5 passaggi vitali per disciplinare un dipendente

Quali sono i passaggi principali per disciplinare un dipendente? I manager devono disciplinare i propri dipendenti di tanto in tanto e non c'è modo per evitarlo: problemi di prestazioni e comportamenti si verificano ogni giorno sul posto di lavoro. I dipartimenti delle risorse umane dell'azienda dovrebbero disporre di procedure disciplinari in atto e utilizzarle per tutti i casi di comportamento inaccettabile. Leggi l'articolo per saperne di più sul processo disciplinare.

Passaggi per disciplinare un dipendente - sommario:

1. Motivi per disciplinare un dipendente
2. Prima di punire un dipendente
3. Passaggi per disciplinare un dipendente
4. Riepilogo

Motivi per disciplinare un dipendente

Sul posto di lavoro ci sono diversi motivi per disciplinare i dipendenti e la maggior parte di essi sono legati a problemi comportamentali o indicatori di performance. È importante che tutti i dipendenti comprendano cosa ci si aspetta da loro in particolare: devono sapere con certezza quale tipo di comportamento non sarà accettato. Non importa quanto bene siano scritte le tue politiche, ci saranno ragioni per disciplinare i tuoi dipendenti. I motivi più noti per farlo includono:

• frode , furto, appropriazione indebita
• detenzione o uso di sostanze stupefacenti
• uso di alcol
• assenteismo
• basse prestazioni
• cattiva gestione della proprietà
• uso improprio di internet
• bullismo, molestie sessuali, discriminazione

Esistono metodi per disciplinare un dipendente, ma nella situazione dei reati più gravi e delle enormi violazioni la risoluzione del contratto può essere l'unica opzione in questione.

Prima di punire un dipendente

Alcune delle azioni inaccettabili accadono tra i dipendenti: significa che il loro manager potrebbe non avere mai la possibilità di osservare da solo un comportamento inappropriato. In tali situazioni di solito uno dei dipendenti presenta una denuncia contro un altro in forma verbale o scritta.

Ci sono passaggi che ogni manager deve seguire, quando riceve un reclamo da uno dei dipendenti. L'azienda dovrebbe disporre di procedure per la compilazione di un reclamo, in cui dovrebbe essere descritta la forma del reclamo stesso, nonché le modalità per gestirlo. Ogni reclamo ricevuto dal manager deve essere trattato allo stesso modo, altrimenti l'azienda potrebbe dover affrontare azioni legali per discriminazione. I passaggi che ogni manager deve compiere quando tratta un reclamo sono:

Esame del reclamo presentato – in base alle procedure che l'azienda dovrebbe avere, il manager che ha ricevuto un reclamo deve esaminarlo accuratamente. Di solito è necessario l'incontro tra lo specialista delle risorse umane e il dipendente per discutere il problema in modo più dettagliato. Aiuta quando è coinvolta più di una persona: potrebbero dover testimoniare in tribunale in futuro.

Indagine : ogni reclamo deve essere esaminato in dettaglio. Non tutte le accuse devono essere vere. Il manager deve parlare con altri membri dell'azienda e trovare testimoni del comportamento inaccettabile. Il dirigente deve raccogliere tutta la documentazione rilevante come: moduli di reclamo, e-mail, note, segnalazioni, testimonianze nonché: note relative a richiami verbali, ammonimenti scritti, appunti degli incontri con i dipendenti e avvisi di cessazione del rapporto di lavoro . Tutti i documenti rilevanti devono essere tenuti ordinatamente organizzati in un archivio.

Parla con il dipendente delle accuse : il dipendente, il cui comportamento è oggetto di indagine, ha il diritto di presentare il suo punto di vista e rispondere al reclamo. In questa fase è possibile la mediazione tra due dipendenti (se solo la situazione lo consente). Se esiste una soluzione per il problema, il problema dovrebbe essere risolto in questa fase.

Decisione – dopo l'audizione di entrambe le parti c'è un tempo per prendere una decisione. Potrebbe essere necessario avviare procedure disciplinari o imporre sanzioni. Ricorda che tutte le tue azioni dovrebbero essere rivelate solo alle persone coinvolte, la procedura disciplinare è una questione riservata di cui non tutti in ufficio dovrebbero sentire. Mantieni aggiornato il file e aggiungi i documenti relativi alla tua decisione al file.

Fase di ricorso : il dipendente ha il diritto di appellarsi alla tua decisione. La forma scritta del ricorso del dipendente deve quindi essere rivista dal dipartimento delle risorse umane. In alcuni casi la pena può essere revocata o leggermente modificata. La decisione dipende da molti fattori, ma in ogni caso dovrebbe essere consegnata per iscritto.

Passaggi per disciplinare un dipendente

Avvertimento verbale : il primo passo per disciplinare un dipendente è l'avvertimento verbale. Può essere delicato e discreto, ma può essere più diretto e duro, a seconda della situazione e del rapporto tra il dipendente e il manager. Gli avvertimenti verbali dovrebbero essere utilizzati ogni volta che il dipendente mostra un comportamento negativo.

Avvertimento scritto : quando gli avvertimenti verbali non funzionano, di solito è richiesta la forma scritta. Tali documenti dovrebbero essere scritti con cura, poiché potrebbero esserci alcune implicazioni legali in caso di ulteriori procedimenti o azioni legali. Tutti i documenti devono essere firmati dal manager, un testimone e un dipendente. Una copia del documento deve essere consegnata al dipendente, mentre l'intera serie di documenti deve essere conservata in ufficio per future consultazioni. Nella diffida scritta dovrebbe essere indicato chiaramente cosa deve fare il dipendente per correggere il proprio comportamento e quale sarà il risultato se il dipendente non cambia nulla.

Avviso finale : dopo aver emesso diversi avvertimenti verbali (di solito ce n'è più di uno) e l'avvertimento scritto, c'è un tempo per l'avvertimento finale. L'avvertimento finale deve essere consegnato in forma scritta, e generalmente è molto simile nella forma agli altri avvertimenti scritti. Tutti i casi di comportamento scorretto dovrebbero essere descritti di nuovo in dettaglio, insieme ai metodi di miglioramento. Nella diffida finale va chiarito che la cessazione del rapporto di lavoro è possibile se nulla cambia nel comportamento del lavoratore.

Prova : la maggior parte dei datori di lavoro di solito interrompe il rapporto di lavoro dopo l'avvertimento finale, potrebbe non esserci alcun modo per cambiare l'approccio dei dipendenti e il comportamento inaccettabile persiste. Ma ci sono ancora manager che potrebbero voler offrire ai propri dipendenti un'altra, ultima possibilità di cambiare. Il processo è chiamato libertà vigilata e potrebbe includere misure disciplinari quali: riduzione dello stipendio, formazione rigorosa o stretta supervisione . Tutti gli elementi possono essere applicati contemporaneamente.

Cessazione : l'ultimo passo per disciplinare un dipendente è la cessazione del rapporto di lavoro. Tutta la documentazione raccolta durante l'iter disciplinare (ammonizioni scritte, atti relativi alla libertà vigilata) deve essere nuovamente discussa con il dipendente affinché comprenda chiaramente il motivo della cessazione.

Riepilogo

I manager devono disciplinare i propri dipendenti di tanto in tanto e non c'è modo per evitarlo: problemi di prestazioni e comportamenti si verificano ogni giorno sul posto di lavoro. I dipartimenti delle risorse umane dell'azienda dovrebbero disporre di procedure disciplinari in atto e utilizzarle per tutti i casi di comportamento inaccettabile.

Esistono diversi passaggi per disciplinare un dipendente, tra cui: avvertimenti verbali e scritti, avvertimento finale, libertà vigilata e risoluzione del contratto. Tali passaggi fanno parte di un processo disciplinare e devono essere applicati in modo ordinato. Ogni avviso deve essere ben documentato per riferimenti futuri in caso di procedimenti legali. Una procedura disciplinare ben organizzata e ben condotta è la migliore protezione che il datore di lavoro ha contro le battaglie legali relative a cause di licenziamento illegale .

Leggi anche: Un legame tra gestione della diversità e pari opportunità di lavoro sul posto di lavoro

Se ti piacciono i nostri contenuti, unisciti alla nostra indaffarata community di api su Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube.

Autore: Nicole Mankin

Responsabile delle risorse umane con un'eccellente capacità di creare un'atmosfera positiva e creare un ambiente prezioso per i dipendenti. Ama vedere il potenziale delle persone di talento e mobilitarle per svilupparsi.

Visualizza tutti i post