Tutto ciò che devi sapere sul sistema di monitoraggio dei candidati

Riepilogo: un ATS, o Applicant Tracking System, è un potente strumento che semplifica il processo di reclutamento per i datori di lavoro. Faremo una comprensione completa di cos'è un ATS, dei suoi vantaggi e di come può rivoluzionare il tuo processo di reclutamento.

Sei stanco di passare innumerevoli ore a setacciare pile di curriculum e condurre interminabili colloqui, solo per scoprire che nessuno dei candidati è adatto alla tua azienda? In tal caso, un Applicant Tracking System (ATS) potrebbe essere proprio la soluzione che stavi cercando.

Secondo JobScan, oltre il 95% delle aziende Fortune 500 utilizza ATS. Inoltre, lo studio ha rilevato che il 66% delle organizzazioni più grandi e il 35% delle organizzazioni più piccole si affidano ad ATS per i loro processi di reclutamento. Questi dati sono sufficienti per evidenziare l'adozione diffusa della tecnologia ATS in vari settori.

In questa guida completa, parleremo di cos'è ATS, di come funziona e soprattutto di come puoi creare un curriculum ottimizzato per ATS per superare il tuo prossimo colloquio.

Cos'è un ATS?

I professionisti delle risorse umane hanno dovuto gestire centinaia, se non migliaia, di curriculum ogni giorno. Per ridurre il carico di lavoro e semplificare il processo di assunzione, hanno iniziato a utilizzare ATS.

Un Applicant Tracking System (ATS) è un software che aiuta a gestire l'intero flusso di lavoro di assunzione, dalla ricezione e smistamento dei curriculum alla pianificazione dei colloqui e alla presentazione delle offerte di lavoro. Lo scopo principale di un ATS è quello di centralizzare tutti i dati relativi al reclutamento in un unico posto, rendendo più facile per i recruiter e i responsabili delle assunzioni monitorare e valutare i candidati.

Come funzionano i sistemi di tracciamento dei candidati?

Il software ATS funziona scansionando e ordinando elettronicamente i curriculum in base a parole chiave, qualifiche e altri criteri specifici stabiliti dal datore di lavoro.

Quando invii il tuo curriculum tramite un portale di candidatura online, viene analizzato e archiviato nel database ATS. Il sistema quindi analizza il tuo curriculum rispetto alla descrizione del lavoro per determinare se soddisfi il requisito minimo per ulteriori considerazioni.

Ad esempio, se un'azienda è alla ricerca di un candidato con forti capacità comunicative, l'ATS cercherà parole come comunicazione, interpersonale o parlare in pubblico nei curriculum inviati. Se il curriculum di un candidato include queste parole chiave, verrà indicato come una potenziale corrispondenza per l'apertura di lavoro. Successivamente, la domanda verrà inoltrata al responsabile delle assunzioni per un'ulteriore revisione.

Fasi del processo ATS

Ci sono fondamentalmente quattro passaggi coinvolti nel processo ATS.

1. L'ATS riceve una richiesta di lavoro che contiene dettagli su una posizione, tra cui il titolo di lavoro, le competenze desiderate e l'esperienza necessaria.
2. Genera un profilo per il candidato perfetto utilizzando tali informazioni.
3. Quando i candidati inviano i loro curriculum, ATS li analizza, li organizza e li valuta in base alla loro compatibilità con il profilo.
4. Successivamente, i responsabili delle assunzioni individuano i candidati più competenti e li inoltrano alla procedura di assunzione.

Nota: i reclutatori utilizzano spesso competenze chiave e titoli di lavoro come criteri per filtrare i curriculum

Importanza delle parole chiave pertinenti nel tuo curriculum

Le parole chiave sono una componente cruciale del processo di ricerca di lavoro. Includendo parole chiave pertinenti nei loro curriculum, i candidati aumentano le loro possibilità di essere notati dai sistemi di tracciamento dei candidati (ATS) e dai reclutatori umani allo stesso modo.

Poiché queste parole chiave fungono da filtro durante il processo di screening iniziale, è essenziale che i candidati personalizzino attentamente i loro curriculum con le parole chiave giuste per dimostrare la loro idoneità per il ruolo.

Per identificare le parole chiave giuste, puoi leggere attentamente la descrizione del lavoro e cercare termini e frasi comuni utilizzati ovunque. Tuttavia, è importante utilizzare queste parole chiave in modo autentico e solo se riflettono realmente le tue capacità ed esperienze.

Nota: l'ottimizzazione del tuo curriculum con parole chiave pertinenti aumenta le tue possibilità di attirare l'attenzione del reclutatore.

Ottimizzazione del curriculum per ATS

Ottimizzare il tuo curriculum per ATS (Applicant Tracking Systems) è essenziale per aumentare le tue possibilità di essere notato dai datori di lavoro. Ecco alcuni suggerimenti per assicurarti che il tuo curriculum sia compatibile con ATS:

• Utilizza formati di curriculum standard, come Word o PDF, per mantenere la compatibilità con la maggior parte dei sistemi ATS
• Evita di utilizzare immagini, grafici o grafici che potrebbero ostacolare la capacità del software ATS di leggere il tuo curriculum
• Ottimizza la formattazione del tuo curriculum utilizzando intestazioni chiare, elenchi puntati e caratteri standard
• Incorpora parole chiave pertinenti in modo strategico in tutto il tuo curriculum
• Personalizza il tuo curriculum per ogni candidatura in modo che corrisponda ai requisiti specifici del lavoro
• Utilizza intestazioni di sezioni standard come "Esperienza lavorativa", "Istruzione" e "Competenze" per aiutare l'ATS a classificare correttamente le tue informazioni
• Gli errori di battitura e di ortografia possono danneggiare le tue possibilità di passare attraverso una schermata ATS, quindi ricontrolla gli errori prima di inviare il tuo curriculum
• Attenersi a un layout pulito e semplice con caratteri standard ed evitare di utilizzare grafici o tabelle che possono confondere la capacità di analisi del sistema

Seguendo questi suggerimenti, puoi aumentare la probabilità che il tuo curriculum passi attraverso lo screening ATS e raggiunga le mani dei responsabili delle assunzioni.

Nota: incorpora strategicamente parole chiave pertinenti in tutto il tuo curriculum per aumentarne la visibilità e aumentare le tue possibilità di superare la selezione ATS.

ATS vs CRM: capire la differenza

Durante l'assunzione di candidati, le risorse umane utilizzano due sistemi diversi:

• Sistema di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) e
• Sistema di tracciamento dei candidati (ATS)

Parliamo rapidamente di ciascuno dei sistemi.

ATS, o Applicant Tracking System , aiuta a semplificare e automatizzare il processo di reclutamento. Consente ai team delle risorse umane di pubblicare offerte di lavoro, tenere traccia dei candidati, gestire curriculum e programmare colloqui. D'altra parte, i sistemi CRM sono strumenti utilizzati nel reclutamento per trovare e connettersi con potenziali candidati che non hanno ancora fatto domanda per un lavoro presso la tua azienda.

Le soluzioni CRM offrono funzionalità come email marketing, pianificazione e strumenti di comunicazione che aiutano a costruire relazioni con questi candidati. Utilizzando un sistema CRM, i reclutatori possono raggiungere potenziali candidati e stabilire una connessione prima ancora che facciano domanda per un lavoro.

Caratteristiche principali di un sistema di tracciamento dei candidati

ATS è dotato di varie funzionalità che aiutano i datori di lavoro a ottimizzare i loro sforzi di reclutamento. Alcune delle caratteristiche principali del software ATS includono:

• Scansione delle parole chiave: le soluzioni ATS utilizzano algoritmi di corrispondenza delle parole chiave per confrontare il contenuto delle descrizioni dei lavori con i curriculum. Queste soluzioni aiutano a identificare i candidati le cui competenze ed esperienza corrispondono strettamente ai requisiti del lavoro.
• Analisi dei curriculum: questi sistemi possono estrarre le informazioni rilevanti dai curriculum e organizzarle in un formato standardizzato, facilitando la revisione e la selezione dei candidati da parte dei reclutatori.
• Screening automatizzato: ATS automatizza il processo di screening iniziale filtrando i candidati non qualificati in base a criteri predefiniti. Ciò consente di risparmiare tempo e fatica ai reclutatori concentrandosi su candidati qualificati.
• Reporting e analisi: può generare report e analisi su vari aspetti del processo di assunzione, come il tempo di riempimento, l'efficacia della fonte, le metriche sulla diversità, ecc. Queste informazioni aiutano i recruiter a misurare il successo dei loro sforzi di reclutamento e a rendere decisioni.
• Comunicazione e collaborazione: gli strumenti ATS spesso includono strumenti di comunicazione e collaborazione, come modelli di e-mail, pianificazione dei colloqui e funzionalità di messaggistica per i candidati. Ciò semplifica la comunicazione tra reclutatori, responsabili delle assunzioni e candidati durante tutto il processo di assunzione.
• CRM integrato: alcuni sistemi ATS avanzati includono moduli CRM (Customer Relationship Management) per gestire le relazioni con potenziali candidati che potrebbero non candidarsi ancora attivamente per ruoli.
• Approvvigionamento multipiattaforma: questi strumenti aiutano i reclutatori a cercare potenziali candidati attraverso vari canali, tra cui bacheche di lavoro, piattaforme di social media e segnalazioni di dipendenti. Ciò amplia la portata e il potenziale pool di candidati, facilitando la ricerca di candidati qualificati.

Nota: l'integrazione di ATS con le bacheche di lavoro amplia la portata delle offerte di lavoro, attirando un pool più ampio di candidati.

Precisione del software ATS

Il software ATS (Applicant Tracking System) ha riscosso un'enorme popolarità nel processo di assunzione, offrendo ai reclutatori efficienza e convenienza. Tuttavia, la sua accuratezza è ancora una domanda.

Uno studio condotto dall'Harvard Business Review ha rivelato che uno sbalorditivo 88% dei reclutatori riteneva che il sistema ignorasse i candidati qualificati che non si allineavano perfettamente con i criteri delle parole chiave menzionati nella descrizione del lavoro.

Questa forte dipendenza dalle parole chiave spesso fa sì che competenze, esperienze e qualifiche preziose dei potenziali candidati vengano trascurate, causando la perdita di opportunità sia per i candidati che per i datori di lavoro.

Sebbene ATS abbia i suoi vantaggi, c'è ancora ampio margine di miglioramento per garantire pratiche di assunzione eque e inclusive.

Nota: i datori di lavoro possono distinguersi dalla concorrenza sfruttando le integrazioni ATS per assunzioni rapide ed efficaci.

Chi utilizza ATS

Il software ATS è ampiamente utilizzato da aziende di tutte le dimensioni e settori per semplificare i processi di reclutamento. Dalle piccole imprese alle grandi imprese, il software ATS aiuta i dipartimenti delle risorse umane e i responsabili delle assunzioni a gestire efficacemente l'afflusso di curriculum e domande di lavoro. Eccone alcuni:

• Reclutatori e professionisti delle risorse umane
• Responsabili delle assunzioni
• Piccoli imprenditori
• Grandi corporazioni
• Agenzie di personale

Il software ATS aiuta a gestire l'afflusso di curriculum e domande di lavoro. Automatizzando attività come l'analisi del curriculum, lo screening dei candidati e la pianificazione dei colloqui, le soluzioni ATS consentono di risparmiare tempo e risorse garantendo al contempo un processo di reclutamento equo ed efficiente.

Perché i datori di lavoro usano ATS

ATS aiuta i datori di lavoro a risparmiare tempo e fatica nella revisione delle domande. Con il numero crescente di candidati per ogni posizione, vagliare manualmente i curriculum sarebbe un compito arduo. Le aziende possono risparmiare tempo e denaro utilizzando questi sistemi automatizzati, che semplificano il processo di assunzione.

I datori di lavoro utilizzano il software ATS perché aiuta a:

• Facilitare la comunicazione senza soluzione di continuità tra i responsabili delle assunzioni
• Velocizzare il processo di screening dei candidati
• Riduzione al minimo del tempo sprecato in attività ripetitive
• Migliorare il punteggio di assunzione netto
• Aumentare il coinvolgimento dei candidati
• Ottenere una panoramica più chiara delle applicazioni
• Semplificazione dell'offerta di lavoro
• Riduzione del costo per noleggio
• Elevare la qualità complessiva del noleggio

Nota: il software ATS rende le assunzioni più efficienti e le accelera, con conseguente risparmio di tempo e costi per le aziende.

Il futuro dell'ATS

L'intelligenza artificiale (AI) sta rivoluzionando i sistemi di tracciamento dei candidati (ATS) nel mondo in continua evoluzione del reclutamento.

Con l'intelligenza artificiale abile nello screening dei curriculum, nell'individuazione di potenziali candidati e persino nella conduzione dei colloqui iniziali, il futuro promette ancora più integrazione. ATS si fonderà perfettamente con le piattaforme di social media, come LinkedIn. Aiuterà a identificare sia i candidati attivi che quelli passivi che si adattano perfettamente alle posizioni aperte.

Inoltre, l'introduzione di chatbot basati sull'intelligenza artificiale fornirà risposte rapide e preziose informazioni durante l'intero processo di candidatura. Abbracciando l'intelligenza artificiale, il reclutamento si sta decisamente muovendo per diventare più veloce, più facile e incredibilmente efficiente per tutte le parti coinvolte.

Nota: lascia che il tuo ATS faccia il lavoro pesante: automatizza le attività ripetitive per risparmiare tempo e risorse.

Creazione di un curriculum ottimizzato per ATS

Per navigare con successo in un ATS e garantire un colloquio di lavoro, è fondamentale creare un curriculum ben realizzato. Tiene conto sia degli algoritmi ATS che dei reclutatori umani che gestiscono il sistema.

Ecco la nostra guida diretta sulla creazione di un curriculum ottimizzato per ATS :

1. Personalizza il tuo curriculum per ogni domanda di lavoro per allinearlo alla descrizione del lavoro.
2. Ottimizza il tuo curriculum con parole chiave pertinenti sia nella versione lunga che in quella dell'acronimo per una migliore ricercabilità. (Ad esempio, utilizzare sia "Bachelor in Business Administration" che BBA, se possibile)
3. Scegli formati di curriculum cronologici o ibridi piuttosto che formati funzionali.
4. Evita di utilizzare tabelle o colonne per evitare errori di analisi.
5. Scegli i caratteri tradizionali del curriculum come Georgia, Helvetica e Garamond.
6. Attenersi alle intestazioni delle sezioni di curriculum standard per chiarezza e semplicità.

Nota: personalizza il tuo curriculum per includere parole chiave pertinenti e mostrare risultati misurabili per un'applicazione compatibile con ATS.

Svantaggi e limiti dell'ATS

Sebbene ATS semplifichi notevolmente il processo di assunzione, non è un sistema perfetto. I candidati devono conoscerne i limiti, come potenziali falsi negativi o positivi. Di seguito sono riportate alcune delle limitazioni del software ATS:

1. Affidamento alle parole chiave: i sistemi ATS fanno molto affidamento sulle parole chiave, che possono trascurare candidati qualificati che potrebbero utilizzare una terminologia diversa.
2. Vincoli di formattazione: la formattazione complessa o i curriculum creativi potrebbero non essere analizzati correttamente dall'ATS, con conseguente perdita di impatto visivo per i candidati.
3. Potenziale bias: se non adeguatamente calibrato, il software ATS potrebbe introdurre bias basati su fattori quali sesso, razza o livello di istruzione.
4. Incapacità di valutare le competenze trasversali: i sistemi ATS si concentrano principalmente sulle competenze trasversali e sulle corrispondenze di parole chiave, rendendo difficile valutare le competenze trasversali di un candidato, come le capacità interpersonali e comunicative.
5. Problemi tecnici: come qualsiasi software, i sistemi ATS possono riscontrare problemi tecnici che si traducono in applicazioni ritardate o mal gestite.

Domande frequenti relative al sistema di tracciamento dei candidati (ATS)