Come migliorare la comunicazione del team con la collaborazione visiva

Una cosa che accomuna tutti i team ad alte prestazioni è una comunicazione efficace.

Una comunicazione efficace del team è fondamentale per rimanere produttivi, evitare conflitti, creare fiducia e, infine, raggiungere gli obiettivi organizzativi in ​​modo tempestivo.

Una squadra che non comunica efficacemente tra loro pone le basi per caos, stress, ritardi e conflitti indesiderati.

Il che ci porta alla prossima domanda. Come migliorare la comunicazione del team? Le strategie di comunicazione del team sono molte, ma oggi non ci concentreremo su nessuna di esse. Parleremo invece della collaborazione visiva e di come può aiutarti a comunicare meglio con il tuo team, indipendentemente dal fatto che sia in loco, remoto o un mix dei due.

All'inizio potresti grattarti la testa, ma abbi pazienza con noi. Entro la fine di questo post sul blog, annuirete d'accordo.

Scendiamo.

Cos'è la collaborazione visiva

La collaborazione visiva implica lavorare insieme utilizzando mezzi visivi come una tela o una lavagna, videoconferenze, diagrammi, simboli, immagini, schizzi, ecc.

È sfruttato da team sia co-localizzati che remoti per vari scopi, tra cui gestione delle riunioni, pianificazione dei progetti, prototipazione, brainstorming, design thinking e pianificazione dello sprint.

Perché la collaborazione visiva

Parlare tra loro sembra abbastanza facile, eppure i progetti falliscono, gli errori accadono e le persone rimangono indietro e spesso si confondono, tutto a causa di una comunicazione inefficace.

Con molti team che sono passati al lavoro in remoto, dove i team scrivono principalmente per comunicare che per parlare, le sfide di comunicazione si sono moltiplicate.

Una soluzione efficace per superare queste sfide comuni è l'uso di elementi visivi, nel materiale di comunicazione e durante la collaborazione. Invece di comunicare semplicemente tra loro usando le parole (in formato parlato o scritto), allega elementi visivi per elaborarlo di più.

È stato dimostrato che l'uso di elementi visivi migliora la comprensione e aiuta a elaborare le informazioni in modo migliore e più veloce. La ricerca mostra che gli esseri umani possono elaborare le immagini 60.000 volte più velocemente del testo e che tendono a ricordare l'80% di ciò che vedono, mentre solo il 20% di ciò che leggono e il 10% di ciò che sentono. Questo è il motivo per cui accompagnare il tuo messaggio con un'immagine lascerà meno spazio alla confusione e porterà il messaggio a casa più velocemente.

Ad esempio, se vuoi spiegare come funziona un processo, utilizza un diagramma di flusso per renderlo più comprensibile per il destinatario.

Esempio di collaborazione visiva

Proviamo a capire come la collaborazione visiva può aiutare a migliorare la comunicazione con un esempio.

Brainstorming di gruppo. Questa tecnica creativa è ottima per raccogliere soluzioni per un problema o generare idee nuove e innovative per progetti, con il tuo team.

Uno degli ostacoli a una sessione di brainstorming efficace è mantenere lo slancio e lasciare che tutti contribuiscano allo stesso modo. Inoltre, quando molte idee vengono lanciate nella stanza contemporaneamente, alcune potrebbero non arrivare mai alla lista finale.

Soluzione; brainstorming utilizzando una mappa mentale, uno strumento visivo per catturare idee e organizzarle. Se utilizzi una tela online che può dare a tutti (anche a coloro che si uniscono in remoto) l'accesso allo stesso spazio per collaborare attorno alla mappa mentale, tutti gli individui possono ugualmente contribuire a costruirla aggiungendo le loro idee. Possono anche utilizzare immagini o simboli al posto delle parole. La parte migliore è che nessuno deve necessariamente parlare; tutte le idee verranno comunque comunicate e registrate.

La mappa mentale finale definirà chiaramente tutte le idee e le sotto-idee, come sono correlate tra loro e come aiutano a risolvere il problema in questione. Puoi anche condividere la tela con le parti interessate quando è il momento di ottenere il loro contributo.

Spazio di lavoro visivo online

La maggior parte dei team lavora in remoto in questi giorni, o almeno ha alcuni membri che lo fanno. Per consentire a tutti di partecipare equamente alla collaborazione e alla comunicazione visiva delle idee, è necessario uno spazio di lavoro online che supporti l'editing sincrono, le videoconferenze, i commenti, il rilevamento del mouse in tempo reale e le anteprime delle modifiche.

È qui che uno strumento come Creately può aiutare. Fornisce una tela online infinita che i team possono utilizzare per comunicare e collaborare attorno ai loro piani, progetti, strategie e idee. Offre funzionalità di collaborazione in tempo reale che consentono ai team di lavorare insieme come se si trovassero nella stessa stanza.

Metodi di collaborazione visiva per una comunicazione di squadra efficace

Ora che sei pronto per pensare, lavorare e comunicare visivamente, è tempo di considerare da dove cominciare. Con una tela infinita, ci sono infinite possibilità, anche confusione su dove cominciare. Per aiutarti a restringere il campo e generare i migliori risultati, abbiamo elencato di seguito alcuni metodi insieme ai modelli.

Pianificazione strategica

La pianificazione strategica richiede di valutare dove ti trovi e dove vuoi essere e stabilire di conseguenza la direzione della tua attività. Indubbiamente, il processo consiste in molte comunicazioni avanti e indietro tra i membri del team e le parti interessate.

Riunendo tutto e tutti su un'unica tela, puoi evitare molta confusione che generalmente deriva dalla comunicazione non visiva e dai metodi di collaborazione come thread di posta elettronica, chiamate in conferenza infinite, thread di chat, ecc.

Mappatura del percorso del cliente

La mappatura del percorso del cliente implica la delineazione e l'analisi del percorso del cliente mentre interagiscono con il tuo marchio. Rivela le azioni, le emozioni, i punti deboli e le aspettative dei clienti lungo il loro viaggio.

Puoi semplificare efficacemente la comunicazione attorno a questo processo collaborando visivamente con il tuo team.

Riunioni in corso

Le riunioni implicano molte discussioni e, per rendere produttivo tutto ciò che viene comunicato, è necessario organizzare e registrare correttamente le idee condivise, dare loro priorità e creare piani d'azione.

Questa tela viene creata attorno ai componenti di base di una riunione come il brainstorming, la definizione delle priorità delle idee, la pianificazione dell'azione, ecc. Modifica o aggiungi altri elementi alla tela secondo necessità per gestire la riunione in modo efficace.

Consulta la nostra guida per organizzare riunioni efficaci per saperne di più.

Pianificazione dello sprint

La pianificazione dello Sprint prevede anche molte discussioni volte a definire cosa si può fare durante lo Sprint e come verrà svolto il lavoro scelto. Riunendo tutti questi elementi su un'unica tela, puoi guardarli fianco a fianco e avere una rapida panoramica di tutto.

Pronto a provare la collaborazione visiva per una comunicazione di squadra efficace?

Un'immagine vale più di mille parole. Invece di pronunciare mille parole per spiegare idee uniche nella tua testa, puoi convertirle in qualcosa di visivo e tangibile con un semplice diagramma o schizzo, per aiutare gli altri a capirle meglio e più velocemente.

Puoi semplicemente ottenere una comunicazione efficace del team incorporando una tela nelle tue riunioni quotidiane, in cui i partecipanti possono condividere e sviluppare le loro idee in forma visiva (ad es. diagramma di flusso, mappa mentale, infografica, ecc.) per spiegarle meglio agli altri.

Hai qualche consiglio per migliorare la comunicazione del team? Fatecelo sapere nella sezione commenti qui sotto.