavorare
Pubblicato: 2017-10-21Ogni azienda ha motivo di rivalutare di tanto in tanto il layout dell'ufficio.
Ogni azienda ha motivo di rivalutare di tanto in tanto il layout del proprio ufficio.
Dalla crescita accomodante attraverso l'espansione dell'ufficio alla ristrutturazione del tuo spazio con l'obiettivo di aumentare la produttività, hai il potere di trasformare il tuo ambiente di lavoro in un luogo che ispiri e prepari il tuo team per essere il migliore possibile.
Come ci si arriva?
Inizia con una filosofia di design
In qualità di leader con la creatività che scorre nelle tue vene, potresti già avere un'idea di come dovrebbe essere organizzato un ufficio. Per altri, vale la pena l'aiuto di uno studio di interior design. Un'azienda con cui abbiamo lavorato ci ha presentato il concetto di "Living Office" del pioniere del mobile Herman Miller.
The Living Office inizia con l'elemento umano . Miller ha identificato sei bisogni fondamentali condivisi da tutte le persone: sicurezza, autonomia, appartenenza, successo, status e scopo. Living Office è progettato per soddisfare queste esigenze.
Successivamente, durante la creazione degli spazi, Living Office offre considerazioni sulla disposizione degli ambienti e degli arredi per offrire un'esperienza di lavoro elevata. Questo è indicato come "placemaking".
Infine gli strumenti. Mobili e strumenti possono aiutare o ostacolare il tuo successo . Vuoi dotare la tua azienda della tecnologia e degli strumenti necessari per raggiungere i tuoi obiettivi.
Condurre ricerche
In nome dell'inclusività, inizia con un sondaggio a livello di ufficio. Il sondaggio non deve essere lungo e complicato. Piuttosto, più breve è, meglio è. Ho scoperto che puoi raccogliere i risultati importanti con un sondaggio di due domande:
Apri chiedendo: "Qual è una cosa che ti piace dell'ufficio? Questa potrebbe essere la posizione, il layout o anche l'illuminazione. Tutto va bene!”
Quindi, vorrai scoprire cosa cambierebbero le persone. Scoprilo chiedendo: "Qual è una cosa che cambieresti del nostro ufficio?" Limitando le risposte a un elemento positivo e a un elemento negativo, avrai un elenco concentrato di problemi che devi mantenere per mantenere un senso di stabilità e ciò che deve essere affrontato per avere un impatto positivo.
Facilitare i laboratori
Durante la progettazione del nostro ufficio, abbiamo anche organizzato una serie di workshop. Il primo ha semplicemente identificato tutti i modi in cui lavoriamo, comunichiamo e collaboriamo tra di noi e con i nostri clienti. Questi sono indicati come "modi di lavoro". Ad esempio, abbiamo scoperto che alcune attività come le chat informali e le sessioni di co-creazione più strutturate erano importanti , ma non supportate dal nostro spazio attuale. Siamo stati anche in grado di identificare qualcosa che stavamo facendo bene. Quel qualcosa sarebbe il nostro incontro quotidiano di huddle, così come un periodo di riscaldamento che porta alla riunione e una fase di defaticamento dopo. Tutti ritenuti importanti e ben supportati.
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Un altro workshop si è concentrato sul posizionamento dei dipartimenti e, più specificamente, su quali dipartimenti dovrebbero essere uno accanto all'altro. Organizzare questi è stato particolarmente rivelatore. Per la maggior parte, abbiamo capito bene nel nostro layout attuale e probabilmente lo hai fatto anche tu. Attenzione, tuttavia, c'è la tendenza dei gruppi che attualmente lavorano l'uno accanto all'altro a voler continuare a lavorare l'uno accanto all'altro perché è familiare. La realtà è che potrebbero non collaborare a molti progetti. Indipendentemente dal fatto che sia all'orizzonte un ridimensionamento significativo o un'espansione aggressiva, considera ora questi piani nelle tue adiacenze e nell'utilizzo dello spazio.
Sviluppa più piani
Successivamente, il divertente lavoro inizia applicando tutta questa ricerca in una prima bozza di planimetria. La pianificazione dello spazio dovrebbe venire insieme in modo abbastanza naturale perché le priorità sono state stabilite. È probabile che ci siano anche alcuni vincoli naturali, come la metratura disponibile con cui lavorare.
O tu o il tuo designer dovreste elaborare almeno due piani: Piano A e Piano B. Più è drammatico e diverso, meglio è, poiché vorrai essere in grado di mostrare gli estremi e le possibilità.
Alla fine, probabilmente ti ritroverai con un terzo piano finalizzato che combina i migliori elementi dei piani originali.
Presentazione dei piani
Una volta definito un piano definitivo, è il momento di condividere la visione del tuo nuovo ufficio. Per rispetto, consiglio di condividere prima i piani con altri membri del tuo team esecutivo. Quindi, presenta al resto del team di gestione e ad altri che hanno fatto parte del processo fino a questa fase. Infine, organizza un pranzo e impara o un altro incontro facoltativo per coloro che in azienda sono interessati a conoscere il tuo spazio reinventato.
Anche se la partecipazione alle presentazioni sarà forte, non preoccuparti se non tutti sono interessati. Molte persone vogliono semplicemente sapere che hanno una scrivania, una sedia, un computer e un posto dove appendere il cappotto e pranzare. Data la varietà di personalità in ogni ufficio, i tuoi grandi progetti possono essere ricevuti con qualsiasi cosa, dalla resistenza agli applausi e alle acclamazioni.
Impostazione di una sequenza temporale
Una domanda inevitabile durante le presentazioni riguarderà la timeline. Quando iniziamo? Quanto tempo ci vorrà? Quando sarà fatto? È importante definire le aspettative in merito alla tempistica e alla gestione del cambiamento. Un quadro utile che abbiamo utilizzato e che anche tu e il tuo team potete analizzare il lavoro da completare nei prossimi 0-30 giorni, 30-90, 90-180 o 180-365.
Per piccoli lavori di ristrutturazione di uffici, è probabile che i lavori possano essere completati nell'arco di un trimestre fiscale. Per ristrutturazioni più grandi, aspettati che il progetto richieda molto più tempo. L'intenzione dovrebbe essere che tutti i lavori siano completati entro un anno.
Lavorare il piano
La tua filosofia progettuale ti guiderà. Il tempo impiegato per raccogliere scrupolosamente gli input dal tuo team ti farà guadagnare la loro pazienza. La presentazione e l'apertura a condividere la tua visione daranno al tuo team fiducia nel piano e ti permetteranno di andare avanti con il loro supporto ed entusiasmo.
Circa l'autore
David Ciccarelli è il co-fondatore e CEO di Voices.com, il mercato online che mette in contatto uomini d'affari con talenti di voice over professionali. La fusione unica del suo background di ingegneria audio con l'esperienza negli affari e lo sviluppo del prodotto ha offerto a David la libertà creativa di perseguire la sua passione per l'innovazione.
Il Young Entrepreneur Council (YEC) è un'organizzazione su invito che comprende i giovani imprenditori più promettenti del mondo. In collaborazione con Citi, YEC ha recentemente lanciato BusinessCollective, un programma di tutoraggio virtuale gratuito che aiuta milioni di imprenditori ad avviare e far crescere attività.