Una guida completa sulla creazione di un piano di formazione per i dipendenti

Se sei un imprenditore, probabilmente capirai che il successo commerciale consiste nel bilanciare la necessità di aumentare la produttività della tua forza lavoro con le esigenze dei singoli dipendenti.

Massimizzare la produttività non è necessariamente semplice o facilmente misurabile. Ma ci sono certamente una serie di strumenti e processi che possono aiutare. Queste possono essere soluzioni basate sulla tecnologia, come l'uso della tecnologia automatizzata della forza lavoro, o più organizzative, come la progettazione di programmi di formazione dei dipendenti.

La maggior parte delle aziende farà affidamento su una qualche forma di programma di formazione per garantire che ogni dipendente sia meglio equipaggiato con le competenze e le conoscenze giuste per svolgere il proprio lavoro. Ecco la nostra guida pratica per aiutarti a crearne uno per la tua azienda.

Che cos'è un piano di formazione dei dipendenti?

Gestire la formazione e lo sviluppo professionale continuo dei discenti di un'azienda diventa inevitabilmente più complicato per le aziende con molti dipendenti. La formazione nel reparto contabilità sarà senza dubbio molto diversa dalla formazione nel reparto marketing.

La creazione di un piano di formazione per ogni dipendente che sia su misura per le sue esigenze individuali, pur attenendosi a importanti standard aziendali, è il modo migliore e più efficiente per assicurarsi che tutti ricevano la formazione di cui hanno bisogno.

I piani di formazione dovrebbero essere facilmente accessibili sia per i tirocinanti che per il management, in modo che tutti possano avere un quadro dei progressi di un dipendente.

Per coloro che vengono formati, una tabella di marcia chiara li aiuterà a tenere il passo con le attività e a sapere cosa ci si aspetta da loro. Per coloro che sovrintendono alla formazione, buoni piani aiutano a tenere traccia dei progressi individuali e delle competenze dell'intera forza lavoro della tua azienda.

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Progettare il tuo programma di formazione

Quando crei piani di formazione per i dipendenti, ci sono cinque cose chiave che dovrai tenere a mente.

1. Integrazione delle esigenze aziendali nel piano di formazione

La domanda su ciò di cui la tua azienda ha bisogno da un determinato dipendente avrà molto a che fare con il titolo di lavoro e perché il suo ruolo è stato creato in primo luogo. Stabilire ciò che è richiesto a un dipendente dovrebbe essere la prima parte di qualsiasi piano di formazione, poiché è l'obiettivo finale di tutta la formazione.

Il settore in cui si trova la tua attività è un altro fattore chiave da tenere in considerazione. Le esigenze di un marchio tecnologico saranno molto diverse dalle esigenze di un marchio di moda, ad esempio.

La maggior parte delle aziende di solito impiega un periodo di orientamento per aiutare i nuovi membri del personale ad aggiornarsi. Questo processo di formazione tende ad essere uniforme, a meno che il dipendente non abbia un ruolo tecnico, nel qual caso il periodo di formazione sarà generalmente più lungo

Ad esempio, se assumi un nuovo project manager, una delle prime cose che vorrai fare è assicurarti che comprenda e possa utilizzare qualsiasi strumento di pianificazione e pianificazione del progetto di cui avrà bisogno.

Quando si tratta di sviluppo delle competenze per i dipendenti preesistenti, l'integrazione delle esigenze aziendali nei piani di formazione consiste nel confrontare le risorse di formazione disponibili rispetto ad aree particolari in cui le competenze aziendali sono carenti.

2. Progettare un piano per le esigenze personalizzate dei tuoi dipendenti

Oltre a comprendere le esigenze della tua azienda, il piano di formazione dei dipendenti dovrebbe anche tenere conto delle esigenze personali del singolo dipendente.

Il modo migliore per farlo è coinvolgere i dipendenti nella progettazione dei propri piani di formazione. La maggior parte dei dipendenti ha un'idea su come apprendere al meglio, quindi migliorerà la velocità e l'efficacia della formazione per coinvolgerli sin dall'inizio.

Parlando con ciascun dipendente del proprio stile di apprendimento e degli obiettivi di carriera, è possibile apportare le modifiche necessarie al piano per soddisfare le esigenze dei dipendenti.

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Queste esigenze potrebbero essere tecniche. Ad esempio, un dipendente potrebbe dire di avere problemi a utilizzare il software gratuito per riunioni online scelto dalla tua azienda. In tal caso, è possibile incorporare nel loro piano di formazione istruzioni specifiche per gli strumenti necessari.

I bisogni personali dei dipendenti potrebbero anche essere strutturali. I lavoratori part-time avranno meno tempo per la formazione rispetto ai lavoratori a tempo pieno. Se il tuo programma di formazione professionale prevede un programma di tutoraggio, anche l'abbinamento di mentori e allievi è un aspetto importante da considerare.

3. Definire gli obiettivi di formazione di ciascun piano

Una volta definito lo scopo della formazione, è possibile utilizzare le esigenze aziendali e le esigenze personali per individuare obiettivi di formazione specifici.

Gli obiettivi più comuni sono il miglioramento delle competenze necessarie. Di cosa si tratta varierà da azienda a azienda e da ruolo a ruolo. Per i negozi Shopify, gli sviluppatori web e i designer dovranno imparare i dettagli della piattaforma Shopify e la loro formazione dovrà tenerli aggiornati con questo sistema.

Nella stessa attività, tuttavia, i fornitori di prodotti potrebbero non aver bisogno di queste competenze. È probabile che la loro formazione riguardi la gestione della catena di approvvigionamento, di cui gli sviluppatori non dovranno preoccuparsi.

È importante creare un ordine chiaro nei piani di formazione che comunichi ai dipendenti la priorità dei diversi obiettivi di apprendimento. Significato semplicemente; su quali obiettivi degli elementi di formazione dovrebbero concentrarsi per primi.

È probabile che piani di formazione più completi realizzati a lungo termine siano suddivisi in moduli e corsi. Poiché probabilmente si collegheranno tra loro, assicurati che l'ordine in cui sono completati consenta agli studenti di sviluppare le proprie conoscenze in modo cumulativo. Inizia con solide basi e raggiungi obiettivi di formazione più avanzati quando appropriato.

Sebbene sia importante strutturare i percorsi di apprendimento in un ordine logico, un'eccessiva concentrazione su un singolo argomento alla volta può portare a un sovraccarico di informazioni. Evita questo confondendo l'ordine in cui gli studenti completano i loro obiettivi, dando loro il tempo di assimilare i materiali da altre parti della loro formazione prima di tornare sull'argomento.

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4. Trovare e monitorare le metriche di successo

Come fai a sapere se i piani di formazione dei dipendenti stanno funzionando? Per i piani di formazione per i neoassunti e gli schemi di onboarding, è comune misurare i progressi con test ed esami di fine unità. Se i nuovi dipendenti superano i test e dimostrano le competenze apprese, è segno che un programma di formazione è efficace.

Per lo sviluppo professionale continuo e i test di formazione possono anche svolgere un ruolo, ma ti consigliamo anche di tenere traccia delle prestazioni quotidiane di un lavoratore. Per fare ciò, ti consigliamo di individuare gli indicatori chiave di prestazione (KPI) per ogni ruolo.

I KPI ovviamente varieranno da ruolo a ruolo. Un dipendente responsabile della gestione dell'evasione degli ordini probabilmente misurerà le proprie prestazioni in base alla velocità e all'efficienza dell'evasione degli ordini. Se, dopo la formazione, la percentuale di ordini evasi aumenta o diminuisce il tempo medio di completamento di un ordine, questo è un segno che la formazione ha funzionato.

Nel caso della gestione delle scorte, invece, i KPI sarebbero diversi. Il personale in quest'area della tua attività può essere valutato meglio misurando quanto sono regolari le scorte o quali sprechi ci sono nel magazzino. Queste cose saranno importanti per loro poiché sono direttamente influenzate dalle loro stesse prestazioni, così come il modo in cui misurano il loro successo.

5. Stabilire un meccanismo di feedback

Il feedback non è solo una procedura di revisione per le aziende di e-commerce che vendono su Amazon, è una parte vitale di qualsiasi processo di formazione. Quando riceviamo un feedback, ci permette di sapere dove abbiamo fatto bene e su quali aree dobbiamo migliorare.
Il modo in cui viene fornito il feedback può fare la differenza tra un programma di formazione di supporto che incoraggia i dipendenti a migliorare e uno che genera risentimento e genera un'atmosfera professionale tossica.

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Per incentivare tutti i lavoratori, il feedback dovrebbe essere generalmente positivo. Il feedback basato sui punteggi dei test può essere utilizzato per creare una sana competizione tra colleghi, ma è importante assicurarsi che coloro che non ottengono i punteggi più alti non sentano di aver perso in alcun modo.

Anche un risultato negativo del test può essere un buon risultato di un programma di formazione, poiché mette in evidenza le difficoltà che un dipendente potrebbe avere. Una volta evidenziato, è possibile organizzare un'ulteriore formazione o, se i risultati negativi vengono osservati da più dipendenti, potrebbe essere un segno che il programma deve essere migliorato.

Se il tuo team lavora in remoto, è estremamente importante fornire un feedback dettagliato. Ma evita di inviare rapporti di feedback senza una qualche forma di comunicazione faccia a faccia per integrarli. Assicurati di prestare molta attenzione alle risposte dei tuoi dipendenti e di ascoltare eventuali dubbi che potrebbero avere.

Infine, tieni sempre presente che il feedback dovrebbe essere un processo circolare. I dipendenti dovrebbero ricevere feedback dal personale di formazione, che a sua volta dovrebbe ricevere feedback dai tirocinanti.

Crescita stabile e continua dei dipendenti

Qualsiasi sistema per la formazione della forza lavoro può trarre vantaggio dall'adozione di efficaci piani di formazione dei dipendenti. Un team di formazione interno dovrebbe essere responsabile della creazione e dell'implementazione di questi in modo che la formazione sia disponibile per le persone giuste al momento giusto.

Piuttosto che un semplice corso obbligatorio che i neoassunti della tua azienda devono completare, pensa ai piani di formazione come a un utile strumento di carriera che può essere applicato in molti modi diversi per il personale a tutti i livelli.

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È meglio pensare all'allenamento come a un'arma commerciale a due punte. Da un lato, è un aspetto importante delle operazioni aziendali che può aumentare l'efficienza e la produttività della forza lavoro. D'altra parte, è un investimento utile nello sviluppo professionale a lungo termine dei tuoi dipendenti che aiuterà le loro carriere a crescere e li porterà a una maggiore soddisfazione sul lavoro.

In definitiva, dipendenti felici e coinvolti aumenteranno il tasso di fidelizzazione del personale e contribuiranno a una sana cultura del lavoro a vantaggio di tutti. Con questo in mente, prendi in considerazione l'introduzione o l'adeguamento dei piani di formazione dei dipendenti oggi.