Che cos'è la reputazione e-mail del dominio? Passaggi da verificare e migliorare

Hai una cattiva reputazione via email?

Questo non è un coraggioso inno punk cantato da Joan Jett: avere una cattiva reputazione per il dominio di posta elettronica è una brutta notizia.

La buona notizia è che puoi risolverlo! In questo articolo ti spieghiamo come verificare e migliorare la reputazione del tuo dominio con i consigli degli esperti:

• Olivia Carden - Product Manager presso Cognism (in precedenza, responsabile del team di supporto tecnico e implementazione)
• Marianne Dupuy - Responsabile dell'implementazione presso HiBob (ex responsabile del supporto presso Cognism )

Entriamo nel merito

Cos'è la reputazione del dominio?

La reputazione del dominio è la "salute" complessiva del dominio del tuo brand, in base a fattori quali coinvolgimento, denunce di spam, trappole e rimbalzi.

Conosciuto anche come reputazione del mittente, è un fattore critico utilizzato dagli ESP (fornitori di servizi di posta elettronica) per determinare se un'e-mail deve essere consegnata alla casella di posta del destinatario o contrassegnata come spam. È una misura dell'affidabilità e dell'affidabilità del dominio di invio.

Oppure, come dice Olivia:

"È una misura delle tue pratiche di invio di e-mail e di quanto attentamente segui gli standard stabiliti da diversi server/provider di caselle di posta come Gmail, Yahoo, Hotmail, Outlook ecc."

Come funziona la reputazione del dominio email?

La reputazione della posta elettronica del tuo dominio si basa su dieci fattori:

Fattore uno: i primi cinque giorni

Come la tua reputazione, ci vuole tempo per costruirsi, quindi tutti i nuovi domini di posta elettronica vengono immediatamente considerati sospetti per i primi cinque giorni.

Fattore due: classificazione web

Il tuo dominio e-mail ottiene una classificazione sul Web che può includere qualsiasi cosa, dall'istruzione, agli affari, alla finanza o agli appuntamenti, solo per citarne alcuni.

Comprendere la reputazione del tuo dominio è vitale per un marketing via email di successo. Il tuo fornitore di servizi di posta elettronica monitora attentamente il modo in cui utilizzi il tuo dominio , sottoponendolo a una valutazione da 0 a 100.

Per garantire la fiducia, controlleranno il punteggio di reputazione del tuo dominio ed eseguiranno la scansione dei tuoi messaggi. Migliore è il tuo punteggio (che può essere migliorato utilizzando un server bare metal sicuro e affidabile), meno è probabile che la tua email venga rifiutata o contrassegnata come dominio spam.

Marianna ha detto:

"I principali server di posta elettronica (Gmail, Outlook, Zoho) utilizzano rilevatori di spam per proteggere mittenti e destinatari da phishing e comportamenti dannosi."

"Quindi, come mittente, devi fare del tuo meglio per evitarlo e assicurarti che i tuoi contenuti non vengano contrassegnati in modo errato."

Un punteggio più alto indica un'autorità di reputazione che può avere un impatto significativo sulla consegna e sul coinvolgimento della posta elettronica. Mantenere un forte punteggio di reputazione del dominio è la chiave per il posizionamento della casella di posta.

Quando il tuo punteggio è alto, le tue email hanno meno probabilità di essere rifiutate o inviate al temuto dominio spam, garantendo che raggiungano il pubblico previsto.

È importante notare:

La reputazione del dominio email non è statica; è multiforme e adattato ai processi di punteggio unici di ciascun destinatario di posta elettronica, contribuendo tutti alla reputazione complessiva della posta elettronica.

Fattore tre: segnalazioni di spam

Indicano la frequenza con cui le tue email vengono contrassegnate come spam. Puoi ridurre al minimo le segnalazioni di spam inviando contenuti pertinenti e di valore a un pubblico mirato.

Fattore quattro: leggere le tariffe

Le email lette più spesso contribuiscono positivamente alla reputazione del tuo dominio email. Scrivi contenuti accattivanti e argomenti accattivanti per migliorare i risultati qui.

Fattore cinque: cancellazioni di email

Un'elevata percentuale di email cancellate che i destinatari non leggono può influire negativamente sulla reputazione del tuo dominio email. Concentrati sulla creazione di campagne e-mail accattivanti che incoraggino le aperture e le letture.

Fattore sei: tassi di apertura e di clic

Le forti percentuali di apertura e di clic dimostrano il coinvolgimento e influenzano positivamente la reputazione del tuo dominio. Personalizza le tue e-mail e utilizza inviti all'azione chiari per migliorare queste metriche.

Fattore sette: tassi di risposta

Le e-mail che suscitano risposte e interazioni rafforzano il punteggio di reputazione del tuo dominio. Coinvolgi il tuo pubblico attraverso contenuti ben realizzati e canali di comunicazione aperti per aumentare i tassi di risposta.

Fattore otto: inoltro

Quando i destinatari inoltrano le tue e-mail ad altri, ciò segnala fiducia e pertinenza. Per aumentare l'inoltro, assicurati che le tue email contengano contenuti preziosi e condivisibili.

Fattore nove: contrassegni “non spam”.

Le e-mail contrassegnate come "Non spam" rafforzano la fiducia e la credibilità, rafforzando la salute del tuo dominio e-mail.

Fattore dieci: rimbalzi forti

Frequenze di hard rimbalzo elevate possono danneggiare la reputazione del tuo dominio. Mantieni aggiornata la tua lista e-mail per ridurre al minimo gli hard rimbalzi.

Riassumere:

Devi concentrarti sul fornire valore ai tuoi abbonati e sul perfezionamento continuo delle tue strategie di posta elettronica in base ai dati sulle prestazioni. Se lo fai bene, il resto seguirà e l'implementazione del resto dei punti che abbiamo menzionato richiederà uno sforzo minimo o nullo.

Cosa succede se hai una cattiva reputazione via email?

Se la tua reputazione del dominio email è scarsa, le tue email finiranno direttamente nello spam.

Il 77% della maggior parte dei problemi di consegna delle email deriva da una cattiva reputazione del dominio.

Le conseguenze includono:

1. Problemi di recapito della posta elettronica

L'impatto più immediato e significativo di una cattiva reputazione della posta elettronica è la ridotta consegna della posta elettronica.

I fornitori di servizi di posta elettronica (ESP) hanno maggiori probabilità di deviare le tue email nelle cartelle spam dei destinatari o, in alcuni casi, di rifiutarle del tutto se sospettano che il tuo dominio abbia una cattiva reputazione.

Olivia ha spiegato:

“Un dominio scadente inizierà col tempo a farsi strada nei rispettivi filtri antispam e le e-mail non arriveranno più nella casella di posta del destinatario. Potresti scoprire di finire in un filtro antispam ma non nell'altro, poiché i provider di caselle di posta li filtrano in modo diverso utilizzando algoritmi unici."

2. Tassi di apertura più bassi

Quando le email finiscono nelle cartelle spam dei destinatari, è meno probabile che vengano aperte. Ciò si traduce in tassi di apertura più bassi per le tue campagne di email marketing , riducendone l'efficacia.

3. Tassi di clic ridotti

Anche se alcuni destinatari trovano le tue email nella cartella spam e le aprono, è meno probabile che facciano clic sui collegamenti all'interno dell'email.

Pensaci: troveresti affidabile un'e-mail contrassegnata come "spam"?

4. Aumento delle cancellazioni

I destinatari potrebbero sentirsi frustrati nel ricevere e-mail indesiderate o irrilevanti e annullare l'iscrizione alla tua lista. Di conseguenza, puoi vedere rapidamente la tua lista e-mail restringersi come un maglione di lana durante il lavaggio.

5. Danni alla reputazione del marchio

Una scarsa reputazione del dominio e-mail può influire negativamente sul tuo marchio. Gli abbonati potrebbero percepire la tua organizzazione come inaffidabile, influenzando la reputazione complessiva del tuo marchio .

6. Perdita di entrate

In definitiva, una scarsa reputazione del dominio e-mail può comportare la perdita di opportunità di vendita e perdite di entrate, soprattutto per le aziende che si affidano all'e-mail marketing per il coinvolgimento dei clienti e le conversioni di vendita.

I continui problemi di reputazione della posta elettronica possono portare le organizzazioni di monitoraggio dello spam e gli ISP a inserire nella lista nera il tuo indirizzo IP e dominio di invio. Ciò può comportare il blocco delle tue e-mail su molti destinatari.

Marianna ha detto:

“È importante rimanere aggiornati e indagare sulla lista nera per vedere se sarà dannosa. Puoi controllare il tuo dominio e IP utilizzando siti Web come MXToolbox. "

Ricostruire una reputazione positiva del dominio di posta elettronica può essere un processo lento e impegnativo. È necessario identificare e affrontare le cause profonde dei problemi di reputazione, seguiti da un periodo di pratiche di posta elettronica coerenti e positive per ricostruire la fiducia.

Come controlli la reputazione del tuo dominio?

Segui questi sei passaggi per verificare la reputazione della posta elettronica del dominio:

1. Utilizza gli strumenti di recapito della posta elettronica

È incredibilmente difficile scoprire il punteggio del tuo dominio, poiché gli algoritmi utilizzati per determinarlo sono top secret. Ciò impedisce ai truffatori e ad altri mittenti malvagi di utilizzare questi dati a proprio vantaggio.

Tuttavia, ci sono diversi strumenti che puoi provare per farti un'idea della reputazione del tuo dominio, ma tieni presente che se non riesci a trovare troppe informazioni sul tuo dominio, probabilmente è una buona notizia per il tuo punteggio!

Ecco quattro strumenti che possono aiutarti a controllare la reputazione della tua email:

1. SenderScore : se desideri un rapporto dettagliato, dovrai registrarti, ma puoi vedere la valutazione del tuo dominio senza un account.
2. Talos Intelligence - Un servizio Cisco, questo strumento può dirti se la tua classifica è buona, neutrale o scarsa e se hai una classifica favorevole o sfavorevole.
3. BarracudaCentral : aggiornato regolarmente, è uno strumento molto semplice che ti dice se sei nella lista nera o meno, nonché in quale categoria rientra attualmente il tuo dominio.
4. Google Postmaster Tools : utilizzato per controllare i domini Google, offrendoti uno sguardo dettagliato su tutto, dal tasso di spam, alla reputazione del dominio e dell'IP, agli errori di consegna e ai livelli di autorità della reputazione.

2. Circuiti di feedback dell'ISP

Iscriviti ai feedback loop (FBL) forniti dai principali fornitori di servizi di posta elettronica (ad esempio Gmail, Yahoo, Microsoft). Gli FBL ti consentono di ricevere notifiche quando i destinatari contrassegnano le tue email come spam.

Forniscono informazioni su come vengono percepite le tue e-mail, aiutandoti a intraprendere azioni correttive.

3. Utilizza i controllori della reputazione del dominio online

Diversi strumenti e servizi online possono valutare la tua reputazione e-mail. Questi possono includere servizi come Senderbase, Talos Intelligence e strumenti di ricerca DNSBL (Domain Name System Blacklists).

4. Liste nere anti-spam

Controlla se ci sono liste nere di posta elettronica, come Spamhaus o SURBL, elencano il tuo dominio.

Essere elencati in queste liste nere può avere un impatto negativo sulla reputazione del tuo dominio di posta elettronica.

6. Monitora le metriche della tua posta elettronica

Esamina regolarmente i parametri di email marketing come tassi di apertura, tassi di clic, tassi di rimbalzo e tassi di annullamento dell'iscrizione. Cambiamenti improvvisi in questi parametri possono indicare problemi di reputazione.

Come puoi migliorare la reputazione del tuo dominio?

La reputazione del tuo dominio può essere difficile da ripristinare. Innanzitutto, comprendi i motivi principali che impediscono al tuo dominio di raggiungere una reputazione più elevata:

Olivia ha detto:

“Se un dominio finisce nello spam, migliorarne la reputazione richiede tempo e pazienza. Il processo potrebbe essere più semplice a seconda del fornitore di servizi che stai utilizzando e dei filtri antispam a cui ti ritrovi."

Successivamente, segui queste tredici best practice per gestire e mantenere in modo proattivo una reputazione e-mail positiva:

1. Coinvolgere fonti attendibili per ricostruire la fiducia

Ricostruire la fiducia è spesso il primo passo. Inizia inviando alcune e-mail a fonti attendibili e chiedi loro di contrassegnare le tue e-mail come "Non spam" o di rispondere ai tuoi messaggi.

Questa azione segnala ai fornitori di servizi di posta elettronica (ESP) che le tue email sono desiderabili.

2. Arricchisci le tue liste

Per mantenere una reputazione pulita, controlla regolarmente i tuoi elenchi di posta elettronica . Rimuovi chiunque abbia annullato l'iscrizione o coloro che non interagiscono più con le tue email. Prestare particolare attenzione ai rimbalzi morbidi e forti.

La pulizia dell'elenco migliora la reputazione del tuo dominio di posta elettronica e garantisce la conformità ai requisiti legali.

Puoi pulire facilmente gli elenchi di posta elettronica con strumenti di arricchimento dei lead. Sono progettati per ridurre i tempi di ricerca pulendo gli elenchi esistenti integrati con il tuo CRM. Il cognismo è uno di questi strumenti: Tharsus lo ha utilizzato per arricchire i propri database, ottenendo un aumento dal 2-6% al 60% dei tassi di apertura.

3. Convalida il tuo dominio

Devi assicurarti di aver impostato correttamente l'autenticazione del tuo dominio. SPF (Sender Policy Framework) è la base che verifica la tua identità.

Inoltre, configura DKIM (DomainKeys Identified Mail) e DMARC (Autenticazione, reporting e conformità dei messaggi basati sul dominio) per autenticare ulteriormente la legittimità del tuo dominio.

4. Aumentare gradualmente il volume

Quando invii e-mail, inizia in piccolo e aumenta gradualmente il volume.

Questo approccio è particolarmente essenziale per i nuovi domini, poiché inizialmente potrebbero essere visti con scetticismo dagli ESP. Una crescita lenta e costante aiuta a costruire una reputazione positiva del dominio.

5. Rivolgiti agli acquirenti interessati

L'invio di e-mail a freddo di massa a potenziali clienti che non si adattano al tuo TAM non è efficace per le vendite B2B e può diventare il biglietto di sola andata per contrassegnare il tuo dominio e-mail come spam.

Invece di inviare spam ai destinatari, segmenta il tuo pubblico e concentrati su coloro che corrispondono realmente al tuo mercato di riferimento.

6. Optare per IP dedicati (se fattibile)

Per i mittenti con volumi elevati, un indirizzo IP dedicato può rappresentare un punto di svolta. Impedisce che la tua reputazione venga influenzata dalle azioni degli altri.

Tuttavia, se invii meno di 10.000 e-mail al giorno, un IP condiviso può essere conveniente. Assicurati che il tuo fornitore di servizi di posta elettronica mantenga la reputazione del pool IP condiviso.

7. Realizzare contenuti di qualità e rispettare le normative

Evita contenuti e-mail che urlano "spam". Utilizza le maiuscole in modo corretto, astieniti da eccessivi punti esclamativi ed evita parole chiave come "gratuito", "vincere" e "contanti".

Le tue e-mail dovrebbero sempre includere un'opzione di rinuncia; ciò garantisce il rispetto delle normative globali.

8. Utilizza cicli di feedback

Se le tue e-mail non raggiungono le caselle di posta, utilizza i cicli di feedback forniti dagli ESP. Questo prezioso strumento ti consente di individuare tempestivamente i problemi di consegna, correggerli e salvaguardare la reputazione della tua posta elettronica.

9. Garantire modelli di invio coerenti

Mantenere un programma di invio delle e-mail prevedibile è essenziale. Modelli irregolari di invio di e-mail possono destare sospetti tra gli ESP.

Per promuovere una reputazione email positiva, assicurati che la frequenza di invio sia in linea con le aspettative dei tuoi abbonati.

10. Prova le righe dell'oggetto

Crea linee tematiche che siano informative e coinvolgenti. Test A/B sugli argomenti per scoprire quale risuona meglio con il tuo pubblico.

Evita le righe dell'oggetto che potrebbero attivare i filtri antispam e ostacolare l'autorità della reputazione della tua email.

11. Vigilanza sulle liste nere di posta elettronica

Monitora le liste nere di posta elettronica per verificare che il tuo dominio rimanga non elencato. Essere su una lista nera può avere un impatto significativo sulla consegna delle tue email.

Se scopri che il tuo dominio è elencato, risolvi immediatamente il problema e richiedi la rimozione.

12. Ottimizzazione mobile per una migliore consegna della posta elettronica

Data la proliferazione di dispositivi mobili, assicurati che le tue e-mail siano ottimizzate per i dispositivi mobili. Gli ESP considerano la reattività mobile quando valutano il posizionamento delle e-mail, un aspetto cruciale per mantenere una reputazione positiva del dominio e-mail.

13. Riduci gli abbreviatori di URL

Fai attenzione quando utilizzi abbreviazioni URL nelle tue e-mail. Alcuni abbreviatori di URL sono associati agli spammer, il che può influire negativamente sui risultati del controllo della reputazione del dominio di posta elettronica.

Optare per collegamenti completi e descrittivi quando possibile.

In che modo i dati possono aiutarti a evitare una cattiva reputazione della posta elettronica

I dati possono svolgere un ruolo fondamentale nell'aiutarti a evitare e correggere una cattiva reputazione della posta elettronica.

Quando utilizzi un fornitore di dati serio riguardo alla qualità e alla conformità, abbasserai significativamente la frequenza di rimbalzo, raggiungerai solo coloro che desiderano essere contattati e aggiornerai facilmente i tuoi database per verificarne la precisione.

Ad esempio, Plandek ha utilizzato il cognismo per:

• Migliora la qualità e l'arricchimento dei dati dell'85%.
• Ottieni un tasso di consegna delle email costante del 95%.

Loro hanno detto:

"Gli altri software che abbiamo provato sembravano tutti fantastici in apparenza, ma cercavo i dipendenti della mia azienda, e ad esempio ero in tre, e anche i dettagli erano errati. Quindi subito abbiamo potuto vedere la differenza”.

“Ci sono stati offerti molti componenti aggiuntivi, ma l'unica cosa di cui avevamo bisogno erano dati affidabili. Puoi aggiungere tantissime cose, ma se i dati non sono aggiornati e di alta qualità, l’intero scopo viene vanificato”.

Possono effettuare ricerche con sicurezza, sapendo che dati errati non avranno un impatto negativo sulla salute del loro dominio di posta elettronica.

Un altro modo in cui i dati B2B possono influire sulla tua autorità e-mail è personalizzare e segmentare gli elenchi e-mail in base a vari criteri, come dati demografici, posizione, cronologia degli acquisti o livelli di coinvolgimento.

Ciò ti consente di inviare contenuti mirati e pertinenti a gruppi specifici, riducendo la probabilità che i destinatari contrassegnino le tue e-mail come spam.

Inoltre, includendo dati B2B, come il nome e la qualifica professionale del potenziale cliente, puoi renderli più personalizzati. Le e-mail personalizzate hanno tassi di coinvolgimento più elevati e i destinatari hanno meno probabilità di contrassegnarle come spam.

Assicurati sempre di avere il consenso esplicito per inviare email ai tuoi destinatari. Esistono diverse leggi anti-spam, come il CAN-SPAM Act e il GDPR, per fornire ai potenziali acquirenti la garanzia che non verranno bombardati da e-mail di spam.

SmartFrame è rimasto colpito dal volume di dati conformi che Cognism ha a disposizione. Loro hanno detto:

"È molto utile poter accedere a questi dati senza violare le linee guida GDPR."

“I tassi di consegna sono del 93%, che è esattamente ciò che Cognismo ha promesso. I nostri tassi di apertura HTML sono del 25-30%, superiori allo standard del settore."

“Prima di Cognism, i nostri tassi di apertura per le e-mail di solo testo variavano dal 15 al 20%. Da quando utilizziamo Cognism, i nostri tassi di apertura sono del 40-50% e, in alcuni casi, del 70%”.

"I tassi di coinvolgimento sono molto buoni"

I dati di marketing possono aiutarti a tenere traccia delle iscrizioni e delle preferenze, dimostrando il tuo impegno nel rispettare le loro scelte e riducendo le possibilità che le tue e-mail finiscano nella spazzatura.

Sfruttando i dati per mantenere un elenco e-mail pulito, coinvolto e ben mirato e seguendo le migliori pratiche, puoi evitare una cattiva reputazione e-mail e aumentare l'efficacia delle tue iniziative di email marketing.

Ricorda che una reputazione positiva via e-mail è uno sforzo continuo che richiede un monitoraggio e un adattamento costanti sulla base delle informazioni fornite dai dati.

Evita una cattiva reputazione via email con Cognismo

Se sei preoccupato di immergerti nelle profondità dell'email marketing, perché non chiedere aiuto agli esperti ed evitare danni alla reputazione dell'email mentre ci sei?

La guida "Tutto tranne che semplice" all'email marketing contiene tutto ciò che devi sapere sulla creazione e l'invio di e-mail che convertono e non finiscono nello spam.

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