Congedo dei dipendenti: politica, regole e impatto (con soluzioni pratiche)

Nessuna impresa è esente dalla possibilità che un dipendente vada in aspettativa, generalmente per un periodo prolungato. Un congedo è in un certo senso molto più problematico dell'abbandono, poiché le aziende non possono assumere sostituti per quei dipendenti.

È fondamentale che le aziende gestiscano la loro politica di congedo con cautela e nel rispetto delle leggi vigenti. Una politica di congedo per assenza imperfetta o non definita potrebbe portare a inefficienze operative, maggiore logoramento dei dipendenti, personale in eccesso o carenza di personale.

Ci sono molte cose che le aziende possono fare per pianificare e gestire in modo efficiente le assenze dei dipendenti. Questo articolo si propone di parlare di tutte le principali ragioni del congedo dei dipendenti. Infine, ti informeremo anche su come redigere la tua politica di congedo per una procedura senza intoppi e per ridurne l'impatto sulle operazioni aziendali.

Prima di entrare nella dichiarazione del problema e della soluzione, capiamo di più sul congedo incerto dei dipendenti e su come è diverso da altri tipi di congedi.

Che cos'è un congedo?

Un congedo è una pausa approvata dal lavoro, relativamente per un periodo più lungo che i dipendenti prendono a causa di alcune circostanze straordinarie. A differenza di altri tipi di assenze dei dipendenti, come ferie, PTO o giorni di malattia, è generalmente senza precedenti ed è per lo più non retribuito o parzialmente retribuito. Tuttavia, in alcuni casi il congedo è noto in anticipo e potrebbe essere pagato a seconda delle circostanze e della natura dell'impiego come un congedo sabbatico.

Inoltre, il congedo può essere volontario o involontario. I congedi volontari sono in genere presi per motivi personali, come prendersi cura dei genitori o prendersi un anno sabbatico programmato da tempo. I congedi involontari sono quelli imposti dai datori di lavoro, solitamente il risultato di circostanze impreviste, come indagini in corso o un'azione disciplinare.

Come funziona il congedo di assenza?

Il processo di congedo di assenza è leggermente diverso rispetto ad altri congedi come le PTO poiché richiedono principalmente una revisione manuale. Ogni organizzazione ha le proprie politiche e processi per regolare i congedi dei dipendenti.

• Richiesta di ferie: il primo passo è generalmente che il dipendente richieda un congedo dal proprio datore di lavoro. Questo viene generalmente fatto tramite posta o il sistema di gestione delle ferie (LMS), a seconda della politica dell'azienda. La richiesta deve includere le date e il motivo della richiesta di congedo proposta.
• Approvazione del manager/delle risorse umane: una volta ricevuta la richiesta, il datore di lavoro in genere approva o negherà il congedo in base alle circostanze, alla politica, alla storia del dipendente. Possono anche valutare se dispongono di personale sufficiente per coprire i doveri dei dipendenti assenti o meno.
• Al momento dell'approvazione: se approvato, il datore di lavoro lavorerà con il dipendente per determinare il modo migliore per svolgere le proprie mansioni mentre è assente. Ciò può comportare la riassegnazione di compiti ad altri dipendenti, l'assunzione di un lavoratore temporaneo o semplicemente la gestione senza qualcuno in quel ruolo fino al ritorno del dipendente.
• In caso di rifiuto: in caso di rifiuto, il datore di lavoro di solito fornisce un motivo per la sua decisione e offre alternative, se possibile. Ad esempio, possono suggerire che il dipendente possa prendere il lavoro da casa invece o scaglionare i giorni liberi. Ciò garantirà che possano ancora avere un po' di tempo lontano dal lavoro senza interrompere troppo le operazioni aziendali.
• Pagare durante il congedo: il fatto che un dipendente venga pagato durante il congedo generalmente dipende interamente dalla politica dell'azienda. I datori di lavoro possono anche prendere in considerazione altre circostanze, la storia del dipendente, la designazione, l'importanza e l'impatto del dipendente.
• Comunicazione: una volta che tutto è finalizzato, è importante comunicare questi piani a tutte le parti coinvolte. Questi includono manager, colleghi e clienti che potrebbero essere interessati dal cambiamento del personale. Garantisce che ogni membro del team conosca i vincoli imminenti e possa adottare un approccio proattivo per ridurre al minimo le interruzioni.

Tipi di congedo

Esistono diversi tipi di congedo, ciascuno con cause e impatti diversi. Ecco una breve panoramica delle tipologie di congedo più comuni:

• Complicanze mediche: sebbene la maggior parte delle aziende offra giorni di riposo per malattia a tutti i dipendenti, condizioni mediche gravi, malattie croniche e complicazioni a lungo termine non vengono prese in considerazione dalle organizzazioni. Il dipendente potrebbe non essere in grado di lavorare o decidere di prendersi delle ferie per un periodo più lungo sia per le proprie condizioni mediche che per prendersi cura di qualcuno della propria famiglia.
• Anno sabbatico: il periodo sabbatico viene solitamente preso per opportunità di sviluppo personale o professionale come programmi di studio all'estero, progetti di ricerca o tirocini. Gli anni sabbatici sono generalmente pagati parzialmente ma possono essere pagati o meno, a seconda della politica aziendale, della storia lavorativa e dell'accordo.
• Congedo di maternità/paternità: il congedo di maternità è obbligatorio per ogni organizzazione e può durare da 6 a 16 settimane con retribuzione. La maggior parte delle aziende offre anche una qualche forma di congedo di paternità retribuito per consentire ai dipendenti di sesso maschile di legare con i propri figli.
• Congedo per lutto: in caso di morte in famiglia, molti datori di lavoro offriranno un congedo per lutto per concedere ai dipendenti il ​​tempo di piangere e pianificare.
• Congedo per salute mentale: a volte i dipendenti hanno bisogno di una pausa dal lavoro per una sana salute mentale e benessere. Questo tipo di congedo può essere volontario e involontario e potrebbe essere dovuto a una serie di motivi come ansia, depressione, esaurimento o traumi.

Potrebbero esserci molti altri motivi per un congedo come Jury Duty, Military duty o Community service a seconda del paese o dello stato in cui opera la tua organizzazione.

L'impatto dei congedi sulle imprese

I congedi senza precedenti potrebbero avere un impatto sia negativo che positivo sulla tua attività. Ecco alcuni dei principali effetti del congedo per lavoro:

• Operativo: a seconda del tipo e della durata del congedo, le aziende potrebbero dover adeguare le proprie operazioni per accogliere il dipendente. Ciò potrebbe includere l'assunzione di un sostituto temporaneo, la riassegnazione di attività ad altri dipendenti o l'esecuzione di modifiche ai processi o ai programmi.
• Finanziario: se un dipendente viene pagato durante il congedo, ciò potrebbe mettere a dura prova il budget dell'azienda. In alternativa, se un dipendente non viene pagato durante il congedo, potrebbe rimanere indietro con le bollette o non essere in grado di far fronte ai propri obblighi finanziari personali.
• Reputazione: in alcuni casi, i congedi possono anche influire sulla reputazione delle aziende. Ad esempio, se un dipendente prende un anno sabbatico per opportunità di sviluppo personale, ciò potrebbe riflettersi positivamente sull'azienda e migliorare la sua reputazione.

Come creare una politica di richiesta di congedo per i dipendenti?

La politica di richiesta di congedo varia da azienda a azienda a seconda delle esigenze e delle risorse dell'organizzazione. Ecco alcuni elementi chiave che devono essere considerati durante la stesura di una politica di richiesta di congedo, come ad esempio:

• Scopo e tipo di foglie

Lo scopo della politica di richiesta di congedo dovrebbe essere chiaramente indicato in modo che i dipendenti sappiano cosa copre la polizza e perché esiste. Dovrebbe coprire sia le circostanze previste che quelle impreviste che potrebbero verificarsi nella vita di un dipendente.

Generalmente, la maggior parte delle aziende consente un congedo per complicazioni mediche, lutto, anno sabbatico e maternità/paternità.

• Eleggibilità

I criteri di ammissibilità per prendere un congedo dovrebbero essere delineati nella politica in modo che i dipendenti sappiano chi può e non può usufruire del beneficio. Ciò potrebbe includere l'anzianità di servizio, il ruolo lavorativo e le prestazioni. Tuttavia, la maggior parte delle aziende consente al personale direttivo di prendersi un anno sabbatico dopo 5 anni di servizio.

• Procedura

La procedura per richiedere un congedo dovrebbe essere chiaramente definita in modo che i dipendenti sappiano come procedere. Ciò potrebbe comportare l'invio di un modulo o l'invio di un'e-mail alle risorse umane con le informazioni pertinenti. È anche importante notare i tempi entro i quali i dipendenti devono presentare le loro richieste in base alla natura del congedo.

La richiesta di congedo di maternità/paternità generalmente deve essere presentata 1-2 mesi prima, mentre altre circostanze impreviste vengono generalmente presentate il giorno stesso. Allo stesso modo, i sabbatici devono essere informati il ​​prima possibile, generalmente 3-6 mesi prima del congedo.

• Durata

In polizza deve essere indicata anche la durata per la quale è concesso il congedo. Questo è importante in modo che i dipendenti sappiano per quanto tempo possono assentarsi dal lavoro e pianifichino di conseguenza.

In genere, un congedo medico può essere concesso solo per un periodo di 6-12 settimane. Altri congedi come i congedi di maternità/paternità possono variare da 9 a 18 settimane mentre un anno sabbatico può essere concesso per un massimo di 1 anno.

• Compensazione

La politica dovrebbe anche indicare se i dipendenti saranno pagati durante il congedo. Potrebbero esserci anche congedi condizionali e parzialmente retribuiti a seconda dell'accordo con il dipendente.

La maggior parte delle aziende paga i dipendenti durante il congedo di maternità/paternità, ma alcune possono offrire un compenso parziale. Le aziende possono anche firmare obbligazioni con i dipendenti prima di accettare il congedo sabbatico retribuito, assicurandosi che il dipendente lavori per un certo periodo anche dopo aver completato gli studi.

• Linee guida

Nella politica dovrebbero essere incluse anche linee guida sui congedi. Ciò potrebbe riguardare cose come se i dipendenti devono rimanere in contatto con l'azienda durante il loro congedo. O se sono autorizzati a lavorare per altre organizzazioni durante il congedo e se sono tenuti a rimborsare i soldi ricevuti dall'azienda durante il congedo.

Includere questi elementi chiave nella politica di richiesta di congedo per garantire che sia i datori di lavoro che i dipendenti siano consapevoli dei propri diritti e responsabilità quando si tratta di prendersi una pausa dal lavoro.

Modi per ridurre al minimo l'impatto del congedo di assenza nelle operazioni aziendali

L'assenteismo potrebbe portare al caos nell'ordine consolidato degli affari. Soprattutto nelle posizioni di piccola impresa e dirigenziale, il congedo prolungato potrebbe avere un impatto significativo sulle operazioni di un'azienda. Ogni organizzazione deve disporre di un piano di emergenza per coprire il congedo di assenza di un dipendente.

Ci sono alcuni modi chiave in cui le aziende possono ridurre al minimo l'impatto del congedo sulle loro operazioni.

• Pianificazione in anticipo

Se sai che un dipendente prenderà un congedo, prova a pianificarlo in anticipo in modo da poter fare in modo che qualcun altro svolga i suoi compiti mentre è via. Ciò potrebbe comportare la formazione di un altro membro del personale per svolgere il lavoro, l'assunzione di un sostituto temporaneo o la riorganizzazione degli orari di lavoro in modo che altri dipendenti possano recuperare il gioco.

• Compensare in cambio di una guida

Un altro modo per ridurre al minimo l'impatto di un congedo è assicurarsi che i dipendenti siano adeguatamente retribuiti e siano in contatto per il loro tempo lontano dal lavoro. Ciò potrebbe comportare il pagamento del loro stipendio intero o parziale in cambio della gestione e della guida dei subordinati durante il loro tempo lontano.

• Costruisci un team multifunzionale

Le organizzazioni devono creare team con ogni membro in grado di svolgere più ruoli. Gli altri membri del team devono essere in grado di coprire i dipendenti assenti.

Ad esempio, se hai un team di vendita, dovrebbe esserci qualcuno nel team che può gestire le richieste del servizio clienti se il rappresentante del cliente non è disponibile.

Come può aiutare il software di gestione delle ferie?

I congedi influiscono sulle operazioni delle aziende in tutti i settori. È importante adottare un approccio proattivo per gestirli. Un modo per gestire i permessi in modo organizzato è attraverso il software.

Il software di gestione delle ferie dei dipendenti (ELMS) ti consente di impostare politiche, inviare promemoria, tenere traccia delle presenze e gestire facilmente il processo di congedo. ELMS può aiutarti a evitare i problemi di assenteismo monitorando le assenze, assicurando che i dipendenti ricevano benefici per ferie e fornendo la possibilità di inviare notifiche alla direzione in merito all'assenza di un dipendente.

Conclusione

Il congedo non è raro, ogni organizzazione passa attraverso questo. Le aziende devono disporre di una politica di congedo per assenza efficiente e ragionevole per gestire le assenze dei dipendenti e garantire che le operazioni aziendali abbiano un impatto minimo. I dipendenti devono adottare un approccio proattivo per contrastare queste assenze incerte e preparare piani di emergenza.

Domande frequenti

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