8 suggerimenti per la gestione della posta elettronica per mantenere pulita la tua casella di posta

Pensi che mantenere pulita la tua casella di posta elettronica sia una battaglia persa? Per darti una mano, la stratega del content marketing Zoe Devitto condivide alcuni suggerimenti per la gestione della posta elettronica di seguito.

Nel mondo di oggi, apparentemente tutti e i loro pappagalli hanno un account di posta elettronica.

Forse hai anche più indirizzi email per scopi diversi (colpevole qui). Ma indipendentemente dal numero di account e-mail che ho creato, sono orgoglioso di dire che la mia casella di posta è sempre pulita e ordinata.

Ma non è sempre stato così (oh, no!).

Ci sono stato anche io. Quel posto oscuro in cui perdi il controllo di tutti gli abbonamenti a cui ti sei iscritto in cambio di quell'irresistibile omaggio. O quando le canalizzazioni di posta elettronica cercano di convincerti ad acquistare l'articolo che hai abbandonato nel carrello.

Forse anche quell'occasionale messaggio importante di un cliente che si perde tra i bonanza ( no bueno ).

Suggerimenti per la gestione della posta elettronica: come riordinare la tua casella di posta

Ma quei giorni che richiedono tempo sono ormai alle mie spalle. Ho imparato suggerimenti per la gestione della posta elettronica che mantengono regolarmente pulita la mia casella di posta con il minimo sforzo da parte mia.

Mi piace chiamarlo "Metodo Posta in arrivo Zero". Un sistema in cui organizzo le email in file per evitare perdite di tempo. In questo modo, posso rispondere alle e-mail pertinenti eliminando la posta indesiderata visiva.

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La tua casella di posta ti sembra opprimente? Ho alcuni buoni suggerimenti per la gestione della posta elettronica e li condivido di seguito.

Cominciamo.

# 1. Crea account e-mail separati per scopi specifici

Con molti eccellenti provider di posta elettronica gratuiti disponibili, al giorno d'oggi è raro trovare qualcuno con un unico account di posta elettronica.

Avere più account (ad esempio, uno per le e-mail di lavoro, un altro account per le e-mail personali e un terzo account per i servizi online, come il download di omaggi) semplifica l'organizzazione della posta elettronica.

Account di posta elettronica di lavoro

Proteggi questo account da email non necessarie a tutti i costi. Ciò significa non condividerlo con amici e familiari. Non iscriverti mai alle newsletter con questo account e-mail.

Account di posta elettronica di famiglia e amici

Un account e-mail speciale creato solo per i tuoi migliori amici e familiari stretti. Puoi anche usarlo per emergenze personali e moduli di contatto.

Account di posta elettronica sociale

Questo sarà il tuo account e-mail più flessibile e, molto probabilmente, quello con le e-mail più non aperte.

Se utilizzi provider di posta elettronica diversi per ciascun account, può essere utile disporre di un client di posta elettronica. I client di posta elettronica sono app basate sul Web o desktop che consentono di gestire i messaggi di posta elettronica da diversi provider di servizi di posta elettronica.

#2. Separa le tue email in zone

La maggior parte dei provider di servizi di posta elettronica, come Outlook e Gmail, consente di impostare funzionalità che separano le e-mail in categorie in base a priorità e urgenza.

Stelle e bandiere

Puoi farlo impostando funzioni come le stelle e l'icona della bandiera, che ti consente di differenziare le email in arrivo in base a criteri specificati (ad esempio, bassa, media o alta urgenza).

Mantieni il tuo account ordinato in modo che le tue email speciali appaiano sempre in alto e non si perdano nel caos.

Ma gli utenti attenti! Non lasciarti trasportare dalla segnalazione e dall'aggiunta di Speciali alle tue e-mail. Quando la maggior parte della tua corrispondenza è classificata, può essere difficile determinare quali sono importanti.

Etichette e cartelle

Quando organizzi il tuo account, il tuo obiettivo dovrebbe essere quello di avere una posta in arrivo pulita, quindi prova a eliminare il maggior numero di messaggi possibile. La chiave qui è farlo frequentemente per evitare un effetto valanga in cui perdi il controllo.

Ma che dire di quelli che non puoi eliminare subito? La soluzione è piuttosto semplice: impara come organizzare facilmente la tua posta elettronica utilizzando file ed etichette.

I file si comportano come cassetti. Archivii le tue e-mail in modo che non causino inquinamento visivo. E vai avanti su questo creando più file e dedicando ciascuno a e-mail specifiche.

Le categorie potrebbero essere:

• e-mail di lavoro
• notifiche sui social media
• o e-mail di amici e familiari.

La tua casella di posta dovrebbe essere la cartella principale con tutte queste diverse categorie.

Suggerimento bonus: la tua casella di posta è invasa da centinaia, forse anche migliaia, di e-mail di spam?

Ho una soluzione che non richiede la creazione di un altro account di posta elettronica.

Crea un file ed etichettalo come "Archiviato". Quindi, seleziona tutti i messaggi nella tua casella di posta e spostali in questo file. In questo modo, la tua casella di posta rimarrà pulita e non perderai o perderai nessuna delle tue email passate.

Allo stesso modo, le etichette sono simili alle cartelle. Quando selezioni un termine, vedrai tutte le email con quell'etichetta. Ma le etichette differiscono dai file perché vengono utilizzate per assegnare una categoria alle e-mail della posta in arrivo, senza spostarle effettivamente in un file specifico.

In questo modo, un singolo messaggio può avere molte etichette ma essere presente solo in un file. È una forma per trovare rapidamente i tuoi messaggi quando ne hai bisogno utilizzando parole chiave assegnate che corrispondono al suo contenuto.

#3. Annulla l'iscrizione alle liste di posta elettronica che non ti servono

Potrebbe sembrare un gioco da ragazzi, ma sorprendentemente molte persone continuano a eliminare regolarmente le e-mail promozionali, ma non si disconnettono mai da tali newsletter.

Perché facciamo questo a noi stessi?

Assicurati di annullare l'iscrizione alle mailing list e alle e-mail promozionali che non apri mai. Inoltre, annulla l'iscrizione a tutti gli avvisi sui social media di cui non hai bisogno.

In alternativa, puoi utilizzare un account e-mail separato per le e-mail promozionali in modo da poter conservare le tue e-mail importanti nel tuo account principale.

Gli abbonamenti indesiderati sono il tuo no. 1 nemico quando stai cercando di raggiungere Posta in arrivo zero. Dalle newsletter agli annunci pubblicitari, questi messaggi possono facilmente sovraccaricare la tua casella di posta e rendere difficile individuare i messaggi importanti.

Quando cerchi qualcosa da leggere nella tua casella di posta sociale/di massa, non limitarti a ignorare le cose poco interessanti. Toglili dal purgatorio e-mail ed eliminali dalla tua vita per sempre.

Comprensibilmente, anche l'annullamento dell'iscrizione alle liste di posta elettronica può richiedere molto tempo, quindi ricorda che prevenire è meglio di qualsiasi cura. Non iscriverti a meno che tu non sappia di volerlo nella tua casella di posta.

Pianifica un periodo di tempo più lungo una volta alla settimana per eseguire una pulizia più approfondita dell'organizzazione della posta in arrivo, come creare e utilizzare file ed etichette.

#4. Usa gruppi o liste di distribuzione

Hai ricevuto CC in una conversazione su cui non hai bisogno di essere aggiornato? O ti sei trovato coinvolto in un thread di posta elettronica di risposta a tutti? Bene, proprio come con i messaggi di testo mobili nelle chat di gruppo, hai la possibilità di disattivare quel thread.

Per farlo in Google e Outlook, apri qualsiasi messaggio nel thread, fai clic sui tre punti nella parte superiore dello schermo (sopra la riga dell'oggetto). Seleziona "Disattiva" dalle opzioni a discesa (in Gmail) o "Ignora" (se stai utilizzando Outlook).

A seconda del tuo stile di vita, potresti anche essere sommerso da e-mail di eventi (e infinite risposte di gruppo) per appuntamenti di gioco, riunioni di lavoro ed eventi sociali. Utilizza Google Calendar per tenere traccia di tutti i tuoi eventi ed eliminare le email di invito all'evento non appena le vedi nel tuo calendario.

#5. Usa la matrice di Eisenhower

Molti professionisti sprecano così tante energie e tempo cercando di decidere quale compito affrontare per primo. E quando hai molto da fare, dare la priorità a cosa fare (e in quale ordine) è immensamente utile.

Ma quando la tua lista di cose da fare sembra più lunga del tappeto dei Grammy, come puoi decidere a quale attività dare la priorità? Oltre a fare affidamento sul tuo solito strumento di gestione delle attività, c'è un altro trucco che puoi tirare fuori da sotto la manica.

Entra nella matrice di Eisenhower. Un sistema che ti permette di capire rapidamente quali compiti e decisioni affrontare per primi. È un semplice strumento decisionale che divide le attività in quattro caselle e dà la priorità a quali attività dovresti concentrarti per prime e quali delegare o eliminare.

Quindi, quando ti trovi in ​​dubbio nei confronti di varie email, chiediti:

• È importante?
• O è urgente?

Ironia della sorte, gli esseri umani hanno la tendenza a dare priorità ai compiti urgenti ma alla sorprendente capacità di procrastinare quelli importanti. L'obiettivo del triage delle e-mail è identificare quelle e-mail che sai essere urgenti, non quelle con l'oggetto più drammatico.

La matrice di Eisenhower migliora la produttività insegnandoti come definire meglio le priorità. Questa tecnica ti aiuta a imparare quali attività valgono il tuo tempo e i tuoi sforzi e quali no. E in un mondo in cui tutti ci affrettiamo a stare al passo con i nostri programmi, questa è un'abilità inestimabile.

Utilizzando Eisenhower Matrix, puoi separare le tue e-mail in quattro categorie:

• Urgente e importante (fai ora)
• Urgente e non importante (delegato)
• Non urgente e importante (differire)
• Non urgente e non importante (elimina)

#6. Controlla la tua posta elettronica per prima cosa al mattino

Questo non solo è un importante suggerimento per la gestione della posta elettronica, ma ti manterrà più produttivo rimuovendo le distrazioni. Poiché le e-mail possono arrivare in qualsiasi momento della giornata, è facile avere la tentazione di controllarle, anche quando sei nel bel mezzo di qualcosa.

Controllare la mia posta non appena mi sveglio mi aiuta a prepararmi per la mia giornata. Posso assicurarmi che non ci siano emergenze che devo affrontare o pianificarle nella mia giornata se ce ne sono. Inoltre, posso aggiornarmi sul lavoro svolto dai miei colleghi durante la notte. Particolarmente utile quando si lavora in un team remoto con colleghi in tutto il mondo.

In genere non rispondo a nessuna e-mail la mattina presto, ma controllare la mia casella di posta mi aiuta a prepararmi per la giornata.

Quando esegui uno dei normali controlli della posta in arrivo, gestisci solo le e-mail che puoi gestire rapidamente. Se un'e-mail ha bisogno di una risposta rapida, aprila e rispondi mentre scorri i tuoi messaggi. Ma se un'e-mail in arrivo ha bisogno di più tempo per rispondere, metti da parte un po' di tempo dopo.

Un buon modo per procedere è utilizzare la funzione snooze per ricevere l'e-mail in un momento più conveniente (sì, è una cosa).

Pianifica anche gli orari di controllo della posta elettronica durante il giorno

Se non è necessario essere alla ricerca di e-mail o annunci importanti, programmare alcuni brevi periodi di tempo durante il giorno per controllare la posta. Quindi, invece di leggere ogni messaggio non appena lo ricevi, dedica del tempo ogni giorno per rispondere alle e-mail e pulire.

Puoi farlo al mattino, quando inizi a lavorare, per alleviare quella curiosità non appena ti svegli. Poi, prima e dopo pranzo. E infine, a fine giornata.

Il segreto qui è resistere alla tentazione. Quindi, ogni volta che ti trovi nel bel mezzo di un'attività e vuoi dare un'occhiata casualmente al tuo Gmail, dì a te stesso di resistere all'impulso fino alla tua prossima fascia oraria, dedicata a questo.

A parte questo, stai lontano dalla tua casella di posta.

#7. Usa le risposte automatiche quando necessario

Il nome dell'autoresponder dice tutto. Si tratta di messaggi che vengono inviati automaticamente agli abbonati in base a un'ora impostata o a una particolare etichetta di evento. E utilizzare correttamente gli autorisponditori può essere una strategia potente per una campagna di email marketing.

Quindi, diciamo che ti senti a disagio nel chiudere una finestra di posta elettronica perché temi che qualcuno possa contattarti con una richiesta urgente e che il tuo ritardo nella risposta potrebbe influire sulla tua attività.

La soluzione? Imposta un messaggio OOO (fuori sede) o di risposta automatica che dica qualcosa nella riga di:

"Ciao,

Grazie per la vostra email.

Sono fuori ufficio da mm/gg a mm/gg e avrò un accesso limitato alle mie e-mail/non avrò accesso alle mie e-mail.

Se è urgente, contatta [NOME] all'indirizzo [EMAIL] o [TELEFONO]. Farò del mio meglio per rispondere prontamente alla tua email quando tornerò.

Distinti saluti,

[NOME]"

#8. Svuota il cestino

Pensa alla pulizia profonda della tua casella di posta come alle pulizie di primavera per la tua vita digitale. L'obiettivo qui è quello di rivedere l'intera strategia di riorganizzazione della posta elettronica ed eliminare il disordine della posta in arrivo che ti sta facendo perdere tempo.

E questo significa anche il tuo cestino elettronico (qualcosa che la maggior parte delle persone ignora). Le e-mail che ricevi non vengono archiviate sul tuo computer o telefono ma vengono salvate in remoto nel cloud. Anche se potrebbe sembrare che ci sia una capacità infinita per i dati, se ti ritrovi a corto di spazio in Gmail, è una buona idea svuotare la cartella Cestino del tuo account.

Inoltre, non dimenticare di ripulire di tanto in tanto i messaggi archiviati per liberare spazio di archiviazione. Puoi archiviare i messaggi manualmente o, in alternativa, configurare un pulitore automatico della posta in arrivo per eliminare i messaggi più vecchi di 30 giorni.

Ma fai attenzione ed elimina solo i messaggi di cui sei certo al 100% che non ti serviranno più. Se fai clic su "Svuota cestino" o "Svuota cestino", non sarai in grado di recuperare alcun messaggio.

andato è andato. Addio amico! Non solo non saresti in grado di recuperare il contenuto della tua spazzatura, ma non avresti alcuna indicazione che ci fosse qualcosa da cui cominciare.

Prendi il controllo della tua casella di posta elettronica

Tieni sotto controllo la tua casella di posta. Qualunque siano i tuoi hack di gestione della posta elettronica, controlla le tue e-mail ogni giorno per evitare una casella di posta troppo saturata.

Ecco alcuni suggerimenti rapidi da tenere a mente:

1. Esamina la tua posta in orari specifici e predeterminati della giornata.

2. Applica il principio di Pareto: dai la priorità al 20% delle tue e-mail e rimanda il resto.

3. Avere una cartella "Rispondi entro XX giorno".

4. Renditi conto che non è necessario rispondere a tutte le e-mail.

5. Sii spietato e premi il pulsante Elimina. Non essere allegato alla posta indesiderata.

Scegli i messaggi e le attività più prioritari, evita le distrazioni e immergiti subito. E una volta che hai domato la tua casella di posta, ricordati di congratularti con te stesso.

La gestione delle e-mail richiede l'impostazione di regole strategiche e il mantenimento della disciplina. Potrebbe volerci un po' di tempo e va benissimo. Imparare a padroneggiarlo è come sviluppare una nuova abitudine. Dagli tempo e inizierai a trovare il processo più semplice.

Ricorda di non preoccuparti di farlo tutto in una volta. A dire il vero, organizzare e riordinare una casella di posta caotica dall'oggi al domani è travolgente tanto quanto occuparsene. Adegua poco a poco alcune abitudini positive.

Esegui alcune delle azioni periodiche, come svuotare il cestino o eliminare in blocco la posta inviata, per sentirti come se stessi facendo progressi.

Spero che questa guida rapida ti aiuti a migliorare il flusso di lavoro della posta elettronica e ad aumentare la produttività.

E ricorda, in caso di dubbio, archivialo.

Autore: Zoe Devitto è una stratega di marketing dei contenuti per marchi SaaS come FollowUpBoss, Mention.com e altri. Sul fronte personale, Zoe è un'appassionata di pho e ama viaggiare per il mondo come nomade digitale.